Die administrative Bearbeitung der Teilnehmeranmeldungen pro Lernpfad erfolgt durch den Teilnehmermanager. Anmeldungen oder Anfragen zu Lernpfaden können im Katalog auch von Lernenden, Buchungsbevollmächtigten und Vorgesetzten vorgenommen werden. Buchungsbevollmächtigte müssen über die Einstellung „Buchungsbevollmächtigter“ im Benutzerprofil mindestens die Berechtigung „Bearbeiten“ für die Freigabe eines Benutzerobjekts besitzen, um Buchungen und Anfragen im Katalog vornehmen zu können.
Administratoren können Anmeldungen vornehmen oder den Anmeldestatus für alle Anmeldetypen ändern. Anmeldeanfragen können angenommen, und die Teilnehmer können sofort für die Lernpfade angemeldet werden; außerdem können Anmeldungen auf andere Lernpfade verschoben sowie Reservierungen und Stornierungen vorgenommen werden.
Während die eigentliche Verwaltung der Teilnehmer über die entsprechende Funktion in der Symbolleiste der Lernpfad-Suche erfolgen kann, dienen „Noten und Bonuspunkte“ der Bewertung der Teilnehmer, und das Prüfprotokoll dient der Erfassung des Lernfortschritts sowie der Bearbeitung der Anmeldedaten.
Wenn der Multi-Client-Kontext konfiguriert ist, können in der Kopfzeile Clients ausgewählt werden, wodurch im Teilnehmer-Manager clientspezifische Suchfelder und Tabellenspalten angezeigt werden.
Funktionen des Teilnehmermanagers
Die verschiedenen Registerkarten gliedern die Lernpfade für die Teilnehmer nach verschiedenen Status und/oder bieten teilnehmerspezifische Funktionen an. Die Verfügbarkeit von Funktionen und Statusänderungen hängt von den Einstellungen des Lernpfads und insbesondere von der Art der Anmeldung ab.
Registerkarten des Teilnehmer-Managers
Teilnehmerliste
Listet alle Benutzer auf, die sich für einen Lernpfad angemeldet, diesen gestartet, abgeschlossen oder nicht abgeschlossen haben.
Es können beliebig viele Benutzer hinzugefügt werden. Nach dem Hinzufügen eines Benutzers ändert sich dessen Status auf „Registriert“. Administratoren können den Status jederzeit auf „In Bearbeitung“, „Abgeschlossen“ oder „Fehlgeschlagen“ ändern. Eine Stornierung führt zur Entfernung; über entsprechende Optionen können für alle ausgewählten Benutzer entweder einheitliche oder individuelle Stornierungsgründe angegeben werden.
Die Zertifikate der Nutzer, die die Lernpfade abgeschlossen haben, können eingesehen werden.
Warteliste
Enthält alle Benutzer, die auf der Warteliste stehen oder nur für die Warteliste registriert sind. Einzelne Personen können manuell hinzugefügt werden. Je nach den Einstellungen für die Lernpfade können Benutzer bei der Anmeldung direkt im Katalog auf die Warteliste gesetzt werden. Je nach Konfiguration der Meta-Tags werden Benutzer automatisch in die Teilnehmerliste aufgenommen, sobald Plätze frei werden. Die Reihenfolge, in der die Benutzer nachrücken, hängt von ihrem Anmeldedatum und ihrer Gruppenzugehörigkeit ab.
Benutzer können ohne weitere Konsequenzen von der Warteliste entfernt werden. Eine Stornierung ist möglich, aber nicht erforderlich. Je nach Szenario können Stornierungsgründe angegeben werden oder bestimmte Stornierungsgründe gelten. Über die entsprechenden Optionen können für alle ausgewählten Benutzer dieselben oder individuelle Stornierungsgründe festgelegt werden. Bei der Anmeldung wird der Benutzer in die Teilnehmerliste übertragen.
