Kurse

Ein Kurs ist als eine Art Container zu verstehen, der mit beliebig vielen Inhalten gefüllt werden kann. Dabei kann es sich um webbasierte Trainings, PDF-Dokumente oder Veranstaltungen handeln. Dieses Konzept ermöglicht es Ihnen, alle Lernformate zu verwalten, wie beispielsweise Blended Learning, reine E-Learning-Lernangebote oder klassische Präsenzschulungen.

Kursinhalte

Zur Gestaltung eines Kurses stehen Ihnen alle im Content-Management verfügbaren Inhalte zur Verfügung. Darüber hinaus ermöglicht das System, während der Kurserstellung neue Inhalte anzulegen und diese optional anderen Nutzern zur Verfügung zu stellen. Die Struktur der Kurse lässt sich mithilfe von Ordnern frei definieren. Bestätigungsanfragen verhindern unerwünschte Änderungen an Inhalten oder Aktualisierungen von Übungen.

Foren

Jede Maßnahme des Trainings kann durch Foren in der Learning Suite ergänzt werden. Diese stehen den Lernern während der gesamten Dauer der Maßnahme oder nur zu festgelegten Terminen zur Verfügung.

Lernlogik und Zeitplanung lernen

Mithilfe der Lernlogik kann der Zugriff auf Kursmodule von vordefinierten Bedingungen abhängig gemacht werden. So kann beispielsweise ein WBT erst nach erfolgreichem Abschluss eines Einstufungstests geöffnet werden. Kursmodule können zudem durch Zeitplanung freigeschaltet werden, d. h. erst ab einem bestimmten Zeitpunkt. Darüber hinaus ist es möglich, den Abschluss oder Nichtabschluss eines Lernobjekts mit Benachrichtigungen zu verknüpfen, die beispielsweise an Vorgesetzte gesendet werden.

Verfahren zur Kursbuchung und -genehmigung

Die imc Learning Suite unterstützt eine Vielzahl von Buchungsarten, einschließlich der Verwaltung von Wartelisten. Mithilfe personalisierter E-Mail-Benachrichtigungen lassen sich Mehrfachgenehmigung-Workflows realisieren. Diese Mehrfachgenehmigung-Workflows können in einem separaten Manager frei konfiguriert werden, und für jede Genehmigungsstufe können Gründe für die Ablehnung oder Genehmigung definiert werden. Alle Prozesse können für einzelne Lerner oder Gruppen von Lernenden durchgeführt werden.
Wenn als Buchungsart „Multi-Approval“ ausgewählt wird, muss der jeweilige Workflow in einem separaten Metatag ausgewählt werden.

Nachfolgend finden Sie die Optionen für die Buchungen der einzelnen Kurse:

• Selbstanmeldung

• Selbstregistrierung mit Benachrichtigung des Administrators

• Selbstregistrierung mit Bestätigung durch den Kursadministrator

• Selbstregistrierung mit Bestätigung durch den Vorgesetzten und Abschluss durch die Kursverwaltung

• Anmeldeantrag mit direkter Buchung durch den Vorgesetzten

• Registrierung durch Dritte

• Registrierung durch Dritte mit Bestätigung durch den Lerner

• Mehrfachgenehmigungs-Workflow

Buchungsformulare

Wenn Lerner einen Kurs buchen, können Buchungsformulare angezeigt werden, damit sie ihre persönlichen Angaben überprüfen, korrigieren oder vervollständigen können.

Die verschiedenen Buchungsformulare für die einzelnen verfügbaren Buchungsarten können je nach Veranstalter weiter differenziert werden. So kann es beispielsweise sein, dass die IT-Abteilung für ihre Kurse andere Daten anfordert als die Vertriebsabteilung für ihre Kurse. Beispiele hierfür sind die gewünschte Hotelunterkunft oder die Schuhgröße, damit für die Sicherheitsschulung entsprechende Schuhe bereitgestellt werden können.

Die eingegebenen Daten können vom Kursadministrator in der Teilnehmerverwaltung oder im Kursmanagement des Kurses überprüft und analysiert werden. So lässt sich beispielsweise festlegen, ob die Daten gespeichert und wiederverwendet werden oder ob sie nur einmal gültig sind.

Voraussetzungen

Um die langfristige Planung von Lernmaterialien und Kursen zu unterstützen, kann ein Status festgelegt werden, der als Voraussetzung für die Buchung erfüllt sein muss. So können sich Lernende beispielsweise je nach ihrem Buchungsstatus (angemeldet, In Bearbeitung, Bestanden/abgeschlossen) für nachfolgende Kurse anmelden. Es kann ein Einsendeschluss festgelegt werden, bis zu dem die Voraussetzung erfüllt sein muss.

