Die Teilnehmerliste erstellt formatierte Dokumente für Kurs- oder Veranstaltungsteilnehmer, indem Exportvorlagen mit dynamischen Platzhaltern kombiniert werden. Die Funktion ist für Szenarien konzipiert, in denen ein einfacher Tabellen-Export nicht ausreicht, beispielsweise für gedruckte Anwesenheitslisten, Hotellisten, Anmeldeübersichten mit Firmenlogo oder Teilnehmerdokumente, die Kurs- oder Veranstaltungsdetails enthalten.
Der Export basiert auf Vorlagen. Das sichtbare Ergebnis und die exportierten Daten hängen von den in der ausgewählten Vorlage verwendeten Platzhaltern ab, nicht von der Konfiguration einer Manager-Ansicht.
Übersicht
Die Funktion steht für Kurse und Veranstaltungen zur Verfügung und nutzt die Dokumentenerstellung auf Basis vordefinierter Vorlagen. Vorlagen können kursbezogene, veranstaltungsbezogene und teilnehmerbezogene Platzhalter enthalten. Beim Export ersetzt das System diese Platzhalter durch Werte aus dem entsprechenden Objekt und generiert das Dokument zum Herunterladen.
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Kurs-Export: zu finden in der Kursbetreuung unter dem Tab „Teilnehmer“.
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Veranstaltung-Export: zu finden in der Kursbetreuung unter dem Tab „Lehrplan“ der Veranstaltungen.
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Vorlagenbasierte Ausgabe: geeignet für markenspezifische oder strukturierte Dokumente.
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Typische Ausgabe: Word-Dokumente und zugehörige zusammengeführte Dateien, je nach Konfiguration der Vorlage.
Diese Funktion unterscheidet sich von den Standard-Exporten in Excel oder CSV. Bei Standard-Exporten werden Manager-Spalten verwendet, und die Formatierungsmöglichkeiten sind begrenzt. Bei vorlagenbasierten Exporten kommen Platzhalter zum Einsatz, was eine strukturierte Dokumentgestaltung ermöglicht.
So funktioniert die Funktion
Der Export der Teilnehmerliste erfolgt in zwei Schritten: Zunächst wird eine Vorlage erstellt, die dann beim Export ausgewählt wird.
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Erstellen oder laden Sie eine Exportvorlage in der Exportvorlagen.
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Fügen Sie die notwendigen Platzhalter in die Dokumentvorlage.
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Wählen Sie einen für die gewünschte Ausgabe geeigneten Zusammenführungstyp aus.
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Öffnen Sie den entsprechenden Kurs oder die entsprechende Veranstaltung.
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Starten Sie den Export anhand einer Vorlage und wählen Sie die vorbereitete Vorlage aus.
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Laden Sie die erstellte Datei herunter.
Der exportierte Inhalt kann Informationen aus verschiedenen Quellen enthalten:
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Kursdaten wie beispielsweise der Kursname oder andere konfigurierte Kurs-Attribute
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Daten zu Veranstaltungen für veranstaltungsspezifische Details aus dem Lehrplan
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Teilnehmerdaten wie beispielsweise die pro Teilnehmer-Eintrag angezeigten persönlichen Attribute
Vorlagenkonfiguration
Bevor eine Teilnehmerliste exportiert werden kann, muss eine entsprechende Vorlage vorhanden sein. Die Vorlage legt sowohl das Layout als auch die Datenfelder fest, die in der Ausgabe verfügbar sind.
Im Vorlagen-Manager kann eine Platzhalterliste heruntergeladen werden. Diese Liste enthält die verfügbaren Identifikatoren für die Erstellung von Vorlagen. Die Platzhalter werden im hochgeladenen Dokument verwendet und beim Export automatisch ersetzt.
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Konfiguration-Aspekt |
Beschreibung |
Funktionale Relevanz |
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Platzhalterliste |
Stellt die verfügbaren Identifikatoren für die Vorlagengestaltung bereit |
Legt fest, welche Daten in das endgültige Dokument eingefügt werden können |
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Name von Vorlagen |
Aus den Namen der Vorlagen sollte klar hervorgehen, ob die Vorlage für Kurse oder Veranstaltungen bestimmt ist |
Das ist wichtig, da das System Vorlagen nicht automatisch nach Kontext klassifiziert |
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Zusammenführungstyp |
Unterstützte Formate sind „Vorlage“ und „CSV“, „Ein Dokument pro Eintrag“, „Eine Seite pro Eintrag“ sowie „Eintragsliste in einem Dokument“ |
Legt fest, wie die Zeilen der Teilnehmer in der generierten Ausgabe dargestellt werden |
Es gibt keine automatische Überprüfung, ob eine Vorlage kursbezogen oder für Veranstaltungen geeignet ist. Die Unterscheidung ergibt sich aus dem Namen der Vorlage und den darin verwendeten Platzhaltern.
