Der Systemtext-Manager ermöglicht es, jeden im System angezeigten Text nach Notwendigkeit anzupassen. Systemtexte werden in sogenannten „Bundles” verwaltet. Jedes Bundle enthält einen bestimmten Systemtext in allen Plattformsprachen.
Beispiel: Der Begriff „Lernpfad“ soll durch „Kursreihe“ ersetzt werden. Eine Suche nach dem Begriff „Lernpfad“ liefert alle Bundles, die diesen Begriff enthalten, sodass sie an die spezifischen Bedürfnisse des Kunden angepasst werden können.
Systemtexte und Bedienhinweise können definiert werden. Bedienhinweise können einfach in die bestehende Systemschnittstelle integriert werden. Systemtexte können nur in Einzelfällen und für bestimmte Punkte über die Konfiguration integriert werden.
Diese Einstellungen sind für den Mandantenkontext relevant. Durch Auswahl des Mandanten gelten die Änderungen nur für diesen bestimmten Mandanten und haben keine Auswirkungen auf andere Mandanten. Der Mandantenkontext ist auch in der Spalte „Textkontext” bereits geänderter Bundles sichtbar. Unveränderte Bundles sind mit „Global” gekennzeichnet. Wenn der Nutzer Änderungen rückgängig machen möchte, kann er geänderte Bundles markieren und auf „Zurücksetzen” klicken. Geänderte Bundles erhalten dann wieder die Standardwerte („Global”).
Funktionen des Systemtextmanagers
Neu
Hier können neue Systemtexte hinzugefügt werden. Es wird zwischen Bedienhinweisen und Systemtexten unterschieden.
Neu → Umschalten der Anzeige für Online-Hilfebundles
Bedienhinweise werden im System durch „i“-Icons hervorgehoben. Im aktiven Administratormodus können auch leere Gebrauchsanweisungen angezeigt werden, die durch ein kleines rotes Dreieck in der oberen rechten Ecke gekennzeichnet sind. Wenn eine neue Gebrauchsanweisung erstellt wird, kann diese an einer vordefinierten Stelle erstellt werden, an der eine noch nicht erstellte Gebrauchsanweisung vorgesehen war. Zusätzlich muss ein Bundle-Name vergeben und mindestens ein Identifikator angegeben werden. Der Bundle-Name ist frei wählbar. Der Identifikator, der dazu dient, den Text mit der entsprechenden Stelle im System zu verknüpfen, wird durch Anklicken einer leeren Bedienhinweis unterhalb des „i“ angezeigt. Bei bereits in einem Bedienhinweis vorhandenem Text werden der Identifikator und der Bundle-Name in der ersten Zeile angezeigt. Es können beliebig viele Identifikatoren hinzugefügt werden. Dadurch erscheinen an allen Stellen, an denen die eingegebenen Identifikatoren verwendet werden, der gleiche Bedienhinweis. Neue Bedienhinweise können in allen verfügbaren Sprachen der Plattform erstellt werden.
Neu → Systemtexte
Mit dieser Option können neue Bundles erstellt werden, die über die Konfiguration integriert werden und somit auf dem Bildschirm angezeigt werden können. Hier wird auch der Name des Bundles vergeben, und das Bundle kann in allen Plattformsprachen erstellt werden.
Bearbeiten
Beim Bearbeiten von Bundles werden diese in allen verfügbaren Sprachen angezeigt. Bei der Bearbeitung kann einer der Texte „Standardwording“, „Kundenwording“ oder „Patchwording“ übernommen und als Grundlage für die weitere Bearbeitung verwendet werden.
Bearbeiten → Identifikator
Der Text eines Bundles kann sowohl für Systemtexte als auch für Bedienhinweise gleichermaßen bearbeitet werden. Bei Bedienhinweisen kann der Identifikator auch unabhängig vom Text des Bundles angepasst werden. Zusätzliche Identifikatoren können hinzugefügt werden und können nicht mehr gelöscht werden.
Flag
Flag → Flag setzen
Flags dienen als permanente Identifikatoren für Bundles. Das zeilenweise Hervorheben von Bundles kann nur innerhalb einer Tabelle erfolgen. Das markieren mit Flags kann jedoch universell angewendet werden. Wurde eine Markierung anhand von Flags verwendet, wird dies durch einen Eintrag in der Tabelle in der Spalte „Mit Flag” gekennzeichnet. Vor dem Ausführen der Funktion kann eine beliebige Anzahl von Zeilen in der Tabelle markiert werden. Bundles mit Flags können separat exportiert werden.
Flag → Flag entfernen
Die Markierungen werden aus den markierten Zeilen in der Tabelle entfernt.
Flag -> Alle Flags entfernen
Durch Ausführen dieser Funktion werden die Markierungen aus allen Bundles in der Tabelle entfernt. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Zeilen markiert oder in der aktuellen Tabelle sichtbar sind.
Export
Eine einfache Möglichkeit, vorhandene Systemtexte zu aktualisieren, bietet der Export oder Import von Bundles. Beim Export werden TXT-Dateien erstellt, die sich leicht bearbeiten und per Import wieder in das System einfügen lassen. Für jede Plattformsprache wird eine TXT-Datei erstellt.
