Nutzerkonten zusammenführen

So führen Sie doppelte Konten zusammen

Übersicht über die Nutzerzusammenführung

Die Learning Suite enthält eine Funktion zum Zusammenführen des Trainingsverlaufs zweier Kontodatensätze zu einem einzigen Datensatz. Diese Funktion wurde aufgrund zahlreicher Anfragen von Kunden nach einem Workflow entwickelt, mit dem Fälle behandelt werden können, in denen versehentlich doppelte Nutzerkonten erstellt wurden, die jeweils über einen Trainingsverlauf verfügen. Bei der Zusammenführung wird im Wesentlichen der Trainingsverlauf eines ausgewählten Nutzers übertragen und mit der eines anderen ausgewählten Zielnutzers kombiniert. Die Zusammenführung berücksichtigt alle schulungs- und kompetenzbezogenen Daten sowie einige Profildaten (Nutzerattribute) und Gruppenzuordnungen.

In diesem Artikel werden die Konfigurationsoptionen für die Zusammenführung und der Verwaltungsprozess erläutert sowie einige Tipps für die praktische Nutzung gegeben.

Häufige Duplikationsszenarien

Häufige Ursachen für die Erstellung doppelter Konten, die eine Zusammenführung erfordern:

• Nutzerdaten-Quellsysteme (z. B. HRIS, Identitätsmanagementsysteme), die mehrere Datensätze für eine Person enthalten, die dann in die Learning Suite übertragen werden; z. B. ein Datensatz für jede Position, die der Mitarbeiter innehat

• ein Nutzerkonto wurde manuell erstellt, bevor eine Schnittstelle ein Nutzerkonto für dieselbe Person erstellt hat; z. B. durch manuelle Erstellung eines Kontos vor dem Startdatum

• ein Nutzer, der sich selbst mit einer anderen E-Mail-Adresse oder einer eindeutigen Kennung im Nutzerdaten-Quellsystem registriert hat

• ein zurückkehrender Mitarbeiter, der eine neue Mitarbeiter-ID oder eine ähnliche eindeutige Kennung im Nutzerdaten-Quellsystem erhalten hat

• eine Namensänderung (z. B. durch Heirat oder Umbenennung), die im Nutzerdaten-Quellsystem nicht ordnungsgemäß aktualisiert wurde und die Erstellung eines neuen Nutzers auslöst

Konfiguration der Zusammenführung

Die Funktion Konfiguration enthält ein Menü Einstellungen für Personenzusammenführung, das sich auf die Zusammenführungsfunktion für Nutzer bezieht. Hier finden Sie Einstellungen, mit denen Sie festlegen können, was bei Trainingskonflikten (z. B. bei Buchung auf dieselben Kurse oder bei gleichen Skills) geschehen soll, ob Personenattribute zusammengeführt werden sollen, sowie Optionen zum Ändern der Standardregeln für die Zusammenführung.

Tabs des Menüs Einstellungen für Personenzusammenführung

Das Menü Einstellungen für Personenzusammenführung enthält drei Tabs, die im Folgenden beschrieben werden:

Tab Einstellungen

Dieser Tab enthält Optionen, die festlegen, ob persönliche Attribute zusammengeführt werden, ob Zusammenführungen abgebrochen werden, wenn ein Schulungskonflikt erkannt wird, und ob Standard-Zusammenführungsregeln verwendet werden sollen. Letzteres bestimmt, ob die Einstellungen in den Tabs Portfolio-Regeln und Regeln für das Jobprofil ignoriert werden.

Tab Portfolio-Regeln

Auf diesem Tab können benutzerdefinierte Regeln für Konflikte beim Registrierungsstatus festgelegt werden. Zunächst wird eine Regel basierend auf dem Buchungsstatus des Zielnutzers erstellt, dann kann ein Eintrag basierend auf dem Buchungsstatus des gelöschten Nutzers definiert werden, um den resultierenden Status zu bestimmen. Dort, wo ein Nutzer denselben Buchungsstatus hat, bestimmt der Datumszusammenführungsyp, welcher Datensatz basierend auf dem Datum oder dem Nutzer beibehalten wird.

