Buchungs-E-Mails

Bei jeder Änderung des Buchungsstatus eines Nutzers kann die imc Learning Suite eine Buchungs-E-Mail versenden. In der Funktion „Buchungs-E-Mails” werden die Auslöser für den Versand der „Buchungs-E-Mail-Texte” konfiguriert. Dies ist ein sehr detaillierter Konfigurationsbereich mit über 2000 vordefinierten Auslösern für Buchungs-E-Mails verfügt und der Möglichkeit, weitere individuell zu erstellen oder den gesamten Satz zu duplizieren (z. B. für Veranstalter-spezifische E-Mails). Die große Anzahl von Auslösern für den Versand von 50 Benachrichtigungen für Buchungen ist auf die Vielzahl der verschiedenen Bedingungen zurückzuführen, die berücksichtigt werden können. Beispielsweise werden im Standard 20 Buchungsstatus, 8 Buchungsarten, die Art des Auslösers der Buchungsstatusänderung (Lerner, Manager, Administrator, automatisch), die Art des Trainings (Kurs oder Lernpfad) und der Empfänger berücksichtigt. Weitere Optionen wie „Lernform“ und „Veranstalter“ können die Anzahl der Auslöser sehr schnell erhöhen.

In dieser Funktion ist die „Erweiterte Suche“ sehr hilfreich, um festzustellen, ob ein bestimmter Auslöser für eine bestimmte Bedingung aktiv ist, oder um zu ermitteln, unter welchen Umständen eine bestimmte „Mail-Text-ID“ (Buchungs-E-Mail-Texte) gesendet wird. Der Screenshot oben zeigt Filteroptionen für eine erweiterte Suche, und unten finden Sie Beschreibungen der einzelnen Filter:

Buchungsart

Bezieht sich auf das Metatag 10008, das definiert welche Buchungsart für Kurse und Lernpfade gewählt ist.

Mail-Text-ID

Objekt-ID für die E-Mail-Vorlage in der Funktion „Buchungs-E-Mail-Texte“.

Status

Der Status „Aktiv“ oder „Inaktiv“ der Buchungs-E-Mails löst aus.

Ausgangszustand

Buchungsstatus des Nutzers für das Training vor der Änderung. „Keine Beziehung“ bedeutet, dass er keinen bestehenden Status für das Training hatte. Ungefähr 20 Status.

Zielzustand

Buchungsstatus des Nutzers für das Training nach der Änderung.

Auslöser

Wie die Veränderung zustande kam.

• Backend: Durch den Administrator oder automatischen Workflow für Kursbuchungen.

• Frontend: Durch Selbstbuchung der Teilnehmer.

• ERP-Schnittstelle: Über eine API aus einem anderen System.

• Vorgesetzter: Durch Vorgesetzten über Katalog, Mitarbeiter oder Genehmigung.

• Automatische Buchung des Lernpfads: Die Checkbox im Lehrplan des Lernpfads ist aktiviert.

• Automatische Stornierung z.B. aufgrund nicht erfüllter Voraussetzungen: Durch geplanten Cron-Job.

• Automatische Stornierung inaktiver Nutzer: Durch einen geplanten Cron-Job.

Mail-Typ

Art des Objekts, z. B. Kurs, Kursvorlage oder Lernpfad.

Absender

Von wem die E-Mail versendet wird. Kann manuell eingegeben werden oder Standardoptionen:

• $admin_mail$ wird im Metatag 10007 als Kurs-Administrator festgelegt.

• $superior_mail$ ist die E-Mail-Adresse des Vorgesetzten des Teilnehmers.

• $tutor_mail$ stammt von einem Tutor des Kurses (es können mehrere sein).

• $user_mail$ ist der Teilnehmer, dessen Buchung sich geändert hat.

Empfänger

An wen die E-Mail gesendet wird. Kann manuell eingegeben werden oder Standardoptionen:

• $admin_mail$ wird im Metatag 10007 als Kurs-Administrator festgelegt.

• $superior_mail$ ist der Vorgesetzte (E-Mail) oder BU-Supervisor des Teilnehmers.