Wunschliste
Zeigt Benutzer an, die die Teilnahme an Lernpfaden beantragt haben oder in seltenen Fällen von Administratoren als potenzielle Lernende vorgeschlagen wurden (Anmeldetyp „Anmeldung durch Dritte mit Bestätigung“).
Benutzer können ohne Einschränkungen dieser Liste hinzugefügt oder daraus entfernt werden. Die Registrierungsanfragen können angenommen oder abgelehnt werden. Für die anfragenden Benutzer können auch direkt Registrierungen vorgenommen werden.
Stornierungsliste
Hier werden Nutzer angezeigt, deren Teilnahme an Lernpfaden nach einer erfolgreichen Buchung oder nach dem Start des Lernpfads storniert wurde, unabhängig davon, wer die Stornierung vorgenommen hat.
Die bei der Stornierung angegebenen Gründe können geändert werden, was hilfreich ist, da die Stornierungsgebühren je nach Stornierungsgrund variieren können (z. B. wenn ein Nutzer den günstigsten Stornierungsgrund wählt, unabhängig vom tatsächlichen Grund).
Nachdem sie von der Stornierungsliste gestrichen wurden, können sich die Nutzer wieder für die Lernpfade anmelden.
Es ist auch möglich, abgemeldete Teilnehmer erneut für die Lernpfade anzumelden.
Persönlicher Lehrplan
Lernpfade können zum persönlichen Lehrplan des Lernenden hinzugefügt werden. Die Lernenden melden sich innerhalb eines bestimmten Zeitraums selbst an. Nutzer, deren persönliche Lehrpläne um die Lernpfade ergänzt wurden, werden hier aufgelistet und können entfernt oder storniert werden.
Automatische Registrierung
Hier können Gruppen oder Stellenprofile ausgewählt werden (nur verfügbar mit einer imc Learning Suite-Lizenz oder aktivierten Zusatzkomponenten für „Kompetenzmanagement“). Gruppen oder Stellenprofile können ausgewählt und Gruppenmitglieder oder Stellenprofilinhaber in einem einzigen Schritt angemeldet werden (Zielstatus: persönlicher Lehrplan). Benutzer, die einer Gruppe angehören oder über ein Stellenprofil verfügen, werden automatisch für einen Kurs mit dem ausgewählten Status angemeldet. Gleiches gilt für Benutzer, die zu einem späteren Zeitpunkt hinzugefügt werden. Die automatische Anmeldung wird über einen Batch-Prozess (z. B. in täglichen Intervallen, je nach Einstellung) oder manuell im Teilnehmermanager ausgelöst. Wird ein Benutzer aus einer Gruppe entfernt oder verliert er sein Stellenprofil, wird er auch aus der Voranmeldeliste entfernt.
Ausnahmen
Bei der Verwendung von Zielgruppen können bei der Buchung von Kursen Ausnahmen definiert werden. Dabei kann es sich um inklusive oder exklusive Ausnahmen handeln, d. h., Benutzer, die nicht über die Zielgruppe für den Kurs angemeldet wurden, werden hinzugefügt, und Benutzer, die über die Zielgruppe für den Kurs angemeldet würden, werden nicht hinzugefügt. Die Einstellungen auf dieser Registerkarte haben Vorrang vor der automatischen Anmeldung. Je nach Konfiguration können Administratoren eine Ausnahme für ihre Mitarbeiter anwenden. Die Bearbeitung einer Anmeldung erfolgt ebenfalls im Teilnehmermanager. Angewandte Ausnahmen können über eine Option in der Symbolleiste genehmigt oder abgelehnt werden.
Umgang mit den Teilnehmern
Für die Teilnehmer-, Wartelisten-, Anmelde- und Stornolisten stehen verschiedene Bearbeitungsfunktionen zur Verfügung.
Hinzufügen
Neue Teilnehmer können zur Teilnehmerliste, zur Warteliste oder zur Anmeldeliste hinzugefügt werden. Die Warteliste und die Anmeldeliste verfügen über einen entsprechenden Status („angemeldet“ oder „reserviert“ für die Teilnehmerliste, „auf der Warteliste“ oder „für die Warteliste reserviert“ für die Warteliste und „angemeldet“ für die Anmeldeliste).
