Alle Mitarbeiter

Die Übersicht dient als Einstiegspunkt für verschiedene Funktionen im Zusammenhang mit der Personalverwaltung. Sie ermöglicht die Suche nach Mitarbeitern und Tutoren, für die eine Freigabe zum Anzeigen vorliegt, einschließlich der Anzeige von Profilinformationen, sowie nach Nutzern mit Jobprofilen und Skills.

Zu den in der Übersicht verfügbaren Funktionen gehören der Zugriff auf und das Bearbeiten von Kursübersichten und Lernpfaden der Mitarbeiter sowie der Zugriff auf ein Jobprofil und eine Kompetenzübersicht der angezeigten Mitarbeiter, die Zuweisung von Jobprofilen, der Eignungsvergleich anhand der Jobprofile und Skills der Mitarbeiter, der Zugriff auf und das Bearbeiten von Entwicklungsplänen sowie die Zuweisung von On-the-Job-Training.

Wenn der Multimandanten-Kontext konfiguriert ist, können Mandanten in der Überschrift ausgewählt werden, wodurch mandantenspezifische Suchfelder und Tabellenspalten angezeigt werden.

Die Kompetenzfunktion ist nur mit der Lizenz oder der Zusatzkomponente „Kompetenzmanagement" verfügbar.

Funktionen unter Alle Mitarbeiter

Alle Mitarbeiter bietet drei Funktionsgruppen: Kompetenzmanagement, On-the-job Training und die Berichte im Lernbereich für die angezeigten Mitarbeiter. Jede Gruppe wird über eines von drei Symbolen am linken Rand der Mitarbeiterliste aufgerufen.

Mitarbeiterlisten-Spalten

Standardmäßig zeigt die Mitarbeiterliste Nachname, Vorname, Nummer und Anmeldename an. Einzelne Spalten können über die zugrunde liegende Benutzerlisten-Konfiguration durch andere ersetzt werden; die Spalte Anmeldename kann beispielsweise durch Authentifizierungsstatus, Land oder Ort ersetzt werden.

Kompetenzen

Diese Übersicht zeigt die Skills und Jobprofile der Mitarbeiter sowie die zugewiesenen Zertifizierungen und Zertifizierungssets an. Zertifizierungen werden nur angezeigt, wenn die entsprechende Lizenz aktiv ist.

Jobprofile und Skills

Jobprofile bestehen aus Skills, die wiederum direkt unter den Jobprofilen aufgeführt sind, zusammen mit den erreichten Niveaus und den Anforderungen des Jobprofils. Daneben befindet sich ein Balken, der gegebenenfalls die Differenz zwischen den beiden Werten anzeigt.

Administratoren/Vorgesetzte und Personalverantwortliche können weitere Skills hinzufügen, denen sie unabhängig vom Jobprofil einen erreichten Wert und einen Zielwert zuweisen können. Die Mitarbeiter können selbst weitere Skills hinzufügen, Selbsteinschätzungen vornehmen und persönliche Ziele festlegen. Selbsteinschätzungen können Vorgesetzten zur Bestätigung vorgelegt werden; der Vorgesetzte, der Administrator, der Mitarbeiter der Personalabteilung und der Mitarbeiter selbst können Kommentare zu einer Kompetenz hinterlegen. Der Erwerb von Kompetenzen kann auch durch das Hochladen von Dateien dokumentiert werden, die beispielsweise externe Zertifikate oder zusätzliche Lizenzen enthalten. Bestätigte Selbsteinschätzungen werden zu den neuen Ist-Werten.

Für Jobprofile und Skills stehen drei Bestätigungsarten zur Verfügung:

Wenn diese Option aktiviert ist, werden die betroffenen Parteien durch Benachrichtigungen auf notwendige Maßnahmen hingewiesen.

Für jede Qualifikation oder jedes Jobprofil kann eine Katalogsuche nach Inhalten durchgeführt werden, die die Qualifikationswerte eines Mitarbeiters verbessern. Es kann auf einen Qualifikations- und Jobprofil-Verlauf zugegriffen werden, um etwaige Entwicklungen zu verfolgen.

Mitarbeiter können auswählen, welche Daten sie Administratoren/Vorgesetzten zur Verfügung stellen möchten. Die notwendigen Freigaben können schrittweise freigeschaltet werden.

Eine globale Einstellung ermöglicht es, die Bewertungen der Skills in der Übersicht so zu ändern, dass sie nur für die Selbstbewertung der Mitarbeiter verwendet werden können.

Änderungen an den angezeigten Jobprofilen, Skills und erworbenen Skills werden vom System automatisch konsolidiert, um beispielsweise zu verhindern, dass erworbene Skills in einem Jobprofil verloren gehen, wenn Mitarbeiter ihre Jobprofile verlieren oder wenn Jobprofile gelöscht werden.

Jede Jobprofil-Zuweisung enthält einen kleinen Satz an Konfigurationswerten, die zusammen mit der Skill-Übersicht angezeigt werden:

• Bestätigungsart – zeigt, welche der drei oben genannten Bestätigungsarten für das Jobprofil gilt.

• Selbstzuweisung erlauben – legt fest, ob Mitarbeiter das Jobprofil ohne Aktion durch einen Administrator oder Vorgesetzten dem eigenen Profil hinzufügen können.

• Erfüllungsgrad anzeigen – legt fest, ob der Erfüllungsgrad in Prozent für das Jobprofil angezeigt wird.

• Gewichtung – legt fest, wie stark die Erreichung eines einzelnen Skills in den Gesamterfüllungsgrad des Jobprofils einfließt.

Neue Einträge werden über das grüne Hinzufügen-Symbol in der Symbolleiste hinzugefügt, das ein Menü mit den folgenden Optionen öffnet:

• Jobprofil hinzufügen – fügt dem Profil des ausgewählten Mitarbeiters ein Jobprofil hinzu.

• Skill hinzufügen – fügt dem Profil des ausgewählten Mitarbeiters unabhängig von einem Jobprofil einen einzelnen Skill hinzu.

• Zertifizierung hinzufügen – fügt dem Profil des ausgewählten Mitarbeiters eine Zertifizierung hinzu.

• Zertifizierungsset hinzufügen – fügt dem Profil des ausgewählten Mitarbeiters ein Zertifizierungsset hinzu.

Jede Zeile bietet ein Kontextmenü mit den folgenden Aktionen:

• Bearbeiten – öffnet den Eintrag zur Bearbeitung.

• Historie – zeigt den Änderungsverlauf des Eintrags an.

• Historie bearbeiten – ermöglicht es einem Administrator oder Vorgesetzten mit den erforderlichen Zugriffsrechten, Daten für einen laufenden Zertifizierungszeitraum manuell zu korrigieren, z. B. den erreichten Wert oder die Zertifizierungsdaten.

• Erreichte Punkte/Stunden verschieben – überträgt erreichte Punkte oder Stunden auf einen anderen Eintrag.

• Kommentar – erfasst einen Kommentar zum Eintrag.

• Bestätigen / Ablehnen – bestätigt oder lehnt eine ausstehende Selbsteinschätzung oder Zuweisung ab.

• Als Standard-Jobprofil markieren – legt das Jobprofil als Standard-Jobprofil des Mitarbeiters fest.

• Zertifizierung aktivieren / Zertifizierung deaktivieren – aktiviert oder deaktiviert eine Zertifizierung.

Die Anzeigeoptionen legen fest, was in der Skill- und Jobprofilübersicht angezeigt wird:

• Skills innerhalb der Jobprofile anzeigen – zeigt die in jedem Jobprofil enthaltenen Skills an, mit der verschachtelten Option Abweichungen anzeigen, die die Differenz zwischen erreichtem und erforderlichem Skill-Level anzeigt.

