Buchung von Anfang bis Ende | Funktionsreferenz | Scheer IMC

Mit einer Buchung werden Nutzende der imc Learning Suite einem Kurs oder Lernpfad als Teilnehmende zugeordnet. Diese Seite beschreibt den Ablauf von der ersten Anfrage bis zum Abschluss oder zur Stornierung und zeigt, welcher Buchungsweg zu welchem Zweck passt.

Auf einen Blick

Buchungsweg	Ausgelöst durch	Genehmigung	Typischer Einsatz
Selbstbuchung	Lernende über "Buchen" auf der Beschreibungsseite im Katalog	Nicht erforderlich. Buchungsformular, Zahlung oder Voraussetzungen können dennoch gelten.	Offene Angebote, die Lernende selbst buchen
Anfrage mit Genehmigung	Lernende über "Beantragen"	Vorgesetzte, Kursadministrator oder mehrere Schritte eines Mehrfachgenehmigungs-Workflows	Kostenpflichtige Trainings oder Trainings mit Abwesenheit vom Arbeitsplatz
Buchung durch Vorgesetzte	Vorgesetzte über "Meine Mitarbeiter" oder den Katalog	Nicht erforderlich. Pflichtvoraussetzungen werden geprüft.	Einzelne Mitarbeitende oder ganze Teams für ein Training buchen
Automatische Buchung	Geplanter Job oder manueller Start, abhängig von der Mitgliedschaft in einer Gruppe, einer Zielgruppe oder einem Jobprofil	Nicht erforderlich	Pflicht- und Compliance-Trainings, Rezertifizierung
Import	Administration über Sammelbuchung oder Buchungsimport	Nicht erforderlich	Lange Nutzerlisten oder Buchungen mit vorgegebenem Status

Vor der Buchung

Am Kurs oder Lernpfad wird eingestellt, welche Buchungswege zur Verfügung stehen und wie viele Nutzende buchen können.

Buchungsarten

Die Buchungsart bestimmt den Workflow eines Kurses oder Lernpfads. Sie wird über das Metatag "Buchungsart" (ID 10008) gesetzt. Im Konfigurationsmanager – Buchung wird jede Buchungsart unter "Buchungsarten" einzeln aktiviert. Zur Auswahl stehen nur die aktivierten Buchungsarten:

Selbstbuchung
Selbstbuchung mit Benachrichtigung
Selbstbuchung mit Bestätigung
Selbstbuchung mit Bestätigung durch den Vorgesetzten
Buchungsanfrage mit direkter Buchung durch den Vorgesetzten
Fremdbuchung
Fremdbuchung mit Bestätigung
Mehrfachgenehmigung

Plätze und Warteliste

Ist die maximale Teilnehmerzahl eines Kurses erreicht, kommen weitere Buchungen auf die Warteliste. Wie groß die Warteliste sein darf, legt das Metatag "Max. Wartelistenplätze" fest. Ist sie voll, kann die Administration weiterhin Teilnehmende hinzufügen. Für Lernende, Vorgesetzte und Buchungsbeauftragte ist das dann nicht mehr möglich. Werden durch Umbuchungen oder Stornierungen Plätze frei, rücken Teilnehmende gemäß dem Metatag "Automatisches Nachrücken" in der Reihenfolge ihres Buchungsdatums nach. Die Administration kann diese Reihenfolge manuell ändern. Siehe Kursteilnehmer Verwaltung.

Die Platzbeschränkung begrenzt, wie viele Nutzende mit bestimmten Personenattributwerten oder aus bestimmten Gruppen buchen können. Einträge werden im Manager "Platzbeschränkung" angelegt und über das gleichnamige Metatag (ID 11988) Kursvorlagen oder Lernpfadvorlagen zugeordnet. Eine Platzbeschränkung reserviert keine Plätze. Sie gilt nur für die definierten Nutzenden, alle anderen buchen ohne diese Grenze. Mit „Platzbeschränkungen für alle Kurse und Lernpfade anwenden“ teilen sich alle verknüpften Kurse und Lernpfade dieselben Plätze.

