Buchung durch den Vorgesetzten

Mit den Funktionen „Sammelbuchung“, „Umbuchen“ und „Ersetzen“ kann der Vorgesetzte die Buchungen seiner Mitarbeiter verwalten. Da diese Funktionen auf dem Standardmenü basieren: Mitarbeiter/ Personalpool die die Mitarbeiter entweder nach direkter Vorgesetztenbeziehung, nach Geschäftsbereich (BU) oder nach Zugriffsberechtigungen (ACLs) anzeigt; diese Funktion kann auch von Administratoren oder Mitarbeitern der Personalabteilung genutzt werden. Der Vorgesetzte kann mehrere Personen gleichzeitig für Kurse oder Lernpfade buchen, einen Mitarbeiter von einem Kurs in einen anderen umzubuchen oder einen für einen Kurs registrierten Mitarbeiter durch einen anderen ersetzen.

Buchung über „Mitarbeiter“

Die Vorgesetzten können einzelne Nutzende in Kurse oder Lernpfade buchen. Dazu wird die Person ausgewählt, für die die Aktion durchgeführt werden soll. Das Punkte-Symbol befindet sich am Ende der Lernenden-Kachel. Ein Klick darauf öffnet ein Menü mit weiteren Funktionen. Um eine Person in einen Kurs zu buchen, wird die Option 'Mitarbeiter buchen' ausgewählt.

Die Katalogansicht wird im Benutzerkontext geöffnet, und der Vorgesetzte kann nun den Kurs oder Lernpfad im Katalog auswählen, für den der Nutzer gebucht werden soll.

Wenn der Nutzer die Voraussetzungen nicht erfüllt, kann die Buchung nicht abgeschlossen werden.

Mehrfache Buchung

Die Seite 'Mehrfache Buchung' ermöglicht Vorgesetzten, mehrere Mitarbeitende in einem Arbeitsschritt in mehrere Kurse oder Lernpfade zu buchen, sodass der Buchungsprozess nicht für jede Person einzeln wiederholt werden muss.

Um eine Mehrfache Buchung zu starten, navigieren die Vorgesetzten zum Standardmenü 'Mitarbeiter' / 'Alle Mitarbeiter', wählen die zu buchenden Mitarbeitenden aus (bis zu 100) und klicken in der am unteren Seitenrand angezeigten Aktionsleiste auf die Schaltfläche 'Sammelbuchung'. Dadurch öffnet sich die Seite 'Mehrfache Buchung' mit den bereits ausgewählten Mitarbeitenden

Kurse auswählen

Die Seite 'Mehrfache Buchung' zeigt die verfügbaren Kurse und Lernpfade in einer paginierten Liste an. Über das Dropdown 'Einträge pro Seite' legen die Vorgesetzten fest, wie viele Einträge pro Seite angezeigt werden (5, 10 oder 20). Kurse werden über ein Kontrollkästchen auf der jeweiligen Kurskachel ausgewählt. Die Kursliste kann über die Sortierfunktion alphabetisch auf- oder absteigend nach Namen sortiert werden.

Buchungsoptionen konfigurieren

Nach der Auswahl eines oder mehrerer Kurse können die Vorgesetzten vor dem Absenden der Buchung weitere Buchungsoptionen konfigurieren.

• Für alle ausgewählten Personen kann ein gemeinsames Fälligkeitsdatum festgelegt werden.

• Über ein Dropdown kann eine Kennzeichnung zugewiesen werden (zum Beispiel verpflichtend oder optional), wobei nicht verpflichtende Kennzeichnungsfelder eine leere Option zum Zurücksetzen der Auswahl enthalten.

Eine Übersicht zeigt die Anzahl der ausgewählten Personen an. Hat der ausgewählte Kurs einen Preis, wird zusätzlich zur Personenanzahl der Gesamtpreis angezeigt, bei Kursen ohne Preis nur die Personenanzahl.

Verarbeitung

Die Buchungen werden verarbeitet. Bestehen nicht erfüllte Voraussetzungen oder ist ein Buchungsformular vorhanden, das eine individuelle Bearbeitung erfordert, werden die betreffenden Buchungen nicht im Rahmen der Sammelverarbeitung durchgeführt. In diesem Fall wird die Buchung einzeln nacheinander vorgenommen.

