Das Modul zur einfachen Kurserstellung bietet die Möglichkeit, unterschiedlich konfigurierte Kurserstellungs-Workflows zu definieren, um verschiedene Anwendungsfälle abzudecken, angefangen von einer einfachen Konfiguration mit Kursdetails bis hin zu komplexeren Konfigurationen, die das Hinzufügen von Inhalten und Teilnehmern ermöglichen. Darüber hinaus kann der Kurserstellungs-Workflow mithilfe der Workflow-Verwendungsoptionen so angepasst werden, dass er von Lernern zur Aufzeichnung externer Kurse verwendet werden kann, an denen sie teilgenommen haben oder für die sie eine Teilnahme beantragen.
Schritte zur Konfiguration des Kursprotokolls für Lerner
-
Konfigurieren Sie einen geeigneten Workflow, damit alle gewünschten Workflowschritte und Details vorhanden sind. Verwendung: Externe Kurse durch den Teilnehmer aufzeichnen (bereits erledigte Trainings).
-
Zuweisung von „Ausführungsrechten“ für den Workflow, damit die Funktion ordnungsgemäß verwendet werden kann
-
Zuweisung des Rechts „Ausführen“ für alle gewünschten Vorlagen, damit der Nutzer Zugriff darauf hat, um es zu verwenden
-
Navigation-Eintrag einrichten - damit der Lerner einen direkten Einstiegspunkt hat, um einen bereits erfolgreich abgeschlossenen Kurs aufzuzeichnen
-
Standardmenü „Vereinfachte Kurserstellung“
-
Verwenden Sie „Erstellt“
-
Workflow → Der in Schritt 1 definierte Workflow sollte für die Zuweisung vorgesehen sein.
-
Schritte zur Konfiguration einer Kursfrage durch den Lerner
-
Konfigurieren Sie einen geeigneten Workflows, damit alle gewünschten Workflowschritte und Details vorhanden sind. Verwendung: Externe Kursanfrage durch den Teilnehmer (zukünftige Termine)
-
Zuweisung des Rechts „Ausführen“ für den Workflow, damit die Funktion ordnungsgemäß verwendet werden kann
-
Zuweisung des Rechts “Ausführen“ für alle gewünschten Vorlagen, damit der Nutzer Zugriff darauf hat, um es zu verwenden
-
Navigationseintrag einrichten - damit der Lerner einen direkten Einstiegspunkt hat, um einen bereits erfolgreich abgeschlossenen Kurs aufzuzeichnen
-
Standardmenü „Vereinfachte Kurserstellung“
-
Verwenden Sie „Erstellt“
-
Workflow → Die in Schritt 1 definierte Workflow-Definition sollte zur Zuweisung kommen.
-
Schritte zur Konfiguration der Kurserstellung durch den Vorgesetzten
-
Konfigurieren Sie einen geeigneten Workflow, damit alle gewünschten Workflowschritte und Details vorhanden sind. Verwendung: Vom Manager erstellter Kurs
-
Zuweisung des Rechts „Ausführen“ für den Workflow, damit die Funktion ordnungsgemäß verwendet werden kann
-
Zuweisung des Rechts „Ausführen“ für alle gewünschten Vorlagen, damit der Nutzer Zugriff darauf hat, um es zu verwenden
-
Navigationseintrag einrichten - damit der Vorgesetzte einen direkten Einstiegspunkt hat, um einen bereits erfolgreich abgeschlossenen Kurs zu erfassen
-
Standardmenü „Vereinfachte Kurserstellung“
-
Verwenden Sie „Erstellt“
-
Workflow → Der in Schritt 1 definierte Workflow sollte für die Zuweisung vorgesehen sein.
-
Schritte zur Konfiguration von „Kurse verwalten“
-
Konfigurieren Sie einen geeigneten Workflow, damit alle gewünschten Workflowschritte und Details vorhanden sind. Für „Kurse verwalten“ kann entweder derselbe Workflow wie für die Kurserstellung durch den Manager verwendet werden oder ein separater Workflow, wenn eine andere Konfiguration verwendet werden soll.
