Buchungs-E-Mail-Texte

Buchungs-E-Mail-Texte sind E-Mail-Vorlagen, die versendet werden, wenn sich der Status eines Nutzers bei einer Buchung für einen Kurs oder einen Lernpfad ändert. Die Funktion „Buchungs-E-Mail-Texte” dient dazu, die E-Mail-Vorlagen mit dem Betreff und dem Inhalt der E-Mail global zu konfigurieren. Standardmäßig gibt es etwas mehr als 50 Buchungs-E-Mail-Texte, die alle erfolgreich konfigurierbar sind. Bei Bedarf können weitere Texte von Grund auf neu erstellt oder dupliziert werden. In der Funktion „Buchungs-E-Mail-Texte” wird automatisch eine Vorschau am unteren Rand der Seite angezeigt, wenn ein einzelner Buchungs-E-Mail-Text markiert ist. Die Vorschau gibt einen guten Eindruck vom Layout der E-Mail und den darin enthaltenen Informationen. Durch die geschickte Verwendung von variablen Platzhaltern wird sichergestellt, dass die Buchungs-E-Mail-Texte mit dynamisch aktualisierten Informationen zum Training und zu den Teilnehmern personalisiert werden. Im folgenden Beispiel sind die variablen Platzhalter durch die Umrandung mit „$“-Zeichen gekennzeichnet.

Die E-Mails können je nach Konfiguration im HTML- oder Text-Format versendet werden. Buchungs-E-Mails werden in allen aktiven Systemsprachen bereitgestellt, und Nutzerprofile können es Nutzern ermöglichen, ihre „bevorzugte Durchführungssprache” für E-Mails auszuwählen.

Funktionen des Buchungs-E-Mail-Text-Managers

Neu

Verwenden Sie das Icon „Neu“, um einen neuen Buchungs-E-Mail Text zu erstellen, oder das Icon „Bearbeiten“, um einen vorhandenen Text zu aktualisieren. In jedem Buchungs-E-Mail Textf befinden sich die Felder „Betreff“ und „Inhalt“ (in HTML und Text) für jede aktivierte Systemsprache, in die Werte eingegeben werden. Auf der rechten Seite befinden sich Ordner, die variable Platzhalter enthalten, mit denen der Nachrichteninhalt dynamisch mit spezifischen Details zum Training oder zu den Teilnehmern aktualisiert werden kann. Um eine Variable einzufügen, setzen Sie den Cursor an die gewünschte Stelle im Feld und klicken Sie dann auf die gewünschte Variable im Ordner.

Sobald die Änderungen abgeschlossen sind, klicken Sie auf „Speichern“ und die Änderungen werden sofort wirksam. Legen Sie die Freigaben entsprechend fest, um die Zugriffsrechte für die Serienbriefe zu bestimmen und zu steuern, wer sie anzeigen (in einem Trigger in der Funktion „Buchungs-E-Mails“ verwenden), bearbeiten oder löschen kann.

Neu

Duplizieren

Duplizieren

Bearbeiten

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Löschen

Löschen

Freigaben

Freigabe

Vorschau

Mit der Vorschaufunktion kann man sehen, wie das Layout der Buchungs-E-Mail aussehen würde.

Beispiele für häufig versendete Buchungs-E-Mails

Einige der am häufigsten versendeten Serienbriefe sind:

• 1000 – Buchungsbestätigung an Nutzer

  • Bedingung: Wird in der Regel an Teilnehmer gesendet, um sie über die erfolgreiche Selbstbuchung zu Kursen zu informieren.

• 1001 – Informationen über Buchung an Vorgesetzte

  • Bedingung: Wird an Vorgesetzte (E-Mail-Beziehung) und BU-Vorgesetzte gesendet, um über die Buchung des Mitarbeiters für das Training zu informieren.

• 1002 – Information über Buchung an Administrator

  • Bedingung: Wird an den Administrator (Kursadministrator) gesendet, um über neue Buchungen zu informieren.

