Rezertifizierung – Berechnung des Nächsten Fälligkeitsdatums

Wenn ein Benutzer einen Kurs einer Kursvorlage absolviert, für den er zur Rezertifizierung gebucht ist, ändert sich die Statusanzeige für diese Person in der Kursvorlage zu „Erfolgreich beendet“. Wenn der Folgekurs manuell oder automatisch auf Basis der Kursvorlage angelegt wird, prüft das System, ob der Benutzer den Status „Erfolgreich bendet“ in der Kursvorlage hat und ob der Benutzer Mitglied einer Gruppe ist, für die die Rezertifizierung aktiviert ist. 

Bei der Berechnung des nächsten Fälligkeitsdatums für eine mögliches Regelwerk einer Gruppe besteht das Hauptziel darin, Lücken in der Gültigkeit der erreichten Zertifizierung zu vermeiden. Die nächsten Fälligkeitsdaten werden unter der Prämisse berechnet, die Gültigkeitsdauer der erreichten Konformität bestmöglich zu nutzen.

Bei Eintritt in den Rezertifizierungszyklus mit dem zweiten Kurs unterscheidet sich die Berechnung des nächsten Fälligkeitsdatums von der Berechnung, wenn der Lernende bereits im Zyklus ist. Es gibt zwei Möglichkeiten, das nächste Fälligkeitsdatum basierend auf dem gewählten Deadline-Typs zu berechnen. Mögliche Deadline Typen sind „Fälligkeitsdatum basierend auf Beendigung“ sowie „Immer gültig am TT/MM“. Details zu beiden werden im Folgenden beschrieben.

Berechnung des nächsten Fälligkeitsdatums für den Deadline-Typ „Fälligkeitsdatum basierend auf Beendigung“

Wenn das nächste Fälligkeitsdatum auf der Grundlage des Beendigungsdatums berechnet werden soll, erfolgt dies anhand der folgenden Formel:

„Nächstes Fälligkeitsdatum“ = „Datum der letzten Beendigung“ + „Rezertifizierungs-Intervall“

Beispiel

Rezertifizierungs-Intervall: 12 Monate
Datum der Beendigung Kurs1: 31.08.2025
Nächstes Fälligkeitsdatum: 31.08.2026
Datum digung Kurs 2: 15.07.2026
Nächstes Fälligkeitsdatum Kurs 3: 15.07.2027

Das bedeutet, dass das Fälligkeitsdatum im Laufe der Jahre immer auf einen anderen Tag fällt, abhängig vom Datum der Beendigung des vorherigen Kurses.

Wenn ein Benutzer noch keine Kurse der Vorlage abgeschlossen hat, wird kein nächstes Fälligkeitsdatum festgelegt. Um diesen Fall zu behandeln und dem Lernenden die Fortsetzung des Rezertifizierungszyklus zu ermöglichen, müssen die folgenden Einstellungen entsprechend konfiguriert werden:

• „Automatische Statusänderung nach Fälligkeitsdatum“ mit „Status nach einer definierten Anzahl von Tagen ändern“

• „Änderung in den Status“ (Auswahl des Status: bestanden, nicht bestanden oder storniert).

• „Buchung von Benutzern mit dem Status storniert und nicht bestanden auf den nächsten Rezertifizierungskurs“, wenn „Automatische Statusänderung nach Fälligkeitsdatum“ ausgewählt ist.

Berechnung des nächsten Fälligkeitsdatums basierend auf dem Deadline-Typ „Immer gültig am TT/MM“

Die Berechnung des nächsten Fälligkeitsdatums auf Basis des Deadline-Typs „Immer gültig am TT/MM“ gewährleistet eine Erneuerung der Zertifizierung innerhalb des definierten Rezertifizierungsintervalls im Vergleich zum letzten Fälligkeitsdatum.

Für Rezertifizierungsintervalle < 12 Monate

Die folgende Grafik veranschaulicht ein Beispiel für die Berechnung des nächsten Fälligkeitsdatums bei einem Rezertifizierungsintervall von 6 Monaten:

Das nächste Fälligkeitsdatum für den zweiten Kurs berücksichtigt bereits das Intervall von sechs Monaten, wie es auch für den dritten und alle weiteren Kurse im Rezertifizierungszyklus gilt. Gleichzeitig wird sichergestellt, dass jeder Benutzer mit dem folgenden Kurs auf das festgelegte Datum (TT/MM) gelangt.

Für das dargestellte Beispiel ist der Berechnungsprozess wie folgt:

• Nach dem Beenden des ersten Kurses am 20.04.25 wird das nächste Fälligkeitsdatum berechnet.

• Es findet das definierte DD/MM, das in der Zukunft und nach dem Fälligkeitsdatum des ersten Kurses (01.05.25) liegt. Das Datum ist der 30.03.26.

• Das System prüft, ob der 30.03.26 das Maximum erreicht hat, und das definierte Rezertifizierungsintervall von 6 Monaten in der Zukunft liegt, um Zertifizierungslücken zu vermeiden.

• Da der 30.03.26 10 Monate nach dem ursprünglichen Fälligkeitsdatum liegt, würde dies im dargestellten Fall zu einer Zertifizierungslücke von 4 Monaten führen.

• Das System berechnet schrittweise vom erwarteten TT/MM das definierte Intervall zurück. In den gegebenen Fällen subtrahiert es 6 Monate von 30.03.26, um zu 30.09.25 zu gelangen, und überprüft erneut, ob dieses Datum maximal das definierte Rezertifizierungsintervall von 6 Monaten in der Zukunft liegt, um Zertifizierungslücken zu vermeiden. Da dieser Zeitraum vom 30.09.25 bis zum 1.5.25 weniger als 6 Monate beträgt, wird dieses Datum als nächstes Fälligkeitsdatum für die Benutzer genommen, da es keine Zertifizierungslücken verursacht und dennoch sicherstellt, dass die Benutzer nach Abschluss des nächsten Kurses wie erwartet am definierten DD/MM 30.03. für den folgenden Kurs landen können.

Für Rezertifizierungsintervalle von 12 Monaten

Die folgende Grafik veranschaulicht ein Beispiel für die Berechnung des nächsten Fälligkeitsdatums bei einem Rezertifizierungsintervall von 12 Monaten:

Das nächste Fälligkeitsdatum für den zweiten Kurs berücksichtigt bereits das Intervall von 12 Monaten, da dies auch für den dritten und alle weiteren Kurse im Rezertifizierungszyklus gilt. Dadurch wird sichergestellt, dass jeder Benutzer am festgelegten DD/MM zum nächsten Kurs gelangt.

Für das dargestellte Beispiel ist der Berechnungsprozess wie folgt:

• Nach dem Beenden des ersten Kurses am 20.04.25 wird das nächste Fälligkeitsdatum berechnet.

• Es findet das definierte DD/MM, das in der Zukunft liegt und nach dem Fälligkeitsdatum des ersten Kurses (01.05.25) liegt. Das Datum ist der 30.09.25.

• Für ein ausgewähltes Intervall von 12 Monaten liegt dieses Datum immer maximal im definierten Rezertifizierungsintervall von 12 Monaten in der Zukunft.

• Das System wird daher das festgelegte Datum 30.09.25 als nächsten Fälligkeitstermin für den Benutzer verwenden, da jedes spätere Datum mit weiteren 12 Monaten in der Zukunft zu Zertifizierungslücken führen würde.

• Bitte beachten Sie, dass es keine Automatisierung zur Verwaltung von Benutzern gibt, die mit dem zuvor absolvierten Kurs in Verzug sind.

Für Rezertifizierungsintervalle > 12 Monate

Die folgende Grafik veranschaulicht ein Beispiel für die Berechnung des nächsten Fälligkeitsdatums bei einem Rezertifizierungsintervall von 24 Monaten:

Das nächste Fälligkeitsdatum für den zweiten Kurs berücksichtigt bereits das Intervall von 24 Monaten, wie es auch für den dritten und alle weiteren Kurse im Rezertifizierungszyklus gilt. Gleichzeitig wird weiterhin sichergestellt, dass jeder Benutzer mit dem nächsten Kurs auf das festgelegte Datum (TT/MM) kommt.

Für das dargestellte Beispiel läuft die Berechnung wie folgt ab:

• Nach dem Beenden des ersten Kurses am 20.04.25 wird das nächste Fälligkeitsdatum berechnet.

• Das System addiert das definierte Intervall von 24 Monaten zum initialen Fälligkeitsdatum und berechnet 1.5.27 als spätestes Datum, an dem der Benutzer den folgenden Kurs absolvieren muss.

• Um die Anforderung zu erfüllen, dass das nächste Fälligkeitsdatum auf den definierten DD/MM 30.09. fallen soll, ermittelt das System den DD/MM, der dem berechneten spätesten nächsten Fertigstellungstermin 01.05.27 am nächsten liegt, nämlich den 30.09. des Vorjahres, konkret den 30.09.26. Dieses Datum gewährleistet sowohl, dass der Benutzer die längstmögliche Zeit bis zum nächsten Kursabschluss hat, als auch, dass das nächste Fälligkeitsdatum des Benutzers auf das definierte DD/MM fällt und keine Zertifizierungslücke entsteht.

Berechnung des nächsten Fälligkeitsdatums bei Eintritt in den Rezertifizierungszyklus für DD/MM (2. Kurs)

Wenn das Abschlussdatum des ersten Kurses zeitlich vor DD/MM des gleichen Jahres liegt, dann ist das nächste Fälligkeitsdatum am DD/MM desselben Jahres.

