Es kann eine beliebige Anzahl von Gruppen mit einer beliebigen Anzahl von Mandanten definiert werden, d. h. Nutzer können gleichzeitig mehreren Gruppen angehören.
Systemgruppen und OEs können strukturiert aufgebaut sein, während Zielgruppen dagegen eine flache Struktur aufweisen. So kann beispielsweise eine Tutorengruppe für hierarchisch aufgebaute Gruppen in Haupttutoren und Korrektoren unterteilt werden. Werden Freigaben für Objekte über den Freigabemanager einer Hauptgruppe zugewiesen, umfasst dies automatisch auch untergeordnete Gruppen. Diese Funktion kann über die Konfiguration deaktiviert werden.
Für Zielgruppen erfolgt die Zuweisung von Nutzern nur indirekt über die Definition der Regeln. Nutzer können direkt zu Organisationseinheiten und Systemgruppen zugewiesen werden.
Alle drei Arten von Gruppen können für die automatische Kursanmeldung verwendet werden. Damit wird festgelegt, zu welcher Gruppe die zukünftigen Lernenden des Kurses/der Kursvorlage gehören müssen. Diese Gruppen werden im Teilnehmermanager festgelegt, und die Nutzer der Gruppe werden automatisch als Teilnehmer des Kurses gebucht oder für die Kursvorlage vorgebucht.
Die Zuweisung von Nutzern zu Organisationseinheiten erfolgt über Stellen, d. h. Nutzer können als Stelleninhaber zugewiesen werden. Wenn keine Stellen verwaltet werden, ist es auch möglich, Nutzer direkt Organisationseinheiten zuzuweisen. Darüber hinaus ist es möglich, Kennzahlen für Berichtszwecke für Organisationseinheiten zu definieren.
Durch die Definition von Zielgruppen können Nutzer anhand festgelegter Regeln und Bedingungen automatisch Zielgruppen zugewiesen werden. In den Regeln können beispielsweise bestimmte Werte von Nutzerattributen als Grundlage für eine Gruppenzugehörigkeit festgelegt werden. Alle Nutzersysteme, die die definierten Kriterien erfüllen, werden automatisch der Zielgruppe zugewiesen.
Funktionen des Organisationsstruktur- und Gruppenmanagers
Neu
Rollentyp
Wählen Sie aus, ob die Rolle vom Typ „Standard“ oder „Inhaltsverwaltung“ sein soll. Die Option „Standard“ bedeutet, dass es keine besonderen Funktionen gibt, während die Option „Inhaltsverwaltung“ dazu dient, der Gruppe automatisch die Freigabe auf Objekte zu gewähren, die von Mitgliedern der Gruppe erstellt wurden. Die Option „Inhaltsverwaltung“ wird häufig von abteilungs- oder regionsspezifischen Schulungsteams verwendet, um sicherzustellen, dass Teammitglieder automatisch Objekte anzeigen können, die von zugewiesenen Nutzern erstellt wurden. Diese Option ist nur für Systemgruppen und Organisationseinheiten verfügbar.