• 1003 – Bestätigung einer Wartelisten-Reservierung an Nutzer

  • Bedingung: Wird an Teilnehmer gesendet im Fall, dass keine freien Plätze verfügbar sind und der Nutzer auf die Warteliste gesetzt wurde.

• 1004 – Information über Wartelisten-Reservierung an Vorgesetzten

  • Bedingung: Wird an den Vorgesetzten gesendet (Email Relation) und OE Vorgesetzte um siezu informieren das ihre Mitarbeite auf die Warteliste eines Kurses gesetzt wurden.

• 1005 – Information über Wartelisten-Reservierung an Administrator

  • Bedingung: Wird an den Administrator (Kursadministrator) gesendet, um zu informieren, das neue Benutzer auf die Warteliste gesetzt wurden.

• 1006 – Information über eine Stornierung an Nutzer

  • Bedingung: Wird an Kursteilnehmer versendet um sie über eine Kursstornierung zu informieren.

• 1007 – Information über eine Stornierung an Vorgesetzten

  • Bedingung: Wird an den Vorgesetzten gesendet (Email Relation) und OE Vorgesetzte um sie darüber zu informieren, das ihre Mitarbeiter von einem Kurs storniert wurden.

• 1008 – Information über eine Stornierung an Administrator

  • Bedingung: Wird an den Administrator (Kursadministrator) gesendet, um ihn darüber zu informieren, das Nutzer vom Kurs storniert wurden.

• 1009 – Information über Stornierung von Warteliste an Nutzer

  • Bedingung: Wird an Teilnehmer gesendet im Fall, das Sie von der Warteliste eines Kurses storniert wurden.

• 1010 – Information über Stornierung von einer Warteliste an Vorgesetzten

  • Bedingung: Wird an den Vorgesetzten gesendet (Email Relation) und OE Vorgesetzte um sie darüber zu informieren, das ihre Mitarbeiter von der Warteliste eines Kurses storniert wurden

• 1011 – Information über Stornierung von einer Warteliste an Administrator

  • Bedingung: Wird an den Administrator (Kursadministrator) gesendet, um ihn darüber zu informieren, das Nutzer von der Warteliste des Kurses storniert wurden.

• 1012 – Information über Buchungsanfrage an Nutzer

  • Bedingung: Wird an Teilnehmer gesendet, um sie über ihre Kursanfrage zu informieren.

• 1013 – Bestätigungsanforderung an Vorgesetzte

  • Bedingung: Wird an Vorgesetzte (E-Mail-Beziehung) und BU-Vorgesetzte gesendet, um die erste Genehmigungsbestätigung in einem zweistufigen Genehmigungsworkflow anzufordern.

• 1014 – Information über Buchungsanfrage an Administrator

  • Bedingung: Wird an den Administrator (Kursadministrator) gesendet, um ihn zu informieren, dass eine Nutzer die Bestätigung einer Kursanfrage durch den Vorgesetzten angefragt hat.

• 1015 – Information über Ablehnung einer Buchungsanfrage durch Vorgesetzten an Nutzer

  • Bedingung: Wird an Teilnehmer gesendet, um sie darüber zu informieren das Ihre Kursanfrage vom Vorgesetzten abgelehnt wurde.

• 1016 – Information über eine abgelehnte Buchungsanfrage an Vorgesetzten

  • Bedingung: Wird an Vorgesetzte (E-Mail-Beziehung) und BU-Vorgesetzte gesendet, um sie zu informieren, dass die Buchungsanfrage für ihren Mitarbeiter abgelehnt wurde

• 1017 – Information über Ablehnung einer Buchungsanfrage an Administrator

  • Bedingung: Wird an den Administrator (Kursadministrator) gesendet, um ihn zu informieren, das die Buchungsanfrage eines Nutzers abgelehnt wurde.

• 1018 – Bestätigungsanforderung an Administrator

  • Bedingung: Wird an Teilnehmer gesendet, um sie darüber zu informieren, dass Ihre Buchungsanfrage an den Administrator versendet wurde.

• 1019 – Bestätigungsanforderung an Administrator

  • Status: Wird an Kursadministrator gesendet (Metatag 10007), um die Selbstbuchung des Teilnehmers zu genehmigen.

• 1020 – Information über Ablehnung einer Buchungsanfrage durch Administrator an Nutzer

  • Bedingung: Wird an Teilnehmer gesendet, um sie darüber zu informieren, dass ihre Buchungsanfrage durch den Administrator abgelehnt wurde.

• 1021 – Information über Ablehnung einer Buchungsanfrage an Administrator

  • Bedingung: Wird an Kursadministrator gesendet (Metatag 10007) gesendet ihn zu informieren, dass die Buchungsanfrage eines Nutzers abgelehnt wurde.

• 1022 – Bestätigungsanforderung an Nutzer

  • Bedingung: Wird an den Teilnehmer gesendet, um zu bestätigen, ob er an einem Training teilnehmen kann, für das er von einem Dritten registriert wurde und das den Status „Fremdbuchung mit Bestätigung“ hat.

• 1023 – Information über Buchungsanfrage an Administrator

  • Bedingung: Wird an Kursadministrator gesendet (Metatag 10007) gesendet, um ihn über eine neue Buchungsanfrage zu informieren.

• 1024 – Bestätigung einer Stornierung an Nutzer

  • Bedingung: Wird an den Teilnehmer gesendet, um über eine Stornierung zu informieren.

• 1025 – Information über Ablehnung einer Buchungsanfrage an Administrator

  • Bedingung: Wird an Kursadministrator gesendet (Metatag 10007) gesendet, um ihn über die Ablehnung einer Buchungsanfrage zu informieren.

• 1026 – Bestätigung einer Vormerkung an Nutzer

  • Bedingung: Wird an den Teilnehmer gesendet, um ihn über die Vormerkung auf eine Kursvorlage zu informieren.

• 1027 – Information über eine Vormerkung an Administrator

  • Bedingung: Wird an Kursadministrator gesendet (Metatag 10007) gesendet, um ihn über die Vormerkung eines Nutzers auf eine Kursvorlage zu informieren.

• 1028 – Information über Änderung des Lehrplans an Nutzer

  • Bedingung: Wird an den Teilnehmer gesendet, um ihn zu informieren, dass er auf die Lernvorgabe einer Kursvorlage gesetzt wurde.

• 1029 –Information über Änderung eines Lehrplans an Administrator

  • Bedingung: Wird an Kursadministrator gesendet (Metatag 10007) gesendet, um ihn zu informieren, dass ein Nutzer auf die Lernvorgabe einer Kursvorlage gesetzt wurde.

• 1030 – Information über Änderung eines Lehrplans an Vorgesetzten

  • Bedingung: Wird an Vorgesetzte (E-Mail-Beziehung) und BU-Vorgesetzte gesendet, um sie zu informieren, dass ein Mitarbeiter auf die Lernvorgabe einer Kursvorlage gesetzt wurde.

• 1040 – Buchungsbestätigung an Nutzer

  • Bedingung: Sehr wichtig, wird nach einer Fremdbuchung entweder durch den Administrator, Vorgesetzten/Vorgesetzten oder automatische Buchung an den Teilnehmer gesendet.

• 1041 – Bestätigung einer Wartelisten-Reservierung an Nutzer

  • Bedingung: Wird an den Teilnehmer gesendet, um ihn zu informieren, dass er auf die Warteliste gesetzt wurde.

• 1050 – Information über Entfernung einer Lernvorgabe

  • Bedingung: Wird an den Teilnehmer gesendet, um ihn zu informieren, dass eine Shculung von seinem Persönlichen Lehrplan entfernt wurde.

• 1051 – Information über Entfernung einer Lernvorgabe für $user_firstname$ $user_lastname$ an Vorgesetzten

  • Bedingung: Wird an Vorgesetzte (E-Mail-Beziehung) und BU-Vorgesetzte gesendet, um sie zu informieren, dass eine Schulung vom persönlichen Lehrplan eines Mitarbeiters entfernt wurde.

