Nutzerstatus - aktiv, passiv und gelöscht

Jedes Nutzerkonto in der imc Learning Suite hat den Authentifizierungsstatus "Aktiv" oder "Passiv". Davon hängt ab, ob die Person Zugang zur Plattform hat. Mit dem Löschen ist ein Konto endgültig beendet: Der Datensatz wird entweder anonymisiert oder vollständig entfernt.

Auf einen Blick

Aktive und passive Nutzende

Gespeichert ist der Status im Personenattribut "Authentifizierungsstatus" mit den Werten "Aktiv" und "Passiv". Für passive Nutzende sind auch die Bezeichnungen deaktiviert oder deregistriert üblich. Die Administration kann den Authentifizierungsstatus im Nutzerprofil ändern, etwa um selbstregistrierte Nutzende auf "Aktiv" zu setzen.

Der passive Status hat noch weitere Folgen. Bei Kursen mit dem Metatag "Automatische Stornierung inaktiver Nutzer" (ID 11813) storniert der Job "CancelInactiveUsersJob" die nicht abgeschlossenen Buchungen der Person. Ist "Nur aktive Gruppenmitglieder anzeigen" im Konfigurationsmanager – Nutzer gesetzt, sind passive Konten in den Nutzerlisten der Gruppenverwaltung ausgeblendet.

Automatische Passivierung

Über zwei Einstellungen auf dem Tab "Zugriff und Sicherheit" der Mandantenverwaltung werden Nutzende automatisch passiviert. Die Umstellung übernimmt der geplante Job "Benutzer beenden". Er prüft die Ablaufdaten und setzt Nutzende entsprechend der Konfiguration im Mandanten auf passiv.

Nach der letzten Anmeldung

"Passiviere alle Benutzer x Tage nach der letzten Anmeldung (max. 4 Zeichen)" setzt Nutzende auf passiv, die sich seit der festgelegten Anzahl Tage nicht angemeldet haben. Wer sich nie angemeldet hat, wird ebenfalls passiv, sobald die Frist seit dem Anlegen des Kontos abgelaufen ist. Ein Beispiel mit 90 Tagen: Liegt die letzte Anmeldung höchstens 90 Tage zurück, bleiben Nutzende aktiv. Liegt sie länger zurück, werden sie passiv. Auch der Konfigurationsmanager – Nutzer enthält eine entsprechende Einstellung, "Alle Nutzer x Tage nach der letzten Anmeldung passivieren".

Nach dem letzten prognostizierten persönlichen Enddatum

"Passiviere Benutzer x Tage nach dem letzten prognostizierten persönlichen Enddatum (max. 4 Zeichen)" setzt Nutzende auf passiv, die während der festgelegten Anzahl Tage keine aktive Buchung hatten. Eine Buchung gilt als aktiv, solange das aktuelle Datum vor ihrem prognostizierten Enddatum liegt. Ist kein Wert eingetragen, werden Nutzende des Stamm-Mandanten auf dieser Grundlage nicht passiviert. Als letztes prognostiziertes persönliches Enddatum gilt das späteste der folgenden Daten über alle Kurse und Lernpfade der Person:

• Datumsabhängiger Kurs, Status "Gebucht": Enddatum des Kurses

• Datumsabhängiger Kurs, Status "In Bearbeitung", "Bestanden" oder "Nicht bestanden": persönliches Enddatum

• Kurs mit Nutzungsdauer, Status "Gebucht": Buchungsdatum plus Kursdauer

• Kurs mit Nutzungsdauer, Status "In Bearbeitung", "Bestanden" oder "Nicht bestanden": persönliches Enddatum

Die Berechnung berücksichtigt den Stamm-Mandanten der Person. Wer seit dem Anlegen des Kontos nie auf einen Kurs oder Lernpfad gebucht war, wird nach Ablauf der Frist passiv.

Terminierte Deregistrierung

Die Funktion "Terminierung" in der Nutzerverwaltung beschränkt den Zugang auf einen bestimmten Zeitraum und legt fest, wann Nutzende deregistriert werden. Welche Deregistrierungsarten zur Verfügung stehen, bestimmt der "Beendigungsmodus" im Konfigurationsmanager – Nutzer. Bei manueller Deregistrierung deaktiviert die Administration die Person an dem Datum, das im Profilattribut "deactivationtime_proposed" steht. Bleibt das aus, erscheint im Profil ein gelbes Quadrat. Bei automatischer Deregistrierung wird die Person an diesem Datum von selbst deaktiviert. Die Option "Keine" steht immer zur Verfügung. Mit ihr wird die Person über die Terminierung nie deaktiviert.

Anmeldesperre

Die Anmeldesperre sperrt ein Nutzerkonto nach einer festgelegten Anzahl aufeinanderfolgender Fehlversuche. Standardmäßig dauert eine Sperre 30 Minuten. Die Zahl der Versuche und die Sperrdauer werden unter "Anzahl der Versuche" im Konfigurationsmanager – Sicherheit festgelegt. Gesperrte Konten erscheinen in einer Liste. Dort lässt sich die Sperre mit "Markierte Anmeldeversuche zurücksetzen" oder "Alle zurücksetzen" aufheben. Schlägt eine Anmeldung fehl, erscheint immer dieselbe allgemeine Meldung, unabhängig davon, ob der Anmeldename nicht existiert, das Kennwort falsch ist oder das Konto gesperrt ist. Die Anmeldesperre gilt nur bei lokaler Authentifizierung. Bei Single Sign-on (SSO) oder einem anderen externen Identity Provider verwaltet der Identity Provider die Sperren selbst.

