Buchungsformular-Sets und Buchungsdatenübersicht

Vertiefung: Buchungsformulare, Buchungsformular-Sets und Buchungsdaten

Was sind Buchungsformulare?

Buchungsformulare können Kursen oder Lernpfaden zugeordnet werden, um weitere Teilnehmerinformationen zu erfassen und Anmeldebedingungen während verschiedener Anmelde-Workflows anzuzeigen. Die Buchungsformulare bestehen aus verschiedenen Abschnitten zur Anzeige von Anweisungen, Schulungsdetails und persönlichen Attributfeldern zur Erfassung von Informationen. Es können verschiedene Arten von Buchungsformularen erstellt werden, um alle Selbsteinschreibungs-Workflows abzudecken, darunter:

• Buchung durch den Lerner,

• Buchung eines Lernenden durch den Vorgesetzten, Buchungsbeauftragten oder durch einen HR-Administrator,

• Bestätigung durch Vorgesetzte, Administratoren oder Mehrfachbestätigungen, und

• Vormerkung (auf Kursvorlage)

Die Buchungsformulare werden zu Buchungsformularsätzen hinzugefügt, die Kursen oder Lernpfaden zugewiesen werden können. Buchungsformularsätze ermöglichen es, persönliche Attribute als Buchungsdatenattribute aufzuführen. Das bedeutet, dass die in den persönlichen Attributen erfassten Werte mit dem Kurs und nicht mit den Profilen der Lernenden verrechnet werden, um sie vor zukünftigen Änderungen zu schützen, z. B. wenn ein Lernender gefragt wird, ob er eine Unterkunft benötigt, oder wenn ein Betreuer bei einer mehrstufigen Genehmigung nach der Prioritätsstufe gefragt wird.

Diese Seite gibt einen Überblick über den gesamten Prozess der Konfiguration und Zuweisung von Buchungsformularen.

Schritte zur Konfiguration

Um Buchungsformulare zu konfigurieren, sind folgende Überlegungen erforderlich:

Benutzer-Attribute

Da Buchungsformulare Benutzerattribute verwenden, um Informationen über Lernende zu erfassen, ist der erste empfohlene Schritt zu prüfen, ob die erforderlichen Benutzerattribute bereits vorhanden sind. Dies geschieht über die Funktion Benutzerattribute. Wenn die erforderlichen Benutzerattribute noch nicht vorhanden sind, können sie erstellt werden.

Buchungsformulare erstellen

Buchungsformulare können von Systemadministratoren über die Funktion „Buchungsformulare“ erstellt oder bearbeitet werden. Wenn Sie auf das Symbol „Erstellen“ klicken, stehen Ihnen fünf verschiedene Buchungsformulare zur Verfügung, nämlich:

1. Buchung durch den Lerner: Wird angezeigt, wenn der Lernende/Teilnehmer eine Schulung entweder direkt „ Buchen ‚ oder ‘ Beantragen “ über das Frontend.

2. Buchung eines Lernenden durch den Vorgesetzten, Buchungsbeauftragten oder durch einen HR-Administrator: Wird angezeigt, wenn ein Betreuer oder Bevollmächtigter den Lernenden/Teilnehmer über das Frontend mit der Schaltfläche „Buchen“ bucht.

3. Bestätigung durch Vorgesetzte, Administratoren oder Mehrfachbestätigungen: Wird im Bereich „Buchungsanfragen“ angezeigt, wenn die Aufsichtsperson oder der Administrator eine Selbsteinschreibungsanfrage des Lernenden/Teilnehmers bearbeitet.

4. Vormerkung: Wird angezeigt, wenn der Lernende/Teilnehmer sein Interesse an einer Kursvorlage über die Schaltfläche „Vormerken“ anmeldet.

5. Duplizieren: Ermöglicht das Kopieren eines bestehenden Buchungsformulars, was ideal ist, wenn nur kleine Änderungen erforderlich sind.

Das Buchungsformular öffnet die Registerkarte „Beschreibung“, in der drei Abschnitte ausgefüllt werden müssen:

• Status: Nur „aktive“ Buchungsformulare können Buchungsformularsätzen zugewiesen werden.

