Rechte - Navigation, Freigaben und Kursrollen | Scheer IMC

In der imc Learning Suite wird der Zugriff auf drei Ebenen gesteuert: über den Zugriff auf Navigation und Funktionen pro Gruppe, über Freigaben auf einzelne Objekte und über Rollen in einem Kurs. Diese Seite erklärt die drei Ebenen und wie sie zusammenwirken.

Auf einen Blick

Ebene	Steuert	Festgelegt in	Beispiel
Zugriff auf Navigation und Funktionen	Welche Navigationselemente die Mitglieder einer Gruppe sehen und welche Funktionen darin verfügbar sind	Symbol "Zugriff auf Navigationen und Funktionen" in "Organisationsstruktur und Gruppen", außerdem der Navigationsmanager	Tutoren erhalten Zugriff auf den Kursmanager, dürfen bestehende Kurse aber nicht bearbeiten oder löschen
Freigaben	Welche Nutzenden, Gruppen und Mandanten auf ein einzelnes Objekt zugreifen dürfen und in welchem Umfang	Symbol "Freigabe" am Objekt, Standardfreigaben im Konfigurationsmanager und Geschäftsregeln für Nutzende	Eine Gruppe erhält die Freigabe "Ausführen" auf einen Katalog, damit ihre Mitglieder dessen Inhalte sehen
Tutorrollen	Welche Funktionen ein zugewiesener Tutor in einem bestimmten Kurs nutzen kann	Registerkarte "Tutoren" des Kurses	Ein "Trainer" sieht die Teilnehmenden und kann ihnen E-Mails senden, während ein "Gastreferent" nur E-Mail-Updates erhält

Pro Gruppe lässt sich festlegen, welche Navigationselemente ihre Mitglieder sehen und welche Funktionen darin zur Verfügung stehen. Welche Menüs Nutzende angezeigt bekommen, ergibt sich aus den Zugriffsrechten der Gruppen, denen sie angehören.

Um einer Gruppe Navigationszugriff zu geben, wird sie in "Organisationsstruktur und Gruppen" markiert und das Symbol "Zugriff auf Navigationen und Funktionen" ausgewählt. Daraufhin erscheint die Systemnavigation. Häkchen in der Spalte "Alle" vergeben Zugriffsrechte für Navigationskategorien, Strukturen und Menüs. Sollen nur bestimmte Funktionen eines Menüs verfügbar sein, blendet die Checkbox "Spezifische Berechtigungen" alle Aktionen innerhalb der Funktion ein. Welche Funktionen es gibt, hängt vom jeweiligen Navigationselement ab.

Im "Navigationsmanager" lässt sich der Zugriff auf Navigationselemente und ihre Funktionen für einzelne Gruppen, Nutzende oder Mandanten festlegen. Auch die Aktionen, die auf einer Seite erlaubt sind, werden dort bestimmt, z. B. dass Vorgesetzte (Gruppe) unter "Mitarbeiter" (Navigationselement) Nutzende zuweisen dürfen (Aktion).

Rollen und Kategoriewechsel

Das LMS arbeitet rollenbasiert. Nutzende erhalten Rollen, die im System als Gruppen abgebildet sind. Die Standardrollen sind Lernende, Tutor/Trainer, Manager/Vorgesetzte und Administrator. Sie lassen sich individuell erweitern. Standardmäßig haben alle Nutzenden die Rolle der Lernenden. Wer mehrere Rollen hat, wechselt über das Symbol "Kategoriewechsel" zwischen ihnen. Bei Mitgliedschaft in mehreren Gruppen summieren sich die Zugriffsrechte all dieser Gruppen.

Siehe Navigationsmanager, Organisationsstruktur und Gruppen und Nutzerrollen (System).

Freigaben

Freigaben regeln, welche Nutzenden, Gruppen und Mandanten auf welche Objekte zugreifen, z. B. auf Inhalte, Kataloge, Berichte oder Nutzende. Im administrativen Bereich erhalten Administratorengruppen darüber Zugriff auf Objekte. Im Lernbereich regeln Freigaben, welche Gruppen auf Kataloginhalte und Nachrichten zugreifen.

Wer ein Objekt erstellt, erhält darauf uneingeschränkte Zugriffsrechte. Gleichzeitig schreibt das System die hinterlegten Standardfreigaben. Weitere Freigaben werden über das Symbol "Freigabe" vergeben. Nutzende, Gruppen und Mandanten, die dort hinzukommen, erhalten standardmäßig nur die Freigabe "Ausführen". Manuell lassen sich nur Nutzende und Gruppen auswählen, für die die vergebende Person selbst Zugriffsrechte hat.