Löschen

"Löschen" in der Nutzerverwaltung löscht die markierte Person. Was mit dem Datensatz geschieht, legt der Abschnitt "Datenschutz" auf dem Tab "Zugriff und Sicherheit" des Mandanten fest:

• "Art der Benutzerlöschung": Anonymisierung, bei der der Lernverlauf erhalten bleibt, oder vollständige Löschung des gesamten Datensatzes

• "Foruminhalte entfernen": ersetzt die Foruminhalte der Person durch den Platzhalter "Inhalt entfernt", unabhängig von der Art der Löschung

• "Verzögerung der Ausführung von Löschaufträgen durch": schiebt die Löschung um die angegebene Zahl an Monaten hinaus

• "Lösche Benutzer x Tage nach Abmeldung": löscht deaktivierte Nutzende nach der festgelegten Anzahl Tage

In Teilnehmerlisten bleiben anonymisierte Teilnehmende als anonymer Eintrag stehen. Werden zwei Konten zusammengeführt, wird das Ausgangskonto deregistriert und möglicherweise anonymisiert.

Verzögerte Löschung

Dafür muss "Verzögerung der Ausführung von Löschaufträgen durch" größer als 0 sein. Beantragt eine Person dann die Löschung oder löst die Administration sie aus, wird die Person zum heutigen Datum plus der festgelegten Monate zur Löschung vorgemerkt. Ab diesem Zeitpunkt lässt sich die Löschung nicht erneut auslösen. Der Authentifizierungsstatus wird auf "Passiv" gesetzt, und die Administration kann ihn nicht mehr auf "Aktiv" zurücksetzen. Den letzten Schritt übernimmt der "DeleteUsersJob": Er entfernt alle Nutzenden, deren Löschdatum in der Vergangenheit liegt, entweder durch Anonymisierung oder durch vollständige Löschung. Siehe Cron Job Manager.

Auswirkung auf die Anmeldung

Aktive Nutzende melden sich über die für den Mandanten eingerichteten Authentifizierungsmethoden an. Nach einer Selbstregistrierung mit "Aktivierungsworkflow bei Selbstregistrierung einschalten" ist die Plattform erst nach einem Klick auf den Aktivierungslink in der E-Mail nutzbar. Mit der Deregistrierung endet der Zugang zur Plattform, passive Nutzende können sich also nicht anmelden. Eine Anmeldesperre blockiert die Anmeldung, bis sie abläuft oder manuell zurückgesetzt wird. Gelöschte Nutzende gibt es nicht mehr als identifizierbares Konto.

Zusammenspiel

Sind beide Passivierungseinstellungen konfiguriert, greifen sie in dieser Reihenfolge:

1. Zuerst wird die letzte Anmeldung geprüft. Ermittelt werden alle Nutzenden, deren letzte Anmeldung länger als die festgelegte Anzahl Tage zurückliegt.

2. Nur für diese Nutzenden wird zusätzlich das letzte prognostizierte persönliche Enddatum geprüft.

3. Passiv wird nur, wer beide Fristen überschreitet.

Beispiel aus der Mandantenverwaltung mit einem Anmeldezeitraum von 180 Tagen und einem Buchungszeitraum von 365 Tagen:

Nach der Passivierung greifen die Datenschutzeinstellungen:

1. Die Person ist passiv und hat keinen Zugang zur Plattform.

2. Sobald die Anzahl Tage aus "Lösche Benutzer x Tage nach Abmeldung" verstrichen ist, wird die Person gelöscht.

3. Je nach "Art der Benutzerlöschung" wird der Datensatz anonymisiert oder vollständig entfernt. Bei der Anonymisierung bleibt der Lernverlauf erhalten.

Typische Szenarien

Tipps & Tricks

• Einen Schalter zum Abschalten der Anonymisierung gibt es nicht. Sie ergibt sich aus der Deregistrierung, der Wartezeit bis zur Löschung und gegebenenfalls aus Regeln.

• Anonymisierte oder gelöschte Nutzende lassen sich nicht einfach reaktivieren. Die Datenschutzeinstellungen deshalb vor dem Aktivieren prüfen.

• Die Nummer hinter "Anonymized…" wird beim Löschen neu erzeugt und ist nicht die frühere Nutzer-ID.

• Verschwindet ein manuell gesetztes Löschdatum beim Speichern, haben Registrierungsregeln es entfernt. In dem Fall die Bedingungen der Regel erfüllen, die Person direkt manuell löschen oder die Regel anpassen lassen.

• Fehlen Nutzende nach einer Löschung oder Zusammenführung scheinbar in Berichten oder im Audit Log, stehen sie dort anonymisiert oder unter dem verbleibenden Konto.

• Sperren bei SSO im Identity Provider prüfen, nicht in der Anmeldesperre.

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