• $tutor_mail$ sind die Tutoren der Kurse, bei denen die Checkbox „E-Mail“ aktiviert ist.

• $user_mail$ ist der Teilnehmer, dessen Buchung sich geändert hat.

Veranstalter

Veranstalter für Kurse oder Lernpfade, definiert im Metatag 10069.

Lernformen

Optionaler Filter. Der Wert wird in „Typen und Vorlagen“ auf dem Tab „Beschreibung“ festgelegt.

In einer Standardkonfiguration sind die meisten Standard-Trigger für Buchungs-E-Mails „inaktiv“ und müssen bei Bedarf auf „aktiv“ gesetzt werden. Die Aktivierung kann manuell erfolgen, indem die Trigger einzeln bearbeitet werden. Wenn Sie möchten, dass alle Trigger „aktiv“ sind, können Sie dies in einem imc-Support-Ticket beantragen, damit dies per Skript durchgeführt wird.

Die Konfiguration kann für jeden Veranstalter und jede Registrierungsart vorgenommen werden. Die Systemkonfiguration kann so eingestellt werden, dass große Mengen an Nachrichten automatisch in kleineren Teilmengen und festgelegten Intervallen versendet werden.

Erstellen und Bearbeiten von Buchungs-E-Mails Triggern

Beim Erstellen oder Bearbeiten von Buchungs-E-Mails gibt es fünf Tabs mit Einstellungen, die wie folgt ausgefüllt werden müssen:

Beschreibung

Die allgemeine Einstellung für das Versenden können eingestellt werden, darunter:

• Mailtyp: Legt fest, ob der Auslöser für einen Kurs, eine Kursvorlage oder einen Lernpfad gilt.

• Versendeart: „Nachrichten automatisch senden“ sendet in Echtzeit, während „Nachrichten manuell senden (Administrator muss Nachricht von Hand freischalten)“ manuell im Kurs oder Lernpfad „Nachrichtenmonitor“ ausgeführt werden muss.

• Empfänger: Legt fest, wer die E-Mail erhalten soll. Es ist auch möglich, zusätzliche E-Mail-Attribute für Nutzer-Profile zu erstellen, die alle hier und im CC-Bereich ausgewählt werden können. Mit „E-Mail“ können Sie einen fixierten Empfänger festlegen.

• CC: Leget fest, wer die E-Mail als Kopie erhalten soll. Die Option „Die Registrierung an die E-Mail-Adresse des Vorgesetzten auf den folgenden Levels senden“ bezieht sich auf die Vorgesetzten eines Nutzers in einer BU-Gruppenstruktur.

• Absender: Legt fest, in wessen Namen die E-Mail als Absender weitergeleitet wird.

Bedingungen

• Buchungsart: Sendet nur für Trainings, die den ausgewählten Wert haben.

• Ausgangszustand: Der Status des Nutzers vor der Änderung.

• Zielzustand: Der Status des Nutzers nach der Änderung.

• Mehrfachgenehmigung Aktion: Nur aktiv, wenn „Mehrfachgenehmigung“ als Buchungsart ausgewählt wurde. Aktion bedeutet, ob der Genehmigende ablehnt oder bewilligt.

  Mehrfachgenehmigungs-Workflow: Welcher Mehrfachgenehmigungs-Workflow genau berücksichtigt werden sollte.

• Workflow-Schritt für Mehrfachgenehmigungs-Workflow: Für welchen Schritt im Genehmigungsprozess die Benachrichtigung gesendet werden soll.

• Auslöser: Bedingung, unter der die Änderung erfolgt; z. B. entspricht „Frontend“ der Selbstanmeldung des Lerners und „Backend“ einer vom Administrator ausgelösten Buchung.

• Kennzeichnung: Bezieht sich auf den Identifikator, der im Workflow der automatischen Buchung festgelegt wurde.

• Veröffentlichungsmodus für Buchungs-E-Mail: Bezieht sich auf den Metatag 10730, der optional zu Kurstypen und Kursvorlagen hinzugefügt werden kann. Der Standardwert ist „Nicht definiert“.

