Die Übersicht dient als Einstiegspunkt für verschiedene Funktionen im Zusammenhang mit der Personalverwaltung. Sie ermöglicht die Suche nach Mitarbeitern und Tutoren, für die eine Freigabe zum Anzeigen vorliegt, einschließlich der Anzeige von Profilinformationen, sowie nach Nutzern mit Jobprofilen und Skills.
Zu den in der Übersicht verfügbaren Funktionen gehören der Zugriff auf und das Bearbeiten von Kursübersichten und Lernpfaden der Mitarbeiter sowie der Zugriff auf ein Jobprofil und eine Kompetenzübersicht der angezeigten Mitarbeiter, die Zuweisung von Jobprofilen, der Eignungsvergleich anhand der Jobprofile und Skills der Mitarbeiter, der Zugriff auf und das Bearbeiten von Entwicklungsplänen sowie die Zuweisung von On-the-Job-Training.
Wenn der Multimandanten-Kontext konfiguriert ist, können Mandanten in der Überschrift ausgewählt werden, wodurch mandantenspezifische Suchfelder und Tabellenspalten angezeigt werden.
Die Kompetenzfunktion ist nur mit der Lizenz oder der Zusatzkomponente „Kompetenzmanagement“ verfügbar.
Funktionen unter Alle Mitarbeiter
Kompetenzen
Diese Übersicht zeigt die Skills und Jobprofile der Mitarbeiter sowie die zugewiesenen Zertifizierungen und Zertifizierungssätze an.
Jobprofile und Skills
Jobprofile bestehen aus Skills, die wiederum direkt unter den Jobprofilen aufgeführt sind, zusammen mit den erreichten Niveaus und den Anforderungen des Jobprofils. Daneben befindet sich ein Balken, der gegebenenfalls die Differenz zwischen den beiden Werten anzeigt.
Administratoren/Vorgesetzte und Personalverantwortliche können weitere Skills hinzufügen, denen sie unabhängig vom Jobprofil einen erreichten Wert und einen Zielwert zuweisen können. Die Mitarbeiter können selbst weitere Skills hinzufügen, Selbsteinschätzngen vornehmen und persönliche Ziele festlegen. Selbsteinschätzungen können Vorgesetzten zur Bestätigung vorgelegt werden; der Vorgesetzte, der Administrator, der Mitarbeiter der Personalabteilung und der Mitarbeiter selbst können Kommentare zu einer Kompetenz hinterlegen. Der Erwerb von Kompetenzen kann auch durch den Datei-Upload dokumentiert werden, der beispielsweise externe Zertifikate oder zusätzliche Lizenzen enthält. Bestätigte Selbsteinschätzungen werden zu den neuen Ist-Werten.
Für Jobprofile und Skills stehen drei mögliche Bestätigungstypen zur Verfügung:
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Keine Bestätigung: Skills oder Jobprofile werden automatisch bestätigt.
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Automatische Bestätigung: Skills oder Jobprofile werden als bestätigt markiert, bis ein Administrator/Vorgesetzter die Bestätigung ablehnt.
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Manuelle Bestätigung: Skills oder Jobprofile werden erst dann als bestätigt angesehen, wenn sie von einem Administrator/Vorgesetzten bestätigt wurden.
Wenn diese Option aktiviert ist, werden die betroffenen Parteien durch Benachrichtigungen auf notwendige Maßnahmen hingewiesen.
Für jede Qualifikation oder jedes Jobprofil kann eine Katalogsuche nach Inhalten durchgeführt werden, die die Qualifikationswerte eines Mitarbeiters verbessern. Es kann auf einen Qualifikations- und Jobprofil-Verlauf zugegriffen werden, um etwaige Entwicklungen zu verfolgen.
Mitarbeiter können auswählen, welche Daten sie Administratoren/Vorgesetzten zur Verfügung stellen möchten. Die notwendigen Freigaben können schrittweise freigeschaltet werden.
