Kursspezifische Eskalationsnachrichten

So konfigurieren Sie kursbezogene Eskalationsnachrichten

Übersicht

Eskalationsnachrichten sind Benachrichtigungen, die dazu dienen, Lernende und ihre Vorgesetzten an bevorstehende oder überfällige Schulungstermine zu erinnern. Die Eskalationsbenachrichtigung Standarderinnerung verwendet eine Trainingsblockvariable, die Details zu mehreren ausstehenden Pflichtkursen enthalten kann, die zu absolvieren sind. Administratoren können diese Eskalationsnachrichten kursspezifisch konfigurieren, wenn einzelne Fälligkeitsintervalle erreicht sind. Kursspezifische Eskalationsnachrichten ermöglichen eine präzisere und sachdienlichere Kommunikation und stellen sicher, dass gezielte Erinnerungen für jeden überfälligen Kurs erhalten werden. Dieser Ansatz verbessert das Engagement der Nutzer und gibt klare Informationen darüber, welcher Kurs sein Fälligkeitsdatum erreicht hat.

Konfigurationsschritte

Es gibt zwei Bereiche, die konfiguriert werden müssen, um kursspezifische Eskalationsnachrichten zu aktivieren. Der erste Bereich sind die Eskalationsmodelle, die Nachrichtenintervalle und -texte definieren. Der zweite Bereich ist die Erinnerungsbenachrichtigung, in der neben einigen anderen Filtereinstellungen hauptsächlich das zu verwendende Eskalationsmodell und die Empfänger ausgewählt werden.

Eskalationsmodell

Die Funktion Eskalationsmodelle definiert Auslöseintervalle und Nachrichtentexte für Erinnerungsbenachrichtigungen zu nicht abgeschlossenen Pflichtschulungen. Es kann eine beliebige Anzahl von Eskalationsmodellen konfiguriert werden, um Flexibilität für verschiedene Szenarien von Filtereinstellungen für Erinnerungsbenachrichtigungen zu bieten, z. B. verschiedene Buchungsidentifikatoren (Obligatorisch, Empfohlen, Optional oder Compliance) oder Filter (Metatag, Benutzerattribut oder empfängerbasiert).

Bei der Erstellung eines Eskalationsmodells ist es möglich, die gewünschten Intervalle manuell zu konfigurieren oder eine tägliche Erinnerung zu wählen. Diese beiden Optionen werden im Folgenden beschrieben:

• Eskalationsnachrichten: Bei dieser Option muss jede Eskalationsnachricht einzeln erstellt werden, einschließlich des Auslösers (x Tage vor/nach), des Betreffs und des Textes. Da es bei der Erstellung von mehreren Nachrichten für verschiedene Tage Wiederholungen gibt, kann es effizienter sein, den Inhalt des Feldes Text zu kopieren und in nachfolgende Erinnerungen einzufügen.

• Tägliche Erinnerung: Bei dieser Option muss nur ein Zeitraum von Tagen vor und Tagen nach dem Fälligkeitsdatum des Teilnehmers eingegeben werden, um einen einzigen E-Mail-Textblock zu versenden. Dieser Ansatz ist zwar einfacher, erlaubt aber keine schrittweise Steigerung der Eskalation, z. B. eine langsame Erhöhung der Häufigkeit oder das Festlegen von Lesebestätigungen.

Bei der Erstellung einzelner Eskalationsnachrichten werden die Auslöseintervalle im Feld Eskalationszeitpunkt entweder auf eine bestimmte Anzahl von Tagen vor oder auf eine bestimmte Anzahl von Tagen nach dem Fälligkeitsdatum der jeweiligen Schulung festgelegt. Die Verwendung eines Minuszeichens “-” vor einer Zahl steht für die Tage vor dem Fälligkeitsdatum, “0” entspricht dem Fälligkeitsdatum und jeder positive Integer-Wert steht für die Tage nach dem Fälligkeitsdatum. In die Felder Betreff und Text wird der Nachrichtentext eingegeben. Auf der rechten Seite des Screens befinden sich variable Platzhalter, die zur Personalisierung von Nachrichten mit Schulungs- und Benutzerdetails verwendet werden können. Die Standardmeldungen des Eskalationsmodells enthalten die Variablen $traininglist_block_start$ und $traininglist_block_end$. Bei kursspezifischen Eskalationsmodellmeldungen können diese entfernt und durch die Variable $course_name$ ersetzt werden, die über den Ordner Kursbezogen als Variable Name hinzugefügt werden kann. Die Variable $course_name$ kann auch in das in das Feld Betreff eingefügt werden, um den Betreff der Nachricht zu personalisieren.

Eskalationsmodelle können, sobald sie einmal konfiguriert sind, als Bedingung zu den Benachrichtigungen Standarderinnerung hinzugefügt werden.

Benachrichtigungen

Bearbeiten oder duplizieren Sie in der Funktion Benachrichtigungen die Benachrichtigung Standarderinnerung (Registrierungsstatus-Information > Erinnerungs-E-Mails > Standarderinnerung (ID 84)). Wenn die Benachrichtigung Standarderinnerung weiterhin mehrere Schulungen gleichzeitig ankündigen soll, wählen Sie die Option Duplizieren.

Im Tab Bedingung gibt es eine Checkbox Benachrichtigung je Kurs senden, die markiert werden muss. Diese Option ist standardmäßig nicht aktiviert. Wenn Sie die Checkbox markieren, werden kursspezifische Nachrichten aktiviert, indem die variablen Platzhalter $traininglist_block_start$ bis $traininglist_block_end$ im Nachrichtentext des Eskalationsmodells (falls vorhanden) grundsätzlich ignoriert werden.

Oben befindet sich das Dropdown-Menü Bitte wählen Sie das Eskalationsmodell für Erinnerungs-E-Mails, um das gewünschte Eskalationsmodell auszuwählen. Zu den markierten Checkboxen im Abschnitt Buchungsstatus gehören normalerweise Gebucht, Gestartet und Lernvorgabe, die nicht abgeschlossene Schulungen darstellen. Die Checkboxen im Abschnitt Kennzeichnung beziehen sich auf den Workflow für Automatische Buchung innerhalb der Teilnehmerverwaltung. Diese kann verwendet werden, wenn unterschiedliche Eskalationsmodelle für verschiedene Buchungsidentifikatoren erforderlich sind (z. B. erfordert eine Compliance-Schulung häufigere Erinnerungen und eindringlichere Benachrichtigungen als eine Schulung, die nur Empfohlen ist).

Erweiterte Filterung

Wie bei jeder Benachrichtigung ist eine weitere Filterung möglich, um sie nach bestimmten Bedingungen zu versenden. Im Tab Filter können Sie nach Metatags filtern (z. B. Anbieter), im Tab Nutzer-Filter nach persönlichen Attributen (z. B. Hauptkunde), und im Tab Empfänger legen Sie fest, wer die Benachrichtigung erhält (Lernender oder Vorgesetzter). Daher kann es sein, dass für verschiedene Schulungsanbieter, verschiedene Mandanten und Empfänger separate Erinnerungsbenachrichtigungen konfiguriert sind.

Eine separate Erinnerungsbenachrichtigung für Vorgesetzte als Empfänger ist üblich. Diese würden normalerweise ein Eskalationsmodell mit weniger Erinnerungen verwenden.

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