Filter

Das Versenden kann auf der Grundlage ausgewählter Training-Attribute und Metatags weiter eingeschränkt werden.

• Attribut hinzufügen: Eine kurze Liste funktionaler Attributeinstellungen, darunter die Lernform sowie einige wichtige funktionale Metatags wie Lernform, Freigabemodus, Veranstalter, Durchführung der Schulung, Ort, Buchungsart, Stornierungsart und Planungsstatus. Wenn ein Veranstalter ausgewählt ist, haben Sie die Möglichkeit, die Nachricht für Kurse basierend auf den folgenden Bedingungen zu versenden

  • Alle Veranstalter einbeziehen

  • Keine zugewiesenen Veranstalter

  • Einen bestimmten Veranstalter auswählen

• Metatag hinzufügen: Eine umfangreichere Liste funktionaler und beschreibender Metatags, die als Identifikatoren für bestimmte Trainings verwendet werden können.

Nutzerfilter

Das Versenden kann basierend auf ausgewählten Personenattributen weiter eingeschränkt werden.

• Attribut hinzufügen: Kann aus der Liste der Personenattribute ausgewählt werden.

Inhalt

Hier kann die Textvorlage für die Buchungs-E-Mail-Texte ausgewählt werden.

• Mail-Text-ID: Wählen Sie das Auswahlfeld aus, in dem ein einzelner „Buchungs-E-Mail-Text“ ausgewählt werden kann, der durch den Trigger gesendet werden soll. Um einen „Buchungs-E-Mail-Text“ auszuwählen, ist eine Freigabe für den Nachrichtentext notwendig.

Neuen veranstalterspezifische Benachrichtigungen erstellen

Ein vorhandener E-Mail-Satz für Buchungs-E-Mails kann mit der Funktion „Neues Nachrichtenset automatisch erstellen“ dupliziert werden. Der ausgewählte Veranstalter wird als Vorlage verwendet. Neben einem bestimmten Veranstalter können auch alle Veranstalter oder E-Mails aus Kursen ohne Veranstalter berücksichtigt werden. Alle E-Mails, die den für den Mailtyp und den Buchungstyp gewählten Einstellungen entsprechen, können für einen neuen Zielveranstalter dupliziert werden. Dem erstellten Buchungs-E-Mail-Set muss ein Zielveranstalter zugewiesen werden. Eine Buchungs-E-Mail wird nicht kopiert, wenn sie für den ausgewählten Zielveranstalter bereits vorhanden ist.

Buchungsstatus

Die folgende Tabelle zeigt die verfügbaren Buchungsstatus für Lernpfade, Kurse, Kursvorlagen und Lerninhalte. In den Feldern „Ausgangszustand“ und „Zielzustand“ werden die Änderungen dieser Status für einen Nutzer berücksichtigt. Die Werte in der Spalte „Name in REST/Code“ werden in PUT-APIs für die Buchung verwendet, die Werte in der Spalte „ID“ in GET-APIs.

Tipps & Tricks

• Wenn Sie ein neues Training erstellen, für das eine Buchungs-E-Mail notwendig ist, wird empfohlen, die Funktion „Buchungs-E-Mails“ mithilfe der erweiterten Suche zu durchsuchen, um sicherzustellen, dass ein aktiver Auslöser vorhanden ist.

• In einer neuen Standardkonfiguration sind standardmäßig nur wenige Trigger für Buchungs-E-Mails aktiv, und nur die Gruppe „Systemadministratoren“ (ID 1) verfügt über die Freigabe. Wenn andere Rollen eine Freigabe benötigen, muss ein Mitglied der Gruppe „Systemadministratoren“ die Freigaben aktualisieren. Es wird empfohlen, bis zu 200 Trigger gleichzeitig auszuwählen und zu aktualisieren.

• Wenn alle Trigger aktiviert werden sollen, ist es wesentlich schneller, imc über ein Skript zur Aktualisierung zu beantragen.

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