Organisationsstrukturen können mithilfe hierarchischer Organisationseinheits-Gruppen repliziert werden, die Berichtswege schaffen, indem sie Eins-zu-Viele-Beziehungen zwischen OE-Vorgesetzen und den Benutzern innerhalb der Gruppen herstellen. Diese Berichtswege ermöglichen es den Vorgesetzten, ihre Mitarbeiter in der Funktion „Mitarbeiter” anzuzeigen, ihre Mitarbeiter in den „Vorgesetzten”-Berichten anzuzeigen, Schulungsanmeldungen im Namen ihrer Mitarbeiter durchzuführen und die Schulungsanfragen ihrer Mitarbeiter zu genehmigen. Die OE-Gruppen eignen sich außerdem ideal für die Erteilung von Freigaben für Objekte (z. B. für Kataloge) und die Verwendung in Workflows zur Schulungsanmeldung, wie automatische Anmeldungen oder Voraussetzungen.
Es gibt drei Möglichkeiten, wie die Struktur von Organisationseinheiten im LMS erstellt werden kann:
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Manuelle Erstellung in der LMS-Benutzeroberfläche
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Manueller Import mit .csv im fixierten Format
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Automatische Schnittstelle unter Verwendung von XML-Dateien in fixiertem Format
Manuelle Erstellung von OE-Gruppe-Strukturen
Die einfachste Methode zum Erstellen einer Basis-BU-Gruppen-Struktur ist die manuelle Erstellung. Dieser Ansatz eignet sich ideal für kleinere Strukturen, die keinen regelmäßigen Änderungen unterliegen und für die es kein externes Quellsystem gibt, das die Struktur bereitstellen kann.
OE-Gruppen werden in der Funktion „Organisation und Gruppen“ erstellt, die über den Menüpfad „Admin → Nutzer → Gruppenverwaltung“ aufgerufen werden kann. Zum Beginnen der Erstellung einer Gruppe wird auf das Symbol „Erstellen“ geklickt und die Option „OE“ ausgewählt.
Wenn beim Klicken auf „Erstellen“ eine vorhandene Gruppe markiert war, erscheint ein Popup-Fenster mit der Frage, ob „Vorher“ oder „Nachher“ erstellt werden soll. Wenn keine Gruppe markiert war, wird die Registerkarte aktualisiert und ein Bildschirm angezeigt, auf dem mit der Erstellung der neuen OE-Gruppe begonnen werden kann. Hier müssen nur die Felder der Registerkarte „Beschreibung“ ausgefüllt werden. Nachfolgend sind die wichtigsten Metafelder aufgeführt, die mit Beschreibungen ausgefüllt werden müssen:
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Einstellung |
Beschreibung |
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Rollentyp |
Die Einstellung legt den Zugriff auf Objekte fest, die Gruppenmitglieder erstellt haben:
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Gruppencode |
Ein Gruppencode dient zur eindeutigen Identifizierung der Gruppen im gesamten Lernmanagementsystem. Im Rahmen des Platzuweisungsimports wird der Gruppencode als Kennzeichner für die Platzzuteilung zur Gruppe verwendet. |
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Funktion |
Weist einer OE eine Funktion zu |
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Kürzel |
Dieses Feld kann auch für den Gruppencode verwendet werden. |
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Vorgesetzte |
Vorgesetzte haben besondere Berechtigungen, um OEs und Talentprofile eines Mitarbeiters zu bearbeiten. Sie können im OE-Profil angezeigt werden. |
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Stellvertretung |
Stellvertreter von Vorgesetzten haben die gleichen Rechte wie die Vorgesetzten selbst. Stellvertreter können im OE-Profil angezeigt werden, im Organigramm werden sie nicht angezeigt. |
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Stellvertretung ohne Berechtigungen |
Ein Stellvertreter ohne Berechtigungen erhält nicht die Einstellungen wie der Vorgesetzte selbst. Er dient eher als Ansprechpartner für bestimmte Aufgaben während der Vorgesetzte z.B. im Urlaub ist. Auch diese Stellvertreter können im OE-Profil, jedoch nicht im Organigramm angezeigt werden. |
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Stellvertretung als E-Mail Empfänger ausschließen |
Die aktivierte Einstellung stellt sicher, dass E-Mails für Vorgesetzte nicht an die Vertretung dieser OE gesendet werden. |
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Bild |
Das hochgeladene Bild einer OE wird im OE-Profil angezeigt. |
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Status |
Inaktive OEs werden noch nicht oder nicht mehr im System benutzt, über sie können jedoch weiterhin Reports erstellt werden. Inaktive OEs sind weiterhin nicht mehr in der Organisationsstruktur sichtbar und werden in der Gruppen-Suche nicht mehr angezeigt. Eine automatische Kursbuchung basierend auf inaktiven OEs kann ebenfalls nicht mehr durchgeführt werden. |
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Startdatum |
Das Startdatum kann dazu benutzt werden, den Status einer OE automatisch auf „Aktiv“ zu ändern. |
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Ablaufdatum |
Ist das Ablaufdatum einer OE erreicht, so erhält sie automatisch den Status “Inaktiv”. |
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Orgnisationseinheit ist sichtbar, wird aber für die Platzbeschränkung nicht berücksichtigt. Sie dient nur der Strukturierung. |
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Name |
Geben Sie einen Namen für die BU-Gruppe ein. Dieser muss nicht eindeutig sein, wird aber empfohlen.
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Beschreibung |
Optionale Felder können verwendet werden, um die Rolle der BU-Gruppe innerhalb der Organisation zu beschreiben, einschließlich Goals und Achievements, die bei Bedarf umbenannt werden können. |
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Ziele |
Die hier definierten Ziele sind als Information im OE-Profil sichtbar. |
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Erfolge |
Erfolge der OE werden für alle sichtbar im OE-Profil angezeigt. |
Diese Felder werden mit den Angaben zur Basis-OE-Gruppe ausgefüllt; anschließend wird auf den Button „Speichern und zurück“ geklickt.
Der nächste Schritt besteht darin, die untergeordneten OE-Gruppen des ersten Level aus der Basis-OE-Gruppe zu erstellen. Dazu wird die soeben erstellte neue Basis-OE-Gruppe markiert, auf das Symbol „Erstellen“ geklickt und „OE“ ausgewählt.
Nun erscheint ein Pop-up-Fenster mit der Frage, wo die neue Gruppe erstellt werden soll. „Hierarchisch unterhalb des ausgewählten Elements“ wird ausgewählt und anschließend auf „OK“ geklickt. Daraufhin wird die Registerkarte erneut aktualisiert und ein Bildschirm zum Ausfüllen einer neuen OE-Gruppe angezeigt, in dem die Felder der Registerkarte „Beschreibung“ ausgefüllt werden müssen. Dieser Vorgang wird so oft wiederholt, bis die notwendige Struktur erstellt ist.
Sobald die Struktur erstellt ist, kann es sinnvoll sein, den Vorgesetzten Freigaben für jede Gruppe zu erteilen, damit sie ihre eigenen Gruppen in den Systemfiltern anzeigen können.