Voraussetzungen

Einige Kurse und Kursvorlagen werden im Voraus geplant, manchmal mehrere Monate vor der Teilnahme am Kurs oder der Buchung. Für bestimmte Kurse/Lernpfade und Kurs-/Lernpfadvorlagen müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein, bevor man an dem eigentlichen Training teilnehmen oder sich vorab anmelden kann. Da die Planung im Voraus erfolgt, sollten Nutzer sich für den Kurs anmelden können, wenn sie den vorausgesetzten Kurs „begonnen” haben. Zusätzlich werden die erforderlichen Voraussetzungen im Katalog klar sichtbar dargestellt, damit Nutzer sie bereits vor der Buchung erkennen können.

Details

Lernstatus für Voraussetzungen berücksichtigen 

• Bei der Einrichtung der Voraussetzungen für den Kurs/die Kursvorlage kann festgelegt werden, welchen Mindeststatus der Lerner hinsichtlich der Voraussetzungen haben muss, um sich für den Kurs anzumelden oder die Kursvorlage vorab zu vormerken.

• Der Mindeststatus ist nur relevant für benötigte Voraussetzungen. Die empfohlenen Voraussetzungen werden weiterhin mit dem Status „Erfolgreich abgeschlossen“ bewertet, wenn festgestellt wird, ob sie erfüllt sind oder nicht.

• Die Einstellung ist auf der Ebene der Voraussetzungen und Untergruppen in Form einer Auswahlliste verfügbar, aus der ein einzelner Wert ausgewählt werden kann. Die Liste enthält die möglichen Kurs-Status: Gebucht, Gestartet, Erfolgreich abgeschlossen, Beantragt, Warteliste usw.

• Der Standardwert für den notwendigen Status ist „Erfolgreich abgeschlossen“.

• Die folgenden Status können ausgewählt werden: Gebucht, In Bearbeitung, Bestanden/Erfolgreich abgeschlossen

• Die Hierarchie lautet: Gebucht < In Bearbeitung < Bestanden/Erfolgreich abgeschlossen

Wenn der Lerner einen Status hat, der über dem notwendigen Mindeststatus liegt, kann er buchen, aber die Voraussetzung wird weiterhin als teilweise erfüllt markiert, wenn der Status der Voraussetzung nicht ERFOLGREICH ABGESCHLOSSEN/BESTANDEN lautet.

• Da der Nutzer in dem vorausgesetzten Kurs einen anderen Status haben kann als die in der Liste der verfügbaren Optionen pro Set definierten, lautet die Regel:

• Jeder andere Status gilt als Äquivalenz zur Nicht-Erfüllung der Voraussetzungen.

Die Standardeinstellung kann auf dem Level der Mandanten geändert werden:

Der Text, der in der Kopfzeile „Voraussetzungen“ angezeigt wird:

Wenn mindestens eine der nicht erfüllten Voraussetzungen in einer Gruppe notwendig ist und überhaupt nicht erfüllt wird

• DE: Sie erfüllen nicht die erforderlichen Voraussetzungen für den Kurs "{{courseName}}". Wenn Sie trotzdem eine Teilnahme beantragen möchten, wenden Sie sich bitte an Ihren Administrator..

Wenn alle nicht erfüllten Voraussetzungen in einer Gruppe obligatorisch sind, aber teilweise erfüllt sind:

• EN: You partially fulfill the required prerequisites for this course.

• DE: Sie erfüllen teilweise die erforderlichen Voraussetzungen für diesen Kurs.

Wenn die einzigen nicht erfüllten Voraussetzungen empfohlen sind:

• EN: You do not fulfill the recommended prerequisites for this course. Would you still like to enroll in this course?

• DE: Sie erfüllen nicht die empfohlenen Voraussetzungen für diesen Kurs. Möchten Sie sich dennoch für diesen Kurs anmelden?

Voraussetzungskurse verknüpfen, die nicht erfüllt sind

• Wenn der Lerner während des Buchungs-/Vorbuchungsprozesses versucht, sich für einen Kurs zu registrieren oder eine Vormerkung für eine Kursvorlage mit einer solchen Vorbedingung vorzunehmen, oder wenn die Organisationseinheit versucht, den Mitarbeiter zu registrieren oder vorzumerken, wird eine Vorbedingungsprüfung durchgeführt.