Die hier erstellten Regeln überschreiben die Standardregeln, wenn die Checkbox Benutzerdefinierte Regeln ignorieren und Standardwerte verwenden nicht aktiviert ist. Dann entsprechen der Beibehaltene Nutzerstatus sowie der Status des gelöschten Nutzers einer Standardregel. Die Standardregeln werden im Abschnitt Standard-Zusammenführungsregeln weiter unten erläutert.

Tab Regeln für das Jobprofil

Dieser Tab bietet nur begrenzte Optionen, da Regeln nur auf Grundlage des Jobprofil-Status, der entweder Bestätigt oder Nicht bestätigt ist, erstellt werden können.

Standard-Zusammenführungsregeln

Die Standard-Zusammenführungsregeln sind im Konfigurationsmanager nicht sichtbar, lauten jedoch wie folgt:

Nutzerattribute: Wenn die Checkbox Personenattribute zusammenführen aktiviert ist, werden nur die leeren Nutzerattribute des Zielnutzers (Empfänger) mit den Werten des gelöschten Nutzers (Absender) aktualisiert.

Gruppenzuweisungen: Die Gruppenzuweisungen des Zielnutzers bleiben erhalten.

Kursbuchung: Wenn die Checkbox Abbruch wegen eines Konfliktes nicht aktiviert ist und jeder Nutzer für denselben Kurs gebucht ist, basiert der beibehaltene Kursbuchungsstatus auf der folgenden Prioritätsrangfolge:

1. Bestanden (11)

2. Nicht bestanden (12)

3. In Bearbeitung (9)

4. Gebucht (8)

5. Reserviert (18)

6. Warteliste (6)

7. Reserviert für Warteliste (19)

8. Bestätigt (3)

9. Beantragt (2)

10. Lernvorgabe (17)

11. Warenkorb (1)

12. Nicht bestätigt (5)

13. Storniert (7)

14. Keine Beziehung

Wenn die Nutzer denselben Buchungsstatus haben, wird der früheste Zeitstempel berücksichtigt.

Medienfortschritt: Im Rahmen der Kontenzusammenführung werden auch Medienaktivitäten in einem Kurs oder kursunabhängig, an denen der Nutzer beteiligt ist, übertragen.

Für webbasierte Schulungen, die den SCORM-Standard verwenden, sind die folgenden Regeln zu beachten:

• Wenn der SCO-Abschlussstatus in beiden Konten Abgeschlossen lautet, behalten Sie die SCORM-Informationen aus dem Konto, das beibehalten werden soll.

• Wenn der SCO-Abschlussstatus nur in einem Konto Abgeschlossen lautet, behalten Sie die SCORM-Informationen aus diesem Konto.

• Wenn der SCO-Abschlussstatus Nicht abgeschlossen lautet, behalten Sie die SCORM-Informationen aus dem Konto, das beibehalten werden soll.

On-the-Job-Training: Alle einem Nutzer zugewiesenen On-the-Job-Trainings werden vom gelöschten (Ausgangs-)Nutzerkonto auf das Zielnutzerkonto übertragen. Bei On-the-Job-Training-Aufgaben, die noch vom Mentor/Tutor überprüft werden müssen, werden die Aufgaben unverändert übertragen, und der Mentor muss die Aufgabe dann für den Zielnutzer überprüfen. Wenn der zu übertragende Nutzer ein Mentor ist, wird das zugewiesene On-the-Job-Training nicht auf das Zielkonto übertragen. Der Administrator muss die Zuweisung über die Backend-Funktionen im Menü On-the-job Training > Übersicht der Funktion Alle Mitarbeiter ändern.

In diesem Fall ist es möglich, dass OJT-Aufgaben doppelt abgeschlossen werden, und es wird erfasst, dass der Nutzer die Aufgabe zweimal (zu unterschiedlichen Zeitpunkten) abgeschlossen hat.

Tests und Feedback: Alle Testergebnisse und Feedbacks werden vom gelöschten Nutzer auf den Zielnutzer übertragen. Dies umfasst auch Tests, die mit Freitextfragen eingereicht wurden und von Tutoren überprüft werden müssen. Der gleiche Status wird dann auf das Zielbenutzerkonto übertragen. Der Tutor des Kurses kann dann Korrekturen für den Nutzer gegenüber dem Zielnutzer vornehmen.

Es werden nur ausgefüllte (und eingereichte) Tests und Feedback-Formulare zusammengeführt.

Jobprofile: Alle Zuweisungen von Jobprofilen und Skills werden zusammengeführt. Bei der Zusammenführung wird der Skill-Verlauf des gelöschten Nutzers auf den Zielnutzer übertragen. Falls beiden Nutzern dieselben Jobprofile oder Skills zugewiesen sind, gelten folgende Regeln:

Skills: Alle Zuweisungen von Skills werden zusammengeführt, einschließlich der Übertragung des Skill-Verlaufs des gelöschten Nutzers auf den Zielnutzer. Falls beiden Nutzern derselbe Skill zugewiesen ist, gelten die folgenden Regeln:

Alle Änderungen des Skill-Levels werden mit einem entsprechenden Zeitstempel und Auslöser protokolliert. Der Verlauf für Skills wird vollständig in den Datensatz für den Zielbenutzer integriert (zusammengeführt).

Tutorenzuweisung: Wenn der gelöschte Nutzer ein Tutor ist, werden die Kursaufgaben auf den Zielnutzer übertragen.

Auditprotokoll/Audit-Trail: Alle Einträge im Auditprotokoll für Nutzer in Bezug auf Komponenten werden vollständig zusammengeführt (vom alten Nutzerkonto in das neue Nutzerkonto kopiert). Das neue Nutzerkonto enthält dann die gesamte Schulungshistorie im Auditprotokoll. Es ist daher möglich, dass die Historie im Auditprotokoll mehrere Abschlüsse für denselben Nutzer in Bezug auf dieselbe Komponente anzeigt.

In der Historie wird ein Kommentar hinterlassen, der darauf hinweist, dass dieser Eintrag das Ergebnis eines Zusammenführungsprozesses ist.
Text: Dieser Datensatz wurde am [ZEITSTEMPEL] aus [UID des alten Benutzerkontos] zusammengeführt.

Level-basierte Lernpfade (Schutz auf individueller Ebene): Bei einer Zusammenführung können Informationen über den höchsten Schutz auf individueller Ebene für Level-basierte Lernpfade beibehalten werden. Dies kann in den Einstellungen der Mandanten-Funktion aktiviert werden, um beim Zusammenführen zweier Nutzer den höchsten individuellen Levelschutz eines Level-basierten Lernpfads beizubehalten (gewünschten Mandant bearbeiten → Tab Einstellungen, Bereich Benutzerzusammenführung).
Die Mandanten-Einstellung des gelöschten Nutzers wird berücksichtigt. Die Regeln für das Enddatum des individuellen Schutzes lauten:

• Behalten Sie das Datum, das am weitesten in der Zukunft liegt.

• Wenn ein Nutzer in der Zusammenführung keinen Eintrag im Feld Enddatum des individuellen Schutzes hat, lassen Sie das Feld leer, kein Datum (= kein Ablaufdatum des Schutzes vorhanden).

Durchführung einer Nutzerzusammenführung

Das Zusammenführen doppelter Konten erfolgt in der Funktion Nutzer, indem Sie den zu löschenden Nutzerdatensatz markieren, auf das Bearbeiten-Icon klicken und die Option Zusammenführen auswählen. Daraufhin öffnet sich ein Popup-Fenster, in dem alle Nutzer angezeigt werden, für die der Administrator über die entsprechende Berechtigung verfügt. Wählen Sie den Nutzer aus, mit dem die Datensätze zusammengeführt werden sollen, und klicken Sie auf den Button OK.

Um eine Zusammenführung durchzuführen, muss der Administrator über die Berechtigung zum Löschen des zusammenzuführenden/zu löschenden Nutzers und über die Berechtigung zum Bearbeiten des zu aktualisierenden Zielnutzers verfügen.

Ein zweites Popup-Fenster Nutzerzusammenführung wird angezeigt, in dem die Details der Zusammenführung bestätigt werden, wenn Sie fortfahren möchten. Durch Klicken auf den Button OK wird die Zusammenführung gestartet, die nicht rückgängig gemacht werden kann.

Die Dauer einer Zusammenführung beträgt in der Regel zwischen einigen Sekunden und einer Minute, je nach Umfang der zusammenzuführenden Daten.

Abschluss der Zusammenführung

Sobald die Zusammenführung verarbeitet wurde, erscheint ein Popup-Fenster mit der Meldung Hinweis, das bestätigt, ob die Zusammenführung erfolgreich abgeschlossen wurde oder nicht, und einen Link zum Herunterladen des Logfiles der Zusammenführung enthält.

Logfile der Zusammenführung

Das Logfile der Zusammenführung enthält eine Übersicht aller Datensätze, die vom gelöschten Nutzer (gelöscht vs. anonymisiert) zum Zielnutzer zusammengeführt wurden. Dazu gehören auch die Objekt-IDs aus der Statusverfolgung für jedes Objekt. Die Einträge sind in englischer Sprache verfasst.

Fehler beim Zusammenführen

Das Zusammenführen von Nutzerkonten führt standardmäßig zu einem Abbruch der Zusammenführung, wenn ein Konflikt auftritt, weil zwei Nutzer auf dasselbe Schulungsobjekt gebucht sind. Dies ist die häufigste Ursache für Fehler bei der Zusammenführung und kann deaktiviert werden, indem Sie die Checkbox Abbruch wegen eines Konfliktes im zuvor beschriebenen Tab Einstellungen des Menüs Einstellungen für die Personenzusammenführung deaktivieren.

Wenn eine Zusammenführung abgebrochen wird, erscheint die folgende Meldung: Warnung: Die Zusammenführung war nicht erfolgreich, Sie finden weitere Informationen in dem verlinkten Logfile.

Änderungen werden nur dann in die Datenbank übernommen, wenn beim Zusammenführungsprozess keine Konflikte oder Fehler auftreten. Wenn die Verarbeitung nicht erfolgreich ist, wird dem Administrator ein Logfile mit detaillierten Informationen zu den Fehlern angezeigt.

Hinweise

Es ist wichtig, doppelte Konten zu entfernen, um Verwirrung durch falsche Trainingsszuweisungen und die Verwendung unnötiger aktiver Lizenzen zu vermeiden. Hier sind einige Tipps zur Vermeidung von Duplikaten:

• Bevor Sie manuell einen neuen Nutzer im Backend anlegen, führen Sie eine Schnellsuche in der Funktion Nutzer durch, um sicherzustellen, dass der Nutzer nicht bereits existiert.

• Die Suche ist besonders wichtig für den Fall, dass der Nutzer bereits über eine Schnittstelle aus einem Quellsystem existieren sollte. Möglicherweise existiert der Nutzer bereits und Ihr Konto verfügt nicht über die Berechtigung zum Anzeigen, die Details können leicht abweichen (z. B. durch Namensänderung) oder es liegt ein Fehler im Erstellungsprozess vor. Daher ist es ratsam, einen Systemadministrator eine Suche durchführen zu lassen und die Import-Logfiles der Nutzer auf Fehler zu überprüfen.

• Bei Systemen mit aktivierter Selbstregistrierung von Konten kann die Verwendung des Login-Generators zur Verwendung von E-Mail als Login helfen, potenzielle Duplikate zu vermeiden. Bei einem Login-Konflikt wird eine Informationsfehlermeldung in roter Schrift angezeigt.

📋 Verwandte Artikel

• Funktionsreferenz: Users

• Funktionsreferenz – Configuration Manager - Person Merge Settings