Funktion
Das Auswahlfeld „Funktion“ ist für einige Administratorgruppen wichtig, da die Optionen die Gruppe mit anderen Systemfunktionen verknüpfen. In den meisten Fällen ermöglicht die Aktivierung einer Funktion die Auswahl von Nutzern, die der Gruppe zugewiesen sind, um eine bestimmte Funktion oder Rolle auszuführen. Mit der Funktion „Administratorgruppe“ können beispielsweise Nutzer, die der Gruppe zugewiesen sind, entweder als Kursadministratoren oder als Lernpfadadministratoren ausgewählt werden. Nachfolgend finden Sie Erläuterungen zu den einzelnen Funktionen:
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Administratorengruppe
Administratoren können beispielsweise für einen Kurs definiert werden. Bei der Suche nach Administratoren werden nur diejenigen Nutzer angezeigt, die dieser Gruppe angehören. -
Superusergruppe
Superuser haben vollen Zugriff auf alle Navigationsmenüs und Objekte im System. Die Sonderfunktion „Superusergruppe” kann nur von anderen Superusern zugewiesen werden. -
Tutorengruppe
Kurse können von Tutoren betreut werden. Tutoren können nur aus Nutzern auswählen, die sich hier in der Tutorengruppe befinden. -
Korrektorengruppe
Neben Tutoren können auch Korrektoren einem Kurs zugewiesen werden. Auch hier stehen nur diejenigen Nutzer zur Verfügung, die der Gruppe „Korrektoren” zugewiesen sind. -
Moderatorengruppe
Moderatoren werden Foren zugewiesen. Ebenso können Moderatoren nur Nutzer auswählen, die zur Moderatorengruppe gehören. -
Mentorengruppe
Mentoren werden OJTs zugewiesen. Dies gilt jedoch nur für kursunabhängige OJTs. -
HR-Gruppe
Ermöglicht den Mitgliedern einer Gruppe die Sichtbarkeit von Systemnutzern in Berichten zu „Humanressourcen“ und „HR“. -
Administratorengruppe (Übersetzungsworkflow)
Nutzer dieser Gruppe nutzen Bearbeitungsrechte für Objekte, die gerade übersetzt werden. Normale Administrator können Objekte mit diesem Identifikator nicht bearbeiten. -
Organisator GoToMeeting/GoTo Webinar
Nutzer können zu dieser Gruppe hinzugefügt werden, die als Veranstalter einer GeTo-Meeting- oder GoTo-Webinar-Sitzung fungieren kann. Eine Lizenz des Classroom-Anbieters ist erforderlich. -
Vitero Organisator
Nutzer können zu dieser Gruppe hinzugefügt werden, die als Veranstalter einer Vitero-Sitzung fungieren kann. Dazu ist eine Lizenz des Classroom-Anbieters erforderlich. -
Aufgabenverantwortlicher
Nutzer können dieser Gruppe als Verantwortliche für Aufgaben hinzugefügt werden. Normale Administratoren können nicht hinzugefügt werden. Nur verfügbar, wenn die Lizenz für die Aufgabenverwaltung aktiv ist. -
Webex Organisator
Nutzer können zu dieser Gruppe hinzugefügt werden, die als Veranstalter einer Webex-Sitzung fungieren kann. Eine Lizenz des Classroom-Anbieters ist erforderlich. -
BizQuiz Gruppe
Ermöglicht es der Gruppe, in BizQuiz sichtbar zu sein, um Tests zuzuweisen. BizQuiz ist eine gamifizierte Testplattform von imc, die über LTI mit der imc Learning Suite verknüpft werden kann. -
BizQuiz Team
Ermöglicht es der Gruppe, in BizQuiz als Team sichtbar zu sein. BizQuiz ist eine gamifizierte Testplattform von imc, die über LTI mit der imc Learning Suite verknüpft werden kann. -
Organisator MS Teams
Nutzer können zu dieser Gruppe hinzugefügt werden, die als Organisator einer MS Teams-Sitzung fungieren kann. Dazu ist eine Lizenz des Classroom-Anbieters erforderlich. -
MS Teams-Moderator:
Das Hinzufügen von Nutzern zu dieser Gruppe ist möglich, die als Moderator in einer MS Teams-Sitzung fungieren kann. Dazu ist eine Lizenz des Classroom Providers erforderlich. -
Zertifizierungskorrektor-Gruppe:
Nutzer dieser Gruppe können auch Zertifizierungen außerhalb der Nachfrist bearbeiten. -
imc Express:
Nutzer dieser Gruppe können auf imc Express zugreifen, um Inhalte zu erstellen und zu verwalten. Diese Gruppe stellt sicher, dass nur autorisierte Nutzer folgende Aktionen ausführen können:-
Nahtlos zu imc Express navigieren, ohne sich erneut authentifizieren zu müssen
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Erstellen, verwalten und veröffentlichen Sie Inhalt, die auf ihre Rollen und Berechtigungen zugeschnitten sind.
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Systemgruppen
Systemgruppen werden zur Verwaltung von Nutzerrollen verwendet. In Kombination mit Organisationseinheiten (OE) können Systemgruppen zur Darstellung und Verwaltung der Organisationsstruktur verwendet werden.
OE
Organisationseinheiten (OE) sind eine Möglichkeit, Personen in Hierarchien zu strukturieren. Für jede Gruppe kann ein Vorgesetzter festgelegt werden, der dann automatisch Zugriff auf die Nutzer erhält, die der Gruppe hinzugefügt wurden, und bestimmte Vorgänge für diese ausführen kann (Beziehung zwischen Vorgesetztem und Mitarbeiter). Hierarchische Einheiten können über das Menü „Mitarbeiter” eingesehen werden.
