Die administrative Bearbeitung von Kursbuchungen erfolgt durch die Kursteilnehmerverwaltung. Kursbuchungen oder -anfragen können auch von Lernenden, Kursadministratoren und Vorgesetzten im Katalog vorgenommen werden. Kursadministratoren müssen mindestens über das Recht „Bearbeiten” bei der Freigabe eines Benutzerobjekts über die Einstellung „Kursadministratoren” im Profil verfügen, um Buchungen und Anfragen im Katalog ausführen zu können.
Administratoren können Buchungen oder Änderungen des Buchungsstatus für alle Buchungsarten vornehmen. So können beispielsweise Buchungsanfragen genehmigt und Teilnehmer direkt für einen Kurs buchen, Teilnehmende können auf andere Kurse umgebucht werden, Kurs- oder Wartelistenreservierungen können vorgenommen und Buchungen können storniert werden.
Während die Teilnehmerverwaltung in der Kurssuchleiste die eigentliche Verwaltung der Teilnehmer ermöglicht, lassen sich Nutzer über die Sammelbuchungen und Sammelstornierungen schnell auf Kurse buchen oder von Kursen stornieren. Das Audit Log dokumentiert den Lernfortschritt und ermöglicht die Bearbeitung von Buchungsdaten.
Wenn der Multi-Mandanten-Kontext konfiguriert ist, kann der Mandant in der Kopfzeile ausgewählt werden, sodass in der Teilnehmerverwaltung madantenspezifische Auswahlfelder und Tabellenspalten angezeigt werden.
Teilnehmerverwaltung
Die verschiedenen Tabs strukturieren die Teilnehmer eines Kurses nach ihrem Status und/oder stellen benutzerspezifische Funktionen zur Verfügung. Die verfügbaren Funktionen und Statusänderungen hängen von den Kurseinstellungen und insbesondere von der Buchungsart und dem Veranstalter ab. Die Einstellungen können flexibel konfiguriert werden.
Tabs des Teilnehmer-Managers
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Teilnehmerliste:
Die Teilnehmerliste umfasst alle Teilnehmer, die für den Kurs gebucht sind, den Kurs begonnen oder beendet haben (bestanden oder nicht bestanden) oder eine Reservierung haben.
Wenn die maximale Teilnehmerzahl überschritten wird, ist es nicht mehr möglich, Teilnehmer hinzuzufügen, zu buchen oder zu verschieben. Anmeldungen, die die maximale Teilnehmerzahl überschreiten, werden auf die Warteliste verschoben. Administratoren werden benachrichtigt und können entscheiden, ob die Teilnehmer auf die Warteliste verschoben werden sollen oder ob keine Buchung vorgenommen wird. -
Warteliste:
Die Warteliste umfasst alle Teilnehmer mit dem Status „wartend“ oder „für die Warteliste reserviert“. Teilnehmer können manuell zur Warteliste hinzugefügt werden oder, wenn die maximale Teilnehmerzahl überschritten wurde und eine Buchung aussteht, automatisch. Die Anzahl der verfügbaren Plätze auf der Warteliste kann begrenzt werden (Metatag „Max. Wartelistenplätze“). Sobald die maximale Teilnehmerzahl überschritten ist, erhalten Administratoren Benachrichtigungen und können weiterhin Teilnehmer hinzufügen, während Lerner, Vorgesetzte und Buchungsbevollmächtigte dies nicht mehr tun können.
Wenn durch Umbuchungen oder Stornierungen Plätze frei werden, rücken die Teilnehmer entsprechend den Einstellungen des Metatags „Automatisches Nachrücken“ von der Warteliste nach. Die Reihenfolge, in der die Nutzer nach oben rücken, hängt von ihrem Buchungsdatum ab. Die Reihenfolge kann in der Warteliste manuell geändert werden. -
Antragsliste:
Die Antragsliste ist für Buchungsarten relevant, die eine Bestätigung benötigen. Sie listet alle Teilnehmer auf, die eine Buchungsanfrage gestellt haben und deren Anfrage genehmigt oder abgelehnt wurde.
