Genehmigung von Kursbuchungsanfragen | Scheer IMC

Wenn ein Mitarbeiter über den Katalog eine Kursbuchung beantragt, kann je nach Konfiguration eine Freigabe durch den Vorgesetzten erforderlich sein. Ein solcher Freigabeprozess stellt sicher, dass Vorgesetzte über die Kurse informiert sind, die ihre Mitarbeiter besuchen möchten, und entsprechende Entscheidungen treffen können, etwa weil ein Kurs mit Kosten oder Abwesenheit vom Arbeitsplatz verbunden ist. Diese Seite beschreibt, wie Vorgesetzte solche Anfragen erkennen, prüfen und genehmigen oder ablehnen.

Genehmigungspflichtige Buchungs-Workflows

Für Trainingskurse, die eine Freigabe durch den Vorgesetzten erfordern, lassen sich mehrere Selbstbuchungs-Workflows konfigurieren.

Workflow	Ablauf
Selbstbuchung mit Bestätigung durch den Vorgesetzten und Buchung durch den Administrator	Zweistufiger Prozess: Der Mitarbeiter beantragt das Training über den Katalog, der Vorgesetzte erteilt die erste Freigabe, und der Trainingsadministrator trifft die endgültige Buchungsentscheidung.
Buchungsanfrage mit direkter Buchung durch den Vorgesetzten	Einstufiger Prozess: Der Mitarbeiter beantragt das Training über den Katalog; der Vorgesetzte bestätigt oder lehnt die Buchung direkt ab.
Mehrfachgenehmigung	Konfigurierbarer, mehrstufiger Prozess: Die Buchungsanfrage durchläuft nacheinander mehrere Genehmigungsstufen.

Benachrichtigung über offene Anfragen

E-Mail: Eine Buchungs-E-Mail wird an den Vorgesetzten gesendet, sobald sich der Buchungsstatus eines Mitarbeiters auf "Beantragt" ändert, vorausgesetzt der Auslöser für Buchungs-E-Mails ist aktiviert und/oder der Metatag "Buchungs-E-Mails senden" ist für den Trainingskurs gesetzt.
Dashboard-Seiten-Panel: Alle offenen Anfragen erscheinen im Panel "Buchungsanfragen" auf dem Dashboard des Vorgesetzten.

Anfragen im Buchungsanfragen-Panel einsehen

Das Dashboard enthält ein Panel, in dem alle offenen Buchungsanfragen eines Vorgesetzten gesammelt angezeigt werden. Die Genehmigung über dieses Panel ist effizient, da alle Anfragen an einem Ort sichtbar sind und mit wenigen Klicks bearbeitet werden können.

Filteroptionen

Je nach Freigaben des Vorgesetzten bietet das Panel bis zu vier Filter zur Anzeige der Anfragen.

Filter	Zeigt an
Alle sichtbaren Anfragen	Alle Anfragen, auf die der Vorgesetzte oder der Registrierungsmanager Zugriff hat.
Anfragen von Mitarbeitern	Nur Anfragen von Mitarbeitern, die dem Vorgesetzten direkt zugeordnet sind.
Anfragen von Nutzern mit Bearbeitungsrechten	Anfragen von allen Nutzern, denen Bearbeitungsrechte erteilt wurden, in der Regel Administratoren.
Anfragen aus verwalteten Kursen	Nur Anfragen aus Kursen, die vom zuständigen Kursadministrator verwaltet werden.

Buchungsanfragen basierend auf flexiblen Freigaben

Ansicht nach Kurs oder nach Nutzer

Ansicht "Nach Kurs" (Standard): Kurskacheln lassen sich aufklappen, um die Mitarbeiter mit offenen Anfragen für diesen Kurs anzuzeigen.
Ansicht "Nach Nutzer": Mitarbeiter werden alphabetisch nach Nachnamen aufgelistet; jede Mitarbeiterkachel lässt sich aufklappen, um die Kurse mit einer offenen Anfrage anzuzeigen.

Eine Anfrage genehmigen oder ablehnen

Je nach Ansicht stehen in der Zeile der jeweiligen Anfrage folgende Symbole zur Verfügung.

Symbol	Aktion	Verfügbar in
Häkchen	Anfrage genehmigen	Ansicht nach Kurs und nach Nutzer
Kreuz	Anfrage ablehnen	Ansicht nach Kurs und nach Nutzer
Hut	Kursbeschreibung öffnen	Ansicht nach Kurs
"i" (Verlaufssymbol)	Öffnet den bisherigen Genehmigungsverlauf; nur bei Mehrfachgenehmigung aktiv	Ansicht nach Kurs

Ein Klick auf das Häkchen kann einen zusätzlichen Bildschirm öffnen, sofern für den Kurs ein Buchungsformular des Vorgesetzten eingerichtet wurde, etwa um einen Genehmigungsgrund oder eine Priorität für einen mehrstufigen Prozess anzugeben. Ist kein solches Formular konfiguriert, genügt ein einzelner Klick auf das Symbol; das Gleiche gilt für die Ablehnung.

Genehmigung per E-Mail

Genehmigungspflichtige Anfragen lassen sich auch direkt aus der Benachrichtigungs-E-Mail heraus bearbeiten. Diese enthält zwei tokenbasierte, personalisierte Links, "Genehmigen" (bzw. "Buchen") und "Ablehnen". Ein Klick auf den jeweiligen Link genehmigt oder storniert die Anfrage sofort.

Über die E-Mail lässt sich kein Grund für die Genehmigung oder Ablehnung angeben; das ist nur über das Panel im LMS möglich.

Was nach der Entscheidung passiert

Einstufiger Prozess (direkte Buchung durch den Vorgesetzten): Nach der Genehmigung wird der Mitarbeiter direkt in den Kurs gebucht.
Zweistufiger Prozess: Nach der Genehmigung durch den Vorgesetzten geht die Anfrage zur endgültigen Buchung an den Trainingsadministrator.
Mehrfachgenehmigung: Nach der Genehmigung durch den Vorgesetzten wird der nächste Genehmiger in der Kette benachrichtigt.
Wird die Anfrage abgelehnt, wird die Buchungsanfrage storniert.
In allen Fällen verschwindet die Anfrage anschließend aus der Liste der offenen Aufgaben des Vorgesetzten auf dem Dashboard.

Tipps & Tricks

Für lange unbearbeitete Anfragen gibt es keine automatischen Erinnerungs-E-Mails, es lohnt sich, offene Anfrage-E-Mails manuell im Blick zu behalten.

Aus dem Panel "Buchungsanfragen" lässt sich nicht direkt auf eine bestimmte Anfrage für einen bestimmten Teilnehmer oder Kurs verlinken.