• Die bereits verfügbaren Informationen zur Vorabprüfung werden um zusätzliche Informationen zu den künftig zu erfüllenden Voraussetzungen ergänzt.

• Für Kurse, Kursvorlagen und Lernpfade, die dem Lernenden noch nicht zugewiesen sind und deren Planungsstatus auf „freigegeben“ gesetzt ist, steht eine Schaltfläche zur Verfügung, über die die Kursdetailseite aufgerufen werden kann. Die Schaltfläche öffnet eine neue Registerkarte und zeigt die Kursdetailseite oder die Kursvorlagendetailseite an, auf der sich der Lernende selbst anmelden oder der Vorgesetzte einen Lernenden anmelden kann. 

• Für Skills gibt es einen Button „Im Katalog suchen“, der den Katalog in einem neuen Tab mit einem Filter für die entsprechende Skill öffnet.

• Für Kursgruppen gibt es einen Suchbutton im Katalog, der den Katalog in einem neuen Tab mit einem Filter für die entsprechende Klassifizierung öffnet. 

• Sowohl der Lerner als auch der Vorgesetzte sehen diese Buttons.

• Der Lerner sieht außerdem für Kurse, auf die er sich bereits gebucht hat, einen Button zum Aufrufen des Kursraums, der in einem neuen Tab geöffnet wird.

•  Wenn die Buchung durch den Vorgesetzten erledigt ist, ist der Nutzerkontext verfügbar.

• Die Überprüfung der Voraussetzungen wird auch verbessert, wenn die Bewilligung einer Buchungsanfrage über das Buchungsanfrage-Panel erfolgt.

• Der im administrativen Backend festgelegte „Mindeststatus“ wird im Modalfenster für Voraussetzungen als notwendige Anforderung oder als Errungenschaft angezeigt.

Übersicht über das Fälligkeitsdatum für teilweise erfüllte Voraussetzungen

Auf Kursniveau kann über einen Kurs-Metatag ein Fälligkeitsdatum für die Erfüllung der Voraussetzungen festgelegt werden. Das Fälligkeitsdatum kann entweder ein bestimmtes Datum oder eine dynamische Regel sein. Beispiel: 3 Tage vor Kursbeginn.

• Die Voraussetzung-Überlagerung liefert Informationen zum Fälligkeitsdatum für die Erfüllung der Voraussetzungen, wenn teilweise erfüllte Voraussetzungen in der Liste vorhanden sind.

• Die teilweise erfüllten Voraussetzungen werden mit den notwendigen Status angezeigt.

• Das Overlay zeigte den aktuellen Status, dann das Icon für notwendig/optional und anschließend den erforderlichen Status an.

• Das Fälligkeitsdatum wird nur angezeigt, wenn die teilweise erfüllten Voraussetzungen notwendig sind.

• Das Fälligkeitsdatum wird auf den Kurs angewendet, den der Nutzer für eine Buchung auswählen möchte, nicht auf den vorausgesetzten Kurs.

  • Bundle in ILP: EN: „Note: Due date for completing the partially fulfilled <icon for partially fulfilled> prerequisites.”

    • DE: Hinweis: Fälligkeitsdatum für die Erfüllung der teilweise geleisteten <ICON für teilweise erfüllte> Voraussetzungen.

Anzeige des Status der Voraussetzungen

• In der Teilnehmerverwaltung eines Kurses/einer Kursvorlage kann man auf einen Blick sehen, wer die Voraussetzungen erfüllt hat und wer nicht.

• Der Status der Voraussetzungen wird durch eine Ampel mit grünen, gelben und roten Markierungen angezeigt.

  • Rot: Der Nutzer erfüllt die Voraussetzungen überhaupt nicht (z. B.: ihm wurde der notwendige Kurs in keinem Status zugewiesen).

  • Gelb: Der Nutzer erfüllt die Voraussetzungen teilweise (z. B. der Nutzer ist für den vorausgesetzten Kurs gebucht, hat diesen jedoch noch nicht erfolgreich beendet).

  • Grün: Der Nutzer erfüllt die Voraussetzungen vollständig.

  • Grau: Der Status „Grau“ ist der Ausgangszustand, bevor die Voraussetzungen geprüft werden

• Der Status der Voraussetzungen wird basierend auf der letzten Aktualisierung angezeigt, die durch einen Cron-Job oder manuell ausgelöst wird.
  Es ist möglich, eine zusätzliche Spalte hinzuzufügen, in der die letzte Aktualisierungszeit für den Status der Voraussetzungen angezeigt wird.

