Die Platzzuweisungsfunktion ermöglicht es Organisationseinheiten, langfristige Zeitpläne für ihre Mitarbeiter mit Reservierungen für Sitzplätze zu erstellen. Die Sitzplatzkapazität wird in der Kursvorlage definiert und automatisch auf alle Kurse angewendet, die aus dieser Vorlage abgeleitet werden. Sitzplätze können daher für Gruppen als Kontingent reserviert werden. Es liegt an der Organisationsgruppe, ihr Kontingent an zugewiesenen Sitzplätzen aufzuteilen. Eine weitere Buchung für Mitglieder einer Gruppe mit einem Kontingent wird verhindert, wenn die maximale Anzahl der zugewiesenen Sitzplätze erreicht ist.
Grundeinrichtung für die Platzzuweisung
Empfänger der von der Platzzuweisung generierten Protokolldateien
Der Import generiert eine Protokolldatei für die Platzzuweisung. Um eine E-Mail-Adresse zu definieren, an die diese Datei per E-Mail gesendet werden soll, wurde eine neue entsprechende Einstellung auf dem Tab „E-Mail-Einstellungen” des Mandanten im Abschnitt „Empfänger von System-E-Mails” eingeführt. Es gibt einen neuen Eintrag „E-mail Adresse für den Platzzuweisungsimport (max. 100 Zeichen)”.
Optimierung auf dem Tab “Einstellungen” in der Mandantverwaltung
Am Ende der Tabs „Einstellungen” des Mandanten-Objekts wurde ein neuer Abschnitt „Platzzuweisung” hinzugefügt.
Hochladen einer Vorlage für den „Import der Platzzuweisung“:
Es kann eine Vorlage für den Import der Platzzuweisung hochgeladen werden. Der Upload nimmt nur Dateien im CSV-Format an. Die hier hochgeladene Datei muss während des Imports der Platzzuweisung, der von einem Nutzer dieses Mandanten durchgeführt wird, zum Download angezeigt werden.
Der Standardwert für „Zeitspanne für die Überprüfung der Sitzplatzkapazität“:
Die Zeitspanne für die Überprüfung der Sitzplatzkapazität definiert den Zeitpunkt, der zur Ermittlung des Schwellenwerts für die verfügbaren Sitzplätze in der Platzzuweisung verwendet wird. Eine Standardeinstellung kann pro Mandant definiert werden. Sie wird verwendet, wenn eine Gruppe zum ersten Mal zur Platzzuweisung einer Kursvorlage hinzugefügt wird. Die folgenden Optionen stehen zur Verfügung:
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Pro Jahr: Nur der Wert pro Jahr wird angezeigt und kann bearbeitet werden. Die Warnung während der Buchung wird ausgegeben, wenn die jährliche Kapazität erreicht ist.
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Pro Quartal: Die Jahres- und Quartalswerte werden angezeigt. Nur der Wert pro Quartal ist editierbar. Die Jahresberechnung wird automatisch auf Basis des Quartalswerts durchgeführt. Die Warnung während der Buchung wird ausgegeben, wenn die Quartalskapazität erreicht ist.
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Pro Quartal basierend auf monatliche Empfehlung: Die jährlichen, vierteljährlichen und monatlichen Werte werden angezeigt. Nur der Monatswert ist editierbar. Die vierteljährliche und jährliche Kapazität wird automatisch berechnet. Die Warnung zur Sitzplatzkapazität während der Buchung wird ausgegeben, wenn die vierteljährliche Kapazität erreicht ist.
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Pro Monat: Die jährlichen, vierteljährlichen und monatlichen Werte werden angezeigt. Nur der Monatswert ist editierbar. Die vierteljährliche und jährliche Kapazität wird automatisch berechnet. Die Warnung zur Sitzplatzkapazität während der Buchung wird ausgegeben, wenn die monatliche Kapazität erreicht ist.
Optiminerung der Platzzuweisungfunktion
Der Navigationsmanager der imc Learning Suite verfügt über zwei Navigationsfunktionen, die für die Verwaltung des Platzzuweisungsprozesses erforderlich sind. Im Manager für Kursvorlagen steht dazu eine entsprechende Funktionsgruppe in der linken Symbolleiste unter dem Icon „Teilnehmerverwaltung“ zur Verfügung.
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Platzzuweisung importieren: Das Navigationselement muss über bestimmte Berechtigungen für den Download der Vorlage sowie für den Import der Platzzuweisung verfügen.
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Platzzuweisung verwalten: Das Navigationselement muss über bestimmte Berechtigungen für
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Zuweisungsstatus im Detail anzeigen
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Kursvorlage hinzufügen
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Gruppe hinzufügen
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Kursvorlage oder Gruppe entfernen
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Platzzuweisung aktualisieren
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Platzzuweisungen exportieren
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Optimierung der Gruppenbeschreibung
Der Dateityp der Importdatei ist .CSV und muss im UTF8-Format kodiert sein. Als Feldtrennzeichen ist „Tab” zu verwenden. Die Reihenfolge der Spalten in der Datei ist nicht zwingend vorgeschrieben. Allerdings müssen alle Spalten in der Datei enthalten sein.
Der Import läuft als inkrementeller Aktualisierungsimport. Das bedeutet, dass bereits vorhandene Platzzuweisungen mit den Werten in der Importdatei überschrieben werden, auch wenn die Werte in der Zwischenzeit über die Nutzeroberfläche geändert wurden.
Platzzuweisung verwalten
Die Platzzuweisung kann nach dem ersten Hochladen in der imc Learning Suite geändert werden, indem Sie auf die Funktion „Platzzuweisungen > Platzzuweisungen verwalten” klicken. Die Funktion ist ohne Auswahl von Kursvorlagen verfügbar.
Wenn die Suche in keinem Manager gefiltert ist und auf das Lupensymbol geklickt wird, werden alle Vorlagen mit zugewiesenen Platzzuweisungen angezeigt. Kursvorlagen ohne Platzzuweisung werden im Dialogfeld „Platzzuweisung verwalten” überhaupt nicht angezeigt.
Überprüfung der Sitzplatzkapazität bei der Buchung
Während des Einschreibungsprozesses im Frontend und Backend wird überprüft, ob ein Nutzer sich registrieren darf, weil dieser Teil einer Gruppe ist, der Plätze zugewiesen wurden und noch Plätze verfügbar sind. Daher werden alle Nutzer mit dem Status „gebucht”, „gestartet”, „bestanden” und „Nicht erfolgreich beendet” bei der Berechnung der Platzzuweisung berücksichtigt.
Die Kapazitätsprüfung im Frontend findet in jedem Kontext statt, wenn die Buchung für einen Kurs erfolgt, der aus einer Vorlage mit Platzzuweisung abgeleitet wurde. Die Kapazitätsprüfung der Platzzuweisung wird als erste Prüfung im Prozess der Buchung hinzugefügt, da alle folgenden Prüfungen erst danach sinnvoll sind und vermieden werden können, wenn der Nutzer sich gar nicht registrieren darf.