Kursteilnehmer Verwaltung

Die administrative Bearbeitung von Kursanmeldungen erfolgt durch den Kursteilnehmerverwalter. Kursanmeldungen oder -anfragen können auch von Lernenden, Anmeldestellen und Vorgesetzten im Katalog vorgenommen werden. Anmeldestellen müssen über mindestens die Berechtigung „Bearbeiten“ bei der Freigabe eines Benutzerobjekts verfügen, die über die Einstellung „Anmeldestelle“ im Benutzerprofil festgelegt wird, um Buchungen und Anfragen im Katalog durchführen zu können.

Administratoren können Anmeldungen vornehmen oder den Buchungsstatus für alle Anmeldetypen ändern. So können beispielsweise Anmeldeanträge genehmigt und Teilnehmer direkt für einen Kurs angemeldet werden, Anmeldungen können auf andere Kurse übertragen werden, Kurs- oder Wartelistenreservierungen können vorgenommen und Anmeldungen abgebrochen werden.

Während die Teilnehmerverwaltung in der Kurssuchleiste die eigentliche Verwaltung der Teilnehmer ermöglicht, lassen sich durch Massenanmeldungen und Sammelstornierungen Nutzer schnell zuweisen. Das Audit Log erfasst den Lernfortschritt und bietet die Möglichkeit, Buchungsdaten zu bearbeiten.

Wenn der Multi-Client-Kontext konfiguriert ist, kann der Client in der Kopfzeile ausgewählt werden, wodurch in der Teilnehmerverwaltung clientspezifische Suchfelder und Tabellenspalten angezeigt werden.

Teilnehmerverwaltung

Die verschiedenen Tabs strukturieren die Teilnehmer eines Kurses nach ihrem Status und/oder stellen bestimmte benutzerspezifische Funktionen zur Verfügung. Die verfügbaren Funktionen und Statusänderungen hängen von den Kurseinstellungen ab, insbesondere von der Anmeldungsart und dem Kursveranstalter. Die Einstellungen lassen sich flexibel konfigurieren.

Tabs des Teilnehmer-Managers

• Teilnehmerliste:
  Die Teilnehmerliste umfasst alle Teilnehmer, die für den Kurs gebucht sind, den Kurs begonnen oder beendet haben (mit „Bestanden“ oder „Nicht bestanden“) oder eine Reservierung haben.
  Wird die maximale Teilnehmerzahl überschritten, ist es nicht mehr möglich, Teilnehmer hinzuzufügen, anzumelden oder zu verschieben. Anmeldungen, die die maximale Teilnehmerzahl überschreiten, werden auf die Warteliste verschoben. Die Administratoren werden benachrichtigt und können entscheiden, ob die Teilnehmer auf die Warteliste verschoben werden sollen oder ob keine Anmeldung erfolgt.

• Warteliste:
  Die Warteliste umfasst alle Teilnehmer mit dem Status „wartend“ oder „für die Warteliste reserviert“. Teilnehmer können manuell auf die Warteliste gesetzt werden oder – falls die maximale Teilnehmerzahl überschritten wurde und eine Anmeldung noch aussteht – automatisch. Die Anzahl der verfügbaren Plätze auf der Warteliste kann begrenzt werden (Metatag „Max. Teilnehmerzahl“). Sobald die maximale Teilnehmerzahl überschritten ist, erhalten Administratoren eine Benachrichtigung und können weiterhin Teilnehmer hinzufügen, während Lerner, Vorgesetzte und Anmeldestellen dies nicht mehr tun können.
  Sollten durch Umbuchungen oder Stornierungen Plätze frei werden, rücken die Teilnehmer entsprechend den Einstellungen des Metatags „Automatisches Nachrücken“ von der Warteliste nach oben. Die Reihenfolge, in der die Nutzer nach oben rücken, richtet sich nach ihrem Anmeldedatum. Die Reihenfolge kann in der Warteliste manuell geändert werden.

• Anforderungsliste:
  Die Antragsliste ist für Anmeldetypen relevant, die einer Bestätigung bedürfen. Sie enthält alle Teilnehmer, deren Anmeldungen akzeptiert oder abgelehnt wurden.
  Administratoren können den Anmeldeprozess beeinflussen, indem sie Anmeldeanfragen akzeptieren. Bei der Anmeldeart „Anmeldung durch Dritte mit Bestätigung“ wird eine Anmeldeanfrage von einem Administrator gestellt. Die Anfrage ist für den betreffenden potenziellen Teilnehmer notwendig, der vom Administrator auf die Anfrageliste gesetzt wurde.