Zielgruppe
Beim Anlegen und Bearbeiten von Zielgruppen können Nutzer über Regeln einer Zielgruppe zugeordnet oder als Ausnahme definiert werden. Neben der Tab „Beschreibung“, die allgemeine Informationen zur Zielgruppe enthält, stehen zwei weitere Tabs zur Verfügung: „Regeln“ und „Ausnahmen“. Zielgruppen können beispielsweise für die automatische Kursbuchung verwendet werden. Alle einer Zielgruppe zugeordneten Nutzer werden automatisch für einen Kurs gebucht.
Registerkarte „Regeln“
Auf der Registerkarte „Regeln“ kann ein komplexer Satz von Regeln und Bedingungen gespeichert werden, aus denen später die der Zielgruppe zugewiesenen Nutzer abgeleitet werden können. Eine Regel ist der Rahmen, in dem die Bedingungen definiert werden. Es werden zwei verschiedene Arten von Regeln unterschieden:
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Einschließende Regel: Alle Nutzer, die die Bedingungen dieser Regel erfüllen, werden später in die Zielgruppe aufgenommen.
-
Ausschließende Regel: Die Nutzer, die die Bedingungen dieser Regel erfüllen, werden ausdrücklich aus der Zielgruppe ausgeschlossen.
Welche der beiden Regelarten verwendet wird, hängt davon ab, welche Nutzer in der Zielgruppe vorhanden sein sollen. Wenn eine Regel erstellt wurde, können verschiedene Bedingungen hinzugefügt werden, die durch ein logisches „UND“ miteinander verbunden sind. Mehrere Regeln eines Regelsatzes sind durch ein logisches „ODER“ miteinander verbunden. Hierfür steht eine Vielzahl von Auswahlkriterien zur Verfügung: Kursgruppen, Lernpfade, Kursvorlagen, Kurse, Skills, Jobprofile, Gruppen und Nutzerattribute.
Je nach Auswahl des Kriteriums können verschiedene Vergleichsoperatoren verwendet werden. So veranschaulichen beispielsweise die folgenden Szenarien:
Eine Zielgruppe sollte aus Nutzern bestehen, die
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vor mindestens fünf Monaten einen Kurs aus einer ausgewählten Kursgruppe erfolgreich abgeschlossen haben
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einen ausgewählten Lernpfad vor dem 31. Dezember 2011 erfolgreich beendet haben
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nach dem 31. Dezember 2011 einen Kurs aus einer ausgewählten Kursvorlage mit der Versionsnummer 1.0 erfolgreich abgeschlossen haben
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einen ausgewählten Kurs vor dem 31. Dezember 2011 erfolgreich beendet haben
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eine nominierte Skill mit mindestens 80 Punkten haben
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ein ausgewähltes Jobprofil haben
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zu einer ausgewählten Systemgruppe, Organisationseinheit oder Zielgruppe gehören
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entsprechen / entsprechen nicht einem bestimmten Wert eines Personenattributes
Aus dieser Konfiguration lassen sich auch sehr komplexe Zielgruppenformationen definieren. Da eine Zielgruppe genau eine andere Zielgruppe enthalten kann, können sich verschachtelte Strukturen ergeben.
Registerkarte „Ausnahmen”
In einigen Fällen ist es erforderlich, dass Ausnahmen für die definierten Regeln erstellt werden können. Beim Hinzufügen von Direktzuweisungen kann entschieden werden, ob es sich um eine inklusive oder eine exklusive Direktzuweisung handelt:
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Inklusive Ausnahme: Nutzer, die eingeschlossen sind, gehören immer zur Zielgruppe, unabhängig davon, ob sie die Bedingungen auf der Registerkarte „Regeln“ erfüllen oder nicht.
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Ausschließliche Ausnahme: Ausgeschlossene Nutzer werden nicht in die Zielgruppe aufgenommen, wenn sie alle Bedingungen erfüllen.
Die Aufnahme oder der Ausschluss von Nutzern kann manuell durch Auswahl der Nutzer aus einem Pop-up-Fenster oder durch Import erfolgen. In beiden Fällen können zusätzliche Informationen definiert werden, wie z. B. ein Grund oder ein Kommentar zur Erstellung einer Ausnahme.