Kursbezogene Platzhalter können auch in einer Veranstaltungvorlage vorkommen, wenn Kursinformationen zusammen mit Veranstaltungsdaten angezeigt werden sollen. Veranstaltungsbezogene Platzhalter beziehen Werte aus dem Veranstaltungskontext.
Nach Kontext exportieren
Export der Teilnehmerliste des Kurses
Bei Kursen wird der Export über die Tab-Registerkarte „Teilnehmer“ in der Kursbetreuung gestartet. Durch den Exportvorgang wird ein Auswahldialog für die verfügbaren Vorlagen geöffnet. Nach der Bestätigung wird die erstellte Datei heruntergeladen.
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Der Export enthält Informationen zu Kursen und teilnehmerbezogene Werte.
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Die Ausgabe hängt von der nominierten Vorlagenstruktur ab.
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Dieser Ansatz eignet sich für Anwesenheitslisten, Teilnehmerübersichten oder Listen mit Firmenlogo.
Export der Teilnehmerliste einer Veranstaltung
Für Veranstaltungen wird der Export über das Tab „Lehrplan“ in der Kursbetreuung gestartet. Das Export-Icon ist nur für Veranstaltungen verfügbar. Nachdem eine Vorlage ausgewählt und bestätigt wurde, wird das Dokument erstellt und heruntergeladen.
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Veranstaltungsbezogene Platzhalter verwenden Daten aus der Veranstaltung.
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Kursbezogene Platzhalter können weiterhin aufgelöst werden, wenn sie in der Vorlage enthalten sind.
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Die notwendigen Metatags oder Attribute müssen vorhanden sein und im entsprechenden Objekt ausgefüllt werden.
Bewährte Verfahren und Einschränkungen
Verwenden Sie klare Namenskonventionen für Vorlagen, indem Sie beispielsweise Teilnehmerlisten von Kursen von Teilnehmerlisten von Veranstaltungen unterscheiden. Dies verringert Auswahlfehler beim Export und vereinfacht die Pflege der Vorlagen.
Die Funktion ist am effektivsten, wenn die Vorlagen unter Berücksichtigung eines konkreten Anwendungsfalls erstellt werden. Zu den gängigen Beispielen zählen Anwesenheitslisten, Unterkunftslisten und interne Teilnehmerübersichten.
Bewährte Vorgehensweise:
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Verwenden Sie für verschiedene geschäftliche Zwecke und Objektkontexte jeweils eigene Vorlagen.
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Stellen Sie sicher, dass alle referenzierten Metatags und Nutzer-Attribute im System gepflegt sind.
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Testvorlagen mit realistischen Daten vor dem produktiven Einsatz.
Einschränkung:
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Das System interpretiert die Absicht der Vorlage nicht automatisch.
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Fehlende oder leere Quellwerte führen zu einer unvollständigen Ausgabe.
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Standard-Exporte ohne Vorlage sind nach wie vor die bessere Wahl, wenn lediglich tabellarische Rohdaten notwendig sind.
Der vorlagenbasierte Export der Teilnehmerliste dient der Erstellung von Dokumenten mit festgelegter Struktur und Formatierung und nicht der generischen Extraktion von Listen.
Weitere Informationen
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Der vorlagenbasierte Export im Kurs- und Kursvorlagen-Manager folgt dem gleichen allgemeinen Prinzip, konzentriert sich jedoch möglicherweise eher auf Daten auf Objektebene als auf Daten auf Teilnehmerebene.
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Exporte aus der Teilnehmerverwaltung ohne Vorlagen basieren auf der Konfiguration des Administrators und bieten weniger Einflussmöglichkeiten auf die Gestaltung der Dokumente.
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Exportvorlagen können auch in anderen Zusammenhängen verwendet werden, beispielsweise beim Export von Katalogen oder Kursübersichten, sofern die entsprechende Vorlage vorhanden ist.