Buchungsformulare

Buchungsformulare fragen während der Buchung zusätzliche Angaben ab, etwa Profildaten, einen Kommentar oder die Zustimmung zu Nutzungsbedingungen. Ein Formular lässt sich für die Buchung durch Lernende definieren, ebenso für die Buchung durch Vorgesetzte, Buchungsbeauftragte oder HR-Administration sowie für die Genehmigung und die Vormerkung. Hat ein Kurs ein Buchungsformular, lassen sich mehrere Personen nicht gleichzeitig buchen. Jede Person muss dann einzeln gebucht werden.

Buchungswege

Ausgelöst werden die Buchungswege von unterschiedlichen Akteuren: Lernenden, Vorgesetzten, einem geplanten Job oder der Administration.

Selbstbuchung und Vormerkung

Die Schaltfläche auf der Beschreibungsseite eines Kurses oder Lernpfads zeigt den passenden Workflow: "Buchen" steht für die direkte Selbstbuchung, "Beantragen" für einen Genehmigungsworkflow. Gibt es zu einer im Katalog beworbenen Kursvorlage keinen passenden Kurs, lässt sich über "Vormerken" trotzdem Interesse bekunden. Siehe Selbstbuchung oder Kursanfrage.

Genehmigungsworkflows

Bei drei Workflows ist eine Genehmigung nötig. Sie sind unter Genehmigung von Kursbuchungsanfragen beschrieben:

"Buchungsanfrage mit direkter Buchung durch den Vorgesetzten": einstufig. Mit der Genehmigung durch Vorgesetzte ist die Person direkt gebucht.
"Selbstbuchung mit Bestätigung durch den Vorgesetzten und Buchung durch den Administrator": zweistufig. Vorgesetzte genehmigen zunächst, anschließend bucht ein Kursadministrator die Person endgültig.
"Mehrfachgenehmigung": konfigurierbare Genehmigungsstufen, die nacheinander durchlaufen werden, siehe Mehrfachgenehmigungs-Workflow

Mit einer Anfrage erhält die Buchung den Status "Beantragt". Sofern konfiguriert, erhalten Vorgesetzte eine Buchungs-E-Mail. Alle offenen Anfragen finden sie im Panel "Buchungsanfragen". Anfragen lassen sich auch direkt aus der Benachrichtigungs-E-Mail genehmigen oder ablehnen. Ein Grund für die Genehmigung oder Ablehnung lässt sich aber nur im Panel "Buchungsanfragen" angeben. Eine abgelehnte Anfrage wird storniert. Bei "Fremdbuchung mit Bestätigung" läuft es umgekehrt: Die Administration setzt die Person auf die Anfrageliste, und die Person muss die Buchung anschließend bestätigen.

Ein Mehrfachgenehmigungs-Workflow besteht aus Genehmigungsschritten. Genehmigende sind jeweils direkte oder indirekte Vorgesetzte oder die Mitglieder einer Gruppe. Der letzte Schritt ist die finale Genehmigung und setzt den Status "Bestätigt" oder "Abgelehnt". In allen Schritten davor bleibt der Status "Beantragt". Über die Checkbox in der Spalte "Finale Entscheidung" lässt sich der Vorgang vorzeitig beenden, etwa wenn in einem Schritt abgelehnt wird. Endgültig gebucht wird erst, wenn die Kursadministration die bestätigten Nutzenden von der Anfrageliste in die Teilnehmerliste überträgt.

Die Kursvorlage braucht dafür das Metatag mit der ID 11842. Genehmigungs- und Ablehnungsgründe sowie Prioritäten kommen aus Stornierungs-, Ausnahme- und Genehmigungsgründe. Alle Einrichtungsschritte sind unter Konfiguration des Mehrfachgenehmigungs-Workflows beschrieben.

Buchung durch Vorgesetzte

Ist in der Mandantenverwaltung "Buchung durch den Vorgesetzten aktivieren" gesetzt, können Vorgesetzte ihre Mitarbeitenden für Kurse und Lernpfade buchen. Unter "Meine Mitarbeiter" öffnet die Option "Mitarbeiter buchen" den Katalog im Kontext der betreffenden Person. Direkt an einem Kurs oder Lernpfad im Katalog lassen sich bis zu 100 Mitarbeitende gleichzeitig auswählen. Dabei kann ein gemeinsames Fälligkeitsdatum festgelegt und das Training als verpflichtend oder freiwillig gekennzeichnet werden. Die Pflichtvoraussetzungen werden für jede Person geprüft und als "Fehlende Voraussetzungen" angezeigt. Wer in der Sammelbuchung nicht gebucht werden konnte, lässt sich einzeln buchen.

