Im Rahmen der Einrichtung der E-Mail-Funktionalität des LMS wird sichergestellt, dass das LMS alle E-Mails (System-E-Mails, Buchungs-E-Mails, Benachrichtigungen, Einladungen zu Kursen oder Veranstaltungen) korrekt mit einer vordefinierten Absenderadresse versendet (z. B. claim@customer.imc-learning.com).
Wichtiger Hinweis: Im On-Premises-Modell ist die IT-Abteilung des Kunden dafür verantwortlich, einen eigenen Mailserver bereitzustellen, an den das LMS E-Mails senden darf. Der Mailserver wird bereits im Rahmen der Erstinstallation der Standardsoftware verbunden. Technische Probleme sind von der IT-Abteilung des Kunden zu untersuchen.
Im Cloud-Betrieb lassen sich je nach gewünschter Absenderadresse folgende Optionen zur Konfiguration des E-Mail-Versands des LMS unterscheiden:
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Standard Technical Setup – Scheer IMC Absenderadresse
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Enhanced Technical