Stornierungs-, Ausnahme-und Genehmigungsgründe

Die Funktion 'Einstellungen → Kommunikation → Stornierungs-, Ausnahme- und Genehmigungsgründe' listet die verfügbaren Gründe für Stornierung, Genehmigung, Ablehnung und Ausnahme auf, die in bestimmten Buchungsprozessen ausgewählt werden können. Diese Gründe sind konfigurierbar, werden in den Buchungsdaten einer Person zu einem bestimmten Kurs oder Lernpfad gespeichert und können häufig ausgewertet sowie in Benachrichtigungen verwendet werden. Die einzelnen Grundtypen werden im Folgenden beschrieben.

Funktionen des Managers für Stornierungs-, Ausnahme-und Genehmigungsgründe

Neu

Neu

Genehmigungsgrund

Genehmigungsgründe legen Standardauswahlwerte für Vorgesetzte oder die Administration fest, wenn diese Kursanfragen genehmigen. Die verfügbaren Einstellungen und Genehmigungstypen beim Anlegen oder Bearbeiten werden im Folgenden beschrieben.

Veranstalter

Schränkt die Auswahl des Grundes so ein, dass er nur für Schulungen ausgewählt werden kann, die von den zugewiesenen Veranstaltern durchgeführt werden. Die Veranstalterzuweisung erfolgt über ein Mehrfachauswahlfeld, wobei jede Kombination von Veranstaltern einem einzelnen Grund zugewiesen werden kann.

Alle Veranstalter

Ein Kontrollkästchen, das bei Aktivierung den Grund unabhängig von der individuellen Veranstalterauswahl allen Veranstaltern zuweist. Ist das Kontrollkästchen 'Alle Veranstalter' aktiv, ist das Mehrfachauswahlfeld für Veranstalter deaktiviert (ausgegraut).

Verhalten der Mehrfachauswahl

• Ist das Kontrollkästchen 'Alle Veranstalter' nicht aktiviert, können über ein Mehrfachauswahl-Pop-up ein oder mehrere Veranstalter ausgewählt werden. Nur die ausgewählten Veranstalter haben in ihren jeweiligen Prozessen Zugriff auf diesen Grund.

• Ist das Kontrollkästchen 'Alle Veranstalter' aktiviert, steht der Grund für alle Veranstalter zur Verfügung, und das Mehrfachauswahlfeld ist inaktiv.

• Ist das Kontrollkästchen 'Alle Veranstalter' nicht aktiviert und sind keine Veranstalter ausgewählt, steht der Grund nur für Kurse ohne zugewiesenen Veranstalter zur Verfügung.

Genehmigungstypen:

Einfachauswahl oder Mehrfachauswahl durch Gedrückthalten der 'Strg'-Taste, aus folgenden Optionen:

• Genehmigt durch die Administration: Die Anfrage wird von der Administration im Panel 'Buchungsanfragen' oder im Tab 'Anfragen' der Teilnehmerverwaltung genehmigt.

• Genehmigt durch Vorgesetzte: Die Anfrage wird im Panel 'Buchungsanfragen' entweder durch die direkt vorgesetzte Person (Attribut SUPERIOR_EMAIL), durch eine vorgesetzte Person der zugewiesenen Organisationseinheit(en) (OE) oder durch eine direkt ausgewählte vorgesetzte Person (Attribut SUPERIOR_ID) genehmigt.

• Genehmigt (Mehrfachgenehmigung): Die Anfrage wird im Bereich 'Buchungsanfragen' durch den im Mehrfachgenehmigungs-Workflow definierten Genehmigungsschritt (Vorgesetzte/Gruppe) genehmigt.

Status

Legt den Status des Grundes fest und ob er im Genehmigungsprozess ausgewählt werden kann.

• Aktiv: Der Grund kann ausgewählt werden.

• Inaktiv: Der Grund kann nicht ausgewählt werden.

Name

Der Name des Grundes, wie er Nutzenden bei der Genehmigung angezeigt und im System erfasst wird. Das Feld kann für jede aktivierte Systemsprache befüllt werden.

Existieren zu den Bedingungen passende Gründe, wird bei der Genehmigung einer Kursanfrage über das Panel 'Buchungsanfragen' (ID 173) ein Dialog angezeigt. Existieren keine passenden Genehmigungsgründe, wird das Auswahlfeld 'Genehmigungsgrund' nicht angezeigt, und nur das Textfeld kann befüllt werden.

Ablehnungsgrund

Ablehnungsgründe legen Standardbegründungen fest, wenn Vorgesetzte oder die Administration Kursanfragen ablehnen. Die verfügbaren Einstellungen und Ablehnungstypen beim Anlegen oder Bearbeiten werden im Folgenden beschrieben.

Veranstalter

Ablehnungsgründe legen Standardbegründungen fest, wenn Vorgesetzte oder die Administration Kursanfragen ablehnen. Die verfügbaren Einstellungen und Ablehnungstypen beim Anlegen oder Bearbeiten werden im Folgenden beschrieben.

Alle Veranstalter

Ein Kontrollkästchen, das bei Aktivierung den Grund unabhängig von der individuellen Veranstalterauswahl allen Veranstaltern zuweist. Ist das Kontrollkästchen 'Alle Veranstalter' aktiv, ist das Mehrfachauswahlfeld für Veranstalter deaktiviert (ausgegraut).

Verhalten der Mehrfachauswahl

• Ist das Kontrollkästchen 'Alle Veranstalter' nicht aktiviert, können über ein Mehrfachauswahl-Pop-up ein oder mehrere Veranstalter ausgewählt werden. Nur die ausgewählten Veranstalter haben in ihren jeweiligen Prozessen Zugriff auf diesen Grund.

• Ist das Kontrollkästchen 'Alle Veranstalter' aktiviert, steht der Grund für alle Veranstalter zur Verfügung, und das Mehrfachauswahlfeld ist inaktiv.

• Ist das Kontrollkästchen 'Alle Veranstalter' nicht aktiviert und sind keine Veranstalter ausgewählt, steht der Grund nur für Kurse ohne zugewiesenen Veranstalter zur Verfügung.

Ablehnungsarten

Einzelauswahl oder Mehrfachauswahl durch Halten der „Strg“-Taste mit den unten erläuterten Optionen:

• Abgelehnt vom Administrator: Die Anfrage wird im Panel „Buchungsanfragen“ oder auf der Registerkarte „Anfragen“ der Teilnehmerverwaltung von einem Administrator abgelehnt.

• Abgelehnt vom Vorgesetzten: Die Anfrage wird im Panel „Buchungsanfragen“ entweder vom direkten Vorgesetzten des Anfragenden (Attribut SUPERIOR_EMAIL), einem Vorgesetzten der ihm zugewiesenen BU-Gruppen oder einem direkt ausgewählten Vorgesetzten (Attribut SUPERIOR_ID) abgelehnt.

• Ablehnt (Mehrfachgenehmigung): Der Antrag wird im Bereich „Buchungsanfragen” durch den im Mehrfachgenehmigungsprozess (Vorgesetzter/Gruppe) definierten Genehmigungsschritt abgelehnt.

Status

Legt den Status der Priorität fest und ob sie im Prozess ausgewählt werden kann.

• Aktiv: Die Priorität kann ausgewählt werden.

• Inaktiv: Die Priorität kann nicht ausgewählt werden.

Name

Wird der Grund den Nutzern angezeigt, wenn eine Anfrage abgelehnt wird. Dieses Feld kann für alle aktivierten Systemsprachen ausgefüllt werden.

Wenn es passende Ablehnungsgründe gibt, die den Bedingungen entsprechen, wird ein Dialogfeld angezeigt, wenn eine Kursanfrage über das Panel „Buchungsanfrage“ (ID 173) abgelehnt werden soll. Dabei ist zu beachten, dass das Auswahlfeld „Grund für die Ablehnung“ nicht angezeigt wird, wenn keine passenden Ablehnungsgründe vorhanden sind, und nur das Textfeld ausgefüllt werden kann.

Stornierungsgrund

Bei der Stornierung von Kursen und Lernpfaden oder der Buchung von Teilnehmern zu diesen ist es möglich, vordefinierte Stornierungsgründe auszuwählen, um zu dokumentieren und zu kommunizieren, warum die Stornierung erfolgt ist. Die auswählbaren Stornierungsgründe können sich je nach Art der Stornierung, Zeitpunkt der Stornierung, Veranstalter des stornierten Trainings und Person, die die Stornierung vornimmt, ändern. Stornierungsgründe können auch mit Stornierungsgebühren in Kurstypen oder Kursvorlagen verknüpft werden, indem „stornierungsgrundabhängige” Bedingungen erstellt werden. Die verfügbaren Einstellungen und Arten von Stornierungen beim Erstellen oder Bearbeiten werden beschrieben:

Veranstalter

Ablehnungsgründe legen Standardbegründungen fest, wenn Vorgesetzte oder die Administration Kursanfragen ablehnen. Die verfügbaren Einstellungen und Ablehnungstypen beim Anlegen oder Bearbeiten werden im Folgenden beschrieben.

Alle Veranstalter

Ein Kontrollkästchen, das bei Aktivierung den Grund unabhängig von der individuellen Veranstalterauswahl allen Veranstaltern zuweist. Ist das Kontrollkästchen 'Alle Veranstalter' aktiv, ist das Mehrfachauswahlfeld für Veranstalter deaktiviert (ausgegraut).

Verhalten der Mehrfachauswahl

• Ist das Kontrollkästchen 'Alle Veranstalter' nicht aktiviert, können über ein Mehrfachauswahl-Pop-up ein oder mehrere Veranstalter ausgewählt werden. Nur die ausgewählten Veranstalter haben in ihren jeweiligen Prozessen Zugriff auf diesen Grund.

• Ist das Kontrollkästchen 'Alle Veranstalter' aktiviert, steht der Grund für alle Veranstalter zur Verfügung, und das Mehrfachauswahlfeld ist inaktiv.

• Ist das Kontrollkästchen 'Alle Veranstalter' nicht aktiviert und sind keine Veranstalter ausgewählt, steht der Grund nur für Kurse ohne zugewiesenen Veranstalter zur Verfügung.

Stornierungsarten

Einzelauswahl oder Mehrfachauswahl durch Halten der „Strg“-Taste mit den unten erläuterten Optionen:

• Selbststornierung: Der Grund kann ausgewählt werden, wenn ein Teilnehmer seine eigene Buchung storniert oder eine Stornierung beantragt. Dazu muss das Metatag „Stornierungsart“ (ID 10038) des Kurses oder Lernpfads entweder auf „Selbststornierung“ oder „Stornierungsantrag“ gesetzt sein.

• Fremdstornierung / Listenimport / Stornierung durch den Vorgesetzten: Der Grund kann ausgewählt werden, wenn die Stornierung manuell von einem anderen Nutzer oder durch eine Stapelverarbeitung durchgeführt wird.

• Absage eines Kurses: Der Grund kann ausgewählt werden, wenn ein Administrator den Metatag „Planungsstatus“ (ID 10072) des Kurses oder Lernpfads auf „Abgesagt“ ändert. Der Grund kann als Variable in eine Benachrichtigung über die Kursstornierung aufgenommen werden.

• Automatische Stornierung wegen nicht erfüllter Voraussetzungen: Auf dem Tab „Voraussetzungen“ können Regeln festgelegt werden, die die Bedingungen für die Selbstanmeldung eines Nutzers zu einem Kurs bestimmen. Mit den Metatags „Die Voraussetzungen müssen zum Zeitpunkt der Buchung erfüllt sein“ (ID 11838), „Automatische Stornierung aufgrund von nicht erfüllten Voraussetzungen“ (ID 11801) und „Fälligkeitsdatum für die Erfüllung der Pflichtvoraussetzungen“ (ID 12073) ist es möglich, die Selbstanmeldung für Nutzer, die die obligatorischen Bedingungen nicht erfüllen, vorübergehend zu aktivieren, sofern sie die Voraussetzungen bis zu einem festgelegten Datum erfüllen. Wenn der Nutzer die obligatorischen Bedingungen bis zum festgelegten Datum nicht erfüllt, kann er automatisch abbrechen. Für diesen Workflow sind die Cron jobs „PrerequisiteCheck“ und „PrerequisitesOverdueCancelJob“ notwendig.

• Automatische Stornierung von der Warteliste: Storniert automatisch die Nutzer, die sich noch auf der Warteliste befinden, wenn für den Kurs der Metatag „Automatische Stornierung von der Warteliste am Startdatum“ aktiviert und konfiguriert ist (z. B.: 3 Tage vor Kursbeginn werden alle Nutzer auf der Warteliste storniert). Für diesen Workflow muss der Zeitplan-Job (Cron) „WaitingListCancellationJob“ aktiviert sein.