Mit "Ersetzen" werden gebuchte Mitarbeitende gegen andere ausgetauscht, mit "Umbuchen" auf einen anderen Kurs derselben Kursvorlage verschoben. In beiden Fällen gibt es keinen Stornierungsprozess und damit auch keine Stornierungsgebühren. Siehe Buchung durch den Vorgesetzten.

Automatische Buchung über Gruppen und Zielgruppen

Auf dem Tab "Automatische Registrierung" der Teilnehmerverwaltung werden Gruppen, Zielgruppen, Business Units (BUs) oder Jobprofile einem Kurs, einer Kursvorlage oder einem Lernpfad zugewiesen. Der geplante Job "ParticipantAutomaticRegistration" bucht anschließend deren Mitglieder, auch solche, die später hinzukommen. Der Vorgang lässt sich auch manuell starten. Auf dem Tab "Ausnahmen" werden einzelne Nutzende ein- oder ausgeschlossen. Diese Ausnahmen haben Vorrang vor der automatischen Buchung.

Die wichtigsten Einstellungen einer Zuweisung sind unter Kursvorlagen-Teilnehmerverwaltung beschrieben:

"Buchungsstatus": setzt Nutzende bei Kursvorlagen auf "Vorgemerkt" oder "Lernvorgabe"
"Neu hinzugefügte Gruppenmitglieder berücksichtigen": bucht Nutzende, die der Gruppe später beitreten. Ist die Option inaktiv, werden sie nicht gebucht.
"Automatische Kursbuchung": bucht Nutzende mit dem Status "Lernvorgabe" auf den nächsten verfügbaren und buchbaren Kurs der Vorlage
"Automatische Stornierung": storniert Teilnehmende, die gebucht oder in Bearbeitung sind, sobald sie nicht mehr zur Gruppe gehören
"Aktivierungsdatum": ab diesem Datum wird die Zuweisung frühestens bei der automatischen Buchung berücksichtigt

Import

Die Sammelbuchung in der Kursteilnehmer Verwaltung importiert eine CSV-Datei mit Nutzenden, die über ein eindeutiges Attribut wie die Nutzer-ID erkannt werden. Anschließend setzt die Sammelbuchung sie auf einen gewählten Status, etwa "Reserviert", "Wartend" oder "Lernvorgabe". Die Sammelstornierung funktioniert genauso und wendet einen Stornierungsgrund auf alle ausgewählten Nutzenden an. "Buchungen importieren" in der Kursadministration legt Kurs- oder Kursvorlagenbuchungen aus einer Datei an, auch mit einem Status wie "Bestanden" oder "Nicht bestanden". Bestehende Buchungen lassen sich damit nicht aktualisieren.

Während der Buchung

Das Fälligkeitsdatum legt fest, bis wann das Training nach der Buchung abgeschlossen sein muss. Erinnerungen und Eskalationen richten sich ebenfalls nach diesem Datum.

Fälligkeitsdatum und Tage zum Beenden

Bis zu diesem Termin müssen Teilnehmende das Training abschließen. Vorgesetzte können bei der Buchung ein gemeinsames Fälligkeitsdatum festlegen. Bei der automatischen Buchung wird der Wert "Tage zum Beenden" zum Buchungsdatum addiert. Ist zusätzlich ein festes oder relatives Fälligkeitsdatum gesetzt, gilt das spätere der beiden Daten. Steht "Tage zum Beenden" auf 0 und ist kein Fälligkeitsdatum definiert, hat die Buchung kein Fälligkeitsdatum. Im Konfigurationsmanager – Buchung werden der Standardwert für "Tage zum Beenden" und das "Intervall des Fälligkeitsdatums" für die Warnung vor Ablauf festgelegt. Wie das initiale Fälligkeitsdatum bei der Rezertifizierung berechnet wird, beschreibt Rezertifizierung - Berechnung des initialen Fälligkeitsdatums.

Erinnerungen und Eskalation

Ein Eskalationsmodell bestimmt, welche Erinnerungs-E-Mails Teilnehmende und welche Eskalationsnachrichten ihre Vorgesetzten erhalten, wenn ein Training nicht abgeschlossen wurde. Jede Eskalationsnachricht wird eine festgelegte Anzahl Tage vor oder nach dem Fälligkeitsdatum versendet. Zusätzlich ist eine tägliche Erinnerung bis zu einer maximalen Eskalationszeit möglich. Damit das Modell greift, wird es als Bedingung in der Benachrichtigung "Standarderinnerung" im Ordner "Registrierungsstatus-Informationen/Erinnerungs-E-Mails" hinterlegt.