• Kontrollkästchen „Metadaten“: Die wichtigsten Angaben zur Schulung, die im oberen Bereich des Buchungsformulars angezeigt werden sollen.

• Sprachbereich: Namens- und Beschreibungsfelder für jede aktivierte Systemsprache.

Vervollständigen Sie die Einstellungen und Beschreibungen und gehen Sie dann zur Registerkarte „Abschnitte und Attribute“.

Auf der Registerkarte „Abschnitte und Attribute" werden die Abschnitte im Buchungsformular erstellt. Hier gibt es sechs verschiedene Arten von Abschnitten, die hinzugefügt werden können (siehe unten):

1. Instruktion Abschnitt: Hier kann ein einleitender Text eingefügt werden, der den Zweck oder die Einzelheiten zum Ausfüllen des Buchungsformulars erläutert.

2. Trainingsdaten Abschnitt: Die Möglichkeit, einige der Schulungsdetails in das Buchungsformular einzufügen. Die Felder in diesem Abschnitt sind in mehreren Sprachen verfügbar. Es ist nicht möglich, weitere Attribute des Abschnitts Schulungsdaten hinzuzufügen, wie z. B. alle Meta-Tags. Eine Alternative besteht darin, kursbezogene Daten direkt in der Kopfzeile anzuzeigen (über die Registerkarte Beschreibung).

3. Teilnehmerprofil-Abschnitt: Diese Abschnitte sind die wichtigsten, da hier die Benutzerattribute zugewiesen werden. Es können mehrere Abschnitte erstellt werden, um die Benutzerattribute zu gruppieren und jeden Unterabschnitt mit Texterklärungen zu versehen. Beginnen Sie mit der Benennung und Beschreibung des Abschnitts auf der Registerkarte „Beschreibung“. Klicken Sie dann auf der Registerkarte „Abschnitt und Attribute“ auf das Symbol „Erstellen“, um einen Ordner zu erstellen, benennen Sie den Ordner, beschreiben Sie ihn und klicken Sie auf „Speichern“. Um dem Buchungsformular Benutzerattribute hinzuzufügen, markieren Sie den neu erstellten Ordner und klicken Sie auf das Symbol „+“, woraufhin sich ein Popup-Fenster öffnet. Sobald die erforderlichen Ordner und Benutzerattribute hinzugefügt wurden, müssen Sie im nächsten Schritt entscheiden, welche Attribute zwingend ausgefüllt werden müssen, indem Sie das entsprechende Kontrollkästchen aktivieren. Wählen Sie dann in der Spalte „Typ“ für jedes Attribut aus, wie das Attribut anfänglich ausgefüllt werden soll und ob es im Benutzerprofil aufgezeichnet werden soll; die Optionen sind:

   1. Profildaten nutzen: Das Feld wird mit Profildaten vorausgefüllt, kann bearbeitet werden und die Änderung wird im Benutzerprofil gespeichert. Ideal für Buchungsdatenattribute wie Notfallkontakte, Diätanforderungen oder Zugangsanforderungen.

   2. Keine Profildaten nutzen: Das Feld ist leer, wenn kein Standardwert eingestellt ist. Es kann bearbeitet werden und die Daten werden im Benutzerprofil aktualisiert.

   3. Ausgeblendet, Profildaten überschrieben: Das Feld wird nicht angezeigt, aber die Daten aus dem Profil und die Buchungsdaten werden mit einem Standardwert überschrieben.

   4. Ausgeblendet, keine Änderung der Profildaten: Das Feld wird nicht angezeigt, die Daten werden im Profil nicht geändert, aber in den Buchungsdaten angezeigt. Wenn ein Standardwert eingegeben wird, wird dieser auch nicht überschrieben. Ideal für Buchungsdaten-Attribute wie z.B. Unterkunftsbedarf oder Trainingsdringlichkeit.

   5. 

4. Kommentar-Abschnitt: Das Hinzufügen eines Kommentarbereichs beinhaltet einfach ein „Kommentar“-Feld, in dem der Teilnehmer weitere Informationen zu seiner Einschreibung angeben kann. Diese Informationen werden im Bereich „Teilnehmerverwaltung > Anmeldeinformationen pro Teilnehmer“ des Kurses oder Lernpfads angezeigt.