Eine globale Einstellung ermöglicht es, die Bewertungen der Skills in der Übersicht so zu ändern, dass sie nur für die Selbstbewertung der Mitarbeiter verwendet werden können.
Änderungen an den angezeigten Jobprofilen, Skills und erworbenen Skills werden vom System automatisch konsolidiert, um beispielsweise zu verhindern, dass erworbene Skills in einem Jobprofil verloren gehen, wenn Mitarbeiter ihre Jobprofile verlieren oder wenn Jobprofile gelöscht werden.
Zertifizierungssets
Zertifizierungen können zu Zertifizierungssets zusammengefasst werden. Diese „Meta-Zertifizierung“ kann bestehenden Zertifizierungen desselben Typs zugewiesen werden, wenn die folgenden Bedingungen erfüllt sind:
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Startdatum: Gleiche Art von Startdatum wie bei der Meta-Zertifizierung (d. h. entweder einheitliches allgemeines Startdatum oder individuelles Startdatum).
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Gleicher Zeitraum in Monaten wie für die Meta-Zertifizierung
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Gleiches gemeinsames Startdatum wie Meta-Zertifizierung
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Gleiches Zertifizierungsformat
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Dauer in Stunden/Minuten
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Punkte
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Jobprofil - Aufgaben
Mit dieser Funktion können allen ausgewählten Mitarbeitern Jobprofile zugewiesen werden. Jobprofile können zugewiesen werden, ohne die Übersicht „Jobprofile und Skills“ zu öffnen und den Vorgang für jeden geeigneten Mitarbeiter zu wiederholen. Parallel zu dieser Funktion gibt es die Möglichkeit, Jobprofile über den Benutzerimport zuzuweisen.
Mitarbeitervergleich
Diese Funktion ermöglicht den Vergleich von Mitarbeitern anhand ihrer Skills oder Jobprofile, um zu ermitteln, wer für eine bestimmte Aufgabe am besten geeignet ist. Der Vergleich kann für ausgewählte Mitarbeiter oder für alle angezeigten Mitarbeiter durchgeführt werden. Derzeit werden bestätigte Skillwerte mit einem Standardwert verglichen. Der Standardwert kann manuell durch die Auswahl von Skills und gewünschten Zielwerten, aber auch durch die Auswahl eines Jobprofils festgelegt werden, das per Definition Skills mit Mindestanforderungen enthält. Die Ergebnisse werden in einer Liste angezeigt und können mit den Optionen des „Alle Mitarbeiter” bearbeitet werden. Die Vergleichskriterien können geändert und die Anzahl der angezeigten Benutzer erhöht oder begrenzt werden.
Importieren von Skill-Zuweisungen
Bereits im System vorhandene Skills können Nutzern zugewiesen (Hinzufügen) oder entzogen werden. Der Level der Skill kann ebenfalls für jeden einzelnen Benutzer angegeben und importiert werden. Die CSV-Datei muss UTF-8-codiert sein. Als Trennzeichen können ein Semikolon (;), ein senkrechter Strich (|) und die Tabulatortaste verwendet werden. Die folgenden Attribute können in der CSV-Datei verwendet werden:
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Modus: Zulässige Werte sind „ADD“ zum Hinzufügen und „DELETE“ zum Löschen einer Skillzuweisung.
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Skill-ID (obligatorisch): Beim Erstellen eines Skills vergibt das System automatisch eine ID, die als eindeutiger Identifikator für den Import verwendet werden kann (skill_id). Alternativ kann auch die externe Skill-ID (external_object_id) verwendet werden. Der Administrator erfasst diese beim Bearbeiten von Skills.