• 1052 – Information über Entfernung einer Lernvorgabe für $user_firstname$ $user_lastname$ an Administrator

  • Bedingung: Wird an Kursadministrator gesendet (Metatag 10007) gesendet, um ihn zu informieren, dass eine Schulung vom persönlichen Lehrplan eines Nutzers entfernt wurde.

• 1053 – Information über Buchungsanfrage an Nutzer

  • Bedingung: Wird an den Teilnehmer gesendet, um ihn zu informieren, dass eine Buchungsanfrage für ihn gestellt wurde.

• 1054 – Bestätigungsanforderung an Vorgesetzten

  • Bedingung: Wird an Vorgesetzte (E-Mail-Beziehung) und BU-Vorgesetzte gesendet, um sie zu informieren, das eine Buchungsanfrage für ihren Mitarbeiter gestellt wurde.

• 1055 – Information über Buchungsanfrage an Nutzer

  • Bedingung: Wird an den Teilnehmer gesendet, um ihn zu informieren, dass eine Buchungsanfrage für ihn gestellt wurde.

• 1056 – Bestätigungsanforderung an Administrator

  • Bedingung: Wird an Kursadministrator gesendet (Metatag 10007) gesendet, um ihn zu informieren, dass ein Training für einen Nutzer angefragt wurde.

• 1057 – Information über eine Ablehnung an Nutzer

  • Bedingung: Wird an den Teilnehmer gesendet, um ihn zu informieren, dass seine Buchungsanfrage abgelehnt wurde.

• 1058 – Buchungsanfrage an Vorgesetzten

  • Bedingung: Wird an Vorgesetzte (E-Mail-Beziehung) und BU-Vorgesetzte gesendet, um sie zu informieren, das eine Buchungsanfrage zu bestätigen ist. Wird für die Buchungsart “Buchungsanfrage mit Direktbuchung des Vorgesetzten” versendet.

• 1058 – Buchungsanfrage an Vorgesetzten

  • Bedingung: Wird an Vorgesetzten (E-Mail) und BU-Vorgesetzte gesendet, um eine Anfrage zu bewilligen, wenn der Workflow „Buchungsanfrage mit Direktbuchung durch den Vorgesetzten“ lautet.

• 1059 – Buchungsanfrage an Vorgesetzten

  • Bedingung: Wird an Vorgesetzte (E-Mail-Beziehung) und BU-Vorgesetzte gesendet, um die erste Genehmigungsbestätigung in einem zweistufigen Genehmigungsworkflow zu beantragen.

    • Ähnlich wie 1013, das keine Standardauslöser hat.

• 2000 – Anfrage für einen externen Kurses an den Vorgesetzten

  • Bedingung: Wird an Vorgesetzte (E-Mail) und BU-Vorgesetzte gesendet, um die Genehmigung für einen externen Kurs zu beantragen, der von einem ihrer Mitarbeiter anhand einer externen Kursvorlage erstellt wurde.

    • Kann zur Aufzeichnung (z. B. für Zertifizierungspunkte) oder zur Beantragung der Teilnahme an einer zukünftigen Schulungsveranstaltung, die nicht von der eigenen Organisation durchgeführt wird, weitergegeben werden.

• 2001 – Anfrage für einen externen Kurses an den Administrator

  • Bedingung: Wird an Kursadministrator gesendet (Metatag 10007), um die Genehmigung für einen externen Kurs zu beantragen, der von einem Mitarbeiter anhand einer externen Kursvorlage erstellt wurde.

    • Kann zur Aufzeichnung (z. B. für Zertifizierungspunkte) oder zur Beantragung der Teilnahme an einer zukünftigen Schulungsveranstaltung, die nicht von der eigenen Organisation durchgeführt wird, weitergegeben werden.

       

• 70005 – Betreff: Neuer Anmeldename

  • Bedingung: Wird an den Teilnehmer gesendet, um ihn zu informieren, dass sich der Loginname geändert hat.

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