Buchung über den Katalog durch den Vorgesetzten

Auf der Seite, die angezeigt wird, nachdem in einem über den Katalog aufgerufenen Kurs oder Lernpfad die Option „Mitarbeiter buchen“ ausgewählt wurde, können mehrere Nutzer gleichzeitig ausgewählt werden. Vorgesetzte können festlegen, wie viele Mitarbeiter pro Seite angezeigt werden sollen (10, 20, 50 oder 100), und bis zu 100 Personen gleichzeitig. Wenn das Limit erreicht ist, sind weitere Auswahlen nicht mehr möglich.

Zur Nutzung muss zunächst ein Seitenbereich ausgewählt und eine Auswahl von bis zu 100 Mitarbeitern getroffen werden; anschließend kann die Sammelbuchung fortgesetzt werden. Das System unterstützt zwar nicht die Funktion „Alle über alle Seiten hinweg auswählen“, gewährleistet jedoch eine stabile Leistung und funktioniert in allen drei Ansichten gleich.

Bei der Mehrfachauswahl wird am unteren Rand der Seite eine Aktionsleiste angezeigt, über die die gewählten Nutzer gleichzeitig gebucht werden können

Bei Kursen, für die ein Buchungsformular definiert ist, gilt die Einschränkung, dass jeweils nur ein Nutzer gebucht werden kann.

Bei der Buchung kann der Vorgesetzte sowohl ein gemeinsames Fälligkeitsdatum für die Nutzer festlegen als auch angeben, ob der Kurs verpflichtend oder freiwillig ist.

Wenn Vorgesetzte Mitarbeiter über den Katalog buchen („Mitarbeiter buchen“ / „Mitarbeiterbuchung verwalten“), zeigt das System die Voraussetzungsstatus für jede Person, die direkt in der Mitarbeiterliste aufgeführt ist.

• Für jeden ausgewählten Kurs oder Lernpfad überprüft das System automatisch zwingende Voraussetzungen für jeden aufgeführten Mitarbeiter.

• Wenn die Voraussetzungen erfüllt sind nicht vollständig erfüllt, ein “Fehlende Voraussetzungen” Es wird die Kennzeichnung angezeigt (gilt sowohl für teilweise als auch für vollständig nicht erfüllte Voraussetzungen).

• Wenn alle zwingenden Voraussetzungen erfüllt sind, Es wird kein Hinweis auf Voraussetzungen angezeigt.

• Wenn der Kurs/Lernpfad Es sind keine Voraussetzungen konfiguriert, es wird nichts angezeigt.

Die Buchungen werden nacheinander bearbeitet. Wenn die Voraussetzungen nicht erfüllt sind oder keine Buchungsformulare verfügbar sind, wird die Buchung nicht bearbeitet. Es besteht jedoch die Möglichkeit, für diejenigen Nutzer, die nicht im Rahmen der Sammelbuchung gebucht werden konnten, eine Einzelbuchung zu veranlassen.

Bei Kursen, bei denen die Bearbeitung des Lehrplans über den Kurs-Metatag aktiviert ist, steht die Option zum Bearbeiten des Lehrplans auch nach der Buchung zur Verfügung.

Basierend auf der Berechtigung für die „Kursbuchung” im Standardmenü: ‚Mitarbeiter/Alle Mitarbeiter‘: Die Option zur Auswahl mehrerer Nutzer auf der Seite ‚Meine Mitarbeiter‘ ist aktiviert.“

Weitere Einstellungen können im Mandantenverwaltung.

• Dialogfeld mit Fälligkeitsdatum/Kennzeichnung bei der Buchung durch den Vorgesetzten anzeigen

• Fälligkeitsdatum als Pflichtfeld

Umbuchen und Ersetzen durch den Vorgesetzten

Führungskräfte und Händlergruppen verpflichten sich, eine bestimmte Anzahl von Mitarbeitenden zu Schulungen zu entsenden. Damit alle Mitarbeitenden einen passenden Kurs besuchen können, müssen Mitarbeitende ersetzt oder von einem Termin auf einen anderen umgebucht werden können, etwa wenn eine Person nicht an der Schulung teilnehmen kann.