On-the-Fly-Prüfung des Voraussetzungsstatus

• Die Möglichkeit, für ausgewählte Teilnehmer eine sofortige Aktualisierung der Voraussetzungen durchzuführen, ist als Option in der Symbolleiste verfügbar.

• Sobald der Button gedrückt wird, wird die Liste aktualisiert, sobald die Status für die ausgewählten Nutzer aktualisiert wurden.

Detaillierte Informationen zu den Voraussetzungen für einen ausgewählten Nutzer

Bei der Auswahl eines einzelnen Nutzers wird im Detailbereich im unteren Teil des Bildschirms ein Abschnitt mit den Voraussetzungen angezeigt, in dem eine detaillierte Ansicht des Status der Voraussetzungen abgerufen werden kann.

Voraussetzungsprüfung für Kursvorlagen aktivieren

Die Checkbox „Voraussetzungsprüfung auf Ebene der Kursvorlage aktivieren“ muss ausgewählt sein, um die Voraussetzungenprüfungen für Kursvorlagen zu aktivieren.

Wenn diese Option aktiviert ist, wird der Administrator benachrichtigt, dass die Kursvorlage Voraussetzungen hat, wenn er versucht, den Lerner über die Teilnehmerverwaltung vorab zu vermerken.

Wenn der Administrator einen Nutzer hinzufügt, kann er mithilfe des Buttons „Status der Voraussetzungen“ überprüfen, ob der Nutzer die Voraussetzungen erfüllt hat, bevor er ihn registriert.

Sammelbuchung

Bei der Sammelbuchung durch meine Mitarbeiter wird der Manager benachrichtigt, ob die Mitarbeiter, die er für einen Kurs buchen möchte, die Voraussetzungen erfüllt haben oder nicht.

Bei der Mehrfachbuchung aus dem Katalog wird der Manager benachrichtigt, ob die Mitarbeiter, die er für einen Kurs buchen oder für eine Kursvorlage vormerken möchte, die Voraussetzungen erfüllen oder nicht.

Voraussetzungen für Tutoren

Tutoren können auf die erforderlichen Informationen der Kursteilnehmer zugreifen, indem sie zu „Kursübersicht“ navigieren, den Kurs auswählen und auf die Kursbetreuung zugreifen.

Die hier angezeigten Informationen entsprechen denen, die in der Teilnehmerverwaltung verfügbar sind. 

Validierung der Kursvoraussetzungen, falls der Kurs abgesagt wird

Es wird eine Überprüfung durchgeführt, wenn ein Nutzer versucht, einen Kurs zu stornieren, entweder für sich selbst oder als Vorgesetzter für einen Mitarbeiter.

Die Überprüfung basiert auf einem neuen Metatag:

• Metatag vom Typ Checkbox

  • Titel: 

    • EN: Restrict cancellation based on prerequisite dependency

    • DE: Einschränkung der Stornierung aufgrund abhängiger Voraussetzungen.

  • Beschreibung:

    • EN: Enabling the setting will trigger a prerequisite dependency check as soon as a user attempts to cancel a course for himself or for another user and will prevent the cancellation if a mandatory dependency exists.

    • DE: Das Aktivieren dieser Einstellung löst eine Prüfung abhängiger Voraussetzungen aus, sobald ein Nutzer versucht, einen Kurs für sich selbst oder für einen anderen Nutzer zu stornieren, und verhindert die Stornierung, wenn eine verpflichtende Voraussetzung besteht.

• Wenn der Kurs, für den die Stornierung versucht wird, ein notwendige Voraussetzung für einen anderen Kurs, für den der Nutzer eine Buchung vorgenommen hat, wird dem Nutzer eine Benachrichtigung angezeigt. 

• Die Benachrichtigung wird nur angezeigt, wenn die Voraussetzungen für den Kurs, für den die Voraussetzung besteht, nicht erfüllt sind. Das bedeutet, dass ich den Kurs stornieren darf, wenn ich die Voraussetzungen bereits mit einem anderen Voraussetzungssatz erfülle.