Freigabestufen

Welche Freigaben verfügbar sind, hängt vom Navigationselement und vom Objekt ab: Manche Freigaben, etwa "Versionierung", gibt es nur bei bestimmten Objekttypen, so fehlt sie auf Kursebene, weil sich Kurse nicht versionieren lassen. Wo eine Freigabe nur für bestimmte Objekte gilt, ist das bei der jeweiligen Freigabe vermerkt:

Ausführen: erforderlich, um ein Objekt anzuzeigen und auszuwählen.
Bearbeiten und Löschen.
Duplizieren: gibt es nur für Kursvorlagen und legt fest, wer sie duplizieren darf.
Freigaben zuweisen: erlaubt es, Freigaben zuzuweisen, allerdings nur solche, die die zuweisende Person selbst hat.
Versionierung: Objekte lassen sich versionieren, außer Kursen.
Teilnehmermanager: ermöglicht es, den Anmeldestatus der Teilnehmenden anzuzeigen und zu bearbeiten sowie Teilnehmende hinzuzufügen.
Kursübersicht: nur für Kurse. Administratoren gelangen damit im Kursmanager direkt in die Kursübersicht, auch wenn sie nicht als Tutoren zugewiesen sind.
Newsroom, Benachrichtigungen und Audit-Log.

Besitzer und Gruppen mit uneingeschränkten Rechten können Objekte frei bearbeiten. Welche Freigaben ein Objekt bietet, zeigen die Funktionen in der Symbolleiste, sobald das Objekt ausgewählt ist.

Standardfreigaben

Standardfreigaberegeln für Objekte werden unter "Einstellungen → Systemverwaltung → Konfiguration → Freigaben" festgelegt. Eine Regel kann einer Gruppe z. B. automatisch bestimmte Berechtigungen erteilen. Das Feld "Gültig für Mandanten" beschränkt die Regel auf Objekte, die Nutzende eines bestimmten Mandanten erstellt haben. Standardfreigaben für Nutzende werden über Geschäftsregeln erteilt. Diese werden als XML-Datei unter "Konfiguration > Import" oder in der Mandantenverwaltung hochgeladen.

Siehe Freigaben und Konfigurationsmanager – Freigaben.

Tutorrollen

Tutoren werden einem Kurs beim Erstellen oder Bearbeiten auf der Registerkarte "Tutoren" zugewiesen. Infrage kommen nur Nutzende, für die die Administration eine Freigabe hat und die zugleich einer Tutorengruppe angehören. Jeder zugewiesene Tutor erhält dann eine kursspezifische Tutorrolle. Sie legt fest, welche Funktionen dem Tutor in diesem Kurs zur Verfügung stehen:

Kursleiter: alle Funktionen in "Kursübersicht" und "Kursbetreuung" außer "Was gibt es Neues?".
Tutor: alle Funktionen in "Kursübersicht" und "Kursbetreuung" außer "Audit Log".
Trainer: sieht den Kurs in der "Kursübersicht" und die Teilnehmenden unter "Kursbetreuung". Außerdem kommuniziert der Trainer per E-Mail mit den Teilnehmenden, sieht Test- und Feedback-Einreichungen und kann eine Vorschau des Kurses anzeigen.
Fachexperte: sieht den Kurs in der "Kursübersicht" und die Teilnehmenden unter "Kursbetreuung" und empfängt Kommunikation.
Gastreferent: hat keinen funktionalen Zugriff auf den Kurs, erhält aber E-Mail-Updates.

Auch Korrektoren lassen sich einem Kurs zuweisen. Zur Auswahl stehen dabei nur Nutzende einer Gruppe mit der Funktion "Korrektorengruppe". Kursadministratoren werden aus Gruppen mit der Funktion "Administratorengruppe" ausgewählt.

Siehe Tutor / Trainer Rolle.

Zusammenspiel

Jede Ebene beantwortet eine andere Frage. Der Navigationszugriff bestimmt, welche Funktionen Nutzende erreichen. Die Freigaben bestimmen, welche Objekte sie darin sehen und ändern können, und die Tutorrolle, was ein Tutor in einem Kurs tun kann. Laut Navigationsmanager begrenzen drei Dinge gemeinsam den Zugriff der Nutzenden: die Zugriffsrechte der Navigation, die Mandanteneinstellungen für globale Funktionen und die Zugriffskontrollliste für den elementspezifischen Zugriff.