Bei der Verwendung von Regeln und Bedingungen zusammen mit Ausnahmen wird eine spezielle Verarbeitungssequenz beachtet:
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Direktzuweisung steht über allen anderen Regeln und Bedingungen und hat immer Vorrang, wobei eine Direktzuweisung immer wichtiger ist als eine Einschränkung.
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Bei Regeln und Bedingungen ist der Ausschluss immer wichtiger als die Einbeziehung von Nutzern.
CSV-Import
Es ist möglich, Gruppen über eine CSV-Datei zu erstellen oder zu aktualisieren. Die folgenden Metadaten können bereitgestellt werden:
Ein explizites Löschen von Werten wird nicht berücksichtigt. Wenn Sie den Wert für eine bestimmte Spalte leer lassen, bleibt der vorherige Wert erhalten.
Eine Basis-Validierung für Freigaben und Beschränkungen der Gruppe wird berücksichtigt, sodass Änderungen an Objekten verboten sind, wenn dieselbe Änderung über die Schnittstelle nicht zulässig wäre.
Der für diesen Import verwendete Trennzeichen ist auf Mandanten-Ebene konfigurierbar, Tab "Einstellungen", Abschnitt "Import".
Importieren der Dateistruktur
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Beispiel für eine Importdatei, die Kommas als Trennzeichen verwendet: exampleGroupImport_comma.csv
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Beispiel einer Importdatei, die Semikolons als Trennzeichen verwendet: exampleGroupImport_semikolon.csv
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Beispiel einer Importdatei, die Tabulatoren als Trennzeichen verwendet: exampleGroupImport_tab.csv
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Beispiel einer Importdatei, die Pipe als Trennzeichen verwendet: exampleGroupImport_pipe.csv
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Spaltenname |
Details |
Datenvalidierung |
|---|---|---|
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External ID |
Obligatorisch |
Diese Spalte ist sowohl für die Erstellung als auch für die Aktualisierung von Gruppen obligatorisch. Wenn die aktualisierte Gruppe ursprünglich keine externe ID hat, erhält sie nach der Aktualisierung durch den Import auch die angegebene externe ID. |
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Internal ID |
Optional, wenn die externe ID angegeben wurde. |
Kann nicht zum Erstellen von Gruppen verwendet werden. Kann nur zum Aktualisieren bestehender Gruppen verwendet werden. |
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Group Type |
Obligatorisch |
Einer von zwei möglichen Werten:
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External Parent ID |
Nicht obligatorisch |
Diese ID muss eine gültige Gruppen-ID für eine Gruppe sein, die entweder bereits im System vorhanden ist oder in einer vorherigen Zeile desselben Imports eingeführt wurde. Wird verwendet, um festzulegen, dass die Gruppe mit der angegebenen ID in der Baumstruktur für die importierte Gruppe zum übergeordneten Element wird. |
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Internal Parent ID |
Nicht obligatorisch |
Diese ID wird verwendet, um die interne übergeordnete ID der Gruppe anzugeben, die als übergeordnete Gruppe für die importierte Gruppe festgelegt werden soll. |
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Type of role |
Obligatorisch |
Einer von 2 möglichen Werten → Funktionsreferenz:
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Group code |
Nicht obligatorisch |
NA 500 Zeichen langer Text und numerischer Eintrag |
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Function |
Nicht obligatorisch |
Administrator Gruppe: ADMINISTRATOR_GROUP_PURPOSE_ID = 1
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Initial homepage |
Nicht obligatorisch |
Die ID des Navigationseintrags, der als Startseite für die entsprechende Gruppe verwendet werden soll. Gilt nur für Systemgruppen. |
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Relevant to validation |
Nicht obligatorisch |
Wenn die Spalte nicht vorhanden oder leer ist, wird das Validierungsrelevante Flag auf FALSE gesetzt. |
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Location settings |
Nicht obligatorisch |
Mögliche Werte: Add, Remove, Replace. Default is Replace. Standardwert ist Replace.