• Die Benachrichtigung enthält folgende Angaben:

  • Titel: 

    • EN: Course cancellation not allowed

    • DE: Stornierung des Kurses nicht erlaubt

  • Nachricht (bei Stornierung durch den Lerner):

    • EN: The course <course name>  is a mandatory prerequisite of the following courses you are enroled in:

    • DE: Der Kurs <course name> ist eine verpflichtende Voraussetzung für die folgenden Kurse, für die Sie angemeldet sind:

    • EN: The course <course name> is a mandatory prerequisite of the following courses that the employee is enroled in: 

    • DE: Der Kurs <course name> ist eine verpflichtende Voraussetzung für die folgenden Kurse, auf die der Mitarbeiter gebucht ist:  

  • Folgeaktion:

    • EN: if you would still like to cancel this course, please contact your administrator.

    • DE: Wenn Sie diesen Kurs dennoch stornieren möchten, wenden Sie sich bitte an Ihren Administrator.

  Überprüfung, die durchgeführt wird, wenn die Stornierung des Kurses vom Administrator im Backend erledigt wird.

  • Wenn ein Kursadministrator einen oder mehrere Nutzer aus dem Kurs in der Teilnehmerverwaltung löschen möchte, werden die folgenden Überprüfungen durchgeführt:

    • Ist der Metatag für den Kurs gesetzt?

    • Gibt es Kurse für die ausgewählten Nutzer, in denen der aktuelle Kurs direkt oder über die Vorlage oder die Kursgruppe als notwendige Voraussetzung festgelegt ist?

      • Wenn ja → Die Meldung wird angezeigt:

        • EN: Prerequisite dependencies found

        • DE: Voraussetzungsabhängigkeiten gefunden

        • EN: The following courses require <name of current course> as a mandatory prerequisite. Would you like to proceed with the cancellation of the selected users? Yes/No

        • DE: Die folgenden Kurse erfordern <name of current course> als verpflichtende Voraussetzung. Möchten Sie mit der Stornierung fortfahren? Ja/Nein

      • Wenn nein, wird keine Meldung angezeigt und die Teilnehmer können storniert werden.

Automatische Stornierung aufgrund von nicht erfüllten Voraussetzungen

Ein neuer Metatag vom Typ Checkbox ist für Kurstyp, Kursvorlage und Kurs sowie Lernpfad/Lernpfadtyp verfügbar. Es ermöglicht die automatische Stornierung von Kursteilnehmern, die die obligatorischen Voraussetzungen nicht innerhalb der festgelegten Fälligkeit erfüllen.

• Der Metatag heißt:

  • Automatische Stornierung aufgrund von nicht erfüllten Voraussetzungen

• Die Kursvorlage und der Programmtyp können nur gespeichert werden, wenn zusätzlich zu diesem Metatag auch das Metatag für die Fälligkeit für die Erfüllung der Voraussetzungen zum Objekt hinzugefügt wird.

• Wenn nur die automatische Stornierung verfügbar ist und der Nutzer speichern möchte, wird eine Meldung angezeigt:

  • Um die Möglichkeit einer automatischen Stornierung aufgrund nicht erfüllter Voraussetzungen zu ermöglichen, muss auch das Fälligkeitsdatum für die Erfüllung der Voraussetzungen vorhanden sein.

• Das Vorhandensein des Metatags „Fälligkeit” hängt nicht vom Vorhandensein des Metatags „Stornierung” ab.

Auf dem Level der Stornierungsgründe wird unter „Arten der Stornierung“ eine neue Option hinzugefügt:

• Automatische Stornierung

• Es kann nur einen Grund pro Veranstalter geben, dem diese Art der Stornierung zugewiesen ist.

• Wenn ein Nutzer versucht, für denselben Veranstalter einen neuen Grund mit dieser Stornierungsart anzugeben, wird folgende Meldung angezeigt:

  •  Der folgende Stornierungsgrund ist bereits für die automatische Stornierung für den ausgewählten Veranstalter definiert.

Für diese Art der Stornierung kann für jeden Veranstalter nur ein Grund angegeben werden.

• Die Warnmeldung kann über den Button „Schließen“ geschlossen werden.

• Das Gleiche gilt für Stornierungsgründe ohne Veranstalter. Es kann nur einen Stornierungsgrund ohne Veranstalter geben, der als automatische Stornierung festgelegt ist.

