Übersicht über externe Kurse
Vertiefung: Wie man externe Kurse konfiguriert und Workflows verwaltet.
Was sind externe Kurse?
Mit der Funktion „Externe Kurse“ können Lernende externe Schulungsaktivitäten mit ihrer eigenen Lernhistorie abgleichen. Diese Aktivitäten können viele Formen annehmen und stellen in der Regel Schulungen dar, die nicht innerhalb der imc Learning Suite angeboten werden, z. B. ein extern durchgeführter Erste-Hilfe-Kurs, eine Projektmanagement-Qualifikation, eine Aktivität zum Selbststudium oder eine Hochschulqualifikation. Die Funktion Externe Kurse kann auch verwendet werden, um externe Schulungsaktivitäten anzufordern und Aktivitäten für die Verfolgung von akkreditierten Zertifizierungspunkten/Stunden zu erfassen. In einer Standardkonfiguration sind externe Kurse nur in der Lernhistorie der Benutzer sichtbar; das bedeutet, dass externe Kurse nicht in der Funktion Administratoransicht Kurse oder in den Kursberichten angezeigt werden.
Auswahl der externen Kursaufzeichnungsvorlage durch den Lernenden.
Anwendungsfälle für externe Kurse
Es gibt vier Hauptanwendungsfälle oder Szenarien, die für externe Kurse vorgesehen sind:
Direkte Erfassung von abgeschlossenen externen Kursen und Schulungsaktivitäten.
Genehmigungsanfrage eines Administrators/Vorgesetzten zur Erfassung abgeschlossener externer Schulungen mit Nachweis.
Beantragung der Teilnahme an externen Kursen, die noch nicht stattgefunden haben.
Aufzeichnung von Punkten/Stunden für akkreditierte Zertifizierungstätigkeiten.
Konfiguration
In einem sofort einsatzbereiten System ist die Funktion „Externe Kurse“ nicht aktiviert und erfordert eine gewisse Konfiguration. In den folgenden Unterabschnitten werden alle Schritte erläutert:
Externe Kursanzeige
Die systemweite Anzeige von externen Kursen ist in der Konfigurationsfunktion Kursmenü in der Einstellung Externe Kurse anzeigen konfigurierbar. Wenn Sie diese Einstellung aktivieren, werden externe Kurse in der Administratorfunktion Kurse anzeigen angezeigt. Durch die Aktivierung können Administratoren alle von Lernenden erfassten externen Kurse einsehen und Änderungen vornehmen.
Externer Kurstyp
Der erste Konfigurationsschritt ist die Erstellung von neuen externen Kurstypen im Funktionsmenü Kurstypen. Bei der Erstellung neuer Kurstypen muss das Kontrollkästchen „Externer Kurs“ und das Kontrollkästchen „Verwendbar für den Kurserstellungs-Workflow“ aktiviert sein; beachten Sie, dass das Kontrollkästchen „Externer Kurs“ vor dem Speichern aktiviert sein muss. Wenn sowohl der Freigabemodus „Datumsabhängig“ als auch der Freigabemodus „Dauer der Nutzung“ benötigt werden, müssen zwei externe Kurstypen erstellt werden.
Wichtige Einstellungen beim Erstellen eines externen Kurstyps.
Es wird empfohlen, die Anzahl der für die Lernenden verfügbaren Meta-Tags auf ein Minimum zu beschränken, um unnötige Verwirrung zu vermeiden. Dies geschieht auf der Registerkarte „Meta-Tags und Attribute“ in der Spalte „Bearbeitbar für Kurs“, indem Sie die Option „Bearbeitbar“ nur für die erforderlichen Meta-Tags einstellen; für alle anderen Meta-Tags können Sie die Werte auf „Nicht anzeigen“ einstellen.
Bei externen Kurstypen sind die Metatags „Name“ und „Beschreibung“ am wichtigsten, ebenso wie „Startdatum“ und „Enddatum“ bei datumsabhängigen Kurstypen. Weitere wichtige Metatags sind Einschreibeart, wenn Genehmigungen erforderlich sind, und Kurs kann abgeschlossen werden durch, um festzulegen, wie der Kurs als abgeschlossen gelten soll. Es kann erforderlich sein, einige neue Metatags in der Funktion „Metatags“ zu erstellen, damit die Lernenden die externen Schulungen besser beschreiben können. So werden beispielsweise neue Metatags „Externer Anbieter“ und „Externer Ort“ erstellt, da sich die Standard-Metatags „Anbieter“ und „Ort“ auf interne Objekte beziehen.
Sobald die Einstellungen für die Anzeige der Metatags abgeschlossen sind, wechseln Sie zur Registerkarte „Beschreibung“, um die Standardwerte für die Metatags festzulegen. Dies ist besonders wichtig für Einstellungen, die für den Lernenden bei der Erstellung der externen Kurse nicht sichtbar sind, z. B. die Einstellung des „Einschreibetyps“ mit Manager- oder Administratorgenehmigung und „Kursabschluss durch“ Lernenden oder Administrator. Stellen Sie außerdem sicher, dass der Metatag „Planungsstatus“ auf „Freigegeben“ eingestellt ist.
Die Registerkarte Prozesskomplexität ist der letzte zu konfigurierende Bereich des Kurstyps. Hier werden die Schritte festgelegt, die für die Population verfügbar sind, wenn der Lernende externe Kurse erstellt. Typische aktivierte Optionen sind „Veränderbare Vorlagenattribute“ und „Meta-Tag“, damit Administratoren die Einstellungen auf der Ebene der Kursvorlage ändern können; außerdem können „Komponenten“ aktiviert werden, wenn die Lernenden Medien hochladen können, und „Kompetenzmanagement“ und „Zertifizierungen“ sind wichtig, wenn die Lernenden externe Aktivitäten aufzeichnen dürfen, die erforderliche Kompetenzen verleihen oder Zertifizierungspunkte/Stunden verfolgen.
Externe Kursvorlagen
Der nächste Schritt ist die Erstellung von Kursvorlagen aus den neuen externen Kurstypen, die für die Verwendung als „Externer Kurs“ gekennzeichnet sind. Diese externen Kursvorlagen werden von den Lernenden verwendet, um ihre externen Kurse zu erstellen. Bei der Erstellung der Kursvorlagen sollten Sie alle Schulungsformate berücksichtigen, aus denen die Lernenden wählen können, z. B. Seminar, Konferenzteilnahme, externe Qualifizierung, Mentoring-Sitzung, Selbststudium, Zertifizierung oder Online-Kurs usw. Diese Schulungsformate oder -typen bestimmen die Meta-Tag-Felder und -Einstellungen, die von den Lernenden ausgefüllt werden müssen.
Passen Sie die Meta-Tags auf der Registerkarte Meta-Tags und Attribute nach Bedarf an. Passen Sie dann die Standardwerte der Meta-Tags auf der Registerkarte „Kursbeschreibung“ nach Bedarf an. Wenn Genehmigungen für externe Kurse erforderlich sind, muss für das Meta-Tag „Einschreibungsart“ ein Selbsteinschreibungs-Workflow mit dem gewünschten Genehmiger (Supervisor oder Administrator) eingerichtet werden. Stellen Sie außerdem sicher, dass der Metatag „Planungsstatus“ den Wert „Freigegeben“ hat, und klicken Sie beim Speichern auf das Symbol „Speichern und veröffentlichen“.
Wenn Sie die Funktionen „Fertigkeiten“ oder „Zertifizierung“ verwenden, um den Lernenden die Möglichkeit zu geben, Fertigkeiten hinzuzufügen oder Punkte/Stunden für akkreditierte Zertifizierungen zu erfassen, können Sie spezielle Kursvorlagen erstellen, denen die entsprechenden Fertigkeiten oder Zertifizierungen bereits zugewiesen sind.
Da allgemeine Benutzer diese externen Kursvorlagen verwenden werden, müssen Sie sicherstellen, dass die Lernenden oder Kunden, die Zugriff benötigen, die Freigabe „Ausführen“ erhalten.
Externe Kurserstellungs-Workflows
Die Menüs der Funktion „Einfache Kurserstellung“ verwenden vordefinierte Arbeitsabläufe zur Kurserstellung, um festzulegen, welche Schritte bei der Erstellung von Kursen möglich sind. Diese Arbeitsabläufe werden in der Funktion „Arbeitsablauf zur Kurserstellung“ im Menü „Einstellungen“ der Kategorie „Inhalt“ definiert.
Konfigurationsschritt für die Kurserstellung für externe Kurse.
Hinweis: Wenn die Funktion „Workflow zur Kurserstellung“ in der Navigation nicht verfügbar ist, ist sie möglicherweise inaktiv, erfordert Zugriffsrechte oder muss noch erstellt werden. Letzteres kann in der Navigationsfunktion konfiguriert werden, indem Sie ein neues Standardmenü erstellen (Navigation > Erstellen > Menü), als Standardmenütyp Kurserstellungs-Workflow wählen und den Bezeichner als course_creation_workflow festlegen.
Wenn Sie einen neuen Workflow für die Kurserstellung erstellen, müssen Sie auf der Registerkarte „Beschreibung“ zunächst die Einstellung für den Workflow festlegen; für externe Kurse ist dies entweder „Externen Kurs durch den Teilnehmer aufnehmen“ oder „Externen Kurs durch den Teilnehmer beantragen“. Wählen Sie die gewünschte Option „Workflow-Verwendung“ und geben Sie dann Werte in die Felder „Name“ und „Untertitel“ ein. Der Text, der als Untertitel für den Workflow definiert wurde, wird im Frontend als Name des Workflows angezeigt. Für jeden Schritt werden der Name und die Beschreibung dem Benutzer angezeigt, während er durch die Schritte im Workflow navigiert.
Als nächstes folgt die Registerkarte „Einstiegspunkt“, wobei standardmäßig die Schritte „Vorlage auswählen“ und „Kurse verwalten“ mit weiteren Bearbeitungsoptionen aktiv sind.
Markieren Sie die Option „Vorlage auswählen“ und klicken Sie auf das Symbol „Bearbeiten“. Auf der Registerkarte „Beschreibung“ kann der Schritt umbenannt werden und auf der Registerkarte „Einstellungen“ können Optionen festgelegt werden.
Kursvorlagen: Ermöglicht die Einschränkung des Workflows auf die automatische Auswahl einer bestimmten Kursvorlage. Wenn eine Kursvorlage ausgewählt ist, sind die folgenden Optionen irrelevant.
Anzeigemodus: Legt fest, ob Kursvorlagen in der Listen- oder Kachelansicht (Karte) angezeigt werden.
Suche zulassen: Zeigt ein Suchfeld an, mit dem Sie nach Kursvorlagen nach Name und Beschreibung suchen können. Diese Option ist eher für Easy Course Creation als für externe Kurs-Workflows sinnvoll.
Anzahl der Suchergebnisse: Begrenzt die Anzahl der Suchergebnisse, und wenn es weitere nicht angezeigte Ergebnisse gibt, wird eine Schaltfläche „Mehr anzeigen“ angezeigt.
Sobald die Optionen eingestellt sind, klicken Sie auf das Symbol „Speichern & zurück“, um zum Bildschirm „Einstiegspunkt“ zurückzukehren. Die verbleibende Option „Kurse verwalten“ ist für externe Kurse nicht relevant und kann ignoriert werden.
Schließlich müssen die „Workflow-Schritte“ festgelegt werden. Diese steuern die Registerkarten, die während des Erstellungsprozesses angezeigt werden. Für externe Kurs-Workflows ist der Wert „Zusätzliche Informationen“ die einzige wichtige Option, die bearbeitet werden muss, und die anderen können ignoriert werden, es sei denn, es ist erwünscht, dass Lernende Inhalte hochladen können.
Auf der Registerkarte „Beschreibung“ befinden sich drei wichtige Kontrollkästchen, die für einige externe Kursaufzeichnungsszenarien relevant sind. Diese sind „Zertifizierungen anzeigen“, damit akkreditierte Zertifizierungspunkte/Stunden über externe Schulungsaktivitäten erworben werden können, „Fertigkeiten anzeigen“, wenn externe Schulungen eine im LMS verwaltete Fertigkeit vermitteln können (z. B. Erste Hilfe, Projektmanagement), und „Externes Zertifikat hochladen“, das als Nachweis für den Abschluss dient. Die Registerkarte „Meta-Tags und Attribute“ ermöglicht es dem Benutzer, zusätzliche Meta-Tags hinzuzufügen, die in den externen Kursvorlagen möglicherweise nicht verfügbar sind.
Externe Kurserstellung Workflow Zusatzinformationen Auswahl.
Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf das Symbol „Speichern und zurück“ und dann auf das Symbol „Speichern und schließen“, um den Workflow abzuschließen.
Wie bei den externen Kursvorlagen müssen für die Arbeitsabläufe Freigaben für die Lernergruppen erteilt werden, die Zugriff auf die Aufzeichnung oder Anforderung externer Kurse benötigen.
Wenn zusätzliche externe Workflows erforderlich sind, kann das Duplizieren eines bestehenden Workflows Zeit sparen.
Externe Kursnavigationspunkte
Als Nächstes müssen Sie die Navigationspunkte für die Lernenden konfigurieren, damit diese externe Schulungen aufzeichnen und/oder beantragen können. Zur Konfiguration geben Sie entweder „Navigation“ in die Suche ein oder erweitern in der Kategorie „Einstellungen“ das Verwaltungsmenü der Systemplattform und öffnen „Navigation“. Die neuen Navigationspunkte befinden sich normalerweise in der Kategorie „Lernende“. Um den Erstellungsprozess zu starten, klicken Sie auf die Kategorie „Lernende“, um sie zu markieren, dann auf das Symbol „Erstellen“ und wählen Sie die Option „Menü“.
Wenn Sie ein neues Menü erstellen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Füllen Sie das Feld „Bezeichner“ aus, in das ein eindeutiger Textwert ohne Leerzeichen eingegeben werden muss; es wird empfohlen, einen Namen ähnlich dem Arbeitsablauf zu wählen.
Das Feld „Status“ muss auf „Aktiv“ gesetzt werden, damit das Menü verwendet werden kann.
Das Feld „Menütyp“ muss auf „Standardmenü“ eingestellt werden, da die einfache Kurserstellung eine Standardfunktion ist, die über das Auswahlfeld „Standardmenü“ ausgewählt werden kann.
Klicken Sie auf das Auswahlfeld „Standardmenü“, um ein Popup-Fenster zu öffnen, das alle Standardfunktionen enthält. Suchen Sie nach „Einfach“ oder „Vereinfacht“, wählen Sie „Vereinfachte Kurserstellung“ und klicken Sie auf die Schaltfläche „OK“.
Die Option „Verwenden“ für externe Kurse lautet nun „Erstellt“.
Wählen Sie als Nächstes den „Workflow“, der für den neuen Navigationspunkt verwendet werden soll.
Legen Sie fest, ob das „Ziel“ die „gleiche Registerkarte“ oder die „neue Registerkarte“ sein soll.
Geben Sie einen „Namen“ für den neuen Navigationspunkt in jeder Systemsprache ein.
Auf der Registerkarte „Zugriffsrechte“ klicken Sie auf das Symbol „Hinzufügen“, um die Gruppen auszuwählen, die Zugriff benötigen.
Once population is complete click the ‘Save and back’ icon. The new navigation point will now be ready, but to view requires logging out and logging back in.
Erstellung eines Navigationspunkts für externe Kursanfragen.
Anmerkungen:
In einer Standardkonfiguration würde dies eine „Systemadministrator“- oder „Superadministrator“-Rolle erfordern, um Navigationskonfigurationen durchzuführen.
Wenn mehrere externe Workflows für verschiedene Workflows erforderlich sind, wiederholen Sie den obigen Vorgang, um mehrere Navigationspunkte zu erstellen.
Wenn Sie mehrere Navigationspunkte erstellen, kann es sinnvoller sein, diese zu strukturieren, indem Sie zunächst eine „Struktur“ anstelle eines „Menüs“ erstellen.
Externes Buchungsanfrage-Panel
Wenn die Arbeitsabläufe „Aufzeichnen“ und „Beantragen“ eines externen Kurses die Genehmigung eines Supervisors oder Administrators erfordern, muss ein neues Panel „Buchungsanfrage“ erstellt werden. Dies geschieht in der Funktion „Panels“ durch Duplizieren des Standardpanels „Buchungsanfrage“ mit der ID 173.
Ändern Sie die Einstellung „Anfragetyp“ in „Externe Kursanfrage“, ändern Sie die „Gruppierung“ in „Benutzer“, benennen Sie das Panel und den Titel nach Bedarf und klicken Sie auf das Symbol „Speichern und schließen“.
Buchungsanfrage-Panel Konfiguration der Anfrageart für externe Kurse.
Der letzte Schritt besteht darin, das neue externe Kursgenehmigungspanel einer bestehenden oder neuen internen Dashboard-Seite zuzuordnen, normalerweise einem Supervisor-Dashboard oder einem Administrator-Dashboard.
Externe Kursverwaltung
Anfragen von Lernenden und Aufzeichnung
Lernende können über die entsprechenden Menüs externe Kurse erfassen oder anfordern. Der mit dem Navigationspunkt verknüpfte Arbeitsablauf bestimmt, ob die Belegung sofort in einer vorausgewählten externen Kursvorlage beginnt oder ob der Lernende manuell eine externe Kursvorlage auswählen muss, für die er eine Freigabe hat.
Selektionsbild der externen Kursvorlage in der Lerneransicht aufnehmen.
Eine Kursvorlage wird einfach ausgewählt, indem man auf eine beliebige Stelle der Liste oder des Kachelobjekts klickt, außer auf den Abwärtspfeil, der sich ausdehnt. Dadurch wird sofort der Schritt „Kursdetails“ geladen, in dem der Lernende die Details der Schulungsaktivität eingibt, die er aufzeichnet oder anfordert. Wie bei regulären Kursen werden die verfügbaren Meta-Tags und vordefinierten Werte, die bei der Erstellung von externen Kursen angezeigt werden, in der ausgewählten Kursvorlage festgelegt, aber einige zusätzliche Meta-Tags können auch im Workflow zur Kurserstellung definiert werden. Sobald die Meta-Tags eingegeben wurden, wird der externe Kurs durch Klicken auf die Schaltfläche „Speichern und schließen“ gespeichert und der nächste Schritt des Prozesses eingeleitet.
Lernende sehen die Schritte zur Aufnahme oder Beantragung eines externen Kurses.
Der nächste Schritt des Prozesses wird größtenteils durch den mit dem Navigationspunkt verknüpften Workflow zur Kurserstellung bestimmt, aber auch durch die Einstellungen für die „Prozesskomplexität“ des Kurstyps, von dem die ausgewählte Kursvorlage abgeleitet wurde. Bei externen Kursen ist der nächste Schritt im Prozess normalerweise „Zusätzliche Informationen“, was das Einfügen zusätzlicher Meta-Tags ermöglichen kann, wenn sie dem Workflow hinzugefügt werden.
Weitere mögliche Schritte im Prozess sind das Hinzufügen einer internen Zertifizierung sowie der erreichten Stunden/Punkte, auf die sich die Schulung bezieht, das Hinzufügen einer internen Fähigkeit, die durch die Schulung verliehen wird, und das Hinzufügen extern verliehener Zertifikate als Nachweis. Sobald alle Schritte abgeschlossen sind, wird im letzten Schritt die Kursübersicht angezeigt, die eine Zusammenfassung der eingegebenen Informationen darstellt.
Wenn die gewählte Kursvorlage im Metatag „Anmeldetyp“ einen Genehmigungsprozess definiert hat, wird der externe Kurs in der Funktion „Lernstatus“ nicht sofort den „abgeschlossenen“ Kursen des Lernenden zugeordnet, sondern hat den Status „ausstehend“, bis er vom Vorgesetzten oder Administrator genehmigt oder abgelehnt wird.
Genehmigungen durch Vorgesetzte und Administratoren
Externe Kursanfragen und aufgezeichnete externe Kurse, die einer Genehmigung bedürfen, müssen über ein „Buchungsanfrage“-Panel angezeigt werden, das so konfiguriert ist, dass externe Kurse angezeigt werden. Für Aufsichtspersonen ist dies in der Regel im Dashboard „Manager“ enthalten, für Administratoren wäre dies wahrscheinlich ein eigenes Genehmigungs-Dashboard in der Kategorie „Admin“. Bei den Genehmigungspanels für externe Kurse werden die ausstehenden Genehmigungen normalerweise nach „Benutzer“ sortiert, was sinnvoller ist als die Sortierung nach Kursen, da die externen Kurse im Verhältnis 1:1 stehen. Wenn Sie auf den Dropdown-Pfeil eines Benutzers klicken, werden die ausstehenden Genehmigungen für diesen Benutzer angezeigt. Genehmigungen werden durch Klicken auf das Häkchensymbol und Ablehnungen durch Klicken auf das Kreuzsymbol durchgeführt.
Ansicht eines Managers oder Administrators für eine externe Kursbuchungsanfrage.
Wenn Sie an einer anderen Stelle des Anforderungsdatensatzes klicken, werden die Kursdetails geöffnet, um eine vollständige Beschreibung sowie alle hochgeladenen Inhalte wie zusätzliche Informationen oder Zertifikate, die die Anforderung ergänzen, anzuzeigen. Sobald die Details angezeigt werden, klicken Sie entweder auf „ß Dashboard“ oder auf die Browser-Schaltfläche „Zurück“, um zum vorherigen Bildschirm zurückzukehren, wo die Genehmigung/Ablehnung bearbeitet werden kann.
Supervisor-Ansicht des aufgezeichneten oder angeforderten externen Kurses eines Nutzers.
Zusammenfassung
Es ist nun klar, was externe Kurse sind, welche Anwendungsfälle es gibt, welche Konfigurationsschritte erforderlich sind und wie die Verwaltung abläuft. Dies ist eine vielseitige Funktion, die von vielen Kunden genutzt wird. Wenn Sie weitere Informationen oder Unterstützung benötigen, senden Sie bitte ein Ticket an den imc Support Desk.