• Eigene Einschätzungen und Ziele anzeigen – zeigt die Selbsteinschätzungen und persönlichen Ziele der Mitarbeiter neben den bestätigten Werten an.

Zertifizierungssets

Zertifizierungen können zu Zertifizierungssets zusammengefasst werden. Diese „Meta-Zertifizierung" kann bestehenden Zertifizierungen desselben Typs zugewiesen werden, wenn die folgenden Bedingungen erfüllt sind:

• Startdatum: Gleiche Art von Startdatum wie bei der Meta-Zertifizierung (d. h. entweder einheitliches allgemeines Startdatum oder individuelles Startdatum).

• Gleicher Zeitraum in Monaten wie für die Meta-Zertifizierung

• Gleiches gemeinsames Startdatum wie Meta-Zertifizierung

• Gleiches Zertifizierungsformat

  • Dauer in Stunden/Minuten

  • Punkte

  • **

Jobprofil-Zuweisung

Mit dieser Funktion können allen ausgewählten Mitarbeitern Jobprofile zugewiesen werden. Jobprofile können zugewiesen werden, ohne die Übersicht „Jobprofile und Skills" zu öffnen und den Vorgang für jeden geeigneten Mitarbeiter zu wiederholen. Parallel zu dieser Funktion gibt es die Möglichkeit, Jobprofile über den Benutzerimport zuzuweisen.

Mitarbeitervergleich

Diese Funktion ermöglicht den Vergleich von Mitarbeitern anhand ihrer Skills oder Jobprofile, um zu ermitteln, wer für eine bestimmte Aufgabe am besten geeignet ist. Der Vergleich kann für ausgewählte Mitarbeiter oder für alle angezeigten Mitarbeiter durchgeführt werden. Derzeit werden bestätigte Skillwerte mit einem Standardwert verglichen. Der Standardwert kann manuell durch die Auswahl von Skills und gewünschten Zielwerten, aber auch durch die Auswahl eines Jobprofils festgelegt werden, das per Definition Skills mit Mindestanforderungen enthält.

Die Ergebnisse werden in einer Liste angezeigt, einschließlich eines Eignungswerts in Prozent für jeden Mitarbeiter. Die Ergebnisseite bietet ein Optionsmenü mit den folgenden Funktionen:

• Kompetenzen – öffnet die Skill- und Jobprofilübersicht für den ausgewählten Mitarbeiter.

• Jobprofil-Zuweisung – öffnet die Jobprofil-Zuweisungsfunktion für den ausgewählten Mitarbeiter.

• Vergleichskriterien anpassen – ändert die Vergleichskriterien und die Anzahl der angezeigten Mitarbeiter.

Skill-Zuweisungen importieren

Der Import erfolgt über einen dreistufigen Assistenten: Konfiguration, Simulation und Verarbeitung. Der Schritt Konfiguration legt die Importdatei und den Importmodus fest und enthält ein Kontrollkästchen mit dem Hinweis „Wenn diese Option aktiviert ist, werden vorhandene Zuweisungen nicht überschrieben", das verhindert, dass der Import bereits vorhandene Skill-Zuweisungen eines Nutzers überschreibt. Der Schritt Simulation prüft den Dateiinhalt und meldet Fehler, bevor Daten geschrieben werden. Der Schritt Verarbeitung führt den Import durch.

Bereits im System vorhandene Skills können Nutzern zugewiesen (Hinzufügen) oder entzogen werden. Der Level der Skill kann ebenfalls für jeden einzelnen Benutzer angegeben und importiert werden. Die CSV-Datei muss UTF-8-codiert sein. Als Trennzeichen können ein Semikolon (;), ein senkrechter Strich (|) und die Tabulatortaste verwendet werden. Die folgenden Attribute können in der CSV-Datei verwendet werden:

• Modus: Zulässige Werte sind „ADD" zum Hinzufügen und „DELETE" zum Löschen einer Skillzuweisung.

