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Mehrfachgenehmigungs-Workflow

Die Buchung für einen Kurs erfordert in vielen Unternehmen und Organisationen die Zustimmung mehrerer Personen oder Abteilungen. Dies kann beispielsweise notwendig sein, wenn ein Mitarbeiter ein Training benötigt, das mit Kosten verbunden ist oder eine längere Abwesenheit erfordert.

Mit dem Workflow für Mehrfachgenehmigungen können Sie zusätzlich zu den von LMS standardmäßig unterstützten Genehmigungsarten weitere, äußerst flexible Genehmigungsarten konfigurieren.

Best Practice

In den folgenden Kapiteln werden Best Practices und Richtlinien beschrieben, um zu erläutern, in welchen Szenarien der Mehrfachgenehmigungs-Workflow eingesetzt werden kann und welche Richtlinien zu beachten sind. Durch die Befolgung dieser empfohlenen Vorgehensweisen können Sie die Wirksamkeit von Genehmigungsprozessen maximieren.

Allgemeine Richtlinien

Eine gut strukturierte Mehrfachgenehmigungs-Workflow gewährleistet Effizienz, Transparenz und Einheitlichkeit bei der Entscheidungsfindung. Im Folgenden finden Sie wichtige Leitlinien für die Gestaltung und Umsetzung eines effektiven Genehmigungsverfahrens.

  • Rollen und Zuständigkeiten festlegen: Legen Sie klar fest, wer am Genehmigungsprozess beteiligt ist und welche Rolle die einzelnen Personen dabei spielen.

  • Klare Genehmigungsschritte festlegen: Definieren Sie jeden Schritt des Prozesses und dessen Zweck.

  • Kommunikation und Benachrichtigungen optimieren

  • Für Transparenz und Nachverfolgbarkeit sorgen

Anwendungsfälle für die Mehrfachgenehmigung bei Kurs-Buchungen

In verschiedenen Szenarien kommen mehrstufige Genehmigungsverfahren zum Einsatz, um sicherzustellen, dass Kursbuchungen den strategischen, finanziellen und organisatorischen Anforderungen einer Organisation entsprechen.

Im Folgenden finden Sie einige Beispiele für die Verwendung des Mehrfachgenehmigungs-Workflows.

Genehmigung des Budgets durch die Finanzabteilung oder den Leiter der Kostenstelle

Zweck: Um die finanzielle Machbarkeit zu prüfen und die Kosten der richtigen Kostenstelle zuzuordnen.

Beispiel

  • Ein Vertriebsmitarbeiter möchte an einem externen Training zum Thema teilnehmen Verhandlungstechniken.

  • Da die Kosten des Trainings 1.500 €… muss die Finanzabteilung bestätigen, dass die Verfügbarkeit der Mittel dafür gegeben ist.

  • Sollte das Budget für das Training bereits ausgeschöpft sein, können alternative Finanzierungsmöglichkeiten geprüft werden.

Vorteil: Stellt sicher, dass die Kosten des Trainings unter Kontrolle bleiben und sinnvoll eingesetzt werden.

Mehrstufige Genehmigung für Führungskräfte oder kostspieliges Training

Zweck: Mehrstufige Genehmigungsverfahren für kostenintensive oder strategisch relevante Trainings.

Beispiel

  • Ein Mitarbeiter bewirbt sich um eine MBA-Programm das vom Unternehmen finanziell unterstützt wird.

  • Da die Programmkosten 10.000 €ist eine mehrstufige Genehmigung notwendig:

    1. Direkter Vorgesetzter prüft die Notwendigkeit.

    2. Abteilungsleitung beurteilt den strategischen Nutzen für das Unternehmen.

    3. Finanzabteilung bestätigt die Verfügbarkeit der Mittel.

    4. Personalabteilung stellt den Entwicklungsplan fertig.

Vorteil: Sichert die Investition im Training durch eine abgestimmte Entscheidung.

Genehmigung für obligatorisches Training unter organisatorischer Koordination

Zweck: Sicherstellen, dass alle betroffenen Abteilungen einbezogen werden, z. B. bei gesetzlich notwendigen Trainings.

Beispiel:

  • Neu Training zu Arbeitssicherheit oder Brandschutz ist für alle Mitarbeiter notwendig.

  • Die Abteilung für Arbeitssicherheit prüft, ob das Training alle relevanten Inhalte abdeckt.

  • Die Personalabteilung stellt sicher, dass die Teilnahme dokumentiert wird.

  • Die Führungskräfte sich bereit erklären, ihre Mitarbeiter für das Training freizustellen.

Vorteil: Verhindert organisatorische Engpässe und gewährleistet die Einhaltung von Vorschriften.

Schritte zur Konfiguration eines Mehrfachgenehmigungs-Workflows

  1. Navigationseintrag-Administrator muss erstellt werden damit jede Zielgruppe auf die Erstellung von Mehrfachgenehmigungs-Workflows zugreifen kann.

  2. Aktivieren der Buchungsart „Mehrfachgenehmigung“. Nur dann kann dieser Typ für Kurse und Lernpfade ausgewählt werden.

  3. Hinzufügen des Metatags „Mehrfachgenehmigungs-Workflow“ (ID=11842) zur Kursvorlage und Lernpfadvorlagen

  4. Erstellen der Buchungs-E-Mails die im Falle der Bewilligung oder Ablehnung eines Antrags zu versenden sind.

  5. Konfigurieren des Buchungsanfrage-Panel und Festlegen eines internen Portals.

Schritte zur Konfiguration von Gründen für die Genehmigung oder das Ablehnen und Prioritäten, die für die Zuweisung an die Genehmigungsschritte vorgesehen sind

  1. Definieren der „Genehmigungsgründe" die bei der Bewilligung einer Anfrage in einem Workflowschritt ausgewählt werden kann.

  2. Definieren der „Ablehnungsgründe“ die beim Ablehnen einer Anfrage in einem Workflowschritt ausgewählt werden kann.

  3. Definieren einer „Priorität für Mehrfachgenehmigungs-Workflow”, die zu einem Workflow-Schritt im Mehrfachgenehmigungs-Workflow hinzugefügt werden kann.

Schritte zum Erstellen eines Kurses mit dem neuen Mehrfachgenehmigungs-Workflow

  1. Erstellen eines Mehrfachgenehmigungs-Workflow.

  2. Erstellen eines Kurses und Auswahl eines spezifischen Mehrfachgenehmigungs-Workflow. der verwendet werden soll.

  3. Hinzufügen des Kurses zum Katalog. Lerner können nun einen Kurs beantragen.

Tipps & Tricks

Um einen Mehrfachgenehmigungs-Workflow für Kurse effizient, klar und benutzerfreundlich zu gestalten, sollten die folgenden bewährten Verfahren berücksichtigen:

  • Einfachheit und mit Struktur

    • Vermeiden von unnötigen Genehmigungsschritten – nur die wesentlichen Entscheidungsträger einbeziehen.

    • Klar definieren Wer ist verantwortlich? für jede Stufe, um Verwirrung zu vermeiden.

  • Transparenz und Sichtbarkeit gewährleisten

    • Verwenden eines Portalseite um den Status jeder Anfrage anzuzeigen.

    • Benachrichtung von Beteiligten in jeder Phase (Ausstehend, In Bewertung, Bewilligt, Abgelehnt).