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Location 1 |
Nicht obligatorisch |
Die Spalte wird für jeden anzugebenen Standort wiederholt. Pro Spalte kann ein einzelner Wert angegeben werden, der dupliziert werden kann. Die ID muss angegeben werden. |
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Location comment 1 |
Nicht obligatorisch |
Dies ist ein Textfeld, das den Kommentar für einen bestimmten Standort enthalten muss. Idealerweise können wir Standort, Kommentar, Standort, Kommentar angeben, sodass alle notwendigen Standorte zusammen mit ihren Kommentaren angegeben werden können. |
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Abbreviation |
Nicht obligatorisch |
Maximal 100 Zeichen. Gilt nur für Geschäftsbereiche. |
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Supervisor |
Nicht obligatorisch |
Ein Feld mit mehreren Werten, in dem die Vorgesetzten anhand ihres Nutzernamens angegeben werden können (durch Kommas getrennte Liste von Anmeldenamen). Gilt nur für Organisationseinheiten. Wenn in der Konfiguration Kommas als Trennzeichen verwendet werden sollen, müssen die mehreren Nutzernamen in Anführungszeichen gesetzt werden, z. B. „Nutzername_1, Nutzername_2“. |
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Deputy |
Nicht obligatorisch |
Ein Feld mit mehreren Werten, in dem die Vertretung anhand ihres Nutzernamens angegeben werden kann. Gilt nur für Organisationseinheiten. |
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Deputy without access |
Nicht obligatorisch |
Ein Feld mit mehreren Werten, in dem die Vertretung ohne Zugriff anhand seines Nutzernamens angegeben werden kann. Gilt nur für Organisationseinheiten. |
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Status |
Nicht obligatorisch |
Es können zwei mögliche Werte angegeben werden: Aktiv oder Inaktiv. Wenn die Spalte nicht vorhanden oder leer ist, wird der Wert Aktiv angewendet. |
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Start date |
Nicht obligatorisch |
ISO-Datums- und Zeitformat. |
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Expiration date |
Nicht obligatorisch |
ISO-Datums- und Zeitformat |
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Language 1 |
Nicht obligatorisch |
Ein Sprachcode wird verwendet, um die Sprache anzugeben, für die der Name in der nächsten Spalte definiert ist. |
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Name 1 |
Nicht obligatorisch |
Der Name der Gruppe, die für die in der vorherigen Spalte angegebene Sprache angewendet wird. |
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Description 1 |
Nicht obligatorisch |
Die Beschreibung der Gruppe in der angegebenen Sprache. |
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Goals 1 |
Nicht obligatorisch |
Die für die Gruppe festgelegten Ziele. Textattribut. Gilt nur für Geschäftsbereiche. |
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Achievements 1 |
Nicht obligatorisch |
Die Erfolge der Gruppe. Gilt nur für Geschäftsbereiche. |
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Language 2 |
Nicht obligatorisch |
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Name 2 |
Nicht obligatorisch |
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Description 2 |
Nicht obligatorisch |
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Goals 2 |
Nicht obligatorisch |
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|
Achievements 2 |
Nicht obligatorisch |
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Bearbeiten
Finale Version
Diese Funktion ist nur für Zielgruppen verfügbar. Es können eine oder mehrere Zielgruppen ausgewählt und der Status auf „finale Version“ gesetzt werden. Erst wenn eine Zielgruppe als final markiert wurde, kann sie für die automatische Registrierung in den Teilnehmermanager von Kursen und Kursvorlagen verwendet werden. In diesem Fall sind die Zielgruppen auch nur mit eingeschränkter Kapazität editierbar, Regeln und Bedingungen können nicht mehr geändert werden, Direktzuweisungen können jedoch weiterhin definiert oder modifiziert werden. Werden dennoch Regeln oder Bedingungen in einer finalen Version geändert, kann eine Aktualisierung durch die Übertragung aus einer anderen Zielgruppe erfolgen.
Übertragen
Diese Funktion ist nur für Zielgruppen verfügbar. Regeln und Bedingungen können von einer Zielgruppe auf eine andere übertragen werden. Dazu wird die Zielgruppe, aus der die Einstellungen übertragen werden sollen, markiert und anschließend die Funktion ausgeführt. Schließlich öffnet sich ein Popup-Fenster, in dem die Zielgruppe ausgewählt werden muss, auf die die Einstellungen übertragen werden sollen.