Zugriff auf die Optionen „Umbuchen“ und „Ersetzen“

Um eine teilnehmende Person in einem Kurs durch eine andere zu ersetzen oder von einem Kurs in einen anderen umzubuchen, rufen Führungskräfte die Mitarbeiterliste über das Standardmenü 'Mitarbeiter' / 'Alle Mitarbeiter' auf, wählen die betreffende Person aus und rufen deren Lernstatus auf.

In dieser Ansicht wird der Kurs ausgewählt, für den die Änderung vorgenommen werden soll, woraufhin die beiden Optionen angezeigt werden.

Wie das Ersetzen einer Buchung funktioniert

Wird die Schaltfläche 'Buchung ersetzen' ausgewählt, öffnet sich der Workflow zur Buchungsverwaltung im Kontext der ausgewählten Person und des ausgewählten Kurses.

Unterhalb der Kursinformationen steht eine Auswahlliste zur Verfügung, aus der die Ersatzperson ausgewählt wird. Die Liste basiert auf denselben Regeln wie die Konfiguration der Liste 'Mitarbeiter' (Vorgesetztenbeziehung und Bearbeitungsrecht für die Person). Personen, die bereits im ausgewählten Kurs gebucht sind, werden in der Liste angezeigt, sind jedoch ausgegraut und können nicht ausgewählt werden. Ihr aktueller Status wird ebenfalls angezeigt. Diese Liste berücksichtigt die für die Mitarbeiterliste definierten Personenattribute.

Aus der Liste kann eine einzelne Person ausgewählt werden, da die Ersetzungsfunktion ein Eins-zu-eins-Verfahren ist. Nach der Auswahl wird die Personenkachel angezeigt, mit der Möglichkeit, die Auswahl zu entfernen und eine andere Person auszuwählen. Sobald die Auswahl getroffen wurde, wird die Schaltfläche 'Ersetzen' aktiv, und der Vorgang kann fortgesetzt werden.

Sind für den Kurs Voraussetzungen definiert und erfüllt die neue Person diese nicht oder nur teilweise, wird während des Ersetzungsvorgangs das Voraussetzungs-Overlay angezeigt. Das Ersetzen kann nur fortgesetzt werden, wenn die Voraussetzungen mindestens teilweise erfüllt sind oder die nicht erfüllten Voraussetzungen nicht verpflichtend sind.

Kann der Vorgang fortgesetzt werden, wird der Ersetzungsprozess ausgelöst. Ist der Vorgang erfolgreich, erfolgt eine Weiterleitung zur Lernstatus-Seite der ursprünglichen Person mit einer Bestätigungsmeldung über die erfolgreiche Ersetzung. Schlägt der Vorgang fehl, wird auf derselben Seite eine Fehlermeldung angezeigt, ohne Weiterleitung.

Umbuchung

Wird der Vorgang 'Umbuchen' gestartet, öffnet sich der Workflow zur Buchungsverwaltung im Kontext der ausgewählten Person und des ausgewählten Kurses. Anstelle der Option, eine andere Person auszuwählen (wie beim Ersetzen), steht hier die Option zur Auswahl eines Zielkurses für die Umbuchung zur Verfügung.

Für diese Liste werden folgende Regeln angewendet:

• Kurse, die auf derselben Kursvorlage basieren wie der ursprüngliche Kurs

• Kurse, für die der gewählte Nutzer bereits gebucht ist, werden angezeigt, können jedoch nicht ausgewählt werden (sie sind ausgegraut)

• Die für die Kurse angezeigten Informationen basieren auf derselben Konfiguration, die für die Kurskacheln im Lernstatus des Lerners festgelegt wurde.

• Es kann ein einzelner Zielkurs ausgewählt werden.

• Die Liste kann nach folgenden Kriterien durchsucht werden: Kursname, benutzerdefinierter Kurscode, Kurs-ID, Untertitel, Standort

Nachdem ein Kurs aus der Liste ausgewählt wurde, wird die Auswahlliste durch die Kachel des ausgewählten Kurses ersetzt. Sollte der ausgewählte Kurs nicht korrekt sein, kann die Auswahl über den Button „X“ entfernt werden, woraufhin die Auswahlliste wieder angezeigt wird.