Erfüllt der Lerner die Voraussetzungen nicht innerhalb einer festgelegten Frist, kann die automatische Stornierung aktiviert werden. Um zu verhindern, dass ein Kurs, der eine obligatorische Voraussetzung für einen anderen Kurs darstellt, vom Lerner abgesagt wird, kann eine Stornierungsbeschränkung konfiguriert werden.

Um die als Voraussetzungen gekennzeichneten Kurse oder Kursvorlagen besser und schneller finden zu können, können diese anhand von Identifikationscodes unterschieden werden. Je nach Konfiguration der Anzeige der Identifikationscodes auf Kurs- bzw. Vorlagenebene werden diese, sofern definiert, angezeigt und stehen den Lernern bzw. Vorgesetzten zur Verfügung.

Teilnehmerverwaltung

In der Teilnehmerverwaltung eines Kurses kann die Teilnehmerliste eingesehen und der Status der Teilnehmer bearbeitet werden:

– Teilnehmer vorab anmelden, hinzufügen, umbuchen oder abbrechen.

– Den Kurs für einzelne Personen oder Gruppen manuell starten oder beenden.

– Reservieren Sie für die Teilnehmer beispielsweise Hotelzimmer als Ressourcen.

Außerdem lassen sich die Teilnehmer über die E-Mail-Funktion schnell und einfach kontaktieren.

Platzbeschränkungen

Die Platzbeschränkung kann dabei helfen, bestimmte Nutzer oder Gruppen bei der Buchung von Kursen und Lernpfaden einzuschränken. In einem separaten Manager kann festgelegt werden, ob Nutzer mit bestimmten Attributen oder ganze Gruppenstrukturen bei der Platzbeschränkung berücksichtigt werden sollen. Die hier festgelegte Platzbeschränkung kann dann auf Kursvorlagen, Kurse, Lernpfadvorlagen oder Lernpfade angewendet werden, wo diese Einschränkung wirksam wird.

Eine Platzbeschränkung wird im „Seat Limitation Manager“ angelegt und verwaltet und über das Metatag „Seat Limitation“ (ID: 11988) einem Kurs zugewiesen.

Im Kursmanager steht eine Spalte mit dem Namen „Platzbeschränkung“ zur Verfügung. Sie zeigt die aktuelle Platzbelegung im Format x/y Plätze an (z. B. 7 von 10 Plätzen), wobei x = besetzte Plätze und y = maximal konfigurierte Plätze. Wenn für den Kurs keine Platzbeschränkung festgelegt wurde, wird in der Spalte ein leerer Wert angezeigt. Bei Überbuchung gibt die Spalte die Anzahl der überbuchten Plätze an (z. B. 6/2 Plätze).

Die Spaltendaten sind enthalten in Der Export nach Excel erfolgt, wenn die Spalte aktiviert ist.

Im Kursmanager steht ein Suchfilter namens „Platzbeschränkung“ zur Verfügung.

Suchfilter

Der Filter wird als Auswahlfeld angezeigt, in dem alle zuvor erstellten Platzbeschränkungen aufgelistet sind. Wenn eine Platzbeschränkung ausgewählt wird, werden in der Ergebnisliste nur Kurse angezeigt, denen diese Platzbeschränkung zugewiesen ist.

Abschnitt „Details“ – Platzbeschränkungen pro Gruppe

Wird im Kursmanager ein Kurs mit Platzbeschränkung ausgewählt, wird im Abschnitt „Details“ eine Aufschlüsselung der Belegung nach Gruppen und Attributen angezeigt.

Jede Gruppe oder jedes Attribut, das mit der Platzbeschränkung verknüpft ist, wird mit der aktuellen und der maximalen Sitzplatzanzahl aufgeführt:

• Tutor-Gruppe – 4/5 Plätze

• Lerngruppe – 3/4 Plätze

Attribut und Filter, die der Platzbeschränkung zugewiesen sind, werden ebenfalls zur Gesamtzahl hinzugerechnet.

Wenn für den Kurs keine Platzbeschränkung konfiguriert wurde, werden im Abschnitt „Details“ keine Angaben zur Platzbeschränkung angezeigt.