Administratoren können den Buchungsprozess beeinflussen, indem sie Buchungsanfragen genehmigen. Bei der Buchungsart „Fremdbuchung mit Bestätigung” handelt es sich um eine Buchungsanfrage durch einen Administrator. Die Anfrage ist notwendig, um vom potenziellen Teilnehmer bestätigt zu werden, der vom Administrator auf die Anfrageliste gesetzt wurde. -
Stornierungsliste:
Listet Nutzer auf, deren Kursteilnahme nach der Buchung oder nach Kursbeginn storniert wurde. Die bei der Stornierung angegebenen Gründe können geändert werden, was hilfreich ist, da die Stornierungsgebühren je nach Stornierungsgrund variieren können.
Nach dem Entfernen aus der Stornierungsliste können sich die Teilnehmer erneut auf den Kurs buchen. Administratoren können die Buchung direkt über die Stornierungsliste vornehmen. So bleiben Lerndaten, z. B. Feedback-Informationen, erhalten. Erst nach dem Löschen eines Nutzers aus der Stornierungsliste werden diese Daten endgültig gelöscht. Nutzer können sich nicht selbst aus der Stornierungsliste löschen. -
Lernvorgabe:
Lernvorgaben werden für die Teilnehmer von Administratoren oder Vorgesetzten erstellt. Sie können empfohlene oder notwendige Kurse enthalten. Die Buchung erfolgt durch die Teilnehmer selbst.
Weitere Tabs in der Teilnehmerverwaltung bieten spezifische Funktionen zur Durchführung automatisierten Buchung und zur Verwaltung teilnehmerspezifischer Ressourcen.
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Automatische Buchung:
Hier können Gruppen oder Jobprofile ausgewählt werden (nur verfügbar mit einer imc Learning Suite-Lizenz oder aktivierten Zusatzkomponenten für „Kompetenzmanagement“). Gruppen oder Jobprofile können ausgewählt und Gruppenmitglieder oder Jobprofilinhaber in einem Schritt rgebucht werden (Zielstatus: Lernvorgabe). Benutzer, die einer Gruppe angehören oder ein Jobprofil haben, werden automatisch für einen Kurs mit dem ausgewählten Status gebucht. Das Gleiche gilt für Benutzer, die zu einem späteren Zeitpunkt hinzugefügt werden. Die automatische Buchung wird durch einen Batch-Prozess (z. B. in täglichen Intervallen, je nach Einstellungen) oder manuell in der Teilnehmerverwaltung initiiert. Wenn ein Benutzer aus einer Gruppe entfernt wird oder sein Jobprofil verliert, wird er auch aus der Vormerkliste entfernt. -
Ausnahmen:
Bei der Verwendung von Zielgruppen können bei der Buchung von Kursen Ausnahmen definiert werden. Dabei kann es sich um einschließende oder ausschließende Ausnahmen handeln, d. h. Nutzer, die nicht über die Zielgruppe für den Kurs gebucht wurden, werden hinzugefügt, und Nutzer, die über die Zielgruppe für den Kurs gebucht wären, werden nicht hinzugefügt. Die Einstellungen auf diesem Tab überschreiben die automatische Registrierung. Je nach Konfiguration können Administratoren eine Ausnahme für ihre Mitarbeiter anwenden. Die Bearbeitung eines Antrags erfolgt ebenfalls in der Teilnehmerverwaltung. Angewandte Ausnahmen können über eine Symbolleistenoption genehmigt oder abgelehnt werden. -
Ressourcen:
Wenn einem Kurs als benutzerspezifisch gekennzeichnete Ressourcen zugewiesen wurden (z. B. Desktop-Computer oder Hotelzimmerreservierungen), ermöglicht diese Funktion dem Benutzer, diese Ressourcen für Nutzer entsprechend den Kontingenten zu buchen. Je nach den Einstellungen (Metatag „Ressource ist teilnehmerspezifisch“) können Teilnehmer auch teilnehmerspezifische Ressourcen reservieren oder buchen, die in diesem Tab bearbeitet werden können.
Funktionen der Teilnehmerlisten
Für die Teilnehmer-, Wartelisten, Antrags- und Stornierungslisten stehen eine Reihe von Funktionen zur Bearbeitung zur Verfügung.
