Meine Mitarbeiter im Überblick

Die Rolle des Managers/Vorgesetzten bietet die Möglichkeit, über die Funktion „Mitarbeiter“ die Schulungsprofile der Mitarbeiter einzusehen und mit ihnen zu interagieren. Die Beziehung zwischen Vorgesetztem und Mitarbeiter kann auf drei Arten hergestellt werden, darunter eine Eins-zu-Viele-Beziehung als Vorgesetzter einer Geschäftseinheit, der alle Mitarbeiter innerhalb der Geschäftseinheit sieht, und eine Eins-zu-Eins-Beziehung, die durch eine „Vorgesetzten-E-Mail”-Verknüpfung oder ein „Managerauswahl”-Attribut im Profil des Mitarbeiters hergestellt wird. Wenn eine Beziehung hergestellt ist, hat der Vorgesetzte in verschiedenen Funktionen, darunter im Menü „Mitarbeiter”, Einblick in seine Mitarbeiter.

Diese Seite enthält wertvolle Hinweise für Vorgesetzte zur Verwendung der Funktionen unter „Mitarbeiter“.

Mitarbeiterfunktionen

Der Hauptbereich, in dem Vorgesetzte ihre Mitarbeiter einsehen und mit deren Schulungsunterlagen interagieren können, ist das Menü „Mitarbeiter“ unter der Rollenkategorie „Manager“. Wie oben erwähnt, werden hier diejenigen Nutzer angezeigt, bei denen das LMS eine Vorgesetzten-Mitarbeiter-Beziehung festgestellt hat.

Suche nach Nutzer-Datensätzen in „Mitarbeiter“

Die Suche nach Mitarbeitern kann durch einfache Eingabe eines „Suchbegriffs“ in Bezug auf den Namen eines Mitarbeiters in das Suchfeld und Anklicken der Schaltfläche „Suchen“ erfolgreich abgeschlossen werden. Wenn ein Vorgesetzter eine große Anzahl von Mitarbeitern hat (z. B. ein Abteilungsleiter mit vielen Unterabteilungen und Teams), können Sie durch Klicken auf die Schaltfläche „Filter“ Mitarbeiter anhand bestimmter Kriterien anzeigen lassen, darunter ausgewählte Jobprofile, Vorname, Nachname, ID und Login, bei dem es sich häufig um die E-Mail-Adresse handelt.

Standardmäßig werden zunächst nur 10 Mitarbeiterdatensätze geladen. Am unteren Rand des Bildschirms haben Sie die Möglichkeit, weitere Ergebnisse zu laden.

Neue Nutzer unter „Meine Mitarbeiter“ erstellen

Eine optionale Einstellung im Menü „Mitarbeiter“ ist die Schaltfläche „Neuen Benutzer erstellen“ oben rechts, mit der der Supervisor direkt Benutzerkonten erstellen kann. Wenn das LMS über eine vorhandene Benutzerdatenschnittstelle verfügt, die zum Erstellen von Benutzerkonten verwendet wird, muss diese Schaltfläche „Neuen Benutzer erstellen“ mit Vorsicht verwendet werden, da sonst doppelte Benutzerkonten erstellt werden können. Wenn doppelte Konten auftreten, muss ein Systemadministrator eine Kontenzusammenführung durchführen.

Durch Klicken auf die Schaltfläche „Neuen Benutzer erstellen“ wird ein neuer Bildschirm mit einer Benutzerprofilseite (Registrierung (Vorgesetzter)) mit auszufüllenden Attributfeldern geöffnet. Um einen neuen Benutzer zu erstellen, füllen Sie einfach die Attributfelder aus. Sobald alle Pflichtattribute ausgefüllt sind, wird die Schaltfläche „Benutzer erstellen“ unten nicht mehr ausgegraut angezeigt. Nachdem der Nutzer erstellt wurde, klicken Sie auf „← Zurück“, um zum Menü „Mitarbeiter“ zurückzukehren, wo der neue Nutzer angezeigt wird, wenn der eingegebene Wert für „E-Mail des Vorgesetzten“ mit Ihrem übereinstimmt.