-
Zuweisung des Rechts „Ausführen“ für den Workflow, damit die Funktion ordnungsgemäß verwendet werden kann
-
Zuweisung des Rechts „Ausführen“ für alle gewünschten Vorlagen, damit der Nutzer Zugriff darauf hat, um es zu verwenden
-
Navigation-Eintrag einrichten - damit der Vorgesetzte einen direkten Einstiegspunkt hat, um bereits erstellte Kurse zu pflegen
-
Standardmenü „Vereinfachte Kurserstellung“
-
Verwenden Sie „Kurse verwalten“
-
Workflow → Der in Schritt 1 definierte Workflow sollte für die Zuweisung vorgesehen sein.
-
Schritte zur Konfiguration der Kursbetreuung
-
Konfigurieren Sie einen geeigneten Workflow, damit alle gewünschten Workflowschritte und Details vorhanden sind
-
Navigationseintrag „Kursbetreuung“ einrichten Zugang zum Bereich der Tutoren zu haben
-
Standardmenü „Vereinfachte Kurserstellung“
-
Verwenden Sie „Kursbetreuung“
-
Workflow (der in Schritt 1 erstellte)
-
-
Tutor-Rollen konfigurieren damit je nach Szenario die entsprechenden Funktionen zur Verfügung stehen (z. B. sollte eine Tutorrolle nur Komponenten bearbeiten können, während eine zweite Tutorrolle nur mit der Anwesenheitskontrolle arbeiten können sollte).
-
Zuweisung von Tutoren (einschließlich Rollenzuweisung) zu Kursen, sodass alle Kurse, denen der Tutor zugewiesen ist, im Navigationseintrag angezeigt werden
Erstellungsschritte des Kurserstellungs-Workflows
Neuen Workflow einrichten
Der Manager „Kurserstellungs-Workflow“ bietet die Möglichkeit, neue Workflows zu erstellen, deren Verwendung zu definieren, eine Reihe von Schritten zu aktivieren oder zu deaktivieren und schrittbezogene Konfigurationen festzulegen.
Ein Navigationseintrag kann hinzugefügt werden, indem Sie ein neues Standardmenü erstellen (Navigation/Erstellen/Menü), als Standardmenütyp „Kurserstellungs-Workflow“ auswählen und den Identifikator „course_creation“ eingeben.
Die Workflow-ID kann beim Anlegen eines Eintrags dieser Art angegeben werden.
Standardmäßig sind die folgenden Schritte aktiv: Vorlage und Kursdetails auswählen, Inhalte hinzufügen, Teilnehmer hinzufügen und Kursübersicht.
Workflows können entfernt, dupliziert oder bearbeitet werden. Ein Workflow-Name und eine Beschreibung können angegeben werden.
Jeder Schritt kann bearbeitet werden, und es können ein Schrittname und eine Beschreibung angegeben werden. Der als Untertitel für den Workflow definierte Text wird im Frontend als Workflow-Name angezeigt. Für jeden Schritt werden dem Nutzer der Name und die Beschreibung angezeigt, während er durch die Schritte im Workflow navigiert.
Workflow-Verwendung
Derzeit sind drei Verwendungszwecke verfügbar:
-
Kurserstellung durch den Manager
Wenn diese Verwendung ausgewählt ist, werden die mithilfe des Workflows erstellten Kurse als interne Kurse angelegt. Der Ersteller wird nicht automatisch dem Kurs zugewiesen. -
Externen Kurs erfassen durch den Teilnehmer
Wenn diese Verwendung ausgewählt ist, erlaubt der Kurserstellungsprozess unter Verwendung des Workflows nur die Erstellung externer Kurse auf der Grundlage externer Kursvorlagen. Für diese Art der Verwendung sind Termine in der Zukunft nicht zulässig. Wenn die Buchungsart des Kurses ohne Bestätigung festgelegt ist, wird der Nutzer, der den externen Kurs unter Verwendung dieses Workflows erstellt, automatisch auf „Bestanden“ gesetzt. Alle anderen Buchungsarten führen zu einem Status „Beantragt“. -
Externe Kursanfrage durch den Teilnehmer
Wenn diese Verwendung ausgewählt ist, werden im externen Kurserstellungsprozess nur zukünftige Termine berücksichtigt. Wenn die Buchungsart des Kurses ohne Bestätigung festgelegt ist, wird der Nutzer, der den externen Kurs mit diesem Kurserstellungs-Workflow erstellt, automatisch auf den Status „gebucht” gesetzt. Bei allen anderen Buchungsarten wird der Status „beantragt” vergeben.