Reservierungen oder Anmeldungen können durch die Hinzufügung von Teilnehmern zur Teilnehmer- oder Warteliste vorgenommen werden. Beide Status wirken sich auf die Anzahl der verfügbaren Plätze aus.
Benutzer, Gruppen und Stellenprofile (nur wenn das Add-on „Kompetenzmanagement“ aktiviert ist) können für die Teilnehmerliste und die Warteliste reserviert werden. Bei der Reservierung für eine Gruppe oder ein Stellenprofil werden Plätze für Variablen reserviert, die zu einem späteren Zeitpunkt von bestimmten Benutzern besetzt werden können. Dies ermöglicht beispielsweise die Anzeige der verfügbaren Kontingente für eine Organisationseinheit. Reservierte Plätze können über die Funktion „Ersetzen“ durch Benutzer besetzt werden.
Es können so lange Teilnehmer zur Teilnehmerliste hinzugefügt werden, bis die maximale Teilnehmerzahl erreicht ist. Wird die maximale Teilnehmerzahl überschritten, werden die Teilnehmer auf die Warteliste gesetzt. In diesem Fall erscheint eine entsprechende Benachrichtigung, über die ausgewählt werden kann, welche Teilnehmer auf die Warteliste gesetzt werden sollen.
Wird die maximale Anzahl an Plätzen auf der Warteliste überschritten, wird eine Meldung angezeigt. In diesem Fall können die Teilnehmer dennoch auf die Warteliste gesetzt werden.
Registrieren, Bestätigen, Ablehnen, Stornieren, Starten, Beenden Teilnehmer:
Je nach Liste, Anmeldestatus und Konfiguration des Anmeldeprozesses pro Anmeldetyp und Veranstalter kann der Status der Teilnehmer über die Funktionen der Symbolleiste geändert werden.
Registrierung verschieben/ersetzen
Anmeldungen für Lernpfade können über die Funktion „Umbuchen“ in andere Kurse, Kursvorlagen oder Lernpfade verschoben werden. Verschobene Anmeldungen werden aus den Listen ihrer bisherigen Kurse entfernt und den Listen des neuen Kurses, der neuen Kursvorlage oder der neuen Lernpfade hinzugefügt.
Benutzer sowie reservierte Plätze für Gruppen und Stellenprofile können über die Funktion „Ersetzen“ durch andere Benutzer ersetzt werden. Nach dem Ersetzen übernehmen die Benutzer den Status der ersetzten Benutzer des Gruppen- oder Stellenprofilplatzes.
Anmeldungsverlauf
Je nach Kurs-Einstellungen (Meta-Tag „Änderung der Anmeldedaten durch den Administrator“) können die Anmeldedaten der Lernenden sowohl bearbeitet als auch eingesehen werden. Diese Funktion ermöglicht es beispielsweise, Anmeldedaten zu korrigieren, einen nicht bestandenen Kurs nachträglich auf „Bestanden“ zu setzen oder die Kursgebühr im Falle einer bestimmten individuellen Lehrplanzuweisung zu erlassen.
Export/Standardbrief
Für alle oben genannten Registerkarten kann die Benutzerliste als CSV-Datei oder – zusammen mit einem über den Menüpunkt „Standardbriefe“ verwalteten Word-Dokument – als ZIP-Datei exportiert werden, um die sofortige Erstellung von Standardbriefen zu ermöglichen.
E-Mail senden
Um den E-Mail-Versand zu vereinfachen, ermöglicht die Funktion „E-Mail an alle senden“ das Erstellen einer Nachricht, die an einen einzelnen Benutzer, mehrere ausgewählte Benutzer oder alle Benutzer gesendet werden kann.
Zertifikat
Wenn für die Lernpfade ein Zertifikat definiert wurde und ein Teilnehmer die Lernpfade abgeschlossen hat, kann pro Teilnehmer ein Zertifikat ausgestellt werden.
