Panel – Buchungsanfragen

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Kurse und Lernpfade unterstützen viele Buchungsprozesse, darunter auch verschiedene Prozesse im Zusammenhang mit der Selbstbuchung von Mitarbeitern, für die eine Genehmigung notwendig ist. Diese Genehmigungsprozesse tragen dazu bei, dass Vorgesetzte wissen, welche Trainings ihre Mitarbeiter besuchen können, und dafür verantwortlich sind, dies zu entscheiden. Eine solche Genehmigung ist wichtig, wenn das Training mit Kosten und Lohnausfällen verbunden ist oder einfach nicht für die Rolle des Mitarbeiters relevant ist.

Es gibt Workflows zur Selbstbuchung, die auf Trainings angewendet werden können, für die die Bestätigung durch den Vorgesetzten notwendig ist. Diese sind:

• Selbstbuchung mit Bestätigung durch den Vorgesetzten und Buchung durch den Administrator:
  Es handelt sich hierbei um ein zweistufiges Genehmigungsverfahren, bei dem die Mitarbeiter über einen Katalog ein Training beantragen, der Vorgesetzte eine erste Genehmigung erteilt und der Schulungsadministrator dann die endgültige Entscheidung trifft.

• Buchungsanfrage mit Direktbuchung durch den Vorgesetzten:
  Dies ist ein einstufiger Genehmigungsprozess, bei dem die Mitarbeiter über einen Katalog ein Training beantragen und der Vorgesetzte dann die Buchung bestätigt oder ablehnt.

• Mehrfachgenehmigung:
  Dies ist ein konfigurierbarer Mehrfachgenehmigungsprozess, bei dem die Buchungsanfrage des Lernenden für ein Training mehrere Genehmigungsschritte durchlaufen muss.

Auf dieser Seite wird gezeigt, wo und wie die Genehmigenden die Schulungsanfragen der Mitarbeiter über ein Portal-Panel und per E-Mail einsehen und bearbeiten können.

Genehmigung

In den meisten Systemen verfügen die Vorgesetzten über ein Menü „Buchungsanfragen“, wenn sie auf die Navigation der Rolle „Manager“ zugreifen. Dabei handelt es sich im Wesentlichen um eine Portalseite mit einem Panel namens „Buchungsanfragen“, in dem der Vorgesetzte alle ausstehenden Buchungen seiner Mitarbeiter einsehen kann, die einer Genehmigung bedürfen. Dieses Panel befindet sich je nach Systemkonfiguration manchmal auch auf einer Portalseite „Manager → Home“. Die Genehmigung über das Panel ist effizient, da alle ausstehenden Anfragen zusammen angezeigt und mit einem einzigen Klick oder Tastendruck schnell bearbeitet werden können.

Das Panel „Buchungsanfragen“ kann gefiltert werden, um entweder nach Kurs oder nach Nutzer zu sortieren, was unten separat angezeigt wird.

Panel-Filter nach Kurs

Standardmäßig werden die ausstehenden Genehmigungsanfragen des Vorgesetzten nach Kursen angezeigt. Jede Kurskachel kann dann über den Dropdown-Pfeil auf der rechten Seite erweitert werden, um die Mitarbeiter mit ausstehenden Anfragen anzuzeigen. Auf der rechten Seite befinden sich drei Symbole: ein Häkchen zum Genehmigen, ein Kreuz zum Ablehnen und ein Hut zum Öffnen der Kursbeschreibung. Bei mehreren Genehmigungen wird ein viertes Icon angezeigt, ein „i“, das den Genehmigungsverlauf anzeigt.

Bei der Genehmigung einer Anfrage mit dem Häkchen-Symbol kann ein weiterer Bildschirm erscheinen, wenn der Kurs ein auszufüllendes Formular für die Buchung durch einen Vorgesetzten enthält. In diesen Formularen muss der Vorgesetzte möglicherweise Informationen zur Buchung ausfüllen, z. B. einen Grund für die Genehmigung oder eine Prioritätsbewertung für einen mehrstufigen Genehmigungsprozess. Wenn der Kurs kein Buchungsformular für Vorgesetzte enthält, wird dieser Schritt umgangen und es ist nur ein einziger Klick auf das Häkchen-Symbol erforderlich. Das gleiche Verhalten tritt auf, wenn ein Vorgesetzter den Buchungsanfrage ablehnt.

Panel-Filter nach Nutzer

Das Panel kann so gefiltert werden, dass es die ausstehenden Genehmigungsanfragen der Nutzer an den Vorgesetzten anzeigt, wobei die Mitarbeiter mit ausstehenden Genehmigungen alphabetisch nach Nachnamen aufgelistet werden. Die Kachel „Mitarbeiter“ kann dann über den Dropdown-Pfeil auf der rechten Seite erweitert werden, um die Kurse mit ausstehenden Anfragen anzuzeigen.

Auf der rechten Seite befinden sich zwei Symbole: ein Häkchen zum Bewilligen und ein Kreuz zum Ablehnen.

Bei der Genehmigung einer Anfrage mit dem Häkchen-Symbol kann ein weiterer Bildschirm erscheinen, wenn der Kurs die Ausfüllung eines Vorgesetzten-Buchungsformulars erfordert. In diesen Formularen muss der Supervisor möglicherweise Informationen zur Buchung ausfüllen, z. B. einen Grund für die Genehmigung oder eine Prioritätsbewertung für einen mehrstufigen Genehmigungsprozess. Wenn der Kurs kein Vorgesetzten-Buchungsformular hat, wird dieser Schritt umgangen und es ist nur ein einziger Klick auf das Häkchen-Symbol erforderlich. Das gleiche Verhalten tritt auf, wenn ein Vorgesetzter den Buchungsantrag ablehnt.

Bearbeiten/Korrektur der Skills und Zertifizierungen von ECC-Kursen

Bei Kursanfragen von Lernenden mit Kursen, die in der einfachen Kurserstellung erstellt wurden, können Vorgesetzte die Kursskills und Zertifizierungen bearbeiten oder korrigieren. Ein neuer Button wird in beiden Filteransichten angezeigt, dem Filter nach Kurs (siehe Screenshot unten) und dem Filter nach Nutzer (gleiche Schaltfläche am Ende der Kurszeile), wenn die folgenden Bedingungen erfüllt sind:

• Skills und Zertifizierungen müssen im ECC-Workflow und in der Vorlage konfiguriert werden.

• Der in der Organisationseinheit oder im Profil des Lerners definierte Vorgesetzte/Stellvertreter

• Die Metatags 12075 und 11851 müssen hinzugefügt und aktiviert werden, um Änderungen der erfolgreich abgeschlossenen Lernenden in Bezug auf Skills und Zertifizierungen zu ermöglichen.

• Der Button „Bearbeiten“ ist nur sichtbar, wenn das System auf einer neuen Architektur läuft.

Ein Klick auf den Button „Bearbeiten“ öffnet eine Seite, auf der Sie Skills und Zertifizierungen hinzufügen, ändern und löschen können, wie im Einfache Kurserstellung.

E-Mail-Genehmigung

Die Genehmigung von Schulungsanfragen für Mitarbeiter ist zusätzlich direkt in den E-Mails möglich, die der Vorgesetzte erhält. Der Grund dafür ist, dass Buchungs-E-Mails jedes Mal versendet werden können, wenn sich der Anmeldestatus eines Mitarbeiters für einen Kurs oder einen Lernpfad ändert; dies umfasst auch den Status „Keine Beziehung” zu einem „Beantragten” Status für eine Schulung, die genehmigt werden muss. Ob eine solche Genehmigungsanfrage per E-Mail empfangen wird, hängt davon ab, ob der Trigger für Buchungs-E-Mails aktiviert ist und/oder ob das Metatag „Buchungs-E-Mails senden” für das Training aktiviert ist. Wenn beide Einstellungen aktiv sind, versendet das LMS E-Mails, die in etwa wie die untenstehende E-Mail aussehen und zwei Links mit den Optionen „Genehmigen” oder „Registrieren” und „Ablehnen” enthalten.

Die Links sind tokenbasiert und spezifisch für den Mitarbeiter und das in der E-Mail erwähnte Training. Klicken Sie einfach auf den Link „Bewilligen“ oder „Registrieren“, um die Anfrage weiterzuleiten. Durch Klicken auf „Ablehnen“ wird die Anfrage abgebrochen.

Bitte beachten Sie, dass Gründe zum Ablehnen oder Bewilligen nicht per E-Mail ausgewählt werden können. Diese Funktion ist nur über das Panel im LMS verfügbar.

Tipps & Tricks

Es gibt keine automatischen Erinnerungs-E-Mails für ausstehende Genehmigungsanfragen, die über einen längeren Zeitraum nicht bearbeitet werden. Daher empfiehlt es sich, die Liste der einzelnen Anfrage-E-Mails manuell zu überwachen.

Genehmigungs-E-Mails enthalten tokenbasierte Links zur Genehmigung oder Ablehnung, aber es ist nicht möglich, im Panel „Buchungsanfragen” direkt auf die genaue Anfrage eines Teilnehmers oder Kurses zu verlinken.

Verwandte Funktionen

Panels

Portalseiten Administration