Allgemeines Workflow-Verhalten
Im Frontend sind alle Workflowschritte mit einem Identifikator in der Kopfzeile versehen, sodass der Nutzer die verbleibende Anzahl der Schritte erkennen und sehen kann, welche Schritte bereits erfolgreich abgeschlossen wurden.
Der Nutzer kann im Workflow zurücknavigieren, indem er den entsprechenden Schritt auswählt, sobald dieser Schritt erfolgreich abgeschlossen ist. Es ist nicht möglich, über die Indikatoren vorwärts zu navigieren, ohne zuvor den aktuellen Schritt zu speichern. Sobald eine Kursvorlage ausgewählt und die Kursdetails ausgefüllt und gespeichert sind, wird der Kurs erstellt. Das Zurücknavigieren zu Schritt 1, um eine andere Kursvorlage auszuwählen, hat Auswirkungen auf die Erstellung eines neuen Kurses.
Eine detaillierte Beschreibung der einzelnen Schritte finden Sie weiter unten.
Bei der Erstellung eines Kurses zu befolgende Workflowschritte
Schritt 1: Auswahl einer Kursvorlage.
-
Damit eine Kursvorlage in ILP für die einfache Kurserstellung verfügbar ist, müssen beide Kontrollkästchen „In externen Anwendungen verfügbar“ (Kurstyp) und „Zur Verwendung im Workflow für die Kurserstellung“ (Kurstyp oder Kursvorlage) aktiviert sein.
-
ACLs sind für eine Kursvorlage notwendig, damit die Vorlage in den Auswahllisten angezeigt wird.
-
Der Schritt „Vorlagenauswahl“ kann wie folgt konfiguriert werden:
-
Es kann festgelegt werden, dass für diesen Workflow eine eindeutige Vorlage verwendet werden kann. Das bedeutet, dass der Schritt der Vorlagenauswahl für den Nutzer übersprungen wird und die Erstellung mit der vordefinierten Vorlage beginnt. Das ist notwendig, da die Nutzer über Zugriffsrechte für die jeweilige Vorlage verfügen müssen.
-
Es kann festgelegt werden, welchen Anzeigemodus die Vorlagenliste haben soll: Entweder eine Kachel pro Zeile oder drei Kacheln pro Zeile.
-
Es kann festgelegt werden, dass das Suchfeld ausgeblendet wird.
-
Es kann festgelegt werden, wie viele Suchergebnisse gleichzeitig angezeigt werden sollen.
-
-
Kurse können nur über die einfache Kurserstellung aus einsprachigen Kursvorlagen erstellt werden.
-
Die in diesem Abschnitt angezeigten Metatags basieren auf den folgenden Werten, die für das Kursniveau definiert sind: notwendig (mit einem * hervorgehoben), bearbeitbar und nicht bearbeitbar.
-
Nicht alle Metatags, die zur Kursvorlage hinzugefügt werden können, unterstützen die einfache Kurserstellung
-
Klassifizierungen können über „Metatag für Klassifizierungen” hinzugefügt werden. Dabei handelt es sich um ein benutzerdefiniertes Metatag, das mit einer bestimmten Hauptklassifizierung gefüllt werden kann. Durch Hinzufügen des Metatags zur Vorlage kann der Nutzer jedes Unterelement dieser bestimmten Hauptklassifizierung auswählen (basierend auf der Konfiguration der Klassifizierung).
Schritt 2: Zusätzliche Informationen
Im Schritt „Zusätzliche Informationen“ wird zwischen Funktionen für Lerner und Funktionen für Vorgesetzte unterschieden.
Die Registerkarte „Beschreibung“ enthält drei Optionen: Fähigkeiten, Zertifikate und Zertifizierungen, die in erster Linie für Lernende relevant sind. Hier kann der Lerner Zertifizierungen und Fähigkeiten eingeben, die er für den Kurs erworben hat. Zertifizierungen und Fähigkeiten werden dem Nutzer gutgeschrieben, nachdem der Status der Teilnahme für den Kurs auf „Erfolgreich abgeschlossen“ gesetzt wurde. Die Zertifizierungen und Skills werden auf der Grundlage der Freigaben angezeigt. Mit der Zertifikatsfunktion kann ein extern erworbenes Zertifikat hochgeladen werden. Dabei werden auch die Einstellungen im Metatag-Zertifikatstyp berücksichtigt.