Tipps & Tricks

• Wenn Sie keinen Zugriff auf die Rollenkategorie „Manager“ oder das Menü „Mitarbeiter“ haben, sind Sie wahrscheinlich nicht der Gruppe „Vorgesetzte“ zugeordnet. Wenden Sie sich dazu bitte an Ihre Systemadministration.

• Wenn Sie unter „Mitarbeiter” keine Mitarbeiter sehen, aber in Ihrer Organisation Mitarbeiter haben, die Ihnen unterstellt sind, wenden Sie sich an Ihre Systemadministration, um den Benutzerdatenfeed zu überprüfen und festzustellen, ob eine Geschäftsbereichsgruppenstruktur vorhanden ist.

• Business Unit-Strukturen können entweder im XML- oder CSV-Format importiert werden, wobei bei CSV eine manuelle Zuweisung oder Regeln notwendig sind, um die Nutzer den Gruppen zuzuordnen. Diese Regeln können von imc-Beratern erstellt werden.

• Ein Vorgesetzter, der hier einen neuen Nutzer anlegt, kann erforderlich sein, wenn am ersten Arbeitstag eines Mitarbeiters noch kein LMS-Konto vorhanden ist. Bei der Erstellung eines Kontos empfiehlt es sich, die E-Mail-Adresse als Login einzugeben.

• Hinweis: Die Nutzerprofile können von imc-Kunden erfolgreich konfiguriert werden, sodass die Attribute zwischen den Systemen unterschiedlich aussehen können. Nutzerprofile können von imc-Kunden erfolgreich konfiguriert werden, sodass die Attribute zwischen den Systemen unterschiedlich aussehen können.

Mitarbeiter auf Kurse buchen 

Als Vorgesetzter von Mitarbeitern sind Sie nicht nur dafür verantwortlich, dass die für ihre Rolle erforderlichen Schulungsmaßnahmen oder Compliance-Anforderungen erfüllt werden, sondern auch dafür, dass die Mitarbeiter mit beruflichen Weiterbildungsmöglichkeiten gefördert werden. Aus diesem Grund ermöglicht die imc Learning Suite Vorgesetzten, ihre unterstellten Mitarbeiter für Kurse und Lernpfade zu registrieren. Es gibt mehrere Möglichkeiten, wie ein Vorgesetzter diese Buchung von Mitarbeitern vornehmen kann. Auf dieser Seite werden die einzelnen Methoden erläutert.

Katalog-Buchung

Wenn ein Vorgesetzter auf einen Katalog zugreift, hat er eine zusätzliche Option, mit der er seine Mitarbeiter direkt für Kurse und Lernpfade anmelden kann. Suchen Sie dazu einfach nach einer gewünschten Schulung und öffnen Sie die Detailbeschreibung, auf der sich direkt unter der Schaltfläche „Registrieren“ die Schaltfläche „Mitarbeiter anmelden“ befindet.

Durch Klicken auf „Mitarbeiter anmelden“ wird ein neues Fenster mit dem Titel „Mehrfachanmeldung“ geöffnet. Hier können Sie über das Dropdown-Menü im Feld „Zu buchende Teilnehmer“ die gewünschten Mitarbeiter für die Anmeldung auswählen. Nachdem Sie die gewünschten Mitarbeiter ausgewählt haben, können Sie optional ein „Fälligkeitsdatum“ festlegen, bis zu dem die Schulung abgeschlossen sein muss, und angeben, ob die Teilnahme optional, obligatorisch oder aus Compliance-Gründen erforderlich ist. Wenn Sie ein Fälligkeitsdatum festlegen, sind die Anmeldungen der Mitarbeiter für den Vorgesetzten im Bericht „Fälligkeitsdatum“ sichtbar und unterliegen E-Mail-Erinnerungen für nicht abgeschlossene Schulungen gemäß dem Eskalationsmodelle.

Anmeldung für einzelne Mitarbeiter

Suchen Sie im Menü „Mitarbeiter“ den Benutzer, der angemeldet werden muss, und klicken Sie auf die Schaltfläche mit den drei Punkten „...“ auf der rechten Seite, um verschiedene Optionen anzuzeigen. Hier gibt es zwei Möglichkeiten, den ausgewählten Mitarbeiter für die Schulung zu registrieren: „Mitarbeiter registrieren“ und „Mehrfachregistrierung“.

Mitarbeiter registrieren

Die Option „Mitarbeiter anmelden“ leitet den Vorgesetzten zum Katalog weiter, wo die Anmeldungen für den ausgewählten Mitarbeiter vorgenommen werden können. Hier sehen Sie oben auf der Seite den Namen des ausgewählten Mitarbeiters, der angibt, dass die Anmeldung für den angezeigten Mitarbeiter erfolgt. Um eine Anmeldung abzuschließen, suchen Sie einfach nach einer gewünschten Schulung, klicken Sie auf die Kachel, um die Beschreibung zu laden, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Mitarbeiter anmelden“.

Mehrfach-Buchungen

Die Option „Mehrfachbuchung“ öffnet einen neuen Bildschirm, in dem der Vorgesetzte einen oder mehrere Kurse aus einer Auswahlliste auswählen kann, für die der Mitarbeiter angemeldet werden soll. Es kann ein optionales „Fälligkeitsdatum“ festgelegt werden, bis zu dem der Mitarbeiter den Kurs absolvieren muss, und die Abschlussanforderung kann als optional, obligatorisch oder als Compliance gekennzeichnet werden. Sobald die gewünschten Kurse ausgewählt und die optionalen Fälligkeitsdaten eingegeben wurden, klicken Sie auf die Schaltfläche „Alle Buchen“.

Sammelbuchung von Mitarbeitern

Um mehrere Mitarbeiter für Kurse anzumelden, suchen Sie in „Mitarbeiter“ nach den gewünschten Mitarbeitern und aktivieren Sie das Kontrollkästchen. Wenn Sie mindestens einen Mitarbeiter ausgewählt haben, erscheint unten auf dem Bildschirm die Schaltfläche „Sammelbuchungg“. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Sammelbuchung“, um den Buchungsprozess für die ausgewählten Mitarbeiter zu starten.

Ein neuer Bildschirm „Mehrfachbuchung“ wird geladen, auf dem die ausgewählten Mitarbeiter angezeigt werden. Wählen Sie im Feld „Kurse“ den Kurs oder mehrere Kurse aus, für die Sie die ausgewählten Mitarbeiter registrieren möchten. Optional kann ein „Fälligkeitsdatum“ festgelegt werden, bis zu dem die Mitarbeiter den/die Kurs(e) absolvieren müssen, und die Abschlussanforderung kann als optional, obligatorisch oder Compliance gekennzeichnet werden. Sobald die gewünschten Kurse ausgewählt und die optionalen Fälligkeitsdaten eingegeben wurden, klicken Sie auf die Schaltfläche „Alle Buchen“.

Tipps & Tricks

• Die Buchung mehrerer Mitarbeiter über den Katalog muss einzeln beendet werden, wenn Buchungsformulare ausgefüllt oder Zahlungen geleistet werden müssen.

• Beim Registrieren von Mitarbeitern durch Vorgesetzte werden auch die erforderlichen Buchungsprozesse berücksichtigt.

Mitarbeiter mit Jobprofilen versehen 

Jobprofile sind eine hervorragende Möglichkeit, die für die Besetzung einer Position innerhalb des Unternehmens notwendigen Schulungs- und Kompetenzanforderungen visuell darzustellen. Die Lücken, die ein Mitarbeiter in seinen zugewiesenen Jobprofilen aufweist, dienen als Grundlage für Schulungspläne, um sicherzustellen, dass die Mindestanforderungen erfüllt werden. Wenn die Jobprofil-Landschaft einer Organisation im System abgebildet ist, ist die Zuweisung von „Zielen”-Jobprofilen eine hervorragende Methode, um die berufliche Entwicklung der Mitarbeiter zu fördern. In der Regel arbeiten die Berater von imc während der ersten Projektimplementierung mit den Kunden zusammen, um Geschäftsregeln zu erstellen, die Jobprofile automatisch auf der Grundlage übereinstimmender Benutzerprofilattribute zuweisen. Einige Kunden weisen Jobprofile auch mithilfe der von imc veröffentlichten APIs zu. Es gibt auch viele Mandanten, die Jobprofile manuell zuweisen, wobei diese Aufgabe häufig den Vorgesetzten obliegt. In diesem Abschnitt wird daher erläutert, wie ein Vorgesetzter seinen Mitarbeitern Jobprofile zuweisen kann.

Jobprofil-Zuweisung über „Mitarbeiter“

Vorgesetzte können ihren Mitarbeitern über das Menü „Mitarbeiter“ in der Navigationskategorie „Manager“ Jobprofile zuweisen. Suchen Sie einfach den gewünschten Mitarbeiter, klicken Sie auf die drei Punkte „...“ und wählen Sie die Option „Kompetenzprofil“.

Es wird ein neuer Bildschirm geladen, auf dem die bestehenden Jobprofile des Mitarbeiters angezeigt werden. Um ein neues Jobprofil hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche „+“ (Hinzufügen eines weiteren Jobprofils), um zur Seite „Jobprofil-Zuweisung“ zu gelangen.

Suchen Sie das gewünschte Jobprofil. Das Jobprofil kann über den Dropdown-Pfeil erweitert werden, um die notwendigen Skills anzuzeigen. Wenn Ihnen das Jobprofil zusagt, klicken Sie zur Bestätigung auf die Schaltfläche „+“. Daraufhin wird das „+“ zu einem grünen Häkchen und die Schaltfläche „Jobprofile zuweisen“ unten auf der Seite wird aktiviert. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Jobprofile zuweisen“, um die Zuweisung zu speichern.

Nachdem Sie auf die Schaltfläche „Jobprofile zuweisen“ geklickt haben, gelangen Sie zurück zum „Kompetenzprofil“ des ausgewählten Mitarbeiters, wo das neue Jobprofil angezeigt wird. Standardmäßig wird das Jobprofil als „Bestätigt“ festgelegt, was bedeutet, dass der Mitarbeiter Zugriff auf vielen Funktionen des Systems erlangt bzw. berücksichtigt wird, einschließlich Jobprofilberichten, Zielgruppenbedingungen, Voraussetzungen und allgemeinen Suchfiltern. Wenn Sie nicht möchten, dass das Jobprofil sofort als „Bestätigt“ gekennzeichnet wird, können Sie es über die Schaltfläche „...“ (Optionen anzeigen) ablehnen und es bleibt im Kompetenzprofil des Mitarbeiters erhalten. Wenn der Mitarbeiter mehrere Jobprofile hat, können Sie über die Schaltfläche „...“ (Optionen anzeigen) auch das primäre Jobprofil über das Optionsfeld „Hauptjobprofil“ festlegen.

Tipps & Tricks

• Die Jobprofile und Skills benötigen eine Lizenz, deren Verfügbarkeit nicht in allen Systemen gewährleistet ist.

• Wenn Sie das Menü „Meine Kompetenzen“ nicht sehen, wenden Sie sich an Ihre Systemadministration, um zu erfahren, ob Ihr System für das Modul lizenziert ist oder ob den Vorgesetzten absichtlich keine Zugriffsrechte zugewiesen wurden.

• Um Jobprofile hinzuzufügen, müssen Sie über eine Freigabe für vorhandene Jobprofile verfügen. Wenn Sie keine Jobprofile sehen, wenden Sie sich an Ihre Systemadministration.

• Wenn Sie ein Jobprofil zuweisen und auf „Ablehnen“ setzen, ist das Jobprofil für den Mitarbeiter weiterhin sichtbar, wird jedoch im System nicht berücksichtigt.

• imc bietet Schulungs- und Beratungsdienstleistungen zur Implementierung von Jobprofilen und Skills an. Bei Interesse wenden Sie sich bitte an Ihren imc-Kundenberater oder reichen Sie eine Supportanfrage ein.