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Hinzufügen:
Neue Teilnehmer können zur Teilnehmer-, Warteliste oder Antragsliste hinzugefügt werden. Wartelisten und Antragslisten mit einem entsprechenden Status („gebucht” oder „reserviert” für die Teilnehmerliste, „wartend” oder „reserviert für Warteliste” für die Warteliste und „beantragt” für die Anfrageliste).
Reservierungen oder Buchungen können vorgenommen werden, indem Teilnehmer zur Teilnehmer- oder Warteliste hinzugefügt werden. Beide Status beeinflussen die Anzahl der verfügbaren Plätze. Teilnehmer, für die ein Kurs reserviert wurde, können noch nicht auf den Kurs zugreifen.
Benutzer, Gruppen und Jobprofile (nur wenn das Add-on Kompetenzmanagement aktiviert ist) können für den Teilnehmer- und die Warteliste reserviert werden. Im Rahmen der Reservierung für eine Gruppe oder ein Jobprofil wird die Reservierung für Variablen durchgeführt, die zu einem späteren Zeitpunkt mit bestimmten Nutzern gefüllt werden sollen, wodurch beispielsweise die verfügbaren Kontingente für eine Organisationseinheit visualisiert werden können. Reservierte Plätze können über die Funktion „Ersetzen” mit Benutzern gefüllt werden.
Beim Hinzufügen von Nutzern wird zusätzlich zu den Registerkarten „Nutzer“, „Gruppen“ und „Jobprofile“ eine weitere Registerkarte angezeigt, auf der die verfügbaren Benutzer in der Vormerkliste der entsprechenden Vorlage aufgeführt sind. Dies dient dazu, einen direkten Überblick und eine einfache Auswahl der Teilnehmer zu gewährleisten, die die Kursvorlage für ein bestimmtes Datum oder einen bestimmten Standort vorgemerkt haben.
Nutzer können zur Teilnehmerliste hinzugefügt werden, bis die maximale Teilnehmerzahl erreicht ist. Wird die maximale Teilnehmerzahl überschritten, werden die Teilnehmer auf die Warteliste gesetzt. In diesem Fall erscheint eine entsprechende Benachrichtigung, über die eine Auswahl der Teilnehmer getroffen werden kann, die auf die Warteliste gesetzt werden sollen.
Wenn die maximale Anzahl an Plätzen auf der Warteliste überschritten wird, wird eine Meldung angezeigt. In diesem Fall können die Teilnehmer weiterhin zur Warteliste hinzugefügt werden.
Buchen, Genehmigen, Ablehnen, Stornieren Starten, Beenden von Teilnehmer.
Je nach Liste, Buchungsstatus und Konfiguration des Buchungsprozesses pro Buchungsart und Veranstalter kann der Teilnehmerstatus über die Symbolleistenfunktionen geändert werden. -
Umbuchen/Ersetzen:
Anmeldungen für Lernpfade können in andere Kurse, Kursvorlagen oder Lernpfade verschoben werden. Die Verschiebung kann in eine beliebige Anzahl von Kursen oder in einen Kurs aus derselben Vorlage erfolgen. Der Filter „Kurse anzeigen von“ ist standardmäßig so eingestellt, dass Kurse derselben Vorlage angezeigt werden, aber auch andere Kurse sind zulässig. Verschobene Buchungen werden aus den Listen ihrer früheren Kurse entfernt und zu den Listen des neuen Kurses, der neuen Kursvorlage oder des neuen Lernpfads hinzugefügt.
