Zusätzlich zum Anmeldeformular-Manager gibt es auch einen Manager, in dem die Buchungsformulare definiert werden können. Dieser Set-Manager ersetzt den Tab im Veranstalter bezüglich der Buchungsformulare. Für jedes Set kann ein Formular pro Buchungsart definiert werden, sodass es nicht mehr notwendig ist, mehrere Veranstalter zu erstellen, um diesen Anwendungsfall zu lösen.
Funktionen des Buchungsformular-Set-Managers
Neu
Beschreibung
Status
Legt fest, ob das Buchungsformular-Set aktiv oder inaktiv ist. Nur Buchungsformular-Sets mit dem Status „Aktiv" können Kursen, Kursvorlagen oder Lernpfaden zugeordnet werden. Dies ist Voraussetzung dafür, dass das Set über den Metatag für Buchungsformular-Sets bei einem Trainingsobjekt ausgewählt werden kann.
Zuordnung der Buchungsformulare
Enthält vier Auswahlfelder, jeweils eines pro Buchungsart:
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Buchung durch den Lernenden (Selbstbuchung/Anfrage)
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Buchung des Lernenden durch Vorgesetzten, Buchungsbeauftragten oder HR-Administrator
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Genehmigung durch Vorgesetzten oder Administrator
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Vormerkung
Für jeden Typ kann das entsprechende Buchungsformular ausgewählt werden, das während des jeweiligen Buchungsvorgangs angezeigt werden soll. Es ist nicht zwingend erforderlich, jedem Typ ein Formular zuzuordnen — nur die für das Training relevanten Typen müssen befüllt werden.
Buchungsformular-Set – Tab Beschreibung
Buchungsdaten
Der Tab „Buchungsdaten" in einem Buchungsformular-Set ermöglicht es Administratoren festzulegen, welche zusätzlichen Teilnehmerdaten speziell zum Zeitpunkt der Buchung erfasst und gespeichert werden — unabhängig vom allgemeinen Benutzerprofil des Teilnehmers.
Auf diesem Tab kann Folgendes konfiguriert werden:
Personenbezogene Attribute als Auftragsdaten hinzufügen
Über die Schaltfläche „Hinzufügen (+)" können personenbezogene Attribute als Auftragsdaten zugeordnet werden. Diese Attribute werden im Buchungsdatensatz des Teilnehmers gespeichert und nicht in das Benutzerprofil zurückgeschrieben. Die Angabe, ob beispielsweise ein Hotel benötigt wird, gilt so nur für diese eine Buchung.
Checkbox „Profildaten nutzen"
Legt fest, ob vorhandene Profildaten während des Buchungsvorgangs automatisch in die Auftragsdatenfelder übernommen werden. Ist die Option aktiviert, übernimmt das System den aktuellen Profilwert in das Feld, sodass der Teilnehmer bereits bekannte Angaben nicht erneut eingeben muss.
Checkbox „Buchungsdaten anzeigen"
Legt fest, ob die erfassten Auftragsdaten-Attribute als Spalten in der Teilnehmerverwaltung des Kurses oder Lernpfads angezeigt werden. Dadurch können Administratoren die erfassten Buchungsinformationen direkt in der Teilnehmerliste einsehen, ohne jeden einzelnen Buchungsdatensatz einzeln zu öffnen.
Checkbox „Buchungsdaten filtern"
Legt fest, ob die Auftragsdaten-Attribute als Filteroptionen in der Tabelle der Teilnehmerverwaltung verwendet werden können, sodass Administratoren Teilnehmer anhand ihrer Auftragsdatenwerte filtern können.
Checkbox „In Genehmigungsverlauf anzeigen"
Nur verfügbar beim Mehrfachgenehmigungs-Workflow.
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Freigaben
Zuweisung des Formulars
Die zuvor erstellten Formulare können dann mit Hilfe des Buchungsformular-Set-Managers zugewiesen werden. Innerhalb eines solchen Sets kann pro Buchungstyp (Selbstanmeldung, Supervisor-Anmeldung, Bestätigung, Voranmeldung) ein Formular enthalten sein, sodass maximal vier Formulare pro Set möglich sind, was die Zuweisung sehr einfach macht. Darüber hinaus werden hier die Buchungsdaten pro Set definiert, für die auch die Art des Attributs festgelegt werden kann. Die Daten der Buchung werden später in der Teilnehmerverwaltung angezeigt. Die Zuweisung von Buchungsformularen beim Veranstalter ist damit hinfällig.
Die Sets können mithilfe des Metatags „Buchungsformular-Set“ Kursen, Kursvorlagen und Lernpfaden zugewiesen werden.
Globale Funktionen und verwandte Themen
Kursverwaltung
Verwaltung des Lernpfads