• Automatische Stornierung inaktiver Nutzer: Löscht automatisch Nutzer mit unvollständigem Anmeldestatus (angemeldet, In Bearbeitung, Beantragt usw.), wenn sich ihr persönliches Attribut „Authentifizierungsstatus“ von „Aktiv“ zu „Passiv“ ändert. Für diesen Workflow muss der Zeitplan-Job (cron) „CancelInactiveUsersJob“ aktiviert sein.

Status

Legt den Status der Priorität fest und ob sie im Prozess ausgewählt werden kann.

• Aktiv: Die Priorität kann ausgewählt werden.

• Inaktiv: Die Priorität kann nicht ausgewählt werden.

Name

Wird der Grund bei einer Stornierung den Nutzern angezeigt. Dieses Feld kann für alle aktivierten Systemsprachen ausgefüllt werden.

Ausnahmegrund

Diese Gründe werden beim Workflow der automatischen Buchung für Kurse, Kursvorlagen und Lernpfade oder bei der Zuweisung von Zielnutzern verwendet.

Veranstalter

Ablehnungsgründe legen Standardbegründungen fest, wenn Vorgesetzte oder die Administration Kursanfragen ablehnen. Die verfügbaren Einstellungen und Ablehnungstypen beim Anlegen oder Bearbeiten werden im Folgenden beschrieben.

Alle Veranstalter

Ein Kontrollkästchen, das bei Aktivierung den Grund unabhängig von der individuellen Veranstalterauswahl allen Veranstaltern zuweist. Ist das Kontrollkästchen 'Alle Veranstalter' aktiv, ist das Mehrfachauswahlfeld für Veranstalter deaktiviert (ausgegraut).

Verhalten der Mehrfachauswahl

• Ist das Kontrollkästchen 'Alle Veranstalter' nicht aktiviert, können über ein Mehrfachauswahl-Pop-up ein oder mehrere Veranstalter ausgewählt werden. Nur die ausgewählten Veranstalter haben in ihren jeweiligen Prozessen Zugriff auf diesen Grund.

• Ist das Kontrollkästchen 'Alle Veranstalter' aktiviert, steht der Grund für alle Veranstalter zur Verfügung, und das Mehrfachauswahlfeld ist inaktiv.

• Ist das Kontrollkästchen 'Alle Veranstalter' nicht aktiviert und sind keine Veranstalter ausgewählt, steht der Grund nur für Kurse ohne zugewiesenen Veranstalter zur Verfügung.

Ausnahmetyp

Einzelauswahl oder Mehrfachauswahl durch Halten der „Strg“-Taste mit den unten erläuterten Optionen:

• Einschluss: Der Grund für die Aufnahme eines Benutzers zur automatischen Buchung zu einem Kurs, einer Kursvorlage oder einem Lernpfad, wenn dieser nicht zu einer zugewiesenen Gruppe oder einem Jobprofil gehört. Ebenso kann der Grund auf manuell eingeschlossene Benutzer angewendet werden, die einer Zielgruppe zugewiesen sind, wenn sie die Regelbedingungen nicht erfüllen.

• Ausschluss durch Administrator: Gründe, die ein Administrator auswählen kann, warum ein Nutzer nicht automatisch für ein Training angemeldet oder einer Zielgruppe zugewiesen werden muss, obwohl er die Bedingungen erfüllt.

• Ausschluss durch Vorgesetzte: Gründe, aus denen Vorgesetzte entscheiden können, dass ihre Mitarbeiter nicht automatisch für ein Training angemeldet werden müssen, obwohl sie die Bedingungen dafür erfüllen.

Status

Legt den Status der Priorität fest und ob sie im Prozess ausgewählt werden kann.

• Aktiv: Die Priorität kann ausgewählt werden.

• Inaktiv: Die Priorität kann nicht ausgewählt werden.

Name

Der Grund wird den Nutzern angezeigt, wenn eine Ausnahme gemacht wird. Dieses Feld kann für alle aktivierten Systemsprachen ausgefüllt werden.

Priorität für Mehrfachgenehmigungs-Workflow

Die Prioritäten können einem Genehmigungsschritt eines Mehrfachgenehmigungs-Workflows zugewiesen werden. Die Priorität hilft bei der Entscheidung, ob eine Buchung abgelehnt oder bewilligt werden soll.

Veranstalter

Ablehnungsgründe legen Standardbegründungen fest, wenn Vorgesetzte oder die Administration Kursanfragen ablehnen. Die verfügbaren Einstellungen und Ablehnungstypen beim Anlegen oder Bearbeiten werden im Folgenden beschrieben.

Alle Veranstalter

Ein Kontrollkästchen, das bei Aktivierung den Grund unabhängig von der individuellen Veranstalterauswahl allen Veranstaltern zuweist. Ist das Kontrollkästchen 'Alle Veranstalter' aktiv, ist das Mehrfachauswahlfeld für Veranstalter deaktiviert (ausgegraut).

Verhalten der Mehrfachauswahl

• Ist das Kontrollkästchen 'Alle Veranstalter' nicht aktiviert, können über ein Mehrfachauswahl-Pop-up ein oder mehrere Veranstalter ausgewählt werden. Nur die ausgewählten Veranstalter haben in ihren jeweiligen Prozessen Zugriff auf diesen Grund.

• Ist das Kontrollkästchen 'Alle Veranstalter' aktiviert, steht der Grund für alle Veranstalter zur Verfügung, und das Mehrfachauswahlfeld ist inaktiv.

• Ist das Kontrollkästchen 'Alle Veranstalter' nicht aktiviert und sind keine Veranstalter ausgewählt, steht der Grund nur für Kurse ohne zugewiesenen Veranstalter zur Verfügung.

Prioritätstypen:

• Genehmigungspriorität: eine Priorität, die als Entscheidungshilfe für die Genehmigung während eines Mehrfachgenehmigungs-Workflows ausgewählt werden kann.

• Ablehnungspriorität: eine Priorität, die als Entscheidungshilfe für die Ablehnung während eines Mehrfachgenehmigungs-Workflows ausgewählt werden kann.

Status

Legt den Status der Priorität fest und ob sie im Prozess ausgewählt werden kann.

• Aktiv: Die Priorität kann ausgewählt werden.

• Inaktiv: Die Priorität kann nicht ausgewählt werden

Wert

Ein zweistelliger Wert zur Abbildung der Priorität, zum Beispiel 1 = hoch, 2 = mittel, 3 = niedrig

Name

Der Name der Priorität, wie er Nutzenden beim Ausführen eines Mehrfachgenehmigungs-Workflows angezeigt wird. Das Feld kann für jede aktivierte Systemsprache befüllt werden.

Bearbeiten

Bearbeiten

Löschen

Löschen

Freigaben

Freigabe

Tipps & Tricks

• Bei neuen Systemen sollten die Standardeinstellungen für 'Status' und 'Veranstalter' der Standardgründe geprüft werden, um festzulegen, welche auf 'Aktiv' gesetzt werden müssen.

• Berechtigungen sind wichtig, um festzulegen, welche Nutzenden oder Gruppen Gründe sehen und bearbeiten können.

• Vielen Kursreports auf dem Bildschirm kann eine Spalte 'Genehmigungs-/Ablehnungs-/Stornierungsgrund' hinzugefügt werden, die wertvolle Informationen liefert, wenn nach Personen mit dem Status 'Abgesagt' gefiltert wird.

• Buchungs-E-Mails und Benachrichtigungen im Zusammenhang mit Stornierungen können die Variable $cancellation_reason$ enthalten, um die ausgewählten Stornierungsgründe einzufügen.

• Sollen Voraussetzungen mit dem automatischen Stornierungs-Workflow genutzt werden, müssen die Metatags gegebenenfalls vor dem Anlegen des Kurses zur Kursvorlage hinzugefügt werden, da diese Metatags für Kunden, die ihre Systeme vor 2023 eingerichtet haben, nicht verfügbar waren. Außerdem sollte geprüft werden, ob die erforderlichen Cron-Jobs aktiv sind, da diese nicht standardmäßig konfiguriert sind.

• Das Feld 'Veranstalter' unterstützt die Mehrfachauswahl, sodass ein einzelner Grund mehreren Veranstaltern zugewiesen werden kann, ohne Duplikate zu erzeugen. Über das Kontrollkästchen 'Alle Veranstalter' steht ein Grund schnell für alle Veranstalter zur Verfügung. Sollen keine Veranstalter zugewiesen werden (zum Beispiel bei Kursen ohne Veranstalter), bleibt das Auswahlfeld leer und das Kontrollkästchen deaktiviert.

Verwandte Funktionen und Themen

Veranstalter
Metatags
Kurse
Panel – Buchungsanfrage
Verwaltung der Kursteilnahme
Geplante Aufgaben
Mehrfachgenehmigungs-Workflow