Mit dem Add-on Ressourcen- und Kapazitätsmanagement (Lizenz erforderlich) sind Sie optimal für die Organisation Ihrer Lehr- und Trainingsressourcen gerüstet und haben die Planung Ihrer Unterrichtsveranstaltungen fest im Griff. Mit Hilfe einer einzigen Softwarelösung lassen sich die täglichen Arbeitsschritte im Bildungsbetrieb effizient und ohne Systemunterbrechungen durchführen.
Das Modul „Ressourcenmanagement“ ermöglicht die Einrichtung und Verwaltung physischer Ressourcen, die mit der Durchführung von Trainingen verbunden sind. Dazu können Standorte, Personen, Geräte und sogar Dienstleistungen (Services) wie Catering gehören. Jeder Ressource können Kategorien zugewiesen werden (z. B. „technische Trainer“) und es kann die Verfügbarkeit definiert werden (z. B. Trainer nur montags und freitags verfügbar oder nur bis 13 Uhr pro Tag), ebenso wie Ausfallzeiten (z. B. Urlaub für Trainer oder Wartungsarbeiten in Räumen) und andere Geschäftsregeln (z. B. Trainer kann nur 15 Stunden pro Woche unterrichten).
Die Ressourcen können dann mithilfe eines Ressourcenkalenders geplant und Trainings oder ausgewählte Lerninhalte zugewiesen werden. Terminkonflikte können zum Zeitpunkt der Zuweisung aktiv verwaltet werden, indem Doppelbuchungen der Ressourcen verhindert werden und Planungstools mit verschiedenen Kategorien für die Ressourcenbuchung (z. B. Planung, vorläufige Buchung, bestätigte Buchung usw.) zugewiesen werden können. Die Trainer können ihren Zeitplan ausdrucken, und es können Checklisten für Veranstaltungsorte auf der Grundlage der erforderlichen Ressourcen erstellt werden.
Die Integration in Microsoft Outlook ist ideal für Organisationen, die Outlook zur Verwaltung von Buchungen für Räume und Ressourcen verwenden.
Vorteile
Bietet Transparenz bei der Nutzung der Ressourcen und verhindert Doppelbuchungen.
Liste der Funktionen
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Grafisch unterstützte jährliche Planung der Ressourcen
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Buchung und Zuweisung von Räumen, Ausrüstung (Beamer, Flipcharts, PCs usw.) und Services (z. B. Catering, Raumbetreuung, vegetarische Verpflegung, spezielle Reisedokumente).
Ressourcenmanagement
Das Ressourcenmanagement basiert auf der Verwaltung von Stammdaten für die Durchführung von Präsenz- oder Online-Veranstaltungen. Dabei geht es um:
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Orte (z. B. Gebäude, Räume)
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Personal (z. B. Ausbilder, technische Experten, Servicepersonal)
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Geräte (z. B. Beamer, PC, Präsentationskoffer, Flipchart)
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Services (z. B. Catering, Zimmerreinigung, Hotelzimmer).
Diese können erfasst, frei strukturiert, einheitlich verwaltet und unternehmensweit redundanzfrei geführt werden. Zu jeder Ressource können Attribute hinterlegt werden, beispielsweise die Information, dass ein Trainer nur an bestimmten Tagen verfügbar ist.
Ressourcen-Buchung
Es ist grundlegend, verschiedene Ressourcen für Kurse zu buchen. Ressourcen können Trainer, Unterrichtsräume oder Präsentationswerkzeuge sein. Mit Hilfe eines grafischen Assistenten für die Planung kann die optimale Nutzung dieser Ressourcen ermittelt und Kapazitätsengpässe vermieden werden. Dies erleichtert den Trainern die Planung ihres Einsatzes und ihrer Prozesse während des gesamten Verwaltungsprozesses der Geschäftsveranstaltung.
Individuell konfigurierbare Buchungsbestätigungen per E-Mail sowie Platzhalter für Ergänzungen sorgen für einen gezielten Informationsfluss bei der Buchung von Ressourcen. Die Konfiguration der Texte, die Änderung der Betreffzeilen und die Festlegung der Empfänger sind problemlos möglich. Innerhalb des Ressourcenkalenders können beliebig viele Metatags über einen Tooltip angezeigt werden. Welche Metatags angezeigt werden, kann durch die Einstellung des Ressourcentyps festgelegt werden.