Übersicht der Buchungs-E-Mails

Vertiefung: Konfiguration von Buchungs-E-Mails

Was sind Buchungs-E-Mails?

Buchungs-E-Mails sind eine wichtige Form der Kommunikation, die Nutzer über wichtige Änderungen im Zusammenhang mit Schulungsanmeldungen informiert. Diese E-Mails werden sofort versendet, wenn sich der Anmeldestatus von Teilnehmern für Kurse, Kursvorlagen und Lernpfade ändert. Die Auslöser sind konfigurierbar, um die Bedingungen festzulegen, unter denen eine E-Mail gesendet werden soll, welche E-Mail-Vorlage gesendet werden soll und an wen sie gesendet werden soll. Gängige Themen oder Anwendungsfälle sind Buchungsbestätigungen, Einschreibungsanfragen, Stornierungsworkflows, Vorbuchungsinteressen und Wartelistenbenachrichtigungen.

Auf dieser Seite finden Sie wichtige Informationen zu den Funktionen und Konfigurationsmöglichkeiten von Buchungs-E-Mails.

Verwaltungseinstellungen

Es gibt viele Verwaltungseinstellungen für Buchungs-E-Mails in Kursen, Kursvorlagen und Lernpfaden. Diese Einstellungen werden für die Aktivierung oder Überwachung gesendeter Nachrichten verwendet.

Aktivierung

Der Versand von Buchungs-E-Mails kann pro Kurs oder Lernpfad aktiviert oder deaktiviert werden. Dies ist ideal, um zu verhindern, dass bei einigen Kursen unerwünschte Korrespondenz versendet wird, z. B. beim Importieren von historischen Kursabschlussdatensätzen. Es gibt eine Haupt-Meta-Tag-Einstellung, die steuert, ob Buchungs-E-Mails versendet werden, aber es gibt viele andere damit verbundene Einstellungen, die bestimmte Arbeitsabläufe steuern.

Meta-Tag-Einstellungen

Die folgende Liste von Meta-Tags bezieht sich auf Buchungs-E-Mails:

• Buchungs-E-Mails senden (falls konfiguriert) (ID 10132)

  • Dies ist der wichtigste Meta-Tag, da er bestimmt, ob Buchungs-E-Mails gesendet werden. Wenn das Kontrollkästchen aktiviert ist, werden Buchungs-E-Mails jedes Mal gesendet, wenn eine Auslösebedingung erfüllt ist.

• Administrator (ID 10007)

  • Das Metatag „Administrator“ ist für Kurse wichtig, da der Administrator häufig als Empfänger in Auslösern für Einschreibungsnachrichten aufgeführt wird. Wenn kein Benutzer als Administrator ausgewählt ist, werden alle aktiven Einschreibe-Nachrichtenauslöser mit dem Administrator als Empfänger nicht gesendet.

    • Hinweis: Für Lernpfade gibt es keinen Meta-Tag „Administrator“, da über die Registerkarte „Administratoren“ mehrere Administratoren zugewiesen werden können.

• Buchungsmail für Kurse des Lernpfads senden (ID 11580)

  • Lernpfade haben diesen Meta-Tag, um festzulegen, ob Teilnehmer bei der Einschreibung separate E-Mails für jeden automatisch eingeschriebenen Kurs erhalten sollen.

• Push-Benachrichtigung für diesen Inhalt versenden (ID 11561)

  • Für Kunden, die die mobilen Apps von imc Learning nutzen, kann dieser Meta-Tag die Geräte der Nutzer mit einer Bildschirmmeldung alarmieren. Dies wird normalerweise für wichtige Schulungskurse verwendet.

    • Hinweis: Der Push-Benachrichtigungsdienst muss ebenfalls vom imc Hosting Team aktiviert werden.

• Termin in Kalender von Teilnehmern erstellen (ID 11050)

  • Technisch gesehen handelt es sich nicht um eine Anmeldungsnachricht, aber es wird eine Kalendereinladung gesendet, wenn der Anmeldungsstatus „Eingeschrieben“ oder „Gestartet“ ausgelöst wird. Dies wird für datumsabhängige Schulungen verwendet.

• Termin im Kalender des Tutors erstellen (ID 11870)

  • Technisch gesehen handelt es sich dabei nicht um eine Einstellung für eine Anmeldungsnachricht, sondern um eine Kalendereinladung für Tutoren, die auf der Registerkarte Tutoren aufgeführt sind und bei denen das Kontrollkästchen „Termin“ aktiviert ist.

Tutoren

Es besteht die Möglichkeit, die E-Mail des Tutors als Empfänger der Einschreibungsnachricht aufzuführen. Wenn es aktive Einschreibungsmeldungsauslöser mit der $tutor_mail$ als Empfänger gibt, dann werden nur Kursbetreuer, bei denen das Kontrollkästchen E-Mail-Benachrichtigung in der Registerkarte Betreuer aktiviert ist, die Buchungs-E-Mails erhalten. Auf diese Weise können Sie steuern, welche Tutoren über Aktualisierungen von Kurseinschreibungen informiert werden.

Teilnehmer

Buchungs-E-Mails werden immer an die interne Nachrichtenfunktion der Teilnehmer gesendet. Wenn das persönliche Attribut Interne E-Mail an eine externe Adresse weiterleiten (EMAILFORWARD) angekreuzt ist, werden die Buchungs-E-Mails auch an die E-Mail-Adressen der Teilnehmer weitergeleitet. Die Sprache der E-Mail, die der Teilnehmer erhält, wird durch das persönliche Attribut Standardsprache für E-Mail-Nachrichten (LANGUAGE_ID) bestimmt.

Überwachung von Nachrichten

Administratoren können überwachen, dass Buchungs-E-Mails für alle Kurse und Lernpfade versendet werden. Dies kann zentral und pro Kurs oder Lernpfad erfolgen. Die Administratoren können auch den Status der gesendeten Nachrichten einsehen und bei Bedarf erneut senden.

Systemnachrichten

Die Funktion Systemnachrichten ist ein zentrales Protokoll, in dem Systemadministratoren alle aufgezeichneten Nachrichten einsehen können. Hier können die Nachrichten entweder in einer „Empfänger-zentrierten Ansicht“ oder in einer „Chronologischen Ansicht“ angezeigt werden.

• Empfänger-zentrierte Ansicht: Benutzerbasierte Ansicht, bei der die Suche auf dem Vornamen, dem Nachnamen oder der E-Mail-Adresse des Benutzers basiert. Wenn Sie auf das Symbol „Systemnachrichten anzeigen“ klicken, wird eine Liste aller Buchungs-E-Mails und Benachrichtigungen, die an die ausgewählten Benutzer gesendet wurden, in einer neuen Registerkarte angezeigt. Die Details umfassen das Sendedatum, den Betreff und den Status der Nachricht. Bei Bedarf können die Nachrichten direkt erneut gesendet oder vor dem erneuten Senden bearbeitet werden.

• Chronologische Ansicht: Zeitbasierte Ansicht, bei der die Suche auf einem Datumsbereich, Nachrichtentyp, Status oder bestimmten Benachrichtigungen basiert. Hier ist es möglich, „Empfänger“ von Nachrichten anzuzeigen, die zu bestimmten Zeiten gesendet wurden, mit Details wie Sendedatum, Betreff und Status. Bei Bedarf können die Nachrichten direkt erneut gesendet oder vor dem erneuten Senden bearbeitet werden.

Nachrichtenmonitor

Die Funktion Nachrichtenmonitor für Kurse und Lernpfade ist über das Symbol Benachrichtigungen verfügbar. Hier werden alle Buchungs-E-Mails, Benachrichtigungen und Lernlogik-E-Mails, die für den ausgewählten Kurs oder Lernpfad versendet wurden, angezeigt. Wie bei der zentralen Funktion „Systemnachrichten“ gibt es Optionen für die empfängerzentrierte Ansicht und die chronologische Ansicht. Mit dieser Funktion können Kursadministratoren alle für ihre Kurse gesendeten Nachrichten anzeigen, um sicherzustellen, dass die E-Mails korrekt verteilt werden. Falls Fehler auftreten, werden diese in der Spalte „Status“ angezeigt, und der Kursadministrator kann einen erneuten Versand versuchen oder eine Untersuchung der Protokolldatei anfordern, um die mögliche Fehlerursache zu ermitteln.

Schritte zur Konfiguration

Die Buchungs-E-Mails sind vollständig konfigurierbar, was die Definition der E-Mail-Textvorlagen und Auslösebedingungen betrifft. Es gibt einen umfassenden Satz von Standardtexten und Auslösern, die von Systemadministratoren bearbeitet werden können. Ganze Sätze können sogar automatisch für Provider-spezifische Mail-Sets erstellt werden.

Buchungs-E-Mail-Texte

In der Funktion Buchungs-E-Mail-Texte werden die E-Mail-Vorlagen mit dem E-Mail-Betreff und dem Textinhalt konfiguriert. Standardmäßig gibt es über 50 Buchungs-E-Mail-Texte, die bearbeitet werden können, und zusätzliche Texte können von Grund auf oder durch Duplizieren erstellt werden. In der Funktion „Texte für Buchungs-E-Mails“ wird unten auf der Seite automatisch eine Vorschau angezeigt, wenn ein einzelner Text für eine Anmeldungsnachricht markiert ist. Die Vorschau gibt einen guten Überblick über das Layout der E-Mail und die darin enthaltenen Informationen. Die Verwendung von variablen Platzhaltern stellt sicher, dass die Texte der Buchungs-E-Mails mit dynamisch aktualisierten Schulungs- und Teilnehmerinformationen personalisiert werden; im folgenden Beispiel sind die variablen Platzhalter an den „$“-Zeichen zu erkennen.

Innerhalb jeder Nachrichtenvorlage befinden sich die Textfelder Betreff und Inhalt für jede aktivierte Systemsprache. Auf der rechten Seite befinden sich Ordner, die die variablen Platzhalter enthalten, die zur dynamischen Aktualisierung des Nachrichteninhalts mit spezifischen Details der Schulung oder der Teilnehmer verwendet werden. Um einen variablen Platzhalter einzufügen, platzieren Sie den Cursor an der gewünschten Stelle im Feld Inhalt und klicken dann auf die gewünschte Variable in den Ordnern.

Sobald die Änderungen abgeschlossen sind, klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern, damit die Änderungen sofort wirksam werden.

Einige der am häufigsten gesendeten Nachrichtentextvorlagen sind:

• 1000 – Buchungsbestätigung an Nutzer

  • Condition: Generally sent to participants to advise them of successful self-enrolments to courses.

• 1001 – Information über Buchung an Vorgesetzten

  • Bedingung: Wird in der Regel an die Teilnehmer verschickt, um ihnen mitzuteilen, dass sie sich erfolgreich für Kurse eingeschrieben haben.

• 1013 – Bestätigungsanforderung an Vorgesetzten

  • Condition: Sent to Superior (email relationship) and BU Supervisors to request first approval confirmation a two-step approval workflow.

• 1019 – Bestätigungsanforderung an Administrator

  • Bedingung: An Vorgesetzte (E-Mail-Beziehung) und Vorgesetzte der Geschäftseinheit gesendet, um die Bestätigung der ersten Genehmigung in einem zweistufigen Genehmigungs-Workflow zu beantragen.

• 1022 – Bestätigungsanforderung an Nutzer

  • Bedingung: Wird an den Teilnehmer gesendet, um zu bestätigen, ob er an einer Schulung teilnehmen kann, für die er als Dritter angemeldet wurde und die den Vermerk „Dritter mit Bestätigung“ trägt.

• 1040 – Buchungsbestätigung an Nutzer

  • Bedingung: Sehr wichtig, da sie an den Teilnehmer gesendet wird, nachdem eine Anmeldung durch Dritte erfolgt ist, entweder durch den Administrator, den Vorgesetzten/Vorgesetzten oder den automatischen Anmeldungsworkflow.

• 1058 – Buchungsanfrage an Vorgesetzten

  • Bedingung: An Vorgesetzte (E-Mail) und BU-Aufsichtspersonen gesendet, um einen Antrag zu genehmigen, wenn der Arbeitsablauf „Einschreibungsantrag mit direkter Einschreibung durch Vorgesetzte“ lautet.

• 1059 – Buchungsanfrage an Vorgesetzten

  • Bedingung: An Vorgesetzte (E-Mail-Beziehung) und Vorgesetzte der Geschäftseinheit gesendet, um die Bestätigung der ersten Genehmigung in einem zweistufigen Genehmigungs-Workflow zu beantragen.

    • Ähnlich wie bei 1013, das keine Standardauslöser hat.

• 2000 – Anfrage für einen externen Kurs an den Vorgesetzten

  • Bedingung: An Vorgesetzte (E-Mail) und BU-Aufsichtspersonen gesendet, um die Genehmigung für einen externen Kurs zu beantragen, der von ihrem Mitarbeiter anhand einer externen Kursvorlage erstellt wurde.

    • Kann für die Aufzeichnung (z. B. für Zertifizierungspunkte) oder für die Beantragung der Teilnahme an einer künftigen Schulungsveranstaltung, die nicht von der eigenen Organisation durchgeführt wird, verwendet werden.

• 2001 – Anfrage für einen externen Kurs an den Administrator

  • Bedingung: An den Kursadministrator gesendet (Meta-Tag 10007), um die Genehmigung für einen externen Kurs zu beantragen, der von einem Mitarbeiter mit einer externen Kursvorlage erstellt wurde.

    • Kann für die Aufzeichnung (z. B. für Zertifizierungspunkte) oder für die Beantragung der Teilnahme an einer künftigen Schulungsveranstaltung, die nicht von der eigenen Organisation durchgeführt wird, verwendet werden.

Erstellen neuer Buchungs-E-Mail-Texte

Obwohl es viele Standardvorlagen für Anmeldetexte gibt, kann es erforderlich sein, zusätzliche Vorlagen zu erstellen, z. B. Vorlagen mit spezifischen Botschaften oder Markenzeichen von Bildungsanbietern. Falls erforderlich, ist die einfachste Methode die Duplizierung. Markieren Sie dazu einen ähnlichen Anmeldetext, klicken Sie auf das Symbol Erstellen und wählen Sie die Option Duplizieren. Es wird eine neue Registerkarte angezeigt, in der die Felder Betreff und Kontext (Text) aktualisiert werden können. Die Duplizierung ist effizient, da die < html > Tags, die Design- und Formatierungselemente enthalten, ebenfalls kopiert werden, aber der HTML-Code kann auch von Grund auf neu erstellt werden.

Buchungs-E-Mails (Auslöser)

In der Funktion Buchungs-E-Mails werden die Auslösebedingungen für den Versand der einzelnen E-Mail-Vorlagen für Anmeldetexte definiert. Es handelt sich um einen sehr detaillierten Konfigurationsbereich mit über 2000 verfügbaren Standardauslösern für Einschreibungsnachrichten. Es besteht auch die Möglichkeit, weitere Auslöser individuell zu erstellen oder bestehende Auslöser zu duplizieren. Die große Anzahl von Auslösern für den Versand von 50 Immatrikulationsnachrichtenvorlagen ist auf die Vielzahl der verschiedenen Bedingungen zurückzuführen, die berücksichtigt werden können. Im Standardset sind beispielsweise 19 Einschreibungsstatus, 6 Einschreibungsarten, die Art der Auslösung der Einschreibungsänderung (Lerner, Manager, Administrator, automatisch), der Schulungstyp (Kurs oder Lernpfad) und der Empfänger berücksichtigt; durch weitere Optionen wie „Schulungsmodus“ und „Anbieter“ kann die Anzahl der Auslöser jedoch sehr schnell wachsen.

Die Option „Erweiterte Suche“ hilft festzustellen, ob es einen aktiven Auslöser für eine bestimmte Bedingung gibt oder unter welchen Umständen eine bestimmte Mail-Text-ID (Enrolment Message Text) gesendet wird. Die obige Abbildung zeigt die Filteroptionen für eine erweiterte Suche, und unten finden Sie die Beschreibungen der einzelnen Filter:

• Buchungsart: Bezieht sich auf den Meta-Tag 10008, der den für Kurse und Meta-Tags ausgewählten Einschreibungsworkflow bestimmt.

• Mailtext-ID: Objekt-ID für die E-Mail-Vorlage in der Funktion „E-Mail-Texte buchen“.

• Status: Status „aktiv“ oder „inaktiv“ der Auslöser für die Anmeldenachricht.

• Ausgangszustand: Anmeldestatus des Benutzers für die Schulung, bevor die Änderung erfolgte. Keine Beziehung“ bedeutet, dass der Benutzer keinen Status für die Schulung hatte.

• Zielzustand: Anmeldestatus des Benutzers für die Schulung, bevor die Änderung erfolgte.

• Auslöser: Wie es zu der Veränderung kam.

  • Backend: Durch einen Administrator oder einen automatischen Einschreibungsworkflow.

  • Frontend: Durch Selbsteinschreibung der Teilnehmer.

  • ERP-Schnittstelle: Über eine API von einem anderen System.

  • Vorgesetzter: Durch den Vorgesetzten über Katalog, Mein Personal oder Genehmigung.

  • Automatische Buchung von Lernpfaden: Das Kontrollkästchen im Lernpfad-Lehrplan ist aktiviert.

  • Automatische Stornierung wegen nicht erfüllter Voraussetzungen: Durch einen geplanten Cron-Job.

  • Automatische Stornierung für inaktive Benutzer: Durch einen geplanten Cron-Job.

• Mail-Typ: Typ des Schulungsobjekts, z. B. Kurs, Kursvorlage oder Lernpfad.

• Absender: Von wem wird die E-Mail gesendet. Kann manuell eingegebene E-Mail oder Standardoptionen sein:

  • $admin_mail$ ist der im Meta-Tag 10007 festgelegte Kursadministrator.

  • $superior_mail$ ist der Vorgesetzte (E-Mail) des Teilnehmers.

  • $tutor_mail$ ist die E-Mail eines Kursbetreuers (es können mehrere sein).

  • $user_mail$ wird der Teilnehmer sein, dessen Einschreibung sich geändert hat.

• Empfänger: An wen wird die E-Mail gesendet. Kann manuell eingegebene E-Mail oder Standardoptionen sein:

  • $admin_mail$ ist der im Kursadministrator-Meta-Tag 10007 ausgewählte Benutzer.

  • $superior_mail$ ist die BU-Gruppe des Teilnehmers oder die E-Mail (E-Mail des Vorgesetzten) Supervisor.

  • $tutor_mail$ ist der Benutzer, der in der Registerkarte Tutoren des Kurses ausgewählt wurde und dessen E-Mail-Kontrollkästchen aktiviert ist.

  • $user_mail$ ist der Teilnehmer, dessen Immatrikulationsstatus sich geändert hat.

• Veranstalter: Kurs- oder Lernweganbieter im Meta-Tag 10069 ausgewählt.

• Lernform: Optionaler Filter. Der Wert wird auf der Registerkarte „Beschreibung“ der Typen und Vorlagen festgelegt.

In einer Standardkonfiguration haben die meisten Standardauslöser für Anmeldungsnachrichten einen inaktiven Status und müssen, falls gewünscht, aktiv gemacht werden. Dies kann manuell geschehen, indem die Auslöser einzeln bearbeitet werden; oder wenn alle Auslöser aktiv sein sollen, kann ein imc-Support-Ticket erstellt werden.

Hinweis: Wenn die Auslöser nicht sichtbar sind, ist dies wahrscheinlich auf Freigaben zurückzuführen. In der Standardkonfiguration hat die Gruppe Systemadministrator (ID 1) volle Berechtigung.

Erstellen oder Bearbeiten von Buchungs-E-Mail-Auslösern

Bei der Erstellung oder Bearbeitung von Buchungs-E-Mails gibt es vier Registerkarten mit Einstellungen, die wie im Folgenden erläutert werden:

1. Beschreibung: Hier werden allgemeine Verteilungseinstellungen vorgenommen, einschließlich:

   1. Mail-Typ: Legen Sie fest, ob der Trigger für einen Kurs, eine Kursvorlage oder einen Lernpfad gilt.

   2. Versendeart: „Nachrichten automatisch senden“ sendet in Echtzeit, während „Nachrichten manuell senden (Administrator muss die Nachrichten freischalten)“ manuell im „Nachrichtenmonitor“ des Kurses oder Lernpfads aktiviert werden muss.

   3. Empfänger: Legen Sie fest, wer die E-Mail erhalten soll. Es können auch zusätzliche E-Mail-Attribute für Benutzerprofile angelegt werden, die dann hier und im CC-Bereich ausgewählt werden können. Unter 'E-Mail' kann ein fester Empfänger festgelegt werden.

   4. CC: Legen Sie fest, wer die E-Mail als Durchschlag erhalten soll. Die Option 'Die Anmeldung an die E-Mail-Adresse des Vorgesetzten auf den folgenden Ebenen senden' bezieht sich auf die Vorgesetzten eines Benutzers in einer BU-Gruppenstruktur.

   5. Absender: Legt fest, in wessen Namen die E-Mail als Absender weitergeleitet werden soll.

2. Bedingungen:

   1. Buchungsart: Wird nur für Schulungen gesendet, für die ein Wert ausgewählt wurde.

   2. Ausgangszustand: Der Einschreibungsstatus des Benutzers vor der Änderung.

   3. Zielzustand: Der Einschreibungsstatus des Benutzers nach der Änderung.

   4. Auslöser: Bedingung, wie die Änderung erfolgt; z. B. „Front-End“ entspricht der Selbsteinschreibung des Lernenden und „Back-End“ entspricht einer vom Administrator ausgelösten Einschreibung.

   5. Kennzeichnung: Bezieht sich auf die im automatischen Einschreibungsworkflow festgelegte Kennung.

   6. Veröffentlichungsmodus für Buchungs-E-Mail: Bezieht sich auf den Meta-Tag 10730, der optional zu Kurstypen und Kursvorlagen hinzugefügt werden kann. Der Standardwert ist „Nicht definiert“.

3. Filter:

   1. Attribut hinzufügen: Eine kleine Liste mit funktionalen Einstellungen, einschließlich Lernmodus sowie einige wichtige funktionale Metatags wie Anbieter, Standort, Stornierungsart und Planungsstatus.

   2. Meta-Tag hinzufügen: Eine größere Liste von funktionalen und beschreibenden Meta-Tags, die zur Identifizierung bestimmter Schulungen verwendet werden können.

4. Inhalt: Hier wird der Text der Buchungs-E-Mail ausgewählt.

Anbieterspezifische Buchungs-E-Mail-Sets

In der Funktion Buchungs-E-Mails befindet sich das Symbol Neues Nachrichten-Set automatisch erstellen. Wenn Sie auf dieses Symbol klicken, öffnet sich ein Popup-Fenster mit Feldern zur Auswahl des Anbieters und zahlreichen Kontrollkästchen. Die Optionen ermöglichen die Auswahl vorhandener Auslöser, die auf der Grundlage des ausgewählten Anbieters, der E-Mail-Typen und der Anmeldungsarten dupliziert werden sollen. Das letzte Kontrollkästchen legt fest, ob die mit den Auslösern verknüpften Buchungs-E-Mail-Texte ebenfalls dupliziert werden sollen; dies wird empfohlen. Das Ergebnis ist ein neuer Satz von anbieterspezifischen Auslösern für Einschreibungsnachrichten und Buchungs-E-Mail-Texten, die weiter konfiguriert werden können.

Zusammenfassung

Wie Sie sehen können, sind die Funktionen für Buchungs-E-Mails sehr detailliert und wichtig. Wenn Sie neue Schulungen erstellen, verwenden Sie die Funktion für Buchungs-E-Mails, um sicherzustellen, dass die erforderlichen Auslöser vorhanden sind, um die erforderlichen Buchungs-E-Mails zu senden. Es wird auch empfohlen, die Texte der Buchungs-E-Mails zu überprüfen, um sicherzustellen, dass die Nachrichten klar und eindeutig sind. Systemadministratoren und Superadministratoren haben volle Konfigurationsrechte, aber wenn mehr Unterstützung benötigt wird, kann das imc Learning Services Team helfen.