Automatische Buchungen für Kurse und Lernpfade können eine Reihe von Erinnerungs-E-Mails an die Teilnehmenden und deren Vorgesetzte auslösen, wenn die Compliance-Schulung x Tage vor oder nach dem Fälligkeitsdatum der Schulung noch nicht abgeschlossen ist. Diese Auslöser und der Nachrichtentext werden in der Funktion „Eskalationsmodelle” konfiguriert und können nach der Konfiguration als Bedingung in die Benachrichtigung „Standarderinnerung” im Ordner „Registrierungsstatus-Informationen/Erinnerungs-E-Mails” hinzugefügt werden. Das Eskalationsmodell wird im Wesentlichen verwendet, um das Intervall der Erinnerungsbenachrichtigungen an den Teilnehmer und nachfolgende Eskalationsnachrichten an die Vorgesetzten der Teilnehmer zu definieren, wenn das Training nicht erfolgreich beendet wurde.
Bei der Erstellung eines Eskalationsmodells können die gewünschten Intervalle manuell konfiguriert oder eine tägliche Erinnerung ausgewählt werden. Die Optionen werden im Folgenden beschrieben:
Eskalationsnachrichten: Bei dieser Option ist es notwendig, jede Eskalationsnachricht einzeln zu erstellen, einschließlich des Auslösers (x Tage vor/nach), des Betreffs und des Textes. Da mehrere Nachrichten für verschiedene Tage erstellt werden müssen, kann es effizienter sein, den Inhalt des Feldes „Text“ zu kopieren und in nachfolgende Erinnerungen einzufügen.
Um Eskalationsbenachrichtigungen zu aktivieren, muss die Standardbenachrichtigung (84) konfiguriert werden. Das hier erstellte Eskalationsmodell kann dieser Benachrichtigung zugewiesen werden.
Funktionen des Managers für Eskalationsmodelle
Neu
Bei der Erstellung eines Eskalationsmodells können die gewünschten Intervalle manuell konfiguriert oder eine tägliche Erinnerung ausgewählt werden. Die Optionen werden im Folgenden beschrieben:
Eskalationsmeldungen
Für ein Eskalationsmodell kann eine beliebige Anzahl von Eskalationsmeldungen erstellt werden. In der Eskalationsmeldung wird der Versandzeitpunkt in Tagen vor oder nach dem Fälligkeitsdatum eines Kurses festgelegt. Jedes Eskalationsdatum kann nur einmal definiert werden. Eine Lesebestätigung und eine hohe Priorität können ebenfalls definiert werden. Anschließend können der Betreff und die Nachricht selbst definiert werden. Für die Nachricht können vordefinierte Platzhalter hinzugefügt werden. Der Platzhalterblock „Eskalationsnachricht” enthält spezifische Platzhalter für diese Anwendung. Alle Kurse, die die Versandkriterien erfüllen, werden in die Benachrichtigung aufgenommen.
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Einstellungen |
Beschreibung |
Beispiel |
|---|---|---|
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Eskalationszeit |
Zeit in Tagen bis zum Versand der Benachrichtigung, relativ zum Fälligkeitsdatum des Kurses. |
-30 |
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Lesebestätigung |
Der Empfänger der E-Mail erhält eine Lesebestätigung. |
FALSCH |
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Priorität |
Die Priorität einer Stornogebühr kann erhöht werden, indem im Feld „Priorität“ ein höherer Wert eingegeben wird. Sind mehrere Stornogebühren gleichrangig, wird die niedrigste Gebühr angewendet. |
FALSCH |
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Betreff |
Text, der als Betreff der Benachrichtigung gesendet wurde. |
$course_name$ Noch 30 Tage |
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Text |
Text, der als Hauptteil der Benachrichtigung gesendet wird. |
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Fälligkeitsdatum: Damit eine Eskalationsmeldung gesendet wird, ist ein Fälligkeitsdatum im jeweiligen Kurs obligatorisch.
Platzhalter: Platzhalter können verwendet werden, um die Nachricht individuell anzupassen. Der „freie Platzhalter“ $course_name$ kann verwendet werden.
Tägliche Erinnerung
Für jedes Eskalationsmodell kann zusätzlich zu den definierten Eskalationsmeldungen eine tägliche Erinnerung definiert werden. Diese Erinnerung ist nur aktiv, wenn das entsprechende Kontrollkästchen auf dem Tab „Tägliche Erinnerung“ markiert ist. Die maximale Eskalationszeit legt den Tag fest, an dem die Eskalationsmeldungen versendet werden sollen, z. B. 90 Tage nach dem Fälligkeitsdatum wird die letzte tägliche Eskalationsmeldung versendet. Für tägliche Erinnerungen können auch eine Lesebestätigung und eine Priorität definiert werden.
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Einstellungen |
Beschreibung |
Beispiel |
Hinweis |
|---|---|---|---|
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Tägliche Erinnerung |
Die tägliche Erinnerung wird aktiviert. Benachrichtigungen werden so lange versendet, bis der Nutzer den Kurs erfolgreich beendet hat oder die maximale Eskalationszeit erreicht ist. |
Richtig |
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Maximale Eskalationszeit |
Der maximale Eskalationszeitpunkt wird in Tagen angegeben. Der maximale Eskalationszeitpunkt wird in Tagen angegeben. Eskalationsmeldungen werden bis zu dieser Anzahl von Tagen nach Ablauf des Fälligkeitsdatums versendet. |
5 |
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Kursspezifische Eskalations-E-Mails
Administratoren können Eskalations-E-Mails so konfigurieren, dass sie für jeden Kurs einzeln versendet werden, wenn dessen Fälligkeitsdatum erreicht ist. Gezielte Erinnerungen liefern klare Informationen darüber, welcher Kurs konkret sein Fälligkeitsdatum erreicht hat.
Ist die Checkbox aktiviert, müssen kursbezogene Platzhalter in der Nachricht $course_name$ statt $training_name$ verwenden. Der ältere Platzhalter $training_name$ wird beim kursbezogenen Versand der Nachrichten nicht ersetzt.
Platzhalter für Kurse funktionieren nur, wenn die Checkbox „Benachrichtigung je Kurs senden“ aktiviert ist.
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Löschen
Durch das Löschen eines Eskalationsmodells werden dessen automatisierte Erinnerungs-E-Mails an Teilnehmer und Vorgesetzte gestoppt.
Nach dem Löschen eines Eskalationsmodells werden keine automatisierten Erinnerungs-E-Mails dieses Modells mehr an Teilnehmer und Vorgesetzte gesendet.
Freigaben
Der Zugriff auf den Manager für Eskalationsmodelle wird über eine eigene Freigabe gesteuert, die wie bei anderen Managern in der Funktionsreferenz pro Gruppe vergeben wird.