Nutzer- und Organisations-Management | Funktionsreferenz | Scheer IMC

Diese Seite erklärt, wie die imc Learning Suite Personen und Zugriffsrechte organisiert. Eine Strukturebene aus Mandanten, Systemgruppen, Organisationseinheiten (OEs) und Zielgruppen unterteilt das System in Teilsysteme, Rollen, Berichtslinien und dynamische Nutzergruppierungen. Darin eingebettet liegt eine Identitätsebene aus Nutzenden, Nutzerattributen und Nutzerprofilen, die jede Person, die über sie gespeicherten Daten und die Zugriffs- bzw. Änderungsrechte auf diese Daten abbildet. Die folgenden Abschnitte behandeln alle sieben Konzepte, ihr Zusammenspiel und typische Szenarien für ihre gemeinsame Nutzung.

Auf einen Blick

Konzept	Zweck	Zuweisung der Nutzenden	Struktur	Typische Verwendung
Mandant	Unterteilt ein physisches System logisch in mehrere Teilsysteme mit eigenen Einstellungen, Regeln, Schnittstellen und eigenem Design	Per CSV-Nutzerliste in der Mandantenverwaltung, in der Nutzerverwaltung, je nach Systemkonfiguration automatisch oder im Konfigurationsmanager	Getrennte Teilsysteme. Nutzende können mehreren Mandanten angehören, brauchen aber einen Stammmandanten.	Marken, Tochtergesellschaften oder Länderniederlassungen, außerdem interne Mitarbeitende und externe Nutzende
Systemgruppe	Verwaltet Nutzerrollen. Welche Rolle das ist, legt die Gruppenfunktion fest, z. B. Tutor, Mentor oder HR.	Direkt über die Nutzer-Zuweisung, per CSV-Nutzerliste oder beim Nutzerimport über ein Regelwerk. Standardmäßig gehören alle Nutzenden zur Lernergruppe.	Hierarchisch	Rollen, Navigationszugriff, Auswahlpools für Tutoren, Korrektoren und Administratoren
Organisationseinheit (OE)	Bildet die Organisationsstruktur ab und legt Berichtslinien zwischen Vorgesetzten und Nutzenden fest	Direkt über die Nutzer-Zuweisung	Hierarchisch	Zugriff der Vorgesetzten auf Mitarbeitende, Vorgesetzten-Berichte, Freigaben für Objekte, automatische Kursanmeldung
Zielgruppe	Fasst Nutzende dynamisch anhand von Attributen und Lerndaten zusammen	Nur indirekt über Regeln und Ausnahmen, nicht direkt manuell	Flach. Eine Zielgruppe kann genau eine andere Zielgruppe enthalten.	Automatische Kursanmeldung, Rezertifizierung
Nutzende	Stellt eine Person dar, die sich mit Login-Daten am System anmelden kann	Manuell in der Nutzerverwaltung angelegt, per CSV-Import oder automatisch über eine SCIM-API-Integration. Anschließend mindestens einem Mandanten und einer Gruppe zugewiesen.	Account-Ebene. Ein einzelner Account enthält die Login-Daten sowie die Mandanten- und Gruppenzugehörigkeit.	Login und Authentifizierung, Gruppen- und Mandantenzugehörigkeit, der Account, zu dem Attribute und Profile gehören
Nutzerattribut	Legt eine Information über Nutzende als Feld-Wert-Paar fest	Als Personal Identifier im Person Attributes Manager definiert, danach im Nutzerprofil manuell, per Import oder über SCIM befüllt	Feld-Wert-Paar, gespeichert auf dem Nutzer-Account	Suchkriterien, Profilanzeige, Zielgruppenregeln, Reporting
Nutzerprofil	Legt fest, welche Nutzerattribute für welche Rolle sichtbar oder bearbeitbar sind und welche Aktion diese Rolle jeweils ausführen darf	Aus Kategorien und Personal Identifiers in Profiles zusammengestellt, danach an einer bestimmten Stelle im System angewendet	Sichtbarkeits- und Bearbeitungsregel je Rolle, angewendet an einer Stelle im System	Selbstregistrierungsformulare, "Mein Profil", Bearbeitungsansichten für Administration/Vorgesetzte, Exporte

Mandanten

Mandanten fungieren als Stammdomänen oder Tenants, die ein einzelnes physisches System in mehrere Teilsysteme unterteilen. Im Hintergrund teilen sich mehrere Mandanten dieselbe Datenbank und denselben Server, wirken für ihre Nutzenden aber wie getrennte, unabhängige Systeme. Jeder Mandant kann ein eigenes Design, eine eigene Webadresse und ein eigenes Login-Verfahren haben, dazu eigene Absenderadressen, Sicherheits- und Datenschutzeinstellungen, Formulierungen und Nutzerattribute. Lernende sehen nur „ihr" System. Änderungen nimmt die Administration wahlweise global oder nur für einen bestimmten Mandanten vor.