Um mit einem Kurs zu arbeiten, braucht die Administration deshalb beide Ebenen: Zugriff auf den Kursmanager über eine Gruppe und eine Freigabe auf den Kurs selbst. Ohne die Freigabe "Ausführen" lässt sich der Kurs weder anzeigen noch auswählen. Zum Bearbeiten ist die Freigabe "Bearbeiten" nötig. Für Tutoren gilt dasselbe Prinzip: Nutzende müssen einer Tutorengruppe angehören, und die Administration braucht eine Freigabe auf diese Nutzenden. Erst dann lassen sie sich als Tutoren zuweisen.

Es gibt zwei Ausnahmen. Die Freigabe "Kursübersicht" gibt Administratoren Zugriff, ohne dass sie als Tutoren zugewiesen sind. Und Superadministratoren haben automatisch vollen Zugriff auf alle Funktionen und Objekte, ohne dass Navigation oder Geschäftsregeln konfiguriert werden müssen.

Beispiel

Eine neue Administratorrolle braucht zunächst eine neue Systemgruppe mit der passenden Gruppenfunktion sowie funktionalen Zugriff über das Symbol "Zugriff auf Navigationen und Funktionen". Dazu kommen Standardfreigaben für Objekte, festgelegt über "Konfiguration/Freigaben", und angepasste Registrierungsregeln, damit die Rolle auch auf die benötigten Nutzenden eine Freigabe erhält. Für bestehende Objekte, auf die die Rolle Zugriff braucht, etwa Berichte, Kurstypen oder Medientypen, müssen Freigaben unter Umständen zusätzlich manuell vergeben werden.

Die Rolle "Super Administrator" hat uneingeschränkten Zugriff auf die gesamte Systemkonfiguration, auch auf Einstellungen, die sich nach einer Änderung nicht mehr rückgängig machen lassen. Es empfiehlt sich, sie nur sehr wenigen technisch geschulten Nutzenden zuzuweisen.

Typische Szenarien

Ziel	Lösung
Ein Menü nur einer bestimmten Rolle anzeigen	Navigationszugriff für die Gruppe der Rolle über "Zugriff auf Navigationen und Funktionen"
Einer Gruppe ein Menü öffnen, aber nur einige seiner Funktionen freigeben	"Spezifische Berechtigungen" statt der Spalte "Alle"
Eine Gruppe einen bestimmten Kurs oder Katalog sehen und auswählen lassen	Freigabe "Ausführen" auf das Objekt
Einer Gruppe automatisch Zugriff auf alle neuen Objekte eines Typs geben	Standardfreigaberegel im Konfigurationsmanager
Steuern, wer eine Kursvorlage duplizieren darf	Freigabe "Duplizieren" auf die Kursvorlage
Einen Tutor den Kurs nur ansehen und Teilnehmenden E-Mails senden lassen	Tutorrolle "Trainer" im Kurs
Einem Administrator Zugriff auf die Kursübersicht geben, ohne Zuweisung als Tutor	Freigabe "Kursübersicht" auf den Kurs

Tipps & Tricks

Nach einem Nutzerimport die Freigaben für die neuen Nutzenden prüfen. Beim Import schreibt das System aus technischen Gründen keine Standardfreigaben.
Objekte, die einem Katalog zugewiesen werden, erscheinen dort erst, sobald der Suchindex über "Suchindex aktualisieren" aktualisiert wurde.
Wird Nutzenden mit mehreren Rollen das Symbol "Rollenwechsel" nicht angezeigt, fehlen ihrer Gruppe meist die Zugriffsrechte für "Hauptnavigation für alle Kategorien → Kategorienwechsel".
Ob die Freigaben einer Gruppe auch für die anderen Gruppen derselben Hierarchie gelten, hängt von der Einstellung "Explizite Gruppenmitgliedschaft verwenden" im Konfigurationsmanager ab. Es empfiehlt sich, diese Einstellung zu prüfen, bevor Freigaben über Gruppenhierarchien vergeben werden.
Auch wenn für Nutzende, eine Gruppe oder einen Mandanten alle spezifischen Freigaben ausgewählt sind, erhalten diese nicht automatisch den Status "Besitzer" oder "Vollberechtigt".