Nutzer und reservierte Plätze für Gruppen und Jobprofile können über die Funktion „Ersetzen“ durch andere Nutzer ersetzt werden. Bei der Ersetzung übernehmen die Nutzer den Status der ersetzten Nutzer der Gruppe oder des Jobprofils. -
Buchungsdaten:
Je nach Kurseinstellungen (Metatag „Änderungen der Buchungsdaten durch Administrator erlauben“) können die Buchungsdaten der Lernenden sowohl bearbeitet als auch angezeigt werden. So ist es beispielsweise möglich, Buchungsdaten zu korrigieren, einen Kurs nachträglich auf „Bestanden“ umzustellen oder den Preis des Kurses für den Lerner für eine bestimmte Lernvorgabe zu stornieren und die End- und Fälligkeitstermine zu aktualisieren. -
ERP-Export (CSV)
Für alle oben genannten Tabs kann die Nutzerliste als CSV-Datei oder zusammen mit einem über den Navigationspunkt „Export auf Basis einer Vorlage“ verwalteten Word-Dokument als ZIP-Datei exportiert werden, um die sofortige Erstellung von Standardbriefen zu ermöglichen. -
E-Mail senden:
Um den E-Mail-Versand zu vereinfachen, ermöglicht die Funktion „E-Mail senden“ dem Benutzer, eine Nachricht zu erstellen, die an einen Nutzer, mehrere ausgewählte Nutzer oder alle Nutzer gesendet werden kann. Vorgesetzte, die pro Nutzerprofil oder Geschäftsbereich definiert sind, können in das CC-Feld hinzugefügt werden. -
Zertifikat:
Wenn für den Kurs ein Zertifikat definiert ist und ein Teilnehmer den Kurs beendet hat, kann pro Teilnehmer ein Zertifikat ausgestellt werden.
Mögliche Statusänderungen können flexibel pro Buchungsstatus und Veranstalter definiert werden. Abhängig von diesen Einstellungen werden E-Mail-Nachrichten mit Einladungen, Genehmigungsanfragen und weiteren Informationen versendet. Pro Kurs kann festgelegt werden, ob Buchungs-E-Mails versendet werden und ob ein Administrator Nachrichten erhalten soll.
Die Teilnehmerstatistik gibt einen Überblick über die maximale, optimale und minimale Teilnehmerzahl, die gebuchten Teilnehmer sowie die Plätze auf der Warteliste.
Änderungen werden beim Speichern übernommen. Das Änderungsprotokoll ermöglicht es, alle Änderungen zu überwachen und rückgängig zu machen. -
Alle Zertifikate:
Die Funktion führt einen „Alle Zertifikate“-Button im Teilnehmerverwaltungsbereich von Kursen. Direkt unterhalb der bestehenden "Zertifikat" Button ermöglicht diese Steuerung das Herunterladen aller Zertifikate, die mit Lernern verbunden sind, die sich in der "Erfolgreich abgeschlossen" Status. Die heruntergeladene Datei wird als komprimierte ZIP-Datei geliefert, und jedes Zertifikat innerhalb der ZIP-Datei ist in den in den Einstellungen der Zertifikate vordefinierten Formaten enthalten – entweder PDF oder DOCX.
Diese Funktion ist standardmäßig für alle bestehenden und zukünftigen Kurse und Lernpfade verfügbar, sobald die Funktion bereitgestellt ist. Sie ist besonders nützlich für Schulungsadministratoren, die große Gruppen verwalten, da sie den manuellen Arbeitsaufwand und die Zeit für das Abrufen von Zertifikaten für den erfolgreichen Abschluss erheblich reduziert.
Das „Alle Zertifikate“ Button ist kontextsensitiv und folgt einer klaren Logik:-
Es bleibt inaktiv wenn keine Lernenden ausgewählt wurden, oder wenn die ausgewählten Lernende nicht über den Status „Erfolgreich abgeschlossen“ verfügen.
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Es wird aktiv, sobald mindestens ein Lerner mit einem gültigen Zertifikat im Status „Erfolgreich abgeschlossen“ ausgewählt ist.
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Wenn der Button aktiviert ist, wird beim Anklicken eine ZIP-Datei generiert und heruntergeladen, die Folgendes enthält: nur die Zertifikate der Lernenden, die die Abschlusskriterien erfüllen.
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Wenn sowohl berechtigte (erfolgreich abgeschlossen) als auch nicht berechtigte (nicht abgeschlossen) Lerner ausgewählt werden, aktiviert das System den Button dennoch, fügt jedoch nur die Zertifikate für berechtigte Lernende in der ZIP-Datei hinzu.
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Zertifikat hochladen:
Wenn für den Kurs ein Zertifikat definiert wurde und das Metatag „Zertifikatstyp“ auf „Externes Zertifikat, Upload durch den Administrator erlauben“ gesetzt ist, können Administratoren mit der Berechtigung zur Verwaltung der Kursteilnehmer ein externes Zertifikat pro Teilnehmer hochladen. Das Hochladen eines externen Zertifikats führt nicht automatisch zum Abschluss des Kurses oder Lernpfads für den Teilnehmer. Es ist auch möglich, ein bereits hochgeladenes Zertifikat (z. B. von einem Lerner) herunterzuladen oder zu löschen.