Selbsteinschätzung von Skills von Mitarbeitern

Die Funktion „Skills“ wird von vielen Kunden von imc LMS mit kompetenzorientierten Schulungsanforderungen genutzt. Skills können für eine Vielzahl von Dingen verwendet werden, z. B. Kompetenzen, Qualifikationen, Lizenzen, Zertifikate oder persönliche Eigenschaften, und sind häufig für Jobprofile notwendig. Das Beenden von Schulungen und Bewertungen durch Vorgesetzte ist der gängigste Weg, wie Mitarbeiter Skills erwerben. Je nach Konfiguration des LMS ist es jedoch auch möglich, dass Mitarbeiter Skills sich selbst zuweisen und selbst bewerten. Die Selbstenschätzung von Skills wird häufig in Szenarien der persönlichen Entwicklung verwendet, z. B. zur Selbsteinschätzung eines Kompetenzrahmens vor der Bewertung durch den Vorgesetzten oder zur Erfassung externer Kompetenzen wie Lizenzen oder Qualifikationen. Über die Funktion „Mitarbeiter” kann der Vorgesetzte die Skills und Selbsteinschätzungen seiner Mitarbeiter einsehen. Auf dieser Seite wird erläutert, wie der Vorgesetzte selbsteingeschätzte Skills identifizieren und abschließende Bewertungen vornehmen kann.

Ermittlung des Qualifikationsniveaus der Mitarbeiter und Selbsteinschätzung

Vorgesetzte können die Skills ihrer Mitarbeiter über das Menü „Mitarbeiter“ einsehen, das in der Navigation der Rolle „Manager“ verfügbar ist. Suchen Sie einfach nach dem gewünschten Mitarbeiter, klicken Sie auf das Symbol mit den drei Punkten „...“ und wählen Sie die Option „Kompetenzprofil“.

Das „Kompetenzprofil“ des Mitarbeiters wird zunächst mit seinen Jobprofilen geladen, die erweitert werden können, um die zugewiesenen Skills anzuzeigen. Innerhalb eines Jobprofils können die Qualifikationsniveaus in drei Farben dargestellt werden, wobei Grün das erreichte Level, Orange eine Lücke zum notwendigen Level und Weiß das über dem notwendigen Level liegende Level anzeigt. Das blaue Markierungssymbol zeigt an, wo der Mitarbeiter seine Qualifikationsniveaus innerhalb seines Jobprofils selbst bewertet hat.

Die Registerkarte „Skills“ zeigt weitere Skills des Mitarbeiters an, die nicht in einem zugewiesenen Jobprofil enthalten sind. Diese Skills werden in der Regel durch den Abschluss einer Schulung oder durch selbst hinzugefügte und bewertete Angaben erworben. Das blaue Markierungssymbol und „Beantragt“ zeigen deutlich an, wo der Mitarbeiter Skills selbst bewertet hat oder wo Skills, die einer Genehmigung bedürfen, bewertet wurden.

Wenn Sie auf eine Fertigkeit klicken, einschließlich derjenigen innerhalb eines Jobprofils, öffnet sich eine Detailansicht mit drei Registerkarten. Die Registerkarte „Details“ beschreibt die Fertigkeit einschließlich der einzelnen Stufen, die Registerkarte „Bewertung“ dient zur Bewertung und die Registerkarte „Verlauf“ zeigt, wie und wann die Fertigkeitsstufen erreicht wurden.

Beurteilung der Qualifikationsniveaus der Mitarbeiter

Wenn Sie die Fähigkeiten eines Mitarbeiters im „Kompetenzprofil“ anzeigen, klicken Sie auf die Fähigkeit oder den Pfeil nach rechts „→“, um die Fähigkeit zu erweitern. Klicken Sie nach dem Erweitern auf die Registerkarte „Bewertung“, da hier die Fähigkeitsstufen geändert und Selbstbewertungen durch den Vorgesetzten vorgenommen werden können. Die Registerkarte „Bewertung“ zeigt die aktuelle Stufe des Mitarbeiters sowie alle selbstbewerteten Stufen, Kommentare und beigefügte Nachweise an. Hier kann der Vorgesetzte das erreichte Level ändern, einen Kommentar eingeben und weitere Nachweise anhängen. Um die Bewertung erfolgreich zu beenden, klicken Sie auf die Schaltfläche „Bewertung bestätigen“ am unteren Bildschirmrand.

Bei der Rückkehr zum „Kompetenzprofil“ wird die Fertigkeit nun im Jobprofil grün angezeigt, was auf ein bestätigtes Selbstbewertungs-Level hinweist.

Es ist ganz einfach, die Qualifikationsstufen Ihrer Mitarbeiter über „Mitarbeiter“ zu bewerten. Dies ist auch über E-Mail-Benachrichtigungen mit Bestätigungslinks möglich.