• Skill-ID (obligatorisch): Beim Erstellen eines Skills vergibt das System automatisch eine ID, die als eindeutiger Identifikator für den Import verwendet werden kann (skill_id). Alternativ kann auch die externe Skill-ID (external_object_id) verwendet werden. Der Administrator erfasst diese beim Bearbeiten von Skills.

• Nutzer-ID (obligatorisch): Die folgenden Feldwerte können zur Definition des Nutzers verwendet werden: person_id, ext_id_csv, external_id, ext_id_ldap, login, email

• Externe System-ID (optional): Wenn diese Spalte verwendet wird, werden Nutzer und Skills anhand einer Kombination aus Nutzer-ID/Skill-ID und Externer System-ID identifiziert. Wenn diese Spalte nicht vorhanden ist, werden Nutzer und Skills nur anhand der Kombination aus Nutzer-ID/Skill-ID identifiziert.

• Skill-Level (Skillskala) (optional): Der in der Skillskala definierte Skilllevel muss angegeben werden. Eine Skillskala mit drei Levels wird beispielsweise wie folgt dargestellt: 1 = Intervall 1–33, 2 = Intervall 34–66, 3 = Intervall 67–100.

• Skilllevel (Prozentwert) (optional): Der Prozentwert des erreichten Skills wird für den Nutzer angegeben. Es können ganze Zahlen von 1 bis 100 eingegeben werden.

• Verfallsdatum (optional): Wenn diese Spalte verwendet wird, gibt sie an, wann ein Skill für einen Benutzer abläuft. Das Datum muss im Format JJJJ-MM-TT eingegeben werden.

• Kommentare (optional): Freitext zur Kompetenzbewertung kann importiert werden.

On-the-job Training

Dieser Abschnitt behandelt das Erstellen und Nachverfolgen von On-the-Job-Trainings für ausgewählte Mitarbeiter.

Neues On-the-job Training

Ein dreistufiger Assistent erstellt On-the-Job-Trainings für ausgewählte Mitarbeiter: Vorlage, Einstellungen und Fertigstellen.

• Vorlage – wählt die On-the-Job-Training-Vorlage aus. Es stehen alle Vorlagen zur Verfügung, für die der Nutzer eine Ausführungsberechtigung hat. Vorlagen, bei denen Lernende ihren Mentor selbst auswählen können, stehen in diesem Schritt nicht zur Verfügung.

• Einstellungen – legt die Dauer mit optionalem Start- und Enddatum sowie den Mentor für das Training fest. Wird kein Mentor angegeben, wird standardmäßig der Vorgesetzte des Mitarbeiters ausgewählt.

• Fertigstellen – listet die ausgewählten Mitarbeiter mit bearbeitbaren Werten für Startdatum, Enddatum und Mentor auf und erstellt die Trainings.

Übersicht

Dies ist eine Übersicht aller On-the-Job-Trainings für einen ausgewählten Mitarbeiter. Zusätzlich zu den direkten Informationen auf der rechten Seite des Bildschirms kann auch ein On-the-Job-Training aus der Liste angeklickt und der Status sowie die Details (Startdatum, Enddatum und Mentor) für das Training geändert werden. Hier steht auch eine Funktion zum Anlegen neuer On-the-Job-Trainings zur Verfügung.

Lernbereich

Dieser Abschnitt behandelt kursbezogene Berichte für die angezeigten Mitarbeiter.

Kursstatus

Alle Kurse der angezeigten Mitarbeiter werden aufgelistet, mit Statistiken zur Anzahl der Personen, die sich für den jeweiligen Kurs registriert, ihn begonnen oder abgeschlossen haben. Ein Auswahldialog beschränkt die Liste auf alle Kurse oder auf einzelne, aus einer Auswahlliste gewählte Kurse.