Mögliche Statusänderungen können flexibel je nach Anmeldestatus und Veranstalter festgelegt werden. Abhängig von diesen Einstellungen werden E-Mails mit Einladungen, Bestätigungsanfragen und weiteren Informationen versendet. Pro Lernpfad kann festgelegt werden, ob Anmeldemeldungen versendet werden und ob ein Administrator Benachrichtigungen erhalten soll.
Die Teilnehmerstatistik bietet einen Überblick über die maximale, optimale und minimale Kapazität, die angemeldeten Teilnehmer sowie die Plätze auf der Warteliste.
Änderungen werden beim Speichern übernommen. Über das Änderungsprotokoll lassen sich alle Änderungen nachverfolgen und rückgängig machen. Alle Teilnehmerlisten können als CSV-Datei exportiert werden.
Alle Zertifikate
Mit dieser Funktion können Administratoren alle verfügbaren Zertifikate für die Teilnehmer eines Lernpfads mit einem einzigen Klick über die Teilnehmerverwaltung herunterladen. Das Ergebnis ist ein ZIP-Archiv, das gültige Zertifikate im PDF- oder DOCX-Format enthält, je nach Konfiguration der Vorlage.
Das Download-Verhalten der Funktion „Alle Zertifikate“ ist so konzipiert, dass nur gültige Zertifikate in das exportierte Archiv aufgenommen werden. Wenn ein Administrator mehrere Benutzer aus der Teilnehmerliste auswählt, werden nur diejenigen Teilnehmer in die resultierende ZIP-Datei aufgenommen, die ein hochgeladenes Zertifikat und den Status „Abgeschlossen“ aufweisen. Benutzer, die diese Kriterien nicht erfüllen – entweder weil ihnen ein Zertifikat fehlt oder weil sie den Kurs oder Lernpfad nicht abgeschlossen haben – werden vom Download ausgeschlossen. Jedes Zertifikat im ZIP-Archiv wird je nach Konfiguration der Zertifikatsvorlage entweder im PDF- oder DOCX-Format erstellt. Falls Zertifikate in mehreren Sprachen verfügbar sind, wird dem Administrator vor Beginn des Downloads ein Vorschau-Popup angezeigt, in dem er die bevorzugte Sprache auswählen kann. Wenn sowohl Abschluss- als auch Teilnahmebescheinigungen verfügbar sind, weist das System je nach Status des Benutzers die entsprechende Bescheinigung zu: Benutzer, die bestanden haben, erhalten eine Abschlussbescheinigung, während diejenigen, die nicht bestanden haben, eine Teilnahmebescheinigung erhalten. Wenn ein Benutzer kein Zertifikat in der ausgewählten Sprache hat, wird er nicht in das Archiv aufgenommen.
Zertifikat hochladen
Wenn für den Lernpfad ein Zertifikat definiert wurde und der Metatag „Zertifikatstyp“ auf „Externes Zertifikat, Hochladen durch Administrator erlaubt“ gesetzt ist, können Administratoren mit der Berechtigung zur Verwaltung der Teilnehmer des Lernpfads für jeden Teilnehmer ein externes Zertifikat hochladen. Das Hochladen eines externen Zertifikats führt nicht automatisch zum Abschluss des Lernpfads für den Teilnehmer. Es ist auch möglich, ein bereits hochgeladenes Zertifikat herunterzuladen oder zu löschen (z. B. durch einen Lernenden).
Das Hochladen eines externen Zertifikats bedeutet nicht automatisch, dass der Lernpfad für den Teilnehmer abgeschlossen ist. Es ist auch möglich, ein zuvor hochgeladenes Zertifikat herunterzuladen oder zu löschen (z. B. durch einen Lernenden).
Teilnehmerverwaltung → Prüfprotokoll
Es stehen dieselben Funktionen wie beim Prüfprotokoll des Kursteilnehmer-Managers zur Verfügung.