Hinzufügen einer Fertigkeit für einen Mitarbeiter

Zusätzlich zur Anzeige und Bewertung der Fähigkeiten eines Mitarbeiters in seinem „Kompetenzprofil“ ist es auch möglich, weitere Fähigkeiten „Hinzufügen“. Dies erfolgt auf der Registerkarte „Fähigkeiten“ über die Schaltfläche „+“, um „weitere Fähigkeiten zuzuweisen“.

Als Nächstes wird eine Liste aller Skills angezeigt, für die der Vorgesetzte eine Freigabe zum Anzeigen hat. Suchen Sie nach den gewünschten Skills, klicken Sie auf die Schaltfläche „+“, um sie zu markieren, und klicken Sie, sobald die gewünschten Skills ausgewählt sind, auf die Schaltfläche „Fähigkeiten zuweisen“ unten auf der Seite. Die Skills werden nun zum „Kompetenzprofil“ des Mitarbeiters hinzugefügt, wo sie wie oben beschrieben bewertet werden können.

Tipps & Tricks

• Bei der Erstellung von Skills sollten Sie die Freigaben berücksichtigen, wer das Hinzufügen von Skills vornehmen darf.

• Wenn Skills in einem externen System oder einer externen Datenquelle gespeichert sind, steht eine Funktion zum Importieren von Skills im CSV-Format zur Verfügung.

On-the-job Training Zuweisung

 On-the-job Training-Aufgaben bestehen aus einer oder mehreren Aufgaben, die der Mitarbeiter zu erledigen hat. Diese können direkt von einem Vorgesetzten/Administrator in „All Staff” zugewiesen oder als Bestandteil eines Kurses zugewiesen werden. Die Aufgaben selbst können unterschiedlicher Natur sein und reichen vom Ausfüllen einer einfachen Checkliste über die Zusammenarbeit mit einem Mentor bis hin zum Verfassen einer detaillierten Antwort, der Aufnahme eines Videos, der Durchführung einer Aktivität oder dem Hochladen einer Aufgabe.

Direkt zugewiesene Aufgaben eignen sich besonders gut für die digitale Erfassung, Vereinbarung und Nachverfolgung grundlegender Leistungspläne oder OKR-Ziele, da die Aufgaben auf jeden einzelnen Mitarbeiter zugeschnitten werden können. Im folgenden Abschnitt wird erläutert, wie ein Vorgesetzter seinen Mitarbeitern direkt On-the-job Training-Aufgaben zuweisen kann.

Zuweisung von On-the-job Trainings

Vorgesetzte können ihren Mitarbeitern über das Menü „Mitarbeiter“ unter der Navigationsleiste „Manager“ direkt On-the-Job-Trainings zuweisen. On-the-Job-Trainings können entweder einem einzelnen Mitarbeiter oder mehreren Mitarbeitern gleichzeitig zugewiesen werden. Die Zuweisung an einen einzelnen Mitarbeiter ist möglich, indem Sie auf die Schaltfläche „...“ klicken und die Option „On-the-Job-Training zuweisen“ auswählen. Die Zuweisung an mehrere Mitarbeiter erfolgt, indem Sie das Checkbox für die gewünschten Mitarbeiter aktivieren und dann auf die Schaltfläche „On-the-Job-Training zuweisen“ am unteren Rand der Seite klicken.

Der nächste Schritt besteht darin, eine On-the-job Training-Vorlage auszuwählen, die mindestens eine vordefinierte Aufgabe enthält, die später geändert werden kann. Klicken Sie einfach auf die gewünschte Vorlage, um fortzufahren.

In diesem Beispiel wird dem Mitarbeiter die „2022 OKR”-On-the-job Training zugewiesen.

Die On-the-job Training-Vorlage wird mit einem vordefinierten Titel und einer vordefinierten Beschreibung geladen, die geändert werden können, aber die vordefinierten Aufgaben können nicht geändert oder entfernt werden. Es muss ein Zeitraum angegeben werden, in dem das On-the-job Training erfolgreich beendet sein muss. Mit der Schaltfläche „Neue Aufgabe hinzufügen” kann der Vorgesetzte eigene Aufgaben erstellen, die seine Mitarbeiter erfolgreich beenden müssen.