Eskalationsnachrichten werden nur für Kurse mit Fälligkeitsdatum versendet.

Buchungs-E-Mails

Buchungs-E-Mails werden versendet, wenn sich der Buchungsstatus von Nutzenden ändert. Ein Auslöser besteht aus der Buchungsart, dem Ausgangs- und Zielzustand, der Art der Auslösung und den Empfangenden. Ausgelöst wird etwa durch eine Selbstbuchung im Frontend oder durch Vorgesetzte. In einem neuen System sind die meisten Standardauslöser inaktiv.

Nach der Buchung

Am Ende steht entweder ein Abschluss mit "Bestanden" oder "Nicht bestanden" oder eine Stornierung.

Stornierung

Ob Teilnehmende ihre Buchung selbst stornieren können, hängt vom Metatag "Stornierungsart" (ID 10038) ab. Es wird auf "Selbststornierung" oder "Stornierungsantrag" gesetzt. Stornierte Teilnehmende erscheinen auf der "Stornierungsliste". Dort lässt sich der Stornierungsgrund noch ändern. Das ist wichtig, weil Stornierungsgebühren vom Grund abhängen können. Lerndaten wie Feedback bleiben verfügbar, bis die Person von der Stornierungsliste entfernt wird. Danach kann sie erneut buchen. Ist "Stornierung automatischer Buchungen verbieten" im Konfigurationsmanager – Buchung aktiv, lassen sich automatisch gebuchte Kurse nicht stornieren.

Automatische Stornierungen übernehmen geplante Jobs, die im Cron Job Manager beschrieben sind:

Nicht erfüllte Voraussetzungen: Wer die Pflichtvoraussetzungen bis zum festgelegten Datum nicht erfüllt hat, wird storniert. Dafür sind "PrerequisiteCheck" und "PrerequisitesOverdueCancelJob" nötig.
Warteliste: Metatag "Automatische Stornierung von der Warteliste am Startdatum" (ID 11816) zusammen mit "WaitingListCancellationJob"
Inaktive Nutzende: Das Metatag "Automatische Stornierung inaktiver Nutzer" (ID 11813) storniert nicht abgeschlossene Buchungen von Nutzenden, deren Authentifizierungsstatus auf "Passiv" wechselt. Dafür wird "CancelInactiveUsersJob" benötigt.
Gruppenmitgliedschaft: Die Option "Automatische Stornierung" der automatischen Buchung storniert Teilnehmende, sobald sie die zugewiesene Gruppe verlassen.

Die geplanten Jobs für die automatische Stornierung sind standardmäßig nicht eingerichtet und müssen aktiviert werden.

Buchungsstatus

Am Buchungsstatus ist zu erkennen, wo Nutzende im Ablauf gerade stehen. Die wichtigsten Status sind unter Buchungs-E-Mails aufgeführt:

Status	Bedeutung
Vormerkung	Interesse an einer Kursvorlage bekundet, zählt intern nicht als Buchungsstatus
Lernvorgabe	Als Lernanforderung zugewiesen, zählt intern nicht als Buchungsstatus
Beantragt	Von Teilnehmenden beantragt oder auf Einladung von Vorgesetzten
Bestätigt	Von Vorgesetzten genehmigt
Nicht bestätigt	Von Vorgesetzten oder der Administration abgelehnt
Wartend	Auf der Warteliste
Reserviert	Platz auf der Teilnehmerliste reserviert, noch kein Zugang zum Kurs
Für die Warteliste reserviert	Platz auf der Warteliste reserviert
Gebucht	Gebucht, von Teilnehmenden aber noch nicht gestartet
In Bearbeitung	Von Teilnehmenden gestartet
Bestanden	Erfolgreich abgeschlossen
Nicht bestanden	Nicht erfolgreich abgeschlossen
Abgesagt	Buchung storniert

Zusammenspiel

Eine typische Buchung läuft so ab. Bei der automatischen Buchung und beim Import entfällt der Genehmigungsschritt.