• Stornierungsliste:
  Listet Nutzer auf, deren Kursteilnahme nach der Anmeldung oder nach Kursbeginn abgesagt wurde. Die bei der Stornierung angegebenen Gründe können geändert werden, was nützlich ist, da die Stornierungsgebühren je nach Stornierungsgrund variieren können.
  Nach der Entfernung aus der Stornierungsliste können sich die Teilnehmer erneut für den Kurs anmelden. Administratoren können die Anmeldung direkt über die Stornierungsliste vornehmen. Dadurch bleiben die Lerndaten, z. B. Feedback-Informationen, weiterhin verfügbar. Erst nach der Löschung eines Benutzers aus der Stornierungsliste werden diese Daten endgültig gelöscht. Teilnehmer können sich nicht selbst aus der Stornierungsliste löschen.

• Lernvorgabe:
  Individuelle Lernvorgaben werden von Administratoren oder Vorgesetzten für die Teilnehmer erstellt. Sie können empfohlene oder notwendige Kurse enthalten. Die Anmeldung erfolgt durch die Teilnehmer selbst.

Weitere Tabs im Teilnehmermanager bieten spezifische Funktionen zur Durchführung automatischer Anmeldungen und zur Verwaltung teilnehmerspezifischer Ressourcen.

• Automatische Registrierung:
  Hier können Gruppen oder Jobprofile ausgewählt werden (nur verfügbar mit einer imc Learning Suite-Lizenz oder aktivierten Zusatzkomponenten für „Kompetenzmanagement“). Gruppen oder Jobprofile können ausgewählt und Gruppenmitglieder oder Jobprofilinhaber in einem einzigen Schritt angemeldet werden (Zielstatus: persönliche Lernvorgabe). Benutzer, die einer Gruppe angehören oder über ein Jobprofil verfügen, werden automatisch für einen Kurs mit dem ausgewählten Status gebucht. Gleiches gilt für Benutzer, die zu einem späteren Zeitpunkt hinzugefügt werden. Die automatische Buchung erfolgt über einen Batch-Prozess (z. B. in täglichen Intervallen, je nach Einstellung) oder manuell im Teilnehmermanager. Wird ein Benutzer aus einer Gruppe entfernt oder verliert er sein Jobprofil, wird er auch aus der Vormerkliste entfernt.

• Direktzuweisung:
  Bei der Verwendung von Zielgruppen können bei der Buchung von Kursen Ausnahmen definiert werden. Dabei kann es sich um inklusive oder exklusive Ausnahmen handeln, d. h., Nutzer, die nicht über die Zielgruppe für den Kurs gebucht wurden, werden hinzugefügt, und Nutzer, die über die Zielgruppe für den Kurs gebucht würden, werden nicht hinzugefügt. Die Einstellungen auf diesem Tab haben Vorrang vor der automatischen Anmeldung. Je nach Konfiguration können Administratoren eine Ausnahme für ihre Mitarbeiter anwenden. Die Bearbeitung eines Antrags erfolgt ebenfalls im Teilnehmermanager. Angewandte Ausnahmen können über eine Option in der Symbolleiste bewilligt oder abgelehnt werden.

• Ressourcen:
  Wenn einem Kurs als benutzerspezifisch gekennzeichnete Ressourcen zugewiesen wurden (z. B. Desktop-Computer oder Hotelzimmerreservierungen), ermöglicht diese Funktion dem Benutzer, diese Ressourcen für Benutzer in Abhängigkeit von Kontingenten zu buchen. Je nach den Einstellungen (Metatag „Teilnehmerspezifische Ressourcen“) können Teilnehmer auch teilnehmerspezifische Ressourcen reservieren oder buchen, die auf diesem Tab bearbeitet werden können.

Aufgaben des Teilnehmers Listen

Für die Teilnehmer-, Wartelisten, Anmelde- und Stornierungslisten stehen verschiedene Funktionen zur Bearbeitung zur Verfügung.

• Hinzufügen:
  Neue Teilnehmer können zur Teilnehmer-, Warteliste oder Anfrageliste hinzugefügt werden. Die Warteliste und die Anfrageliste verfügen über einen entsprechenden Status („registriert“ oder „reserviert“ für die Teilnehmerliste, „in der Warteliste“ oder „für die Warteliste reserviert“ für die Warteliste und „beantragt“ für die Anfrageliste).
  Reservierungen oder Anmeldungen können vorgenommen werden, indem Teilnehmer zur Teilnehmer- oder Warteliste hinzugefügt werden. Beide Status wirken sich auf die Anzahl der verfügbaren Plätze aus. Teilnehmer, für die ein Kurs reserviert wurde, haben noch keinen Zugang zum Kurs.
  Benutzer, Gruppen und Jobprofile (nur wenn das Add-on „Skill and Competency Management“ aktiviert ist) können für die Teilnehmerliste und die Warteliste reserviert werden. Bei der Reservierung für eine Gruppe oder ein Jobprofil werden Plätze für Variablen reserviert, die zu einem späteren Zeitpunkt mit bestimmten Benutzern besetzt werden sollen. Dies ermöglicht beispielsweise die Visualisierung der verfügbaren Kontingente für eine Organisationseinheit. Reservierte Plätze können über die Funktion „Ersetzen“ mit Benutzern besetzt werden.
  Beim Hinzufügen von Teilnehmern wird zusätzlich zu den Registerkarten „Teilnehmer“, „Gruppen“ und „Jobprofile“ eine weitere Registerkarte angezeigt, auf der die verfügbaren Teilnehmer aus der Voranmeldeliste der entsprechenden Vorlage aufgeführt sind. Dies dient dazu, einen direkten Überblick zu gewährleisten und eine einfache Auswahl der Teilnehmer zu ermöglichen, die sich für die Kursvorlage zu einem bestimmten Termin oder an einem bestimmten Standort vorgemerkt haben.
  Nutzer können so lange zur Teilnehmerliste hinzugefügt werden, bis die maximale Teilnehmerzahl erreicht ist. Wird die maximale Teilnehmerzahl überschritten, werden die Teilnehmer auf die Warteliste gesetzt. In diesem Fall erscheint eine entsprechende Benachrichtigung, über die ausgewählt werden kann, welche Teilnehmer auf die Warteliste gesetzt werden sollen.
  Wird die maximale Anzahl der Plätze auf der Warteliste überschritten, wird eine Meldung angezeigt. In diesem Fall können die Teilnehmer dennoch auf die Warteliste hinzugefügt werden.
  Buchen, Bestätigen, Ablehnen, Abbrechen, Starten, Beenden (Teilnehmer).
  Je nach Liste, Buchungsstatus und Konfiguration des Anmeldeprozesses pro Anmeldetyp und Veranstalter kann der Status der Teilnehmer über die Funktionen der Symbolleiste geändert werden.

• Registrierung umbuchen/ersetzen:
  Anmeldungen für Lernpfade können in andere Kurse, Kursvorlagen oder Lernpfade verschoben werden. Die Verschiebung kann in eine beliebige Anzahl von Kursen oder in einen Kurs derselben Vorlage erfolgen. Der Filter „Kurse von anzeigen“ ist standardmäßig so eingestellt, dass Kurse derselben Vorlage angezeigt werden, es kommen jedoch auch andere Kurse in Frage. Verschobene Anmeldungen werden aus den Listen ihrer bisherigen Kurse entfernt und den Listen des neuen Kurses, der neuen Kursvorlage oder des neuen Lernpfads hinzugefügt.
  Nutzer sowie reservierte Plätze für Gruppen und Jobprofile können über die Funktion „Ersetzen“ durch andere Nutzer ersetzt werden. Nach dem Ersetzen übernehmen die Nutzer den Status der ersetzten Nutzer der Gruppen- oder Jobprofil-Plätze.

• Buchungsdaten:
  Je nach Kurs-Einstellungen (Metatag „Änderung der Buchungsdaten durch den Administrator“) können die Buchungsdaten der Lernenden sowohl bearbeitet als auch eingesehen werden. So ist es beispielsweise möglich, Buchungsdaten zu korrigieren, einen Kurs nachträglich auf „Bestanden“ zu setzen oder den Preis für den Lernenden für eine bestimmte Lernvorgabe abzubrechen sowie das Enddatum und das Fälligkeitsdatum zu aktualisieren.

• ERP-Export (CSV):
  Für alle oben genannten Tabs kann die Nutzerliste als CSV-Datei oder – zusammen mit einem Word-Dokument, das über den Navigationspunkt „Exportieren nach Vorlage“ verwaltet wird – als ZIP-Datei exportiert werden, um die sofortige Erstellung von Standardbriefen zu ermöglichen.

• E-Mail senden:
  Um den E-Mail-Versand zu vereinfachen, ermöglicht die Funktion „E-Mail senden“ dem Benutzer, eine Nachricht zu erstellen, die an einen einzelnen Nutzer, mehrere nominierte Nutzer oder alle Nutzer gesendet werden kann. Vorgesetzte, die pro Nutzerprofil oder Geschäftsbereich definiert sind, können in den Betreffzeilen (cc) hinzugefügt werden.

• Zertifikat:
  Wenn für den Kurs ein Zertifikat definiert wurde und ein Teilnehmer den Kurs beendet hat, kann pro Teilnehmer ein Zertifikat ausgestellt werden.
  Mögliche Statusänderungen können flexibel je nach Buchungsstatus und Veranstalter festgelegt werden. Abhängig von diesen Einstellungen werden E-Mails mit Einladungen, Bestätigungsanfragen und weiteren Informationen versendet. Pro Kurs kann festgelegt werden, ob Buchungs-E-Mails versendet werden und ob ein Administrator Benachrichtigungen erhalten soll.
  Die Teilnehmerstatistik bietet einen Überblick über die Max. Teilnehmerzahl, die optimale Teilnehmerzahl und die minimale Teilnehmerzahl, die gebuchten Teilnehmer sowie die Plätze auf der Warteliste.
  Änderungen werden beim Speichern übernommen. Über das Änderungsprotokoll lassen sich alle Änderungen nachverfolgen und rückgängig machen.

• Alle Zertifikate:
  Die Funktion führt eine „Alle Zertifikate“ Button im Bereich „Teilnehmerverwaltung“ der Kurse. Dieser befindet sich direkt unterhalb der bestehenden "Zertifikat" Button: Mit diesem Steuerelement können alle Zertifikate heruntergeladen werden, die mit den Lernern verknüpft sind, die sich in der "Erfolgreich abgeschlossen" Status. Die heruntergeladene Ausgabe wird als komprimierte ZIP-Datei bereitgestellt, und jedes Zertifikat in der ZIP-Datei liegt in dem in den Zertifikateinstellungen vordefinierten Format vor – entweder PDF oder DOCX.
  Diese Funktion steht standardmäßig für alle bestehenden und zukünftigen Kurse und Lernpfade zur Verfügung, sobald die Funktion bereitgestellt wird. Sie ist besonders nützlich für Schulungsadministratoren, die große Teilnehmergruppen verwalten, da sie den manuellen Arbeitsaufwand und den Zeitaufwand für die Bereitstellung von Zertifikaten für den erfolgreichen Abschluss erheblich reduziert.
  Die „Alle Zertifikate“ Der Button ist kontextsensitiv und folgt einer klaren Logik:

  • Es bleibt inaktiv falls Es wurden keine Lernenden nominiert oder wenn die Die nominierten Lernenden haben nicht den Status „Erfolgreich abgeschlossen“.

  • Es wird aktiv sobald mindestens ein Lerner mit einem gültigen Zertifikat im Status „Erfolgreich abgeschlossen“ ist nominiert.

  • Wenn diese Funktion aktiviert ist, wird durch Klicken auf den Button eine ZIP-Datei erstellt und heruntergeladen, die Folgendes enthält: nur die Zertifikate der Lernenden, die die Abschlusskriterien erfüllen.

  • Wenn sowohl berechtigte (erfolgreich abgeschlossene) als auch nicht berechtigte (nicht erfolgreich abgeschlossene) Lerner ausgewählt werden, aktiviert das System den Button zwar trotzdem, fügt jedoch Folgendes hinzu: nur die Zertifikate für berechtigte Lerner in der ZIP-Datei.

• Zertifikat hochladen:
  Wenn für den Kurs ein Zertifikat definiert wurde und der Metatag „Zertifikatstyp“ auf „Externes Zertifikat, Hochladen durch Administrator erlaubt“ gesetzt ist, können Administratoren mit der Berechtigung zur Verwaltung der Kursteilnehmer pro Teilnehmer ein externes Zertifikat hochladen. Das Hochladen eines externen Zertifikats führt nicht automatisch zum Abschluss des Kurses oder des Lernpfads für den Teilnehmer. Es ist auch möglich, ein bereits hochgeladenes Zertifikat herunterzuladen oder zu löschen (z. B. durch einen Lerner).

Teilnehmerverwaltung → Sammelanmeldungen und Sammelstornierungen

Die Gruppenregistrierung oder -löschung ermöglicht es, eine Liste von Nutzern gemeinsam zu registrieren oder zu löschen. Dazu können CSV-Dateien importiert werden, die die Nutzerattribute enthalten. Die Dateien müssen für jeden Nutzer ein Nutzerattribut angeben, das im System eindeutig verwaltet wird (z. B. Benutzer-ID oder E-Mail-Adresse). Anhand dieser Identifikatoren werden die Nutzer identifiziert und ihre Registrierungen verwaltet.
Beispieldatei: userlist.zip

Bei einer Sammelbuchung kann der Teilnehmerstatus über ein Dropdown-Menü ausgewählt werden. Folgende Werte stehen zur Auswahl:

• Reserviert: Die Nutzer auf der Teilnehmerliste haben den Status „Reserviert“.

• Angemeldet: Die Nutzer auf der Teilnehmerliste erhalten den Status „Angemeldet“.

• Für die Warteliste reserviert: Die Nutzer auf der Teilnehmerliste erhalten den Status „Für die Warteliste reserviert“.

• Warten: Die Nutzer auf der Warteliste erhalten den Status „Wartend“.

• Beantragt: Die Nutzer in der Anwendungsliste werden auf den Status „Angewendet“ gesetzt.

• Lernvorgabe: Die Nutzer werden auf dem Tab „Lernvorgabe“ festgelegt.

Falls zuvor eine Voranmeldung vorlag, wird diese entfernt. Wenn der Kurs so konfiguriert wurde, dass Buchungsmeldungen versendet werden, und einer der definierten Status ausgelöst wird, werden die Buchungsmeldungen direkt versendet.
Für eine Sammelstornierung ist es notwendig, einen Stornierungsgrund anzugeben, der für alle ausgewählten Nutzer angewendet wird.

Teilnehmerverwaltung → Aktualisierung der Daten

Die Datumsaktualisierung ermöglicht es, das Enddatum und das Fälligkeitsdatum für bestimmte Benutzer über eine Liste gemeinsam zu aktualisieren. Dazu können CSV-Dateien importiert werden, die die Anmeldenamen der Benutzer enthalten. Die Dateien müssen für jeden Benutzer einen Anmeldenamen enthalten, der im System eindeutig verwaltet wird. Anhand dieser Identifikatoren werden die Benutzer identifiziert und ihre Anmeldungen verwaltet.
Beispieldatei: updateDurationDependentBatchExample.csv

Während der Aktualisierung kann ausgewählt werden, ob das Enddatum des Kurses, das Fälligkeitsdatum oder beides aktualisiert werden soll. Der Assistent ermöglicht eine optionale Simulation der Ergebnisse, sodass das Ergebnis vorab getestet werden kann.

Diese Funktion aktualisiert nur Nutzer mit dem Status „In Bearbeitung“ in Kursen mit der Lernform „Online“.

Teilnehmerverwaltung → Prüfung Log

Die Funktion „Audit Log“ steht in der Regel Systemadministratoren oder speziell geschulten Administratoren zur Verfügung. Die Buchungsdaten für einen Kurs, z. B. das Anmeldedatum, der Buchungsstatus oder der Anmeldefortschritt eines Teilnehmers, können über das Audit Log korrigiert werden. Darüber hinaus lassen sich die lehrplanbezogenen Daten, z. B. der Lernfortschritt der Teilnehmer, verwalten. Dies gilt insbesondere dann, wenn Fehler korrigiert oder Ausnahmen festgestellt werden müssen, wie beispielsweise die rückwirkende Stornierung einer Stornogebühr aufgrund von Härtefallregelungen, die erneute Eröffnung eines Kurses durch einen Lerner nach einem versehentlichen Abschluss oder die Änderung eines Vorbuchungszeitraums aufgrund des Ausscheidens eines Mitarbeiters aus dem Unternehmen.

Eingeschränkter Modus

Der eingeschränkte Modus regelt den Umfang der Zugriffsrechte innerhalb der Teilnehmerverwaltung. Er ist für lokale Administratoren oder Beauftragte vorgesehen, die für die Verwaltung von Buchungen innerhalb einer bestimmten Organisationseinheit zuständig sind, jedoch nicht für die gesamte Organisation.

Zugriffs-Level

Der Kursmanager unterstützt zwei Zugriffsebenen:

Konfiguration

Der eingeschränkte Modus wird über einen Navigationspunkt aktiviert, der zum Kursmanager führt. Der Parameter &restrictedMode=true muss an das Einstellungen Feld des Navigationselements.

Darüber hinaus ist die Zugriffsrechte Die Funktionen des Navigationselements sollten auf die Teilnehmerverwaltung beschränkt sein. Beauftragten dürfen keine Berechtigungen zum Anlegen oder Bearbeiten von Kursen erteilt werden.

Verhalten im eingeschränkten Modus

Wenn ein Beauftragter die Teilnehmerliste eines Kurses im eingeschränkten Modus öffnet, bleiben Teilnehmer aus anderen Organisationseinheiten sichtbar. Es ist jedoch nicht möglich, Buchungen für Nutzer außerhalb der eigenen Einheit des Beauftragten hinzuzufügen, zu ändern oder abzusagen.

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