Weitere Informationen: Mandantenverwaltung und Multimandanten-Kontext.

Systemgruppen

Über Systemgruppen werden Nutzerrollen verwaltet. Die Gruppenfunktion legt die Rolle fest, etwa Tutor, Mentor oder HR, und diese Rolle gilt für alle Nutzenden der Gruppe. Die Mitglieder einer Gruppe mit der Funktion "Tutorengruppe" stehen so zum Beispiel als Tutoren für Kurse zur Auswahl. Zusammen mit den Organisationseinheiten bilden Systemgruppen die Organisationsstruktur ab.

Weitere Informationen: Systemgruppen und Organisationsstruktur und Gruppen.

Organisationseinheiten (OE)

Hierarchisch aufgebaute OEs bilden die Organisationsstruktur ab. Zwischen den Vorgesetzten einer OE und den Nutzenden der OE entstehen durch eine Eins-zu-viele-Beziehung Berichtslinien. So erhalten Vorgesetzte Einblick in ihre Mitarbeitenden und in die Vorgesetzten-Berichte, außerdem können sie ihre Mitarbeitenden zu Schulungen anmelden und deren Schulungsanfragen genehmigen.

Weitere Informationen: Organisationseinheiten (OEs).

Zielgruppen

Zielgruppen fassen Nutzende automatisch anhand von Regeln zusammen. Direkt manuell zuweisen lassen sich Nutzende einer Zielgruppe nicht.

Nur Zielgruppen mit dem Status "Final" lassen sich für die automatische Anmeldung im Teilnehmermanager von Kursen und Kursvorlagen verwenden.

Weitere Informationen: Zielgruppen.

Nutzende

Nutzende sind Personen, die sich mit Login-Daten an der imc Learning Suite anmelden können.

Ob sich Nutzende anmelden können, hängt vom Authentifizierungsstatus des Accounts ab und, bei lokaler Authentifizierung, von wiederholten fehlgeschlagenen Anmeldeversuchen. Das vollständige Statusmodell, die automatische Passivierung und das Löschverhalten stehen unter Nutzerstatus - aktiv, passiv und gelöscht.

Verhältnis zu Mandanten und Gruppen

Die Mandanten und Gruppen eines Nutzenden bestimmen, welches Teilsystem, welche Rollen und welche Berichtslinien gelten. Siehe oben unter Mandanten, Systemgruppen, Organisationseinheiten (OE) und Zielgruppen, wie diese Einheiten funktionieren und wie Nutzende ihnen zugewiesen werden.

Weitere Informationen: User Manager.

Nutzerattribut

Ein Nutzerattribut legt eine Information über Nutzende als Feld-Wert-Paar fest, zum Beispiel einen Namen, eine Adresse oder ein Anmeldedatum. Attribute werden als Personal Identifier im Person Attributes Manager konfiguriert.

Weitere Informationen: Persönliche Attribute .

Nutzerprofil

Ein Nutzerprofil legt fest, welche Nutzerattribute für welche Rolle - Administration, Vorgesetzte oder Lernende - sichtbar oder bearbeitbar sind und welche Aktion, Ansehen oder Bearbeiten, diese Rolle jeweils an einem Attribut ausführen darf.

Weitere Informationen: Profile.

Zusammenspiel

Mandanten trennen Teilsysteme voneinander. Innerhalb eines Mandanten legen Systemgruppen fest, was Nutzende tun dürfen, Organisationseinheiten bilden ab, wer wem berichtet, und Zielgruppen wählen Nutzende nach Kriterien aus. Dabei können Nutzende mehreren Gruppen gleichzeitig angehören.

Management von Nutzern und Organisationen

Gruppen und Mandanten

In Systemen mit mehreren Mandanten empfiehlt es sich, dass alle Nutzenden einer Gruppe demselben Mandanten angehören. Welche Navigationselemente sichtbar sind, hängt nämlich von der Gruppenzugehörigkeit ab. So lässt sich pro Mandant eine eigene Navigation einrichten.

Freigaben in Gruppenhierarchien

Systemgruppen und Organisationseinheiten lassen sich hierarchisch aufbauen, z. B. als Tutorengruppe, die in Haupttutoren und Korrektoren unterteilt ist. Ob die Freigaben einer Gruppe auch für die anderen Gruppen derselben Hierarchie gelten, steuert die Einstellung "Explizite Gruppenmitgliedschaft verwenden" im Konfigurationsmanager. Steht sie auf "True", gelten die Rechte nur für die Mitglieder der explizit benannten Gruppen. Siehe Konfigurationsmanager – Freigaben.