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Nutzer-ID (obligatorisch): Die folgenden Feldwerte können zur Definition des Nutzers verwendet werden: person_id, ext_id_csv, external_id, ext_id_ldap, login, email
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Externe System-ID (optional): Wenn diese Spalte verwendet wird, werden Nutzer und Skills anhand einer Kombination aus Nutzer-ID/Skill-ID und Externer System-ID identifiziert. Wenn diese Spalte nicht vorhanden ist, werden Nutzer und Skills nur anhand der Kombination aus Nutzer-ID/Skill-ID identifiziert.
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Skill-Level (Skillskala) (optional): Der in der Skillskala definierte Skilllevel muss angegeben werden. Eine Skillskala mit drei Levels wird beispielsweise wie folgt dargestellt: 1 = Intervall 1–33, 2 = Intervall 34–66, 3 = Intervall 67–100.
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Skilllevel (Prozentwert) (optional): Der Prozentwert des erreichten Skills wird für den Nutzer angegeben. Es können ganze Zahlen von 1 bis 100 eingegeben werden.
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Verfallsdatum (optional): Wenn diese Spalte verwendet wird, gibt sie an, wann ein Skill für einen Benutzer abläuft. Das Datum muss im Format JJJJ-MM-TT eingegeben werden.
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Kommentare (optional): Freitext zur Kompetenzbewertung kann importiert werden.
On-the-job Training
Neue On-the-job Training
Für die Erstellung eines neuen On-the-Job-Trainings für ausgewählte Mitarbeiter steht ein Assistent zur Verfügung. Wählen Sie zunächst eine On-the-Job-Training-Vorlage aus. Es stehen alle On-the-Job-Training-Vorlagen zur Verfügung, für die der Nutzer eine Ausführungsberechtigung hat. Das Startdatum, das Enddatum und der Mentor für die Schulung können einmalig für alle ausgewählten Mitarbeiter oder individuell für jeden Mitarbeiter festgelegt werden.
Vorlagen für begleitende OJTs, bei denen die Option „Lernenden die Auswahl eines Mentors ermöglichen“ aktiviert ist, werden bei der Erstellung neuer OJTs nicht in der Auswahlliste angezeigt.
Übersicht
Dies ist eine Übersicht aller On-the-Job-Trainings für einen ausgewählten Mitarbeiter. Zusätzlich zu den direkten Informationen auf der rechten Seite des Bildschirms kann auch ein On-the-Job-Training aus der Liste angeklickt und der Status sowie die Details (Startdatum, Enddatum und Mentor) für das Training geändert werden. Hier steht auch eine Funktion zum Anlegen neuer On-the-Job-Trainings zur Verfügung.
Lernbereich
Kurs Status
Alle Kurse aller Mitarbeiter werden aufgelistet, mit statistischen Informationen zur Anzahl der Personen, die sich für einen Kurs gebucht, ihn begonnen oder beendet haben. Die Auswahl kann auf einen oder mehrere Kurse beschränkt werden. Ein direkter Vergleich des Kursfortschritts der Teilnehmer eines Kurses ist möglich. Hier stehen der Download des Abschlusszertifikats, eine Mail-Funktion (z. B. als Serienbriefe) und der Export der Teilnehmer zur weiteren Verarbeitung zur Verfügung → Kurse.
Dies ist die Übersicht über laufende, beendete und abgesagte Kurse eines Mitarbeiters. Wenn Funktionen für Vorgesetzte (z. B. das Bestätigen von externen Kursen, die von Lernenden eingereicht wurden) gemäß den Kurseinstellungen verfügbar sind, können diese hier ausgeführt werden. Die Funktion zum Beantragen einer Ausnahme ist nur für automatisch registrierte Kurse / vorab gebuchte Kursvorlagen verfügbar, die mit einem Lesezeichen versehen wurden. Vorgesetzte oder Personalverantwortliche können hier den Kursfortschritt eines Mitarbeiters einsehen. Die Funktion dient in erster Linie der Information, um die Lernleistung der Mitarbeiter zu bewerten, z. B. für die Bewertung eines Entwicklungsplans.