Ein "Eskalationsmodell" schickt Teilnehmenden vor und nach dem Fälligkeitsdatum eines Kurses Erinnerungs-E-Mails und ihren Vorgesetzten Eskalationsmeldungen, wenn das Training noch nicht abgeschlossen ist. Wirksam wird das Modell erst, wenn es in der Benachrichtigung "(84) Standarderinnerung" zugewiesen ist. Diese Anleitung beschreibt, wie beide Teile in der imc Learning Suite eingerichtet werden.
Voraussetzungen
Bevor Erinnerungen versendet werden können, muss Folgendes eingerichtet sein:
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Die Freigabe für den Manager "Eskalationsmodelle" ist für die jeweilige Gruppe vergeben.
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Zugriff auf die Funktion "Benachrichtigungen".
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Ein Fälligkeitsdatum im Kurs für alle Teilnehmenden. Ohne Fälligkeitsdatum wird keine Eskalationsmeldung gesendet. Bei der automatischen Buchung ergibt es sich aus "Tage zum Beenden", "Fälligkeitsdatum" oder "Relatives Fälligkeitsdatum" auf dem Tab "Automatische Buchung" der Kursvorlage.
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Der Cron-Job "Benachrichtigung" ist im "Cron Job Manager" aktiv. Er löst alle zeitgesteuerten Benachrichtigungen aus.
Überblick
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Schritt |
Wo |
Ergebnis |
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"Eskalationsmodelle" |
Meldungen werden an festgelegten Tagen relativ zum Fälligkeitsdatum versendet |
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"Eskalationsmodelle", Tab "Tägliche Erinnerung" |
Bis zur maximalen Eskalationszeit kommt täglich eine Meldung |
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"Benachrichtigungen", Ordner "Registrierungsstatus-Informationen/Erinnerungs-E-Mails" |
Die ausgewählten Empfangenden erhalten Erinnerungs-E-Mails |
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"Eskalationsmodelle" und "Benachrichtigungen" |
Vorgesetzte erhalten eigene Eskalationsmeldungen |
Eskalationsmodell anlegen
Alle Felder sind unter Eskalationsmodelle beschrieben.
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Den Manager "Eskalationsmodelle" öffnen.
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Auf "Neu" klicken.
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Einen Namen für das Eskalationsmodell eingeben.
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Eine Eskalationsmeldung hinzufügen.
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Unter "Eskalationszeit" die Anzahl der Tage relativ zum Fälligkeitsdatum des Kurses eingeben, z. B. -30 für 30 Tage vorher.
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Optional: "Lesebestätigung" und "Priorität" aktivieren.
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Den "Betreff" eingeben, z. B. $course_name$ Noch 30 Tage.
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Den "Text" eingeben. Passende Platzhalter dafür enthält der Platzhalterblock "Eskalationsnachricht".
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Die Schritte 4 bis 8 für jede weitere Meldung wiederholen. Innerhalb eines Modells darf jede Eskalationszeit nur einmal vorkommen.
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Das Eskalationsmodell speichern.
Tägliche Erinnerung hinzufügen
Neben den Eskalationsmeldungen kann ein Modell auch eine tägliche Erinnerung enthalten. Aktiv ist sie nur, wenn das zugehörige Kontrollkästchen markiert ist.
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Den Tab "Tägliche Erinnerung" des Eskalationsmodells öffnen.
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"Tägliche Erinnerung" aktivieren.
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Unter "Maximale Eskalationszeit" eingeben, wie viele Tage nach dem Fälligkeitsdatum noch Meldungen versendet werden.
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Optional: Eine Lesebestätigung und eine Priorität festlegen.
Die täglichen Erinnerungen werden so lange versendet, bis die Teilnehmenden den Kurs abgeschlossen haben oder die maximale Eskalationszeit erreicht ist.
Modell in der Standarderinnerung zuweisen
Die Benachrichtigung (84) ist unter Benachrichtigungen zum Registrierungsstatus beschrieben, die Tabs einer Benachrichtigung unter Benachrichtigungen.
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"Benachrichtigungen" öffnen.
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Den Ordner "Registrierungsstatus-Informationen/Erinnerungs-E-Mails" aufklappen.
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Die Benachrichtigung "(84) Standarderinnerung" auswählen und auf "Bearbeiten" klicken.
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Auf dem Tab "Bedingungen" das Eskalationsmodell auswählen.
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Optional: "Benachrichtigung je Kurs senden" aktivieren. Dann wird für jeden Kurs eine eigene E-Mail versendet.
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Auf dem Tab "Empfänger" den Versandmodus und die Empfangenden auswählen.
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Die Benachrichtigung über "Aktiv" einschalten.
Der Text der Benachrichtigung (84) lässt sich nicht bearbeiten. Er stammt aus dem ausgewählten Eskalationsmodell.
Eskalation an Vorgesetzte einrichten
Sollen Teilnehmende und Vorgesetzte unterschiedliche Eskalationsmodelle erhalten, wird die Benachrichtigung (84) dupliziert.
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Ein zweites Eskalationsmodell mit den Meldungen für Vorgesetzte anlegen.
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In "Benachrichtigungen" die "(84) Standarderinnerung" auswählen und auf "Duplizieren" klicken.
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Auf dem Tab "Bedingungen" des Duplikats das Modell für Vorgesetzte auswählen.
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Auf dem Tab "Empfänger" die Vorgesetzten auswählen.
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Das Duplikat über "Aktiv" einschalten.
Ergebnis prüfen
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Die Teilnehmerverwaltung der Kursvorlage öffnen und prüfen, ob die Spalte "zu absolvieren bis (Fälligkeitsdatum)" für die Teilnehmenden einen Wert enthält.
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Im "Cron Job Manager" prüfen, ob der Job "Benachrichtigung" aktiv ist.
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Am Tag einer Eskalationszeit nach dem Lauf des Jobs "Benachrichtigung" prüfen, ob die Empfangenden die Meldung erhalten haben.
Tipps & Tricks
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Ist "Benachrichtigung je Kurs senden" nicht aktiviert, fasst eine Benachrichtigung alle Kurse zusammen, die die Versandkriterien erfüllen. Kursbezogene Platzhalter funktionieren nur, wenn die Einstellung aktiviert ist. In diesem Fall $course_name$ statt $training_name$ verwenden.
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Auch für unterschiedliche Buchungskennzeichnungen, etwa verpflichtende und Compliance-Kurse, lässt sich die Benachrichtigung (84) duplizieren.
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Es spart Zeit, den Inhalt des Feldes "Text" aus einer Meldung zu kopieren und in die nächste einzufügen.
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Es empfiehlt sich, den Job "Benachrichtigung" zwischen 7 und 9 Uhr laufen zu lassen, also nach anderen wichtigen Jobs und vor Arbeitsbeginn.
Wird ein Eskalationsmodell gelöscht, werden seine automatisierten Erinnerungs-E-Mails an Teilnehmende und Vorgesetzte nicht mehr versendet.
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