Übersicht über Benachrichtigungen

Vertiefung: Verwalten und Konfigurieren von Benachrichtigungen

Was sind Benachrichtigungen?

Benachrichtigungen sind E-Mails, die durch verschiedene Änderungen bei Trainingsobjekten und zeitliche Auslöser wie Erinnerungen ausgelöst werden. Diese Nachrichten sind in der Regel kurz und prägnant. Bei kurs- und lernpfadbezogenen Benachrichtigungen basieren die Auslöser auf anderen Änderungen als Änderungen des Anmeldestatus (diese werden von Buchungs-E-Mails behandelt). Die Funktion Benachrichtigungen enthält etwa 80 konfigurierbare Standard-E-Mails, die in Ordnerstrukturen kategorisiert sind. Standardbenachrichtigungen sind für die folgenden Schulungsfunktionen verfügbar:

Kurse, Kursvorlagen, Lernpfade, Foren, Bücherregal, Fertigkeiten, Berufsprofile, Ressourcen, Bescheinigungen, Schulung zur Einhaltung der Vorschriften, Ausbildung am Arbeitsplatz, und Kanäle

Auf dieser Seite finden Sie wichtige Informationen zur Verwaltung und Konfiguration von on Benachrichtigungen.

Benachrichtigungen Verwaltung

In Kursen, Kursvorlagen und Lernpfaden gibt es einige Einstellungen für Benachrichtigungen. Mit diesen Einstellungen können Administratoren Aktivierungsstatus, Benachrichtigungstext oder Auslöser anpassen und gesendete Nachrichten überwachen.

Senden von Benachrichtigungen

Der Versand von Benachrichtigungen kann pro Kurs oder Kursvorlage aktiviert oder deaktiviert werden. Dies ist ideal, um zu verhindern, dass einige Kurse unerwünschte Korrespondenz senden, z. B. beim Importieren von historischen Kursabschlussdatensätzen. Es gibt eine Haupt-Meta-Tag-Einstellung, die steuert, ob Benachrichtigungen gesendet werden, aber es gibt viele andere damit verbundene Einstellungen, die bestimmte Arbeitsabläufe steuern.

Metatag-Einstellungen

Die folgende Liste von Metatags wird in Benachrichtigungsworkflows verwendet:

• Buchungs-E-Mails senden (falls konfiguriert) (ID 10132)

  • Dies ist der wichtigste Meta-Tag, da er bestimmt, ob Buchungs-E-Mails gesendet werden. Wenn das Kontrollkästchen aktiviert ist, werden Buchungs-E-Mails jedes Mal gesendet, wenn eine Auslösebedingung erfüllt ist.

• Administrator (ID 10007)

  • Das Metatag „Administrator“ ist für Kurse wichtig, da der Administrator häufig als Empfänger in Auslösern für Einschreibungsnachrichten aufgeführt wird. Wenn kein Benutzer als Administrator ausgewählt ist, werden alle aktiven Einschreibe-Nachrichtenauslöser mit dem Administrator als Empfänger nicht gesendet.

    • Hinweis: Für Lernpfade gibt es keinen Meta-Tag „Administrator“, da über die Registerkarte „Administratoren“ mehrere Administratoren zugewiesen werden können.

Tutoren

Für einige Benachrichtigungen gibt es die Möglichkeit, die E-Mail des Tutors als Benachrichtigungsempfänger aufzuführen. Wenn es aktive Benachrichtigungen mit dem Betreuer als Empfänger gibt, erhalten nur die Kursbetreuer, bei denen das Kontrollkästchen „E-Mail-Benachrichtigung“ auf der Registerkarte „Betreuer“ aktiviert ist, die Benachrichtigung. So können Sie steuern, welche Tutoren über Aktualisierungen der Kurseinschreibung informiert werden.

Benachrichtigung bei manueller Versendung

Die Administratoren können die Funktionen „Systemnachrichten“ und „Nachrichtenmonitor“ verwenden, um Benachrichtigungen mit dem Status „Vorbereitet“ manuell zu versenden. Dabei handelt es sich um Benachrichtigungen, bei denen die Auslösebedingungen erfüllt sind, aber der Versandmodus auf der Registerkarte Empfänger auf Manuelles Senden eingestellt ist (der Administrator muss die Nachrichten freigeben). Zum Freigeben markieren Sie die Benachrichtigungen und klicken auf das Symbol Senden/Neusenden.

Überwachung von Nachrichten

Administratoren können überwachen, ob Benachrichtigungen für alle Kurse und Lernpfade gesendet werden. Dies kann zentral und pro Kurs oder Lernpfad erfolgen. Die Administratoren können auch den Status der gesendeten Nachrichten einsehen und bei Bedarf erneut senden.

Systemnachrichten

Die Funktion Systemnachrichten ist ein zentrales Protokoll, in dem Systemadministratoren alle aufgezeichneten Nachrichten einsehen können. Hier können die Nachrichten entweder in einer „Empfängerorientierte Sicht“ oder in einer „Chronologische Sicht“ angezeigt werden.

• Empfängerorientierte Sicht: Benutzerbasierte Ansicht, bei der die Suche auf dem Vornamen, dem Nachnamen oder der E-Mail-Adresse des Benutzers basiert. Wenn Sie dann auf das Symbol „Systemnachrichten anzeigen“ klicken, wird eine Liste aller Benachrichtigungen und Einschreibungsnachrichten, die an die ausgewählten Benutzer gesendet wurden, in einer neuen Registerkarte angezeigt. Die Details umfassen das Sendedatum, den Betreff und den Status der Nachricht. Bei Bedarf können die Nachrichten direkt erneut gesendet oder vor dem erneuten Senden bearbeitet werden.

• Chronologische Sicht: Zeitbasierte Ansicht, bei der die Suche auf einem Datumsbereich, Nachrichtentyp, Status oder bestimmten Benachrichtigungen basiert. Hier ist es möglich, die Empfänger der zu bestimmten Zeiten gesendeten Nachrichten mit Details wie Sendedatum, Nachrichtenbetreff und Status anzuzeigen. Bei Bedarf können die Nachrichten direkt erneut gesendet oder vor dem erneuten Senden bearbeitet werden

Nachrichtenmonitor

Die Funktionen des Nachrichtenmonitors für Kurse und Lernpfade sind über das Symbol „Benachrichtigungen“ verfügbar. Hier werden alle Benachrichtigungen, Einschreibungsnachrichten und Lernlogik-E-Mails angezeigt, die für den ausgewählten Kurs oder Lernpfad gesendet wurden. Wie bei der zentralen Funktion „Systemnachrichten“ gibt es Optionen für die empfängerzentrierte Ansicht und die chronologische Ansicht. Mit dieser Funktion können Kursadministratoren alle für ihre Kurse gesendeten Nachrichten anzeigen, um sicherzustellen, dass die E-Mails korrekt verteilt werden. Wenn Fehler auftreten, werden diese in der Spalte „Status“ angezeigt, und der Kursadministrator kann einen erneuten Versand versuchen oder eine Untersuchung der Protokolldatei anfordern, um die mögliche Fehlerursache zu ermitteln.

Kursspezifische Benachrichtigungen

In den Funktionen Kursvorlagen und Kurse können Administratoren weitere kursbezogene Benachrichtigungen konfigurieren, die entweder aktiv oder sichtbar für Kurs und Vorlagen sind. Dies ist ideal, um Benachrichtigungen pro Kurs individuell zu steuern oder anzupassen und kann in den Funktionen „Kursvorlagen“ oder „Kurse“ über das Symbol „Benachrichtigungen bearbeiten“ vorgenommen werden. Mögliche Anwendungsfälle sind z.B. die Anpassung der Benachrichtigungstexte oder Auslösebedingungen (z.B. Tage vorher/nachher, Status, Änderungen).

Editing a course specific Notification provides the exact same tab options as editing via the Notifications function (explained later). When editing the course Notification via the Course Template function, the changes made to the Notifications will automatically be inherited by Courses later created from the Course Template; whereas any changes made directly via the Courses function will only apply for the single Course.

Schritte zur Konfiguration

Die Benachrichtigungsfunktion ist der Ort, an dem die Benachrichtigungen systemweit konfiguriert werden. Standardmäßig gibt es über 80 Benachrichtigungen, die weiter bearbeitet und dupliziert werden können. Die Benachrichtigungen sind vollständig konfigurierbar, was die Definition der Texte, die Anpassung der Auslöser, die Einstellung von Filtern und die Definition von Empfängern betrifft. In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie Benachrichtigungen aktiviert, aktualisiert und erweitert werden können.

Hinweis: Benachrichtigungen sind nicht wie bei anderen Objekten an Freigaben gebunden; daher kann jeder Administrator mit Zugriffsrechten auf die Benachrichtigungsfunktion alle vorhandenen Benachrichtigungen anzeigen, aktivieren, bearbeiten und duplizieren.

Aktivierung der Benachrichtigung

Die Benachrichtigungen sind in Ordnerstrukturen angeordnet, die erweitert werden können, um die verfügbaren Benachrichtigungen anzuzeigen. In der Standardkonfiguration sind die Benachrichtigungen nicht aktiv und es wird empfohlen, die verfügbaren Benachrichtigungen anzuzeigen, um festzustellen, was benötigt wird. Sobald die Ordner aufgeklappt sind, gibt es drei Kontrollkästchen, die im Folgenden beschrieben werden:

• Aktiv: Wenn dieses Kontrollkästchen aktiviert ist, wird die Benachrichtigung über die interne Nachrichtenfunktion gesendet. Kursbezogene Benachrichtigungen können auch von Administratoren auf Ebene der Kursvorlage oder des Kurses bearbeitet werden.

• Sichtbar für Kurse und Vorlagen: Wenn dieses Kontrollkästchen aktiviert ist, werden kursbezogene Benachrichtigungen in den Funktionen für Kurse und Kursvorlagen angezeigt und können von Administratoren aktiviert oder bearbeitet werden. Dieses Kontrollkästchen kann nur für Kursbenachrichtigungen aktiviert werden, bei denen das Kontrollkästchen Aktiv nicht bereits aktiviert ist

• Externe Weiterleitung erlauben: Wenn dieses Kontrollkästchen aktiviert ist und die Benachrichtigung aktiv ist, wird die Benachrichtigung an die externe Mailbox des Empfängers weitergeleitet, z. B. an eine Outlook-E-Mail.

Bearbeitung von Benachrichtigungen

Benachrichtigungen werden bearbeitet, indem Sie die Ordner erweitern, um die Benachrichtigungen anzuzeigen, dann eine einzelne Benachrichtigung markieren und auf das Symbol Bearbeiten klicken. Dadurch wird eine neue Browser-Registerkarte mit den folgenden Unterregisterkarten geöffnet:

• Beschreibung: Der Name der Benachrichtigung kann für jede aktivierte Plattformsprache festgelegt werden. Dieser Name dient zu Verwaltungszwecken und wird von den Empfängern nicht gesehen. Es wird empfohlen, einen aussagekräftigen Namen zu vergeben, der den Inhalt der Nachricht und die Auslösebedingungen berücksichtigt.

• Bedingungen: Hier werden Auslöser definiert oder beschrieben. Die verfügbaren Auslöseroptionen unterscheiden sich für jede Standardmeldung und einige sind fest vorgegeben. Editierbare Auslöser beziehen sich normalerweise auf Status und Datumsintervalle, z. B. Benachrichtigung für bestimmte Status in einem Intervall vor oder nach einem Datum.

• Filter: Dient zur weiteren Einschränkung der Umstände, unter denen die Benachrichtigung auf der Grundlage von Meta-Tags oder Attributwerten gesendet wird. Bei den Attributoptionen handelt es sich eher um funktionale Meta-Tags mit Elementen wie Anbietern, Standorten, Lernmodi und Stornierungsarten.

• Benachrichtigung: Hier werden der Betreff, der Text der Benachrichtigung und die Absenderangaben definiert. Variable Platzhalter werden verwendet, um die Benachrichtigungen dynamisch zu gestalten. Die verfügbaren variablen Platzhalter werden in Ordnern auf der rechten Seite angezeigt. Bei Kurs- und Lernpfadbenachrichtigungen können die Absenderangaben dynamisch aktualisiert werden; dies geschieht, wenn ein gefilterter Provider mit einem Client verknüpft ist und das Kontrollkästchen Providerspezifische E-Mail-Einstellungen verwenden aktiviert ist. Standardbenachrichtigungen werden im Klartext geschrieben; bei Bedarf können Benachrichtigungen in HTML umgeschrieben werden; stellen Sie in diesem Fall sicher, dass im Konfigurationsmenü Sicherheit das Kontrollkästchen Anfrage säubern nicht aktiviert ist.

• Empfänger: Hier werden die Empfänger von Benachrichtigungen definiert. Die verfügbaren Empfänger unterscheiden sich je nach Art der Benachrichtigung; so werden z.B. bei Kursbenachrichtigungen nur Tutoren als Empfänger angeboten. Die Optionsfelder für den Versandmodus (Automatisch oder Manuell durch den Kursadministrator) legen fest, ob die Benachrichtigung automatisch versendet oder manuell durch den Administrator freigegeben wird. Einige Benachrichtigungen haben auch ein Auswahlfeld für Master-Domänen, das eine weitere Filterung nach bestimmten Kunden ermöglicht.

Sobald die Änderungen abgeschlossen sind, klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern, damit die Änderungen sofort wirksam werden.

Erstellung von Benachrichtigungen

Die Möglichkeit, neue Benachrichtigungen zu erstellen, ist aufgrund der Komplexität der Auslösebedingungen begrenzt. Wenn Sie auf das Symbol „Erstellen“ klicken, stehen Ihnen drei Optionen zur Verfügung:

1. Benachrichtigung (Kurs)

2. Benachrichtigung (Lernpfad)

3. Duplizieren

Die ersten beiden Optionen dienen zur Erstellung von Benachrichtigungen, die die Empfänger benachrichtigen, wenn sich die Werte ausgewählter Meta-Tags oder Meta-Elemente (Attribute) ändern; beispielsweise können Tutoren benachrichtigt werden, wenn sich der Planungsstatus ihrer Kurse von „Gesperrt“ zu „Freigegeben“ ändert.

Die Duplizierung ist jedoch die am weitesten verbreitete Option, da sie die Duplizierung bestehender Benachrichtigungen ermöglicht, wenn kleine Änderungen an Bedingungen und Texten erforderlich sind; z. B. mehrere Erinnerungsbenachrichtigungen für anstehende Kursstartdaten oder Ablaufdaten von Fähigkeiten. Dieser Ansatz wird häufig verwendet, um spezifische Benachrichtigungen für verschiedene Schulungsanbieter oder Lernmodi zu erstellen, die auf der Registerkarte Filter definiert sind.

Zur Erinnerung: Der Text der Benachrichtigung kann in HTML geschrieben werden, wenn das Kontrollkästchen Anfrage säubern im Menü Sicherheit der Konfigurationsfunktion nicht markiert ist. Wenn das Kontrollkästchen „Anfrage säubern“ aktiviert ist, werden die <html>-Header-Tags beim Speichern aus Sicherheitsgründen entfernt und die verbleibenden HTML-Tags in den Benachrichtigungen angezeigt.

Benachrichtigung Scheduled 'Cron' Jobs

Für Benachrichtigungen, die automatisch über datumsabhängige Auslöser verteilt werden, ist ein aktiver, geplanter „Cron“-Auftrag erforderlich. Crons sind Jobs, die so geplant werden können, dass sie automatisch zu den gewünschten Zeiten laufen oder manuell ausgelöst werden können, um Softwareaufgaben im Hintergrund auszuführen. Die Verwendung von Cron-Jobs ist in webbasierten Anwendungen sehr verbreitet, und die imc Learning Suite bildet hier keine Ausnahme, da eine große Anzahl von Jobs regelmäßig verarbeitet werden muss, einschließlich der Verteilung von Benachrichtigungen, die einer der größeren Jobs ist.

Der Cron wird in der Funktion „Geplante Aufträge“ konfiguriert und heißt „Benachrichtigung“. Die imc Learning Suite verwendet ein Quartz-Cron-Format, das die Planung nach Sekunden, Minuten, Stunden, Monatstag, Monat, Wochentagen und Jahr ermöglicht. imc empfiehlt, den Benachrichtigungs-Cron so zu konfigurieren, dass er jeden Tag zwischen 7 und 9 Uhr morgens ausgeführt wird, nachdem andere wichtige geplante Jobs abgeschlossen sind und bevor die Benutzer ihren Arbeitstag beginnen.

Hinweis: Wenn das Menü „Geplante Aufträge“ nicht verfügbar ist, muss ein Systemadministrator möglicherweise die Zugriffsrechte konfigurieren oder das Menü in der Navigationsfunktion erstellen.

Zusammenfassung

Benachrichtigungen sind eine wichtige Funktion, um die Benutzer über wichtige Ereignisse und Änderungen im Zusammenhang mit der Ausbildung zu informieren. Es wird empfohlen, dass Systemadministratoren die Standardbenachrichtigungen überprüfen und bei Bedarf aktivieren und aktualisieren. Wenn die gewünschten Benachrichtigungen nicht vorhanden sind, kann imc sie oft als Service entwickeln.

Wenn Sie weitere Unterstützung benötigen, erstellen Sie ein Ticket beim imc Support Desk.