5. Vorgesetztendaten-Abschnitt: Wenn Sie einen Abschnitt für übergeordnete Daten hinzufügen, werden automatisch Titel, Vorname, Nachname und E-Mail des Vorgesetzten des Teilnehmers angezeigt. Die angezeigten Werte sind fest kodiert und können nicht geändert werden. Hier kann festgelegt werden, für welche Anmeldungsarten der Abschnitt angezeigt werden soll; so ist es z. B. möglich, die Anzeige des Abschnitts auf Selbstanmeldungen für Schulungen zu beschränken, die eine Genehmigung des Betreuers erfordern. Des Weiteren kann festgelegt werden, ob der Teilnehmer die Möglichkeit haben soll, die Angaben zu seinem Betreuer in seinem Profil zu bearbeiten; dies wäre nur vorübergehend, wenn eine Benutzerdatenschnittstelle solche Angaben an die imc Learning Suite übermittelt.

6. Nutzungsbedingungen-Abschnitt: Das Hinzufügen eines Abschnitts über die Nutzungsbedingungen ermöglicht die Bereitstellung von Bedingungen im Klartext oder über einen Weblink und ein Bestätigungs-/Anerkennungs-Kontrollkästchen, das angekreuzt werden muss, damit der Teilnehmer sich anmelden kann. Der Text der Nutzungsbedingungen kann in das Feld „Angezeigter Text“ eingegeben werden, wenn er weniger als 2000 Zeichen umfasst, oder er kann mit einer externen Webseite oder sogar einem LMS-Dashboard mit einem Standard-Panel verknüpft werden. Wenn „Bestätigung erforderlich“ angekreuzt ist, kann der Teilnehmer erst dann auf die Schaltfläche „Anmelden“ oder „Antrag“ klicken, wenn er die „Nutzungsbedingungen“ akzeptiert hat.

Hinweise und Tipps:

• Wenn Benutzerdaten aus einem Quellsystem in das LMS übertragen werden, sollten Sie grundlegende Attribute wie Vorname, Nachname, Login usw. nicht in Buchungsformulare aufnehmen, da der Teilnehmer diese ändern kann.

• Obwohl die Werte bei der nächsten Aktualisierung der Benutzerdaten korrigiert werden, kann dies zu Verwirrung führen, z. B. wenn ein Vorgesetzter den Namen ändert und denkt, dass er seinen Mitarbeiter anmeldet.

• Der effizienteste Ansatz könnte darin bestehen, zunächst das komplexeste Buchungsformular zu erstellen und dann zu duplizieren, um einfachere Buchungsformulare durch Entfernen von Attributen zu erstellen.

• Oft ist es sinnvoll, Buchungsformulare und Buchungsformularsätze anbieterspezifisch zu gestalten, wie es in früheren Versionen der imc Learning Suite der Fall war.

• Buchungsformulare für die Genehmigung durch Vorgesetzte, Administratoren oder Mehrfachgenehmigungen haben oft Benutzerattribute für Priorität oder Grund, die auch als Buchungsdaten aufgezeichnet werden.

Buchungsformular-Sets

Buchungsformularsets enthalten Buchungsformulare und sind das Objekt, das Kursen, Kursvorlagen oder Lernpfaden zugeordnet wird. Buchungsformularsätze können von Systemadministratoren in der Funktion „Buchungsformularsätze“, die über die Kategorie „Einstellungen“ zugänglich ist, erstellt oder bearbeitet werden. Bei der Erstellung eines Buchungsformularsatzes gibt es auf der Registerkarte „Beschreibung“ drei Bereiche, die ausgefüllt werden können:

1. Status: Muss „Aktiv“ sein, damit der Buchungsformularsatz Schulungen zugewiesen werden kann.

2. Buchungsformulare: Es gibt vier Auswahlfelder, um ein Buchungsformular für jede Art von Buchungsformular auszuwählen, aber es ist nicht zwingend erforderlich, jede Art von Formular auszuwählen.