Wenn eine aktive Überbuchung vorliegt, erscheint unter „Platzbegrenzung pro Gruppe/Attribut“ ein zusätzlicher Abschnitt mit der Bezeichnung „Überbuchung aufgrund begrenzter Sitzplatzkapazität“, in dem die letzte Person, die die Überbuchung vorgenommen hat, sowie die Anzahl der überbuchten Plätze angezeigt werden. Dieser Abschnitt ist nur sichtbar, wenn eine aktive Überbuchung vorliegt. Sobald die Teilnehmerzahl wieder unter das festgelegte Limit fällt, wird der Abschnitt ausgeblendet.

Überbuchung (Aufhebung der Platzbeschränkung)

Nutzer mit den Berechtigungen „Ausführen“ und „Teilnahme“ Mit Administratorrechten kann die Platzbeschränkung im Backend außer Kraft gesetzt werden, um weitere Lerner über die konfigurierte Obergrenze hinaus anzumelden.

Kursstornierung

In der Kursverwaltung können Sie festlegen, wann und in welchem Umfang eine Stornierung möglich ist. Darüber hinaus kann festgelegt werden, ob Kosten für die Stornierung anfallen. Für diese Vorgänge können E-Mail-Benachrichtigungen eingerichtet werden.

– Selbststornierung.

– Der Kursteilnehmer kann den Kurs selbst abbrechen.

– Stornierungsanfrage.

– Kursteilnehmer können beim Administrator eine Stornierungsanfrage stellen.

– Stornierung durch den Vorgesetzten.

– Der Kursteilnehmer kann den Kurs nicht selbst stornieren.

– Stornierung durch den Administrator.

– Weder der Studierende noch der Vorgesetzte können den Kurs abbrechen.

Darüber hinaus kann festgelegt werden, bis wann eine Stornierung des Kurses zulässig ist. Ein Fälligkeitsdatum kann entweder in Bezug auf das Startdatum oder das Enddatum des Kurses oder als absolutes Datum festgelegt werden, bis zu dem ein Kurs storniert werden kann. Stornierungsgebühren können auf Kursart-Ebene festgelegt und auf Kursvorlagen- oder Kursniveau überschrieben werden.

Es ist auch möglich, eine Stornierung über die Lernlogik auszulösen. Kursteilnehmer werden anhand der Einstellungen in der Lernlogik automatisch storniert, beispielsweise wenn sie einen Test dreimal nicht bestanden haben.

Wenn die Option „Stornierungsanfrage“ ausgewählt wird, erfolgt keine direkte Stornierung. Es wird eine E-Mail an den Kursadministrator gesendet, die die Objekt-ID, den Benutzernamen und die Benutzer-ID enthält, sodass der Kursadministrator sofort erkennen kann, welcher Nutzer aus welchem Kurs storniert werden möchte. Der Kursadministrator muss die Stornierung nun manuell vornehmen.

Selbstständige Stornierung von gebuchten Kursen

Lerner und Vorgesetzte können Kursbuchungen unter „Reserviert“ stornieren. Wenn die Einstellung auf Mandantenebene „Reservierte Kursbuchungen sind stornierbar“ aktiviert ist (Kundenmanager → Mandant bearbeiten → Einstellungen), wird auf den Seiten mit der Kursbeschreibung, dem Lehrplan und dem Lernstatus die Schaltfläche „Reservierung abbrechen“ angezeigt. Dies gilt sowohl für datumsabhängige als auch für Kurse mit begrenzter Nutzungsdauer und umfasst Nutzer mit dem Status „Auf Teilnehmerliste reserviert“ oder „Auf Warteliste reserviert“. Nach der Bestätigung wechselt der Status des Nutzers von „Reserviert“ zu „Abgesagt“. Das System berücksichtigt alle bestehenden Konfigurationen für Stornierungsarten – Selbststornierung, Stornierungsantrag, Stornierung durch den Vorgesetzten und Stornierung durch den Administrator – sowie alle für den Kurs festgelegten Fristen für die Stornierung. Vorgesetzte können die Stornierung auch im Namen ihrer Mitarbeiter im Bereich „Meine Mitarbeiter“ vornehmen. Diese Option ist standardmäßig deaktiviert und muss pro Mandant ausdrücklich aktiviert werden.

Import von Kursen und Lernhistorie von Kursen

Bestehende Kurse mit der zugehörigen Lernhistorie können über CSV-Dateien aus anderen Systemen importiert werden. Die imc Learning Suite unterstützt zahlreiche Optionen zur Datenzuordnung, um Daten aus einer Vielzahl unterschiedlicher Quellen und von verschiedenen Mandanten in eine Vielzahl unterschiedlicher Umgebungen zu importieren.