Teilnehmermanager → Sammelbuchung und Sammelstornierungen
Die Sammelbuchung oder -stornierung ermöglicht es, eine Liste von Nutzern gemeinsam zu buchen oder zu stornieren. Dazu können CSV-Dateien importiert werden, die die Attribute der Nutzer enthalten. Die Dateien müssen ein Nutzerattribut enthalten, das für jeden Nutzer im System eindeutig verwaltet wird (z. B. Benutzer-ID oder E-Mail-Adresse). Die Nutzer werden anhand dieser Identifikatoren identifiziert und ihre Registrierungen werden entsprechend verwaltet.
Beispieldatei: userlist.zip
Bei einer Sammelbuchung kann der Teilnehmerstatus über ein Dropdown-Menü ausgewählt werden. Verfügbare Werte sind:
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Reserviert: Die Nutzer auf der Teilnehmerliste werden auf den Status „Reserviert“ gesetzt.
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Gebucht: Die Nutzer auf der Teilnehmerliste werden auf den Status „Gebucht“ gesetzt.
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Reserviert für Warteliste: Die Nutzer auf der Teilnehmerliste werden auf den Status „Reserviert für Wartliste” gesetzt.
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Wartend: Die Nutzer auf der Warteliste werden auf den Status „Wartend“ gesetzt.
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Beantragt: Die Nutzer auf der Bewerbungsliste werden auf den Status „Beantragt“ gesetzt.
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Lernvorgabe: Die Nutzer werden dem Tab „Lernvorgabe“ zugewiesen.
Wenn zuvor eine Vormerkung existierte, wird diese entfernt. Wenn der Kurs so konfiguriert wurde, dass Buchungsnachrichten versendet werden, und einer der definierten Status ausgelöst wird, werden diese direkt versendet.
Bei einer Sammelstornierung ist es erforderlich, einen Stornierungsgrund anzugeben, der für alle ausgewählten Nutzer gilt.
Teilnehmerverwaltung → Datumsaktualisierung
Die Datumsaktualisierung ermöglicht es, das Enddatum des Kurses und das Fälligkeitsdatum für bestimmte Benutzer über eine Liste gemeinsam zu aktualisieren. Dazu können CSV-Dateien importiert werden, die die Anmeldenamen der Nutzer enthalten. Die Dateien müssen einen Anmeldenamen enthalten, der für jeden Nutzer im System eindeutig ist. Die Nutzer werden anhand dieser Identifikatoren identifiziert und ihre Anmeldungen werden entsprechend verwaltet.
Beispieldatei: updateDurationDependentBatchExample.csv
Während der Aktualisierung kann ausgewählt werden, ob das Enddatum des Kurses, das Fälligkeitsdatum oder beides aktualisiert werden soll. Der Assistent ermöglicht eine optionale Simulation der Ergebnisse, sodass diese vorab getestet werden können.
Diese Funktion aktualisiert nur Nutzer mit dem Status „In Bearbeitung“ in Kursen mit der Lernform „Online“.
Teilnehmermanager → Audit Log
Die Audit-Log-Funktion steht in der Regel Systemadministratoren oder speziell geschulten Administratoren zur Verfügung. Die Buchungsdaten für einen Kurs, z. B. Buchungsdatum, Buchungsstatus oder Buchungsfortschritt eines Teilnehmers, können über das Audit Log korrigiert werden. Darüber hinaus können die lehrplanbezogenen Daten, z. B. der Lernfortschritt der Teilnehmer, verwaltet werden. Dies wird angewendet, wenn Fehler korrigiert oder Ausnahmen festgelegt werden müssen, wie z. B. die rückwirkende Streichung einer Stornogebühr aufgrund von Härtefallregelungen, die wiederholte Starten eines Kurses durch einen Lerner nach einem versehentlichen Abschluss oder die Änderung einer Vormerkungsfrist aufgrund des Ausscheidens eines Mitarbeiters aus dem Unternehmen.