Die Kursliste zeigt für jeden Kurs Name, Kursbeginn, Enddatum, Planungsstatus, Gesamt, Registriert, In Bearbeitung und Abgeschlossen an und kann nach Excel oder CSV exportiert werden.

Die Auswahl eines Kurses öffnet die Ansicht Attention to details, die den Kursfortschritt der Teilnehmer des Kurses vergleicht. Die Teilnehmertabelle listet für jeden Teilnehmer Nachname, Vorname, Land, Kostenstelle, Vorgesetzter, Fortschrittsanzeige (als Prozentbalken) und Kursfortschritt auf.

Die Ansicht Attention to details bietet drei Symbole:

• Zertifikat – lädt das Abschlusszertifikat für ausgewählte Teilnehmer herunter.

• Nachricht senden – sendet eine Nachricht an ausgewählte Teilnehmer, z. B. über eine Nachrichtenvorlage.

• Stapelverarbeitung – fügt Teilnehmer hinzu oder entfernt sie, aktualisiert den Kursfortschritt für ausgewählte Teilnehmer und exportiert Teilnehmer als ERP-Export (CSV) oder auf Basis einer Vorlage.

Dies ist die Übersicht über laufende, beendete und abgesagte Kurse eines Mitarbeiters. Wenn Funktionen für Vorgesetzte (z. B. das Bestätigen von externen Kursen, die von Lernenden eingereicht wurden) gemäß den Kurseinstellungen verfügbar sind, können diese hier ausgeführt werden. Die Funktion zum Beantragen einer Ausnahme ist nur für automatisch registrierte Kurse / vorab gebuchte Kursvorlagen verfügbar, die mit einem Lesezeichen versehen wurden. Vorgesetzte oder Personalverantwortliche können hier den Kursfortschritt eines Mitarbeiters einsehen. Die Funktion dient in erster Linie der Information, um die Lernleistung der Mitarbeiter zu bewerten, z. B. für die Bewertung eines Entwicklungsplans.

Vorgesetzte können Skills oder Zertifizierungen, die ein Mitarbeiter über einen Kurs erworben hat, nicht direkt bearbeiten. Um solche Werte zu korrigieren, benötigt ein Vorgesetzter explizite Zugriffsrechte für Alle Mitarbeiter. Sobald eine Korrekturanfrage bestätigt wurde, kann der ursprüngliche Kurs nicht mehr bearbeitet werden.

Konfiguration

Das Verhalten von Alle Mitarbeiter kann auf Mandantenebene und pro Mitarbeiterliste konfiguriert werden.

Globale Einstellungen

Der Filterbereich der Mitarbeiterliste wird pro Mandant im Client Manager unter den globalen Einstellungen des Mandanten im Bereich „Mitarbeiter verwalten" über das Kontrollkästchen „Filterbereich in 'My Staff' anzeigen" aktiviert.

Filtereinstellungen

Die in der Mitarbeiterliste angebotenen Filter werden pro Mandant über den User List Manager auf dem Tab für erweiterte Einstellungen der Mitarbeiterliste konfiguriert. Der Filter Jobprofile und der Filter Mitarbeiter sind fest vorgegeben und können nicht entfernt werden; weitere Filter können hinzugefügt oder entfernt werden.

Hinweise und Tipps

Das Verfallsdatum eines Skills wird immer ausgehend vom aktuellen Datum berechnet, also dem Datum der Bestätigung, nicht dem Datum des Erwerbs. Dies ist bei der nachträglichen Korrektur von Skill-Daten zu beachten, da eine spätere Korrektur das Verfallsdatum nicht auf das ursprüngliche Erwerbsdatum zurückverschiebt.

Globale Funktionen und verwandte Themen

Die folgenden Themen beschreiben Funktionen, die in mehreren Managern verwendet werden, einschließlich Alle Mitarbeiter.

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