Der Workflow-Manager für Mehrfachgenehmigungen ermöglicht die Definition zusätzlicher Workflows für die Kursbuchung, die eine oder mehrere Genehmigungen notwendig haben.
Funktionen des Genehmigungs-Workflow-Managers
Neu
Vorgesetzte und Mitglieder von Gruppen können als Genehmigende fungieren.
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Vorgesetzte als Genehmiger von Buchungsanfragen: Vorgesetzte können als Genehmiger für die Buchungsanfrage eingegeben werden, wobei wir zwischen direkten Vorgesetzten und indirekten Vorgesetzten unterscheiden. Direkte Vorgesetzte sind Nutzer, die im persönlichen Profil eines Nutzers über die E-Mail-Adresse des Vorgesetzten oder das Auswahlfeld „Vorgesetzter“ ausgewählt wurden. Der direkte Vorgesetzte einer Organisationseinheit wird als weitere Vorgesetztenbeziehung verwendet. Indirekte Vorgesetzte sind Vorgesetzte, die in der Organisationsstruktur definiert sind. Über das Feld „Einbinden des Vorgesetzten im Genehmigungsprozess auf folgender Ebene“ kann festgelegt werden, welches Level des Vorgesetzten in der OE-Struktur für die Genehmigung berücksichtigt werden soll.
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Gruppen als Genehmiger von Buchungsanfragen: Wenn eine Gruppe als Genehmiger festgelegt ist, sind alle Mitglieder der Gruppe berechtigt, einen Genehmigungsantrag zu bearbeiten.
Gründe für die Bewilligung oder Ablehnung
Für jeden Genehmigungsschritt können Gründe für die Genehmigung oder Ablehnung hinzugefügt werden, die im Manager „Stornierungs-, Ausnahme-und Genehmigungsgründe” definiert sind. Auf diese Weise kann der Genehmigende seine Entscheidung begründen, warum ein Lerner einen Kurs erfolgreich beenden sollte oder nicht.
Zusätzlich zur Auswahl eines Grundes für die Bestätigung oder Ablehnung kann der Genehmigende auch einen Grund in ein Eingabefeld eingeben. Die Auswahl von Gründen für die Ablehnung oder Bestätigung ist nur verfügbar, wenn das Panel „Buchungsanfrage” verwendet wird.
Prioritäten
Die Prioritäten werden ebenfalls dort angelegt, können jedoch nur einem Level pro Workflow hinzugefügt werden. Diese Priorität ermöglicht es dem Genehmiger, seiner Entscheidung zusätzlich zum Genehmigungsgrund eine Gewichtung hinzuzufügen.
Stornierungs-, Ausnahme-und Genehmigungsgründe | Genehmigunggründe
Stornierungs-, Ausnahme-und Genehmigungsgründe | Ablehnungsgründe
Stornierungs-, Ausnahme-und Genehmigungsgründe | Priorität für den Mehrfachgenehmigungs-Workflow
Filter
Die Filterfunktion einer Genehmigungsstufe kann verwendet werden, um die Gruppe von Personen, für die diese Stufe gilt, weiter einzuschränken, z. B. kann dort ein kundenspezifisches Personenattribut ausgewählt werden. Wenn dort ein bestimmter Wert eingegeben wird, wird nur dann diese Stufe angewendet.
Sobald alle erforderlichen Genehmigungsstufen konfiguriert wurden, werden sie auf der Registerkarte „Genehmigungsstufen” angezeigt. Die letzte Stufe ist automatisch die endgültige Genehmigung, die anhand des Status „Bestätigt” oder „Abgelehnt” erkennbar ist. Bei allen vorherigen Stufen verbleibt der Teilnehmer im Status „Beantragt”. Mithilfe der Checkbox in der Spalte „Finale Entscheidung” kann der Buchungsvorgang vorzeitig abgebrochen werden, wenn beispielsweise ein Level abgelehnt wird.
Die endgültige Anmeldung muss vom Kursadministrator durchgeführt werden, indem die bestätigten Nutzer aus der Antragsliste in die Teilnehmerliste übertragen werden.
Sobald der Workflow für Buchungen eingerichtet wurde, kann er einem Kurs zugewiesen werden. Allerdings muss das Metatag „Mehrfachgenehmigungs-Workflow” (ID=11842) in der Kursvorlage zugewiesen werden.