Beim Hinzufügen neuer Aufgaben erscheint auf der rechten Seite des Bildschirms ein Popup-Fenster. Geben Sie hier den Namen der Aufgabe ein, legen Sie eine Dauer fest und beschreiben Sie, was notwendig ist. Die „Fortgeschrittenen Einstellungen“ steuern die Arbeitsabläufe, wie der Mitarbeiter und der Vorgesetzte mit der Aufgabe interagieren. Sobald die neue Aufgabe abgeschlossen ist, klicken Sie auf die Schaltfläche „Neue Aufgabe hinzufügen“, um sie zu speichern.

Die „Fortgeschrittenen Einstellungen“ werden im Folgenden erläutert:

• Anzahl der Versuche – Wie oft Mitarbeiter als erfolgreich beendet markieren können, wobei 0 unbegrenzt bedeutet.

• Mitarbeiter können Aufgaben als erledigt markieren – andernfalls muss der Vorgesetzte sie als erledigt markieren.

• Aufgaben können als bestanden oder nicht bestanden bewertet werden – wenn sie nicht aktiv sind, zählt nur die Fertigstellung.

• Notwendiges Datum und Uhrzeit bei Fertigstellung – Geben Sie beim Schließen von Aufgaben ein Fertigstellungsdatum ein.

• Eingabe von Ergebnissen in Prozent zulassen – Wenn eine detaillierte Abschlussbewertung erforderlich ist.

• Mitarbeitern Feedback eingeben lassen – Ermöglicht es Mitarbeitern, Kommentare an den Vorgesetzten zu richten.

• Mentor Feedback eingeben lassen – Ermöglicht es dem Vorgesetzten, Kommentare an Mitarbeiter zu senden.

• Mitarbeitern das Hochladen von Datendateien erlauben – Ermöglicht es Mitarbeitern, unterstützende Informationen zur Aufgabe hochzuladen.

• Mentor das Hochladen von Datendateien erlauben – Ermöglicht dem Vorgesetzten das Hochladen von unterstützenden Informationen zur Aufgabe.

Neu hinzugefügte Aufgaben werden angezeigt und können, wenn notwendig, weiter bearbeitet oder gelöscht werden. Sobald alle Details einschließlich der „Zeitspanne” festgelegt sind, klicken Sie zum Abschluss der Zuweisung auf die Schaltfläche „Zuweisen” in der oberen rechten Ecke.

Die On-the-Job-Training wurde nun dem Mitarbeiter zugewiesen, und es wurde wahrscheinlich automatisch eine Benachrichtigung versendet. An dieser Stelle wird der Vorgesetzte automatisch zur Detailansicht der On-the-Job-Training des Mitarbeiters weitergeleitet, wo bereits mit der Aktualisierung oder Bewertung des Fortschritts begonnen werden kann. Dies ist ideal, wenn Aufgaben direkt mit den Mitarbeitern besprochen und vereinbart werden.

Überwachung von On-the-job Training

Die laufende Überwachung der erfolgreichen Beendigung von On-the-job Training-Aufgaben kann in einer weiteren Funktion namens „Übersicht über die betreute Ausbildung“ erfolgen, in der alle offenen Aufgaben der Mitarbeiter zusammen angezeigt werden. Darüber hinaus können Benachrichtigungen verwendet werden, um den Vorgesetzten oder Mentor zu informieren, wenn der Mitarbeiter eine On-the-job Training-Aufgabe zur Bewertung erfolgreich abgeschlossen oder einen Kommentar abgegeben hat.

Tipps & Tricks

• On-the-Job-Training-Aufgaben sind eine lizenzierte Zusatzfunktion. Wenn Sie die Schaltflächen „On-the-Job-Training zuweisen” nicht sehen, erkundigen Sie sich bei Ihren Systemadministratoren, ob die Funktion erworben wurde oder ob die Gruppe „Supervisor” die Freigabe zum Zugriff auf die Funktion zur direkten Zuweisung erhalten hat.

• Wenn On-the-job Training-Aufgaben zugewiesen oder Aufgaben aktualisiert werden, einschließlich Feedback-Kommentaren, werden mehrere Benachrichtigungen ausgelöst. Wenn Sie keine Benachrichtigungen erhalten, wenden Sie sich an Ihr Systemadministration-Team, um sicherzustellen, dass diese aktiviert wurden.