Wenn Kursen bei ihrer Erstellung Fähigkeiten und Zertifizierungen zugewiesen werden sollen, ist zu beachten, dass die Vorlage, auf der der Erstellungsprozess basiert, ebenfalls über die Registerkarten „Skills“ und „Zertifizierungen“ verfügt.
Die Registerkarte „Metatags und Attribute“ ist in erster Linie für Vorgesetzte gedacht. Ein möglicher Anwendungsfall könnte darin bestehen, in Schritt 1, in dem die Kursdetails eingegeben werden, nur Pflichtfelder anzuzeigen und in Schritt 2 unter „Zusätzliche Informationen“ zusätzliche optionale Felder einzufügen.
Um diese Funktion nutzen zu können, müssen die entsprechenden Metatags als editierbar zur Kursvorlage hinzugefügt werden. Diese Metatags, die dann sowohl in der Kursvorlage als auch auf dem Tab „Metatags und Attribute” hinzugefügt werden, werden anschließend nur unter den Zusatzinformationen angezeigt. Alle Metatags, die auf dem Tab „Metatags und Attribute” hinzugefügt, aber nicht in der Kursvorlage enthalten sind, werden nicht angezeigt.
Schritt 3: Inhalte zum Kurs hinzufügen
Dieser Schritt kann nur für Workflows mit der Verwendung „Kurserstellung durch Manager“ aktiviert werden. Er ist nicht für die Verwendung im Kurserstellungs-Workflow aktiviert.
Dieser Schritt ist zugänglich, sofern der Nutzer über die ACLs für den Zugriff auf den Report zum Kursfortschritt (Administrator) verfügt.
Basierend auf der ausgewählten Kursvorlage wird die Inhaltsliste ausgefüllt und in Ordnern organisiert. Derzeit wird nur die Ordnerstruktur der ersten Ebene unterstützt.
Beim Bearbeiten dieses Schritts kann festgelegt werden, ob Nutzer Ordner erstellen, Inhalte hinzufügen und neue Inhalte erstellen dürfen. Wenn alle Optionen konfiguriert sind, kann der Nutzer zusätzliche Ordner hinzufügen oder vorhandene Ordner entfernen und Inhalte zu vorhandenen oder neuen Ordnern hinzufügen, indem er aus einer Liste von Elementen auswählt, basierend auf ACLs.
Darüber hinaus kann der Nutzer über die Einfachen Medienupload neue Inhalte erstellen.
Schritt 4: Teilnehmer zum Kurs hinzufügen
Dieser Schritt kann nur für Workflows mit der Verwendung „Kurserstellung durch Manager“ aktiviert werden. Er ist nicht für den Kurserstellungs-Workflow zur externen Kurserstellung aktiviert. In diesem Schritt kann der Benutzer Teilnehmer einzeln oder gruppenweise zum Kurs hinzufügen. Nach dem Speichern der Änderungen können versehentlich hinzugefügte Teilnehmer über das Formular zur Stornierung storniert werden. Beide Auswahllisten werden auf der Grundlage der Freigaben des angemeldeten Benutzers generiert. Darüber hinaus kann konfiguriert werden, ob der Nutzer eine Favoritengruppe erstellen kann (zum Kurs hinzugefügte Nutzer können in einer Favoritengruppe zusammengefasst werden), ob Änderungen am Buchungsstatus vorgenommen werden können und ob der Nutzer die Anwesenheitskontrolle sehen soll. Die Buchungsstatusfunktion ermöglicht die Änderung des Anmeldestatus der Teilnehmer und steht für Teilnehmer zur Verfügung, die bereits einen Status für den Kurs haben (im Modus zum Bearbeiten, nach dem Speichern neu hinzugefügter Teilnehmer).