Automatische Kursanmeldung

Alle drei Gruppenarten lassen sich für die automatische Kursanmeldung nutzen. Festgelegt werden die Gruppen im Teilnehmermanager eines Kurses oder einer Kursvorlage. Ihre Nutzenden werden dann automatisch als Teilnehmende in den Kurs gebucht oder für die Kursvorlage vorgebucht. Basiert eine automatische Kursanmeldung auf einer inaktiven OE, wird sie nicht mehr ausgeführt.

Beispiel

Ein Unternehmen führt zwei Marken als zwei Mandanten, jeden mit eigener Webadresse und eigenem Design. Weil jeder Mandant eigene Systemgruppen hat, bekommt jede Marke ihre eigene Navigation. Die OE-Struktur bildet die Abteilungen ab, die Abteilungsleitungen sind als Vorgesetzte hinterlegt. In einer Zielgruppe gibt es eine Regel mit den Bedingungen „gehört zu einer ausgewählten Organisationseinheit" und ein bestimmter Wert eines Nutzerattributs. Sobald die Zielgruppe auf "Final" steht, wird sie im Teilnehmermanager einer Compliance-Kursvorlage eingetragen. Alle passenden Nutzenden werden daraufhin automatisch vorgebucht.

Nutzerattribute fließen ebenfalls in diese Struktur ein: Eine Zielgruppenregel kann zum Beispiel einen bestimmten Wert eines Personal Identifiers voraussetzen. Die auf dem Nutzer-Account gespeicherten Attributwerte bestimmen so mit, welche Zielgruppen einen Nutzenden automatisch anmelden.

Typische Szenarien

Ziel	Lösung
Eine Marke oder Tochtergesellschaft mit eigenem Design, Login und eigener Webadresse betreiben	Mandant
Nutzende als Tutoren, Korrektoren, Moderatoren oder Kursadministratoren auswählbar machen	Systemgruppe mit der passenden Gruppenfunktion
Vorgesetzten ermöglichen, ihre Mitarbeitenden zu sehen und anzumelden	OE mit Vorgesetzten
Einer Abteilung eine Freigabe für einen Katalog erteilen	OE als Empfänger der Freigabe
Alle Nutzenden anmelden, die bestimmte Kriterien erfüllen, wobei sich die Mitgliedschaft selbst aktualisiert	Zielgruppe mit dem Status "Final" im Teilnehmermanager
Einem Schulungsteam automatisch Zugriff auf Objekte geben, die seine Mitglieder erstellen	Gruppe mit dem Rollentyp "Inhaltsverwaltung"
Eine eigene Navigation pro Mandant anzeigen	Systemgruppen, deren Mitglieder alle demselben Mandanten angehören
Einer neuen Person Zugang zum System geben	Nutzenden in der Nutzerverwaltung, per Import oder über SCIM anlegen, danach mindestens einen Mandanten und eine Gruppe zuweisen
Ein durchsuchbares eigenes Feld für Nutzende hinzufügen	Neuer Personal Identifier des passenden Typs im Person Attributes Manager
Eine Zielgruppe auf einen eigenen Wert reagieren lassen	Personal Identifier als Regelbedingung auf dem Tab "Regeln" der Zielgruppe
Ein Foto im Profil eines Nutzenden anzeigen	Personal Identifier vom Typ Bild, der passenden Profilkategorie hinzugefügt
Sensible Daten vor Vorgesetzten verbergen	Personal Identifier aus dem der Vorgesetzten-Rolle zugewiesenen Profil ausgelassen, oder auf angezeigt statt bearbeitbar gesetzt
Zwei doppelte Accounts konsolidieren	"Zusammenführen" in der Nutzerverwaltung
Nach einer Löschung eine DSGVO-konforme Historie behalten	Anonymisierung bei "Type of user deletion", mit einem anonymisierten Wert je Personal Identifier
Bei der Anmeldung die eigenen Daten selbst verwalten lassen	"Self-registration page"-Profil, optional mit "Display categories tiles on sign-up page"

Tipps & Tricks

Nach dem Aufbau einer OE-Struktur empfiehlt es sich, den Vorgesetzten Freigaben auf ihre Gruppen zu erteilen. Dann sehen sie ihre eigenen Gruppen in den Systemfiltern.
Ist eine Zielgruppe final, lassen sich bestehende Bedingungen nicht mehr direkt bearbeiten. Stattdessen empfiehlt es sich, sie zu löschen und neu anzulegen. Ausnahmen bleiben weiterhin vollständig bearbeitbar.
Bei großen Zielgruppen kann die Generierung einige Zeit dauern. Ist sie abgeschlossen, verschickt das System eine Bestätigungs-E-Mail.
Vor dem Löschen einer Gruppe, OE oder Zielgruppe empfiehlt es sich, die davon abhängigen Vorgesetzten-Zuordnungen und Berichte zu prüfen. Nach dem Löschen können sie unterbrochen sein.