Cron-Job für automatische Stornierung und automatischer Stornierungsprozess

Wenn das Fälligkeitsdatum für die Erfüllung der Voraussetzungen erreicht ist, führt ein Cron-Job eine automatische Stornierung der Teilnehmer des Kurses/Lernpfads durch, die 

• Die zwingenden Voraussetzungen nicht erfüllen oder 

• Die zwingenden Voraussetzungen nur teilweise erfüllen 

• Und der Kurs/das Programm hat das Fälligkeitsdatum für die Erfüllung der notwendigen Voraussetzungen auf das Datum festgelegt, an dem der Cron-Job ausgeführt wird, und 

• Der Metatag zur Aktivierung der automatischen Stornierung ist auf Kurs- und Programm-Level aktiviert.

• Die automatische Stornierung berücksichtigt keine bereits erfolgreich abgeschlossenen Teilnehmer. 

• In der Anwesenheitskontrolle kann der Tutor den Status der Voraussetzungen pro Nutzer einsehen. 

Bei Klick auf das Icon, damit der Tutor den vollständigen Status der Voraussetzungen erhält:

Benachrichtigungen

Die Auswahlliste für Benachrichtigungsauslöser wurde um eine neue Option erweitert:

• Automatische Stornierung bei nicht erfüllten Voraussetzungen
  Wenn eine Benachrichtigung mit diesem Trigger konfiguriert ist, wird die Nachricht an die definierten Empfänger gesendet.

Benachrichtigungen basierend auf dem Einsendeschluss für die Erfüllung der Voraussetzungen

Im Benachrichtigungsmanager wird ein neuer Benachrichtigungsstamm erstellt:

• Benachrichtigung bei nicht erfüllten Voraussetzungen

Die folgenden drei Standardbenachrichtigungen sind verfügbar:

Auf dem Tab „Bedingung“ kann eine Anzahl der Tage vor Fälligkeitsdatum für die Erfüllung der Voraussetzungen werden, wann die Benachrichtigung gesendet werden soll.

Voraussetzungen vor der Buchung im Kurs/Kursvorlage im Katalog einsehbar

Über das Kursattribut „Teilnahmevoraussetzungen“ kann gesteuert werden, ob Teilnahmevoraussetzungen in einem separaten Tab auf Kurs- oder Kursvorlagen-Level angezeigt werden sollen.

Kursvorlagen zeigen die in der Kursvorlage definierten Voraussetzungen an. Daher kann es zu Abweichungen kommen, wenn Kurs und Kursvorlage unterschiedlich konfiguriert sind!

Level eines Lernpfads als Voraussetzung für einen Kurs / Kursvorlage / Lernpfad

Eine Stufe eines stufenbasierten Lernpfads kann als Voraussetzung für Kurse/Kursvorlagen/Lernpfade ausgewählt werden, sodass der Lerner nicht den gesamten Lernpfad absolvieren muss, sondern nur die notwendige Stufe.

Eine neue Option zur Auswahl eines bestimmten Levels des Lernpfads als Voraussetzung ist jetzt verfügbar.

Einschränkungen / Nicht im Leistungsumfang enthalten:

Inhaltsorientierte Lernpfade und stufenbasierte Lernpfade ohne Level zeigen diese Option nicht an.

Voraussetzungen, die bei der Buchung einsehbar sind, und Voraussetzungen, die zu einem bestimmten Zeitpunkt nach der Buchung erfüllt sein müssen

Wenn der Lerner für einen Kurs gebucht ist, für den bestimmte Voraussetzungen zu einem bestimmten Zeitpunkt erfüllt sein müssen, wird die Buchung des Nutzers storniert, wenn diese Voraussetzungen nicht erfüllt sind. Um dies deutlich zu machen, kann der Lerner dies an verschiedenen Stellen im System sehen.

Lernstatus:

Durch Klicken auf die Bezeichnung „Fehlende Voraussetzungen“ werden dem Lerner die Details angezeigt.

Auch beim Öffnen des Kurses sieht der Lerner dieselbe Bezeichnung sowohl auf dem Tab „Beschreibung“ als auch auf dem Tab „Lehrplan“. Hier kann er auch klicken, um die Details zu sehen, welche Voraussetzungen tatsächlich fehlen.

Bearbeiten der Namen der erforderlichen Ordner

Sie können die Titel von Voraussetzungsbündel, Teilbündel und alternativen Bündeln für verschiedene Objekte wie Kursvorlagen, Kurse, Lernpfadvorlagen und Lernpfade auf dem Tab „Voraussetzungen“ bearbeiten und umbenennen. Wählen Sie dazu den Satz aus und verwenden Sie die Symbolleistenfunktion „Bearbeiten“, ändern Sie den Text und bestätigen Sie.