Die Schaltfläche 'Umbuchen' wird aktiviert, sobald ein Zielkurs ausgewählt ist, und der Umbuchungsvorgang kann ausgelöst werden. Hat der Zielkurs Voraussetzungen, werden die entsprechenden Informationen angezeigt, wenn die lernende Person diese nicht oder nur teilweise erfüllt.

Konfiguration

• Die Optionen „Umbuchen“ und „Ersetzen“ werden unter folgenden Bedingungen angezeigt:

  • Der Vorgesetzte verfügt über die Navigation für den Zugriff auf den Lernbereich des Nutzers

  • Der Vorgesetzte verfügt auf Kursniveau über die entsprechende Zugriffsberechtigung (entweder „Buchung ersetzen“ oder „Umbuchung“)

• Diese Nutzerliste berücksichtigt die für die Nutzerliste „Mitarbeiter“ definierten Attribute

Weitere Hinweise und Einschränkungen

• Sowohl der Vorgang des Ersetzens als auch der Vorgang der Verschiebung können durchgeführt werden, wenn sich der Teilnehmer in einem der folgenden Zustände befindet:

  • Der Nutzer befindet sich entweder auf der Teilnehmerliste (gebucht, gestartet, reserviert) oder auf der „Warteliste“ (Wartend, für die Warteliste reserviert)

  • Es ist nicht möglich, einen Teilnehmer, der den Kurs bereits erfolgreich beendet hat, zu umzubuchen oder zu ersetzen

• Es ist nicht möglich, einen Teilnehmer in einen Kurs umzubuchen, dessen Planungsstatus auf „Abgesagt“ gesetzt ist.

• Wird ein Teilnehmer aus einem Kurs ersetzt oder versetzt, wird er vollständig aus diesem Kurs entfernt und durchläuft nicht den Prozess der Stornierung. Daher fallen keine Stornierungsgebühren an.

• Die Funktion zum Umbuchen eines Kurses – sowohl durch den Vorgesetzten im Frontend als auch durch den Administrator im Backend – kann eingeschränkt werden, falls für den Kurs zeitabhängige Stornogebühren definiert sind, die zum Zeitpunkt des Verschiebungsversuchs gelten würden. Da die Verschiebungsfunktion keine Stornogebühren auslöst, kann die Verschiebung eingeschränkt werden, um diese Stornogebühren zu umgehen, und dem Nutzer wird empfohlen, stattdessen die Option der Stornierung zu nutzen. Diese Einschränkung kann auf Mandantenebene konfiguriert werden.

• Auf der Administrationsseite kann der Administrator die verfügbaren Plätze sehen, wenn er versucht, einen Teilnehmer über die Funktion „Buchung in einen anderen Kurs verschieben“ in einen anderen Kurs umzubuchen. Der Administrator kann der Liste eine neue Spalte mit dem Namen „Plätze“ hinzufügen und sogar filtern, sodass entweder nur die verfügbaren Plätze oder sowohl die verfügbaren als auch die nicht verfügbaren Plätze angezeigt werden.

• Buchungsformulare müssen ebenfalls in den Workflows zum Ersetzen und Umbuchen berücksichtigt werden. Verfügt der Kurs über ein definiertes Buchungsformular, wird dieses nach der Überprüfung der Voraussetzungen geöffnet, sodass der Verantwortliche die Anmeldedaten eingeben kann.

• Wenn ein Nutzer von einem Lernpfad in einen anderen umgebucht wird

  • Der Nutzer wird aus Lernpfad Nr. 1 gelöscht und für Lernpfad Nr. 2 gebucht

  • Der Nutzer wird aus allen Kursen des Lernpfads Nr. 1 gelöscht und für die Kurse des Lernpfads Nr. 2 gebucht

Vorabbuchung für Vorgesetzte

Es gibt zwei Einstellungen, die die Möglichkeit der Vorabbuchung durch den Vorgesetzten beeinflussen.

• „Bedingte Vorabbuchung“ auf Kurstyp-Ebene steuert den Button für die Vorabbuchung auf Kursvorlagenebene für Mitarbeiter.

• 
  

  • Nicht aktivieren

  • Immer

  • Einstellung in der Kursvorlage berücksichtigen

Die folgende Liste zeigt, unter welchen Bedingungen der Button für die Vorabbuchung für Lernende und für Vorgesetzte angezeigt wird: