Stornierungs-, Ausnahme-und Genehmigungsgründe

Die Funktion „Einstellungen → Kommunikation → Stornierungs-, Ausnahme-und Genehmigungsgründe“ listet die verfügbaren Gründe für Stornierung, Genehmigung, Ablehnung und Befreiung auf, die in bestimmten Buchungen ausgewählt werden können. Diese Gründe sind konfigurierbar, werden in den Buchungsdaten eines Teilnehmers für einen bestimmten Kurs oder Lernpfad gespeichert und können oft in Berichten und Benachrichtigungen verwendet werden. Die einzelnen Gründe werden im Folgenden erläutert:

Funktionen des Managers für Stornierungs-, Ausnahme-und Genehmigungsgründe

Neu

Neu

Genehmigungsgrund

Genehmigungsgründe werden eingerichtet, um Vorgesetzten oder Administratoren Standardwerte für die Genehmigung von Kursanfragen zur Verfügung zu stellen. Die verfügbaren Einstellungen und Arten von Genehmigungen beim Erstellen oder Bearbeiten werden beschrieben:

Veranstalter

Beschränkt die Auswahl des Genehmigungsgrundes so, dass nur diese Gründe nur bei Trainings von ausgewählten Veranstaltern gewählt werden können.

Genehmigungsarten

Einzelauswahl oder Mehrfachauswahl durch Halten der „Strg“-Taste mit den unten erläuterten Optionen:

• Genehmigt vom Administrator: Der Antrag wird im Panel „Buchungsanfragen“ oder in der Teilnehmerverwaltung auf dem Tab „Anfragen“ von einem Administrator bewilligt.

• Genehmigt vom Vorgesetzten: Der Antrag wird im Panel „Buchungsanfragen“ entweder vom direkten Vorgesetzten des Antragstellers (Attribut SUPERIOR_EMAIL), einem Vorgesetzten der ihm zugewiesenen BU-Gruppen oder einem direkt ausgewählten Vorgesetzten (Attribut SUPERIOR_ID) bewilligt.

• Genehmig (Mehrfachgenehmigung): Der Antrag wird im Bereich „Buchungsanfragen” durch den im Mehrfachgenehmigungsprozess (Vorgesetzter/Gruppe) definierten Genehmigungsschritt bewilligt.

Status

Auswahl, die den Status des Grundes und die Möglichkeit seiner Auswahl im Genehmigungsprozess bestimmt.

• Aktiv – Kann ausgewählt werden

• Inaktiv – Kann nicht ausgewählt werden

Name

Wird der Grund den Nutzern bei der Genehmigung angezeigt. Dieses Feld kann für alle aktivierten Systemsprachen ausgefüllt werden.

Wenn es passende Genehmigungsgründe gibt, die den Bedingungen entsprechen, wird ein Dialogfeld angezeigt, wenn eine Kursanfrage über das Panel „Buchungsanfrage“ (ID 173) bewilligt wird. Bitte beachten Sie, dass das Auswahlfeld „Grund für die Genehmigung“ nicht angezeigt wird, wenn es keine passenden Gründe für die Kursgenehmigung gibt, und nur das Textfeld ausgefüllt werden kann.

Ablehnungsgrund

Ablehnungsgründe werden festgelegt, um Standardbegründungen für das Ablehnen von Kursanfragen durch Vorgesetzte oder Administratoren bereitzustellen. Die verfügbaren Einstellungen und Arten von Ablehnungen beim Erstellen oder Bearbeiten werden im Folgenden beschrieben:

Veranstalter

Beschränkt die Auswahl des Ablehnungsgrundes so, dass nur diese Gründe nur bei Trainings von ausgewählten Veranstaltern gewählt werden können.

Ablehnungsarten

Einzelauswahl oder Mehrfachauswahl durch Halten der „Strg“-Taste mit den unten erläuterten Optionen:

• Abgelehnt vom Administrator: Die Anfrage wird im Panel „Buchungsanfragen“ oder auf der Registerkarte „Anfragen“ der Teilnehmerverwaltung von einem Administrator abgelehnt.

• Abgelehnt vom Vorgesetzten: Die Anfrage wird im Panel „Buchungsanfragen“ entweder vom direkten Vorgesetzten des Anfragenden (Attribut SUPERIOR_EMAIL), einem Vorgesetzten der ihm zugewiesenen BU-Gruppen oder einem direkt ausgewählten Vorgesetzten (Attribut SUPERIOR_ID) abgelehnt.

• Ablehnt (Mehrfachgenehmigung): Der Antrag wird im Bereich „Buchungsanfragen” durch den im Mehrfachgenehmigungsprozess (Vorgesetzter/Gruppe) definierten Genehmigungsschritt abgelehnt.

Status

Die Auswahl bestimmt den Status des Grundes und ob er im Stornierungsprozess ausgewählt werden kann.

• Aktiv – Kann ausgewählt werden

• Inaktiv – Kann nicht nominiert werden

Name

Wird der Grund den Nutzern angezeigt, wenn eine Anfrage abgelehnt wird. Dieses Feld kann für alle aktivierten Systemsprachen ausgefüllt werden.

Wenn es passende Ablehnungsgründe gibt, die den Bedingungen entsprechen, wird ein Dialogfeld angezeigt, wenn eine Kursanfrage über das Panel „Buchungsanfrage“ (ID 173) abgelehnt werden soll. Bitte beachten Sie, dass das Auswahlfeld „Grund für die Ablehnung“ nicht angezeigt wird, wenn keine passenden Ablehnungsgründe vorhanden sind, und nur das Textfeld ausgefüllt werden kann.

Stornierungsgrund

Bei der Stornierung von Kursen und Lernpfaden oder der Buchung von Teilnehmern zu diesen ist es möglich, vordefinierte Stornierungsgründe auszuwählen, um zu dokumentieren und zu kommunizieren, warum die Stornierung erfolgt ist. Die auswählbaren Stornierungsgründe können sich je nach Art der Stornierung, Zeitpunkt der Stornierung, Veranstalter des stornierten Trainings und Person, die die Stornierung vornimmt, ändern. Stornierungsgründe können auch mit Stornierungsgebühren in Kurstypen oder Kursvorlagen verknüpft werden, indem „stornierungsgrundabhängige” Bedingungen erstellt werden. Die verfügbaren Einstellungen und Arten von Stornierungen beim Erstellen oder Bearbeiten werden beschrieben:

Veranstalter

Beschränkt die Auswahl des Grundes für die Stornierung so, dass nur Trainings von ausgewählten Veranstaltern ausgewählt werden können.

Stornierungsarten

Einzelauswahl oder Mehrfachauswahl durch Halten der „Strg“-Taste mit den unten erläuterten Optionen:

• Selbststornierung: Der Grund kann ausgewählt werden, wenn ein Teilnehmer seine eigene Buchung storniert oder eine Stornierung beantragt. Dazu muss das Metatag „Stornierungsart“ (ID 10038) des Kurses oder Lernpfads entweder auf „Selbststornierung“ oder „Stornierungsantrag“ gesetzt sein.

• Fremdstornierung / Listenimport / Stornierung durch den Vorgesetzten: Der Grund kann ausgewählt werden, wenn die Stornierung manuell von einem anderen Nutzer oder durch eine Stapelverarbeitung durchgeführt wird.

• Absage eines Kurses: Der Grund kann ausgewählt werden, wenn ein Administrator den Metatag „Planungsstatus“ (ID 10072) des Kurses oder Lernpfads auf „Abgesagt“ ändert. Der Grund kann als Variable in eine Benachrichtigung über die Kursstornierung aufgenommen werden.

• Automatische Stornierung wegen nicht erfüllter Voraussetzungen: In Kursen können Sie auf dem Tab „Voraussetzungen“ Regeln festlegen, die die Bedingungen für die Selbstanmeldung eines Nutzers zu einem Kurs bestimmen. Mit den Metatags „Die Voraussetzungen müssen zum Zeitpunkt der Buchung erfüllt sein“ (ID 11838), „Automatische Stornierung aufgrund von nicht erfüllten Voraussetzungen“ (ID 11801) und „Fälligkeitsdatum für die Erfüllung der Pflichtvoraussetzungen“ (ID 12073) ist es möglich, die Selbstanmeldung für Nutzer, die die obligatorischen Bedingungen nicht erfüllen, vorübergehend zu aktivieren, sofern sie die Voraussetzungen bis zu einem festgelegten Datum erfüllen. Wenn der Nutzer die obligatorischen Bedingungen bis zum festgelegten Datum nicht erfüllt, kann er automatisch abbrechen. Für diesen Workflow sind die Cron jobs „PrerequisiteCheck“ und „PrerequisitesOverdueCancelJob“ notwendig.

• Automatische Stornierung von der Warteliste: Storniert automatisch die Nutzer, die sich noch auf der Warteliste befinden, wenn für den Kurs der Metatag „Automatische Stornierung von der Warteliste am Startdatum“ aktiviert und konfiguriert ist (z. B.: 3 Tage vor Kursbeginn werden alle Nutzer auf der Warteliste storniert). Für diesen Workflow muss der Zeitplan-Job (Cron) „WaitingListCancellationJob“ aktiviert sein.

• Automatische Stornierung inaktiver Nutzer: Löscht automatisch Nutzer mit unvollständigem Anmeldestatus (angemeldet, In Bearbeitung, Beantragt usw.), wenn sich ihr persönliches Attribut „Authentifizierungsstatus“ von „Aktiv“ zu „Passiv“ ändert. Für diesen Workflow muss der Zeitplan-Job (cron) „CancelInactiveUsersJob“ aktiviert sein.

Status

Eine Auswahl, die den Status des Grundes bestimmt und ob er im Stornierungsprozess ausgewählt werden kann.

• Aktiv – Kann ausgewählt werden.

• Inaktiv – Kann nicht nominiert werden.

Name

Wird der Grund bei einer Stornierung den Nutzern angezeigt. Dieses Feld kann für alle aktivierten Systemsprachen ausgefüllt werden.