Darüber hinaus können die auf den Kacheln angezeigten Informationen mithilfe einer Nutzerliste angepasst werden, was eine flexible Konfiguration der notwendigen Daten ermöglicht. Zu diesem Zweck steht eine Nutzerliste zur Verfügung: Liste der Kursteilnehmer, einfache Kurserstellung (113), was eine größere Flexibilität bei der Anpassung der auf den Kacheln angezeigten Attribute ermöglicht. Die auf jeder Kachel angezeigten Attribute werden auf der Registerkarte „Tabelle“ definiert. Wenn kein spezifisches Attribut-Set festgelegt ist, zeigt das System standardmäßig den Nachnamen, den Vornamen und die ID an. Um die Anzeige von Attributen zu aktivieren, muss die Checkbox „Standard“ aktiviert werden. Zusätzlich zur Anzeige von Informationen auf den Kacheln können auch Filter konfiguriert werden, um die Suche nach bestimmten Nutzern noch einfacher zu gestalten. Filterattribute werden separat auf der Registerkarte „Fortgeschrittene Suchkriterien“ konfiguriert.
Wenn das System die Multi-Client-Konfiguration verwendet, muss die Nutzerliste im entsprechenden Mandanten-Kontext bearbeitet werden.
Schritt 5: Tutoren hinzufügen
Es ist auch möglich, Tutoren zu Kursen hinzuzufügen, die über die einfache Kurserstellung erstellt wurden. Es ist jedoch nicht möglich, Einstellungen in Bezug auf die Tutoren zu bearbeiten, wie z. B. die Erlaubnis zur Benotung oder zum On-the-job Training oder die Definition der Rolle des Tutors. Nur die Favoritengruppe kann als optionale Konfiguration erneut hinzugefügt werden, wie beim Schritt „Teilnehmer”.
Schritt 6: Kursübersicht
Der letzte Schritt im Workflow ist ein Übersichtsbereich, in dem der Nutzer alle von ihm vorgenommenen Änderungen zur Bewertung überprüfen kann. Die Seite ist in folgende Abschnitte strukturiert: Kursdetails, Inhalt und Teilnehmer. Wenn Korrekturen notwendig sind, kann er zum entsprechenden Schritt im Workflow navigieren, indem er den Button „Bearbeiten“ (Bleistift) auswählt, der jedem Abschnitt zugeordnet ist. Für diesen Schritt können keine weiteren Konfigurationen vorgenommen werden. Sowohl dieser Schritt als auch der erste Schritt sind obligatorisch.
Kurse verwalten (ECC)
Die über den einfachen Kurserstellungs-Workflow erstellten Kurse können im Abschnitt „Kurse verwalten” verwaltet werden. Es ist möglich, einen anderen Workflow für die Bearbeitung von Kursen (über die Navigation) zuzuweisen. Basierend auf der Workflow-Verwendung wird die Liste der angezeigten Kurse entweder in interne oder externe Kurse unterteilt. Nur ein kompatibler Workflow (mit der richtigen Verwendung) kann für die Bearbeitung eines bestimmten Kurses verwendet werden.
Bei der Konfiguration des „Kurserstellungs-Workflows“ können Sie auf dem Tab „Einstiegspunkt“ zwei Dinge konfigurieren:
-
Kurse können je nach Planungsstatus in separate Tabs unterteilt werden.
-
Kurse nach Lernformen anzeigen
Bei der Konfiguration der Lernform werden zunächst alle Lernformen berücksichtigt. In diesem Zustand ist das Feld leer, enthält jedoch alle verfügbaren Lernformen. Sobald bestimmte Lernformen ausgewählt wurden, werden nur noch diese ausgewählten Lernformen berücksichtigt.
Hinweis: Wenn die Anzeige der Lernformen eingeschränkt ist, müssen alle zuvor zum Erstellen von Kursen verwendeten Kursvorlagen so konfiguriert werden, dass sie die entsprechenden Lernformen enthalten. Andernfalls werden keine Kurse angezeigt.
Von Lernenden beantragte oder aufgezeichnete externe Kurse werden nur dann im Kursmanager angezeigt, wenn dies unter „Konfiguration → Kurs/Lernpfad → Externe Kurse anzeigen“ konfiguriert wurde. Wenn diese Option aktiviert ist, werden von Lernenden beantragte und/oder aufgezeichnete externe Kurse in der Funktion „Admin → Inhalt → Kursverwaltung → Kurse“ angezeigt, wo Administratoren Änderungen vornehmen können.
Kursbetreuung
Ähnlich wie beim Navigationspunkt „Kurse verwalten” gibt es einen für die Kursbetreuung. Der Unterschied besteht darin, dass bei der Kursbetreuung nur die Kurse angezeigt werden, für die die Person als Tutor gebucht ist. Über den Tutor-Bereich im Konfigurationsmanager.