3. Sprachspezifischer Bereich: Benennen und beschreiben Sie den Buchungsformularsatz. Dieser Bereich ist für den Lernenden nicht sichtbar und dient nur zu Verwaltungszwecken.

Buchungsdaten

Nachdem die Registerkarte „Beschreibung“ des Buchungsformulars ausgefüllt ist, gehen Sie zur Registerkarte „Buchungsdaten“. Klicken Sie auf das Symbol „+“, um ein Pop-up-Fenster zu öffnen, in dem Sie die gewünschten Benutzerattribute suchen und hinzufügen können. Dann gibt es zwei Kontrollkästchen, um zu entscheiden, ob „Profildaten verwenden“ und „Buchungsdaten anzeigen“ in der Teilnehmerverwaltungsansicht des Trainings angezeigt werden sollen. Sobald die Benutzerattribute, die als Buchungsdaten erfasst werden sollen, zugewiesen sind, klicken Sie auf „Speichern & Schließen“.

Darüber hinaus gibt es die Möglichkeit, Buchungsdaten in der Funktion „Konfiguration“ mit dem Manager „Einschreibung“ zu definieren. Diese Option ist für Szenarien gedacht, in denen keine Buchungsformulare definiert sind und dem Kurs keine Buchungsformulare zugewiesen sind, in denen Sie aber dennoch einige persönliche Attributwerte als Buchungsdaten erfassen möchten.

Hinweise und Tipps:

• Buchungsformulare müssen nicht zu Kursen und Lernpfaden hinzugefügt werden, wenn keine spezifischen Daten von den Teilnehmern oder ihren Betreuern erfasst werden müssen. Dadurch wird der Einschreibungsworkflow ohne Buchungsformular gestrafft, insbesondere für Betreuer, die Masseneinschreibungen durchführen.

• Geben Sie jeder Administratorengruppe, die Kurse oder Lernpfade erstellen kann, die möglicherweise das Buchungsformular hinzufügen müssen, die Freigabe für das Buchungsformular-Set.

• Das imc Consulting Team ist in der Lage, detailliertere Schulungen anzubieten oder Buchungsformulare als kostenpflichtige 2nd Level Support Aktivität zu konfigurieren.

Zuordnung Buchungsformular einstellen

Buchungsformularsätze werden Kursen und Lernpfaden über den Meta-Tag „Einschreibeformularsatz“ (ID: 11817) zugewiesen. Wenn das Meta-Tag nicht sichtbar ist, müssen die Einstellungen für das Meta-Tag der Kursvorlage und die Sichtbarkeit der Registerkarte Attribute möglicherweise aktualisiert werden. Die Auswahl von Buchungsformularsätzen ist an Freigaben gebunden.

Hinweise und Tipps:

• Buchungsformulare müssen nicht zu Kursen und Lernpfaden hinzugefügt werden. Wenn keine spezifischen Daten von den Teilnehmern oder Betreuern erfasst werden müssen und keine Einschreibebedingungen akzeptiert werden sollen, ist der Einschreibe-Workflow ohne ein Buchungsformular effizienter.

Sichtbarkeit der Buchungsdaten in der Teilnehmerverwaltung

Benutzerattribute, die als Buchungsdaten in Buchungsformularsätzen definiert sind, werden in Teilnehmerverwaltungsansichten angezeigt, wenn das Kontrollkästchen Buchungsdaten anzeigen aktiviert ist. In dieser Ansicht werden das reguläre persönliche Attribut und die Version der Buchungsdaten angezeigt, da die Werte unterschiedlich sein können.

Hinweise und Tipps:

• Die Werte der Buchungsdatenattribute sind nur in den Kursverwaltungsansichten „Teilnehmerverwaltung“ und „Kursanleitung“ sichtbar, wenn Sie die Einschreibungsinformationen pro Teilnehmer anzeigen. Es ist nicht möglich, Buchungsdatenattribute zu Standard-Bildschirmberichten mit der Funktion „Benutzerlisten“ hinzuzufügen; dies kann jedoch bei Bedarf individuell entwickelt werden.