Mit dieser Funktion können Exportvorlagen für die Erstellung von Dokumenten mit Teilnehmerlisten definiert werden. Im Teilnehmermanager von Kursen können die Teilnehmer exportiert werden, indem eine der verfügbaren Vorlagen ausgewählt wird. Auf diese Weise kann entweder ein Dokument für jeden Teilnehmer erstellt oder eine Teilnehmerliste generiert werden. Darüber hinaus ist es auch möglich, Teilnehmerlisten in der Kursbetreuung zu erstellen. Auf dem Tab „Teilnehmer” für die Teilnehmer eines Kurses, im Lehrplan für die Veranstaltungen innerhalb eines Kurses. Je nach Konfiguration ist das Ergebnis entweder eine ZIP-Datei mit einer CSV- und einer Word-Vorlage für eine manuelle Zusammenführung oder ein gebrauchsfertiges Word-Dokument. Es gibt vier verschiedene Exportoptionen:
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Vorlage und CSV
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Ein Dokument pro Eintrag
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Eine Seite pro Eintrag
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Alle Elemente in einem Dokument
Die Grundlage für einen Export ist eine Word-Vorlage, die zum Zielausgabeformat passt und die richtigen Platzhalter verwendet. In den folgenden Kapiteln wird beschrieben, wie Sie eine solche Vorlage einrichten.
Funktionen des Nachrichtenvorlagen-Managers
Neu
Die folgenden Tipps helfen Ihnen dabei, ansprechende Vorlagen zu erstellen:
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Um die Exportoption „Alle Elemente in einem Dokument“ zu verwenden, erstellen Sie eine Tabelle mit einer Zeile und fügen Sie dort die benutzerbezogenen Platzhalter ein.
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Nutzen Sie den Kopfbereich während der Planung der Exportoption „Alle Elemente in einem Dokument“. Hier können Sie die Basis-Daten des Kurses festlegen, die dann immer oben angezeigt werden, auch wenn Ihre Liste mehrere Seiten umfasst. Dazu sollte auch die Überschrift Ihrer Teilnehmerliste gehören.
Bearbeiten
Löschen
Diese Option nur verwenden, wenn die ausgewählte Exportvorlage nicht mehr benötigt wird.
Das Löschen einer Exportvorlage entfernt sie dauerhaft aus den verfügbaren Vorlagen und kann Auswirkungen auf Benutzer haben, die diese Vorlage für Teilnehmerexporte verwenden.
Freigaben
Vorschau
Die Vorschau bietet die Möglichkeit, die Vorlage einschließlich der verwendeten Platzhalter zu überprüfen.
Platzhalter herunterladen
Der Exportvorlagen-Manager ermöglicht das Herunterladen einer CSV-Datei, die alle verfügbaren Platzhalter enthält. Sie enthält die folgenden drei Spalten:
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Name des Platzhalters
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Kontext des Platzhalters (Kurs, Standort, Buchung oder Nutzer)
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Platzhalter
Die Exportvorlagen erfordern die Verwendung der richtigen Platzhalter. Es gibt folgende Platzhalter:
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Spezifische Kursdaten
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Kurs-Metatags (System und benutzerdefiniert)
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Medien-Metatags (System und benutzerdefiniert)
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Personenattribute (System und benutzerdefiniert)
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Kursstandortdaten
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Buchungsdaten
Einschränkung von Platzhaltern
Das System ermöglicht die Verwendung aller Kurs-Metatags, Medien-Metatags und aller Personenattribute als Platzhalter. Da einige davon sensible Daten enthalten können, können sie ausgeschlossen werden. Dies kann von einem Systemadministrator im Konfigurationsmanager vorgenommen werden. Sensible System-Metatags und Personenattribute sind standardmäßig deaktiviert.
Verwendung von Platzhaltern in Word
Um einen Platzhalter in Word zu verwenden, muss ein dynamisches Feld eingegeben werden, das Teil der Schnellbausteine-Werkzeuge ist. Um ein Feld zu einem Dokument hinzuzufügen, den Tab „Einfügen“ in der Textgruppe auswählen und anschließend auf den Button „Schnellbausteine“ klicken. In der Definition nach dem Feldnamen „MergeField“ suchen und den Platzhalter als Feldnamen eingeben. Die weiteren Einstellungen können ignoriert werden. Anschließend auf „OK“ klicken, um das Feld einzufügen. Danach kann es nach Bedarf formatiert werden.