Die Administration aktiviert die Buchungsarten und legt am Kurs oder Lernpfad Buchungsart, maximale Teilnehmerzahl, Warteliste, Buchungsformular und Stornierungsart fest.
Lernende wählen "Buchen" oder "Beantragen", Vorgesetzte buchen ihre Mitarbeitenden, die automatische Buchung verarbeitet eine Gruppenzuweisung, oder die Administration fügt Nutzende hinzu oder importiert sie.
Sieht die Buchungsart eine Genehmigung vor, erhalten Nutzende den Status "Beantragt". Genehmigende entscheiden im Panel "Buchungsanfragen" oder direkt aus der E-Mail. Im Mehrfachgenehmigungs-Workflow folgen die Schritte bis zur finalen Genehmigung aufeinander. Danach überträgt die Kursadministration die Person in die Teilnehmerliste.
Ist ein Platz frei, kommt die Person auf die Teilnehmerliste. Sonst wird sie mit dem Status "Wartend" auf die Warteliste gesetzt und rückt nach, sobald ein Platz frei wird.
Das Fälligkeitsdatum ergibt sich aus den Buchungseinstellungen. Buchungs-E-Mails informieren die Beteiligten, Eskalationsnachrichten erinnern Teilnehmende und Vorgesetzte vor oder nach dem Fälligkeitsdatum.
Mit "Bestanden" oder "Nicht bestanden" ist die Buchung abgeschlossen. Bei einer Kursvorlage mit Rezertifizierung wird die Person erneut gebucht, sobald das nächste Buchungsdatum erreicht ist.
Bis zum Abschluss können Teilnehmende, Vorgesetzte, die Administration oder ein automatischer Job die Buchung stornieren. Die Person erscheint dann auf der Stornierungsliste.

Typische Szenarien

Ziel	Lösung
Lernende buchen einen Kurs ohne Genehmigung	Buchungsart "Selbstbuchung"
Vorgesetzte genehmigen jede Anfrage	Buchungsart "Buchungsanfrage mit direkter Buchung durch den Vorgesetzten"
Mehrere Genehmigende entscheiden nacheinander	Buchungsart "Mehrfachgenehmigung" mit einem Mehrfachgenehmigungs-Workflow
Ein ganzes Team soll an einem Training teilnehmen	Sammelbuchung durch Vorgesetzte über den Katalog, bis zu 100 Mitarbeitende auf einmal
Eine Zielgruppe absolviert ein Pflichttraining mit Frist	Automatische Buchung mit "Tage zum Beenden" oder einem Fälligkeitsdatum, dazu ein Eskalationsmodell
Plätze für eine Region oder Abteilung begrenzen	Platzbeschränkung über das Metatag "Platzbeschränkung"
Teilnehmende ohne Stornierungsgebühren tauschen	"Ersetzen" durch Vorgesetzte
Verbliebene Nutzende bei Kursbeginn von der Warteliste entfernen	Metatag "Automatische Stornierung von der Warteliste am Startdatum" mit "WaitingListCancellationJob"
Eine lange Nutzerliste auf einmal buchen	Sammelbuchung mit einer CSV-Datei

Tipps & Tricks

Bleiben Anfragen lange unbearbeitet, gibt es dafür keine automatischen Erinnerungs-E-Mails. Es empfiehlt sich deshalb, offene Anfragen regelmäßig zu prüfen.
Die Rezertifizierung über die automatische Buchung gilt nur für Nutzende, die über eine Zielgruppe auf die Kursvorlage gebucht sind. Eine manuelle Buchung auf einen Kurs startet keinen Rezertifizierungszyklus.
Puffertage verschieben Rezertifizierungsbuchungen nach vorn. Der nächste Kurs wird "Tage zum Beenden" plus Puffertage vor dem nächsten Fälligkeitsdatum gebucht, also unter Umständen früher als erwartet.
Für den Buchungsimport ist die External Course ID nötig. Diese ID haben nur Kurse, die per Import angelegt wurden. Das Trennzeichen für den Import wird in den globalen Einstellungen des Mandanten festgelegt.
Beim Austausch über "Ersetzen" wird kein Platzlimit geprüft, da die Zahl der belegten Plätze gleich bleibt.
In einem neuen System sind nur wenige Auslöser für Buchungs-E-Mails aktiv. Es empfiehlt sich, mit der erweiterten Suche unter "Buchungs-E-Mails" zu prüfen, ob es einen aktiven Auslöser gibt.