Löschen
Nutzer-Zuweisung
Bei der Verwaltung von Gruppen kann über das Symbol „Nutzerbeweisung“ eine Liste aller Nutzer geöffnet werden. Die Liste enthält Nutzer, die zu einer zuvor ausgewählten Systemgruppe oder BU gehören. Es können weitere Nutzer hinzugefügt oder bestehende entfernt werden. Die Funktion ist auch umgekehrt in der Organisation verfügbar, wo Gruppen für einen Nutzer hinzugefügt oder entfernt werden können. Da zuvor Gruppenfreigaben für die Navigation und für Funktionen konfiguriert wurden, führt das Hinzufügen eines Nutzers in der Regel zur Anpassung seiner Systemberechtigungen. Bei der Erstellung eines Nutzers wird dieser je nach Systemkonfiguration bereits einer oder mehreren Gruppen zugewiesen.
Wenn eine große Anzahl von Nutzern einer Gruppe hinzugefügt oder aus einer Gruppe entfernt werden soll, empfiehlt es sich, diese Funktion mithilfe einer CSV-Nutzerliste durchzuführen, die zu diesem Zweck hochgeladen werden muss. Die Liste muss mit einem eindeutigen Identifikator (z. B. Nutzer-ID oder E-Mail-Adresse) beginnen und die Werte (z. B. IDs oder E-Mail-Adressen) der einzelnen Nutzer auflisten.
Beispieldatei: userlist.csv
Da die Nutzer automatisch in Zielgruppen generiert werden, ist eine manuelle Zuweisung auf diesem Level nicht möglich. Stattdessen können jedoch die Nutzer der generierten Zielgruppe durch Klicken auf den Menüpunkt „Teilnehmerliste anzeigen“ angezeigt werden. Die angezeigte Tabelle kann als CSV-Datei exportiert werden.
Zielgruppe generieren
Diese Funktion ist nur für individuell nominierte Zielgruppen verfügbar. Durch Anklicken werden die Systemnutzer anhand der konfigurierten Regeln und Bedingungen durchsucht und entsprechend der Zielgruppe zugeordnet. Je nach Anzahl der Systemnutzer und Komplexität der Regeln und Bedingungen kann die Generierung einige Zeit in Anspruch nehmen. Nach erfolgreicher Generierung wird eine Bestätigungs-E-Mail versendet, sodass das Ergebnis über Nutzerzuweisung → Anzeige kontrolliert werden kann.
Der Prozess der Generierung von Zielgruppen kann auch automatisch in regelmäßigen Abständen (Cron-Job) durchgeführt werden.
Freigaben
Zugriff auf Navigation und Funktionen
Für jede Gruppe kann festgelegt werden, welche Navigationselemente für die Mitglieder sichtbar sind und welche Funktionen sie innerhalb der Navigationselemente finden.
Beispiel: Tutor erhält Zugriff auf den Kursmanager, darf jedoch keine bestehenden Kurse bearbeiten oder löschen, sondern nur den Teilnehmermanager öffnen und bearbeiten.
Für jede Gruppe kann die vollständige Navigationsstruktur auf einer neuen Seite angezeigt werden. Es ist möglich, vollständigen Zugriff auf alle Navigationselemente und deren jeweilige Funktionen zu gewähren. Alternativ können bestimmte Freigaben ausgewählt werden, um den maximalen Umfang der für die Gruppe verfügbaren Funktionen einzuschränken. Für jedes Navigationselement stehen bestimmte Freigaben zur Verfügung, die je nach den in einem bestimmten Fall verfügbaren Funktionen variieren.
Sobald die Gruppe für eine neue Rolle erstellt wurde, werden die Navigationszugriffsrechte einfach gewährt, indem die Gruppe markiert und auf das Symbol „Zugriff auf Navigationen und Funktionen” geklickt wird.
Nach dem Anklicken wird auf dem Bildschirm eine Darstellung der Systemnavigation angezeigt, wobei Häkchen in der Spalte „Alle“ verwendet werden, um Zugriffsrechte für Navigationskategorien, Strukturen und Menüs zu gewähren. Wenn nur bestimmte Funktionen eines Menüs bereitgestellt werden sollen, kann das Checkbox „Spezifische Berechtigungen“ aktiviert werden, um alle verfügbaren Aktionen innerhalb der Funktion anzuzeigen.