Ausnahmegrund

Diese Gründe werden beim Workflow der automatischen Buchung für Kurse, Kursvorlagen und Lernpfade oder bei der Zuweisung von Zielnutzern verwendet.

Veranstalter

Beschränkt die Auswahl der Ausnahmegründe so, dass nur Trainings von nominierten Veranstaltern ausgewählt werden können. Nicht-Veranstalter werden für Zielgruppen nicht berücksichtigt.

Ausnahmetyp

Einzelauswahl oder Mehrfachauswahl durch Halten der „Strg“-Taste mit den unten erläuterten Optionen:

• Einschluss: Der Grund für die Aufnahme eines Benutzers zur automatischen Buchung zu einem Kurs, einer Kursvorlage oder einem Lernpfad, wenn dieser nicht zu einer zugewiesenen Gruppe oder einem Jobprofil gehört. Ebenso kann der Grund auf manuell eingeschlossene Benutzer angewendet werden, die einer Zielgruppe zugewiesen sind, wenn sie die Regelbedingungen nicht erfüllen.

• Ausschluss durch Administrator: Gründe, die ein Administrator auswählen kann, warum ein Nutzer nicht automatisch für ein Training angemeldet oder einer Zielgruppe zugewiesen werden muss, obwohl er die Bedingungen erfüllt.

• Ausschluss durch Vorgesetzte: Gründe, aus denen Vorgesetzte entscheiden können, dass ihre Mitarbeiter nicht automatisch für ein Training angemeldet werden müssen, obwohl sie die Bedingungen dafür erfüllen.

Status

Die Auswahl bestimmt den Status des Grundes und ob er im Stornierungsprozess ausgewählt werden kann.

• Aktiv – Kann ausgewählt werden

• Inaktiv – Kann nicht nominiert werden

Name

Der Grund wird den Nutzern angezeigt, wenn eine Ausnahme gemacht wird. Dieses Feld kann für alle aktivierten Systemsprachen ausgefüllt werden.

Priorität für Mehrfachgenehmigungs-Workflow

Die Prioritäten können einem Genehmigungsschritt eines Mehrfachgenehmigungs-Workflows zugewiesen werden. Die Priorität hilft bei der Entscheidung, ob eine Buchung abgelehnt oder bewilligt werden soll.

Veranstalter

Schränkt die Auswahl der Prioritäten ein, sodass sie nur für Kurse ausgewählt werden können, die von gewählten Veranstaltern organisiert werden.

Arten von Prioritäten

• Priorität für Genehmigung: Priorität, die als Entscheidungshilfe für die Genehmigung während eines Mehrfachgenehmigungs-Workflows gewählt werden kann.

• Priorität für Ablehnung: Priorität, die als Entscheidungshilfe für die Ablehnung während eines Mehrfachgenehmigungs-Workflows gewählt werden kann.

Status

Auswahl, die den Status der Priorität bestimmt und angibt, ob sie im Prozess ausgewählt werden kann.

• Aktiv – Kann ausgewählt werden

• Inaktiv – Kann nicht nominiert werden

Wert

2-stelliger Wert zur Angabe der Priorität. z. B. 1 = hoch, 2 = mittel, 3 = niedrig

Name

Ist der Name der Priorität, der den Nutzern angezeigt wird, wenn ein Mehrfachgenehmigungs-Workflow ausgeführt wird. Dieses Feld kann für alle aktivierten Systemsprachen ausgefüllt werden.

Bearbeiten

Bearbeiten

Löschen

Löschen

Freigaben

Freigabe

Tipps & Tricks

• Überprüfen Sie bei neuen Systemen die Standardeinstellungen für Status und Veranstalter der Standardgründe, um festzustellen, welche als „notwendig“ gekennzeichnet werden müssen.

• Freigaben sind wichtig, um festzulegen, welche Nutzer oder Gruppen Gründe sehen und bearbeiten können.

• Viele On-Screen-Reports ermöglichen das Hinzufügen einer Spalte „Grund für Genehmigung/Ablehnung/Stornierung“, die wertvolle Informationen liefert, wenn nach Nutzern mit dem Status „Abgesagt“ gefiltert wird.

• Buchungs-E-Mails und Benachrichtigungen im Zusammenhang mit Stornierungen können die Variable $cancellation_reason$ enthalten, um die nominierten Stornierungsgründe anzugeben.

• Wenn Sie die Voraussetzungen mit automatischem Stornierungs-Workflow verwenden möchten, müssen Sie möglicherweise vor der Erstellung des Kurses die Metatags zur Kursvorlage hinzufügen. Der Grund dafür ist, dass diese Metatags für Kunden, die ihre Systeme vor 2023 implementiert haben, nicht verfügbar waren. Überprüfen Sie außerdem, ob die notwendigen geplanten Cron-Jobs aktiv sind, da diese nicht standardmäßig konfiguriert sind.

Verwandte Funktionen und Themen

Veranstalter
Metatags
Kurse
Panel – Buchungsanfrage
Verwaltung der Kursteilnahme
Geplante Aufgaben
Mehrfachgenehmigungs-Workflow