Wenn das Abschlussdatum des ersten Kurses nach DD/MM desselben Jahres liegt, dann ist das nächste Fälligkeitsdatum DD/MM des nächste Jahres

Beispiel:

Wenn das nächste Fälligkeitsdatum auf der Grundlage von TT/MM berechnet wird.
Einstellungen für die Rezertifizierung:
Deadline-Typ: Immer gültig am TT/MM
Frist 31.12.
Rezertifizierungsintervall: 12 Monate

Datum der Zuweisung: 01.04.2025
Initiales Fälligkeitsdatum: 01.05.2025
Abschluss von Kurs 1: 20.04.2025
Berechnetes nächstes Fälligkeitsdatum: 31.12.2025

--> Das bedeutet für den zweiten Kurs, dass die nächste Fälligkeit am 31. Dezember desselben Jahres liegt, da die initiale Fälligkeit am 1. Mai war, auch wenn der Rezertifizierungszyklus 12 Monate beträgt. Dies gilt nur für den zweiten Kurs, denn wenn das nächste Fälligkeitsdatum im kommenden Jahr wäre, würde eine Lücke entstehen, da zwischen dem initialen Fälligkeitsdatum und dem nächsten Fälligkeitsdatum ein Zeitraum von 20 Monaten und nicht wie in den Einstellungen festgelegt 12 Monaten liegen würde. Um in den Zyklus zu gelangen, wenn das initiale Fälligkeitsdatum DD/MM und der Typ der Rezertifizierungsfrist unterschiedlich sind, wird ein kurzer Zeitraum zwischen dem ersten und zweiten Kurs berücksichtigt. Ab dem dritten Kurs beträgt der Zyklus dann immer korrekt 12 Monate, wie konfiguriert.

Berechnung des nächsten Fälligkeitsdatums, wenn sich der Lernende bereits im Rezertifizierungszyklus für TT/MM befindet

Dann wird der nächste Fälligkeitsdatum für den Benutzer berechnet. Dies geschieht in Abhängigkeit von der Art der Frist:

„Immer gültig am TT/MM“:

„Nächstes Fälligkeitsdatum“ = „Deadline in TT/MM“ + „Rezertifizierungsintervall“

Berechnung des nächsten Fälligkeitsdatums, wenn kein initiales Fälligkeitsdatum vorliegt

Es ist möglich, die Rezertifizierung so zu konfigurieren, dass kein initiales Fälligkeitsdatum festgelegt wird. Dazu geben Sie als Anzahl der Tage bis zum Abschluss eine 0 ein, in Kombination mit dem initialen Fälligkeitsdatum basierend auf „Festgelegtem Fälligkeitsdatum“ oder „Fälligkeitsdatum basierend auf TT/MM“.

Das nächste Fälligkeitsdatum wird wie folgt berechnet:
Wenn die Rezertifizierung auf dem Datum TT/MM basiert, ist das nächste Fälligkeitsdatum das nächste Datum, das sich nach dem Zeitpunkt richtet, zu dem der Lernende den initialen Kurs abgeschlossen hat.

Beispiel 1
Die Rezertifizierung ist immer am 31/09 (DD/MM) fällig.
Rezertifizierungs-Intervall: 12 Monate
Der erste Kurs hat kein Fälligkeitsdatum.

Lernender 1 schließt den initialen Kurs am 15. Juli ab, das bedeutet, dass des nächste Fälligkeitsdatum auf den 31. September desselben Jahres festgelegt wird.
Lernender 2 schließt den initialen Kurs am 15. Oktober ab, was bedeutet, dass das nächste Fälligkeitsdatum auf den 31. September des folgenden Jahres festgelegt wird.

Es basiert auf der Regel, dass das 12-Monats-Intervall nicht überschritten werden sollte.

Beispiel 2
Die Rezertifizierung basiert auf dem Beendigung

Rezertifizierungsintervall: 12 Monate
Der initialeer Kurs hat kein Fälligkeitsdatum.

Lernender 1 schließt den initialen Kurs am 15. Juli ab, das bedeutet, dass das nächste Fälligkeitsdatum auf den 15. Juli des nächsten Jahres festgelegt wird.
Lernender 2 schließt den initialen Kurs am 15. Oktober ab, das bedeutet, dass das nächste Fälligkeitsdatum auf den 15. Oktober des nächsten Jahres festgelegt wird.

Berechnung des nächsten Fälligkeitsdatums, des Buchungsdatums und des Fälligkeitsdatums

Der Rezertifizierungszyklus wurde hier näher erläutert:

Ansatz „Späteres Datum gilt“

Um sicherzustellen, dass Benutzer jederzeit über die Mindestanzahl an „Tagen zum Beenden“ zwischen Kursbuchung und Kursfälligkeitsdatum verfügen, vergleicht ein allgemeiner „späteres Datum gilt“-Ansatz das initiale oder nächste Fälligkeitsdatum mit dem berechneten Datum anhand des Buchungsdatums zuzüglich der Tage zum Beenden zum Zeitpunkt der Buchung. Das spätere Datum wird als (initiales) Kursende für den Nutzer festgelegt. Dieser Ansatz wird für die Berechnung des initialen Enddatums, des Kursendes für den ersten Kurs sowie für alle Kursenden der folgenden Kurse angewendet. Er wird nicht für die Berechnung des nächsten Enddatums angewendet. Einzelheiten finden Sie in der folgenden Tabelle.