Der Export von Bundles kann eingeschränkt werden, sodass nicht alle erstellten Bundles exportiert werden müssen. Es besteht die Möglichkeit, nur einzelne Sprachen zu exportieren. Darüber hinaus kann konfiguriert werden, ob Standard-, Kunden- oder Patch-Formulierungen oder aktive oder geänderte Formulierungen exportiert werden sollen. Zusätzlich kann eingeschränkt werden, ob alle Bundles oder nur diejenigen mit Flags exportiert werden sollen. Zu Sicherungszwecken besteht die Möglichkeit, eine Sicherung der aktiven Formulierungen durchzuführen. Bei Auswahl dieser Option werden alle anderen Einstellungen im Export-Eingabefenster ignoriert.
Import
Beim Importieren werden bestimmte Anforderungen an die Importdateien gestellt. Am bequemsten lassen sich Importe verwalten, indem man sie auf der Grundlage zuvor exportierter Dateien durchführt.
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Die zu importierende Textdatei muss die Kodierung UTF-8 haben.
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Der Name der Importdatei muss das Format imp_Ländercode_JJJJMMTT.txt haben (z. B. imp_br_JJJJMMTT.txt für britisches Englisch oder imp_en_JJJJMMTT.txt für amerikanisches Englisch).
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Die Importdatei ist eine zeilenorientierte TXT-Datei, in der Tabs zur Unterteilung der Spalten dienen.
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Für jeden zu importierenden Datensatz enthält eine Zeile die entsprechenden Spalteninformationen.
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Jede Zeile besteht in der Regel aus dem Namen des Bundles/Tab-Zeichen/Bundle-Text/Tab-Zeichen und wird durch einen Zeilenumbruch abgeschlossen. Möglicher Text zwischen dem zweiten Tab-Zeichen und dem Zeilenumbruch wird ignoriert.
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Es werden nur Datensätze aktualisiert, bei denen sich der importierte Text vom geänderten Text oder – falls kein geänderter Text vorhanden ist – vom aktiven Text unterscheidet.
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Wenn der importierte Text vom geänderten Text abweicht, aber mit dem aktiven Text übereinstimmt, wird der geänderte Text gelöscht.
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Datensätze mit unbekannten Bundle-Namen werden nicht importiert.
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Sie dürfen keine Zeilenumbrüche enthalten sein. Falls erforderlich, müssen die Zeilenumbrüche mit „<br>“ eingegeben werden.
Die hochgeladenen Systemtexte müssen aktiviert werden, genau wie bei der manuellen Bearbeitung.
Aus Sicherheitsgründen wird empfohlen, vor jedem Import ein Backup zu erstellen.
Aktivierung
Bundles werden nicht direkt in den aktiven Wortlaut übernommen, sondern nur als Änderung markiert. Um den geänderten Text in das System und damit auch in den Kundenwortlaut zu übernehmen, muss die Funktion „Aktivierung” durchgeführt werden. Der neue aktive Wortlaut ist auf den Seite sichtbar, ohne dass das System neu gestartet werden muss.
Zurücksetzen
Sollten unbeabsichtigte Änderungen vorgenommen und aktiviert worden sein, kann der Wortlaut jederzeit wieder in den ursprünglichen Zustand zurückversetzt werden. In der Zwischenzeit werden die bereitgestellten Patch-Wortlaute nicht gelöscht und daher berücksichtigt. Alle Kundenwortlaute gehen beim Zurücksetzen verloren. Zu Sicherungszwecken kann vor dem Zurücksetzen auch eine Datensicherung durchgeführt werden. Die Funktionalität kann entweder für alle Bundles oder teilweise für die in der Tabelle hervorgehobenen Bundles und mit Flags versehenen Bundles durchgeführt werden.
Administrator-Modus
Wenn Änderungen an Bundles vorgenommen werden, kann der entsprechende Bundle-Text entweder direkt in der Suche des Systemtextes gesucht oder über den Administratormodus für Gebrauchsanweisungen oder Systemtexte aktiviert werden.
Administrator-Modus → Umschalten der Anzeige für Online-Hilfepakete
Im nicht aktivierten Administratormodus werden nur die Gebrauchsanweisungen angezeigt, die Text enthalten. Darüber hinaus sind an vielen Stellen in den Systemen optionale Gebrauchsanweisungen verfügbar, die jedoch nicht angezeigt werden, da sie keinen Text enthalten. Wenn der Administratormodus aktiv ist, werden ausgefüllte Gebrauchsanweisungen mit einem kleinen grünen Dreieck in der unteren linken Ecke und leere Gebrauchsanweisungen mit einem kleinen roten Dreieck in der oberen rechten Ecke angezeigt.
Administrator-Modus → Umschalten der Anzeige für Systemtexte
Wenn Systemtexte geändert werden, kann nach dem entsprechenden Wortlaut gesucht werden. Da mehrere Bundles mit identischem Text existieren können, muss überprüft werden, welches Bundle genau geändert werden muss. Wenn der Administratormodus für Systemtexte aktiviert ist, werden im gesamten Systeminterface nur die Bundlenamen angezeigt. Der Bundle-Text bleibt verborgen. Im Verwaltungsbereich der Systemtexte kann gezielt nach Bundlenamen gesucht werden.
Hinweis
Diese Einstellungen sind für den Mandanten-Kontext relevant. Durch Auswahl des Mandanten gelten die Änderungen nur für diesen bestimmten Mandanten und haben keine Auswirkungen auf andere Mandanten. Der Mandanten-Kontext ist auch in der Spalte „Textkontext” bereits geänderter Bundles sichtbar. Unveränderte Bundles sind mit „Global” gekennzeichnet.
Wenn der Nutzer Änderungen rückgängig machen möchte, kann er die geänderten Bundles markieren und auf „Zurücksetzen“ klicken. Geänderte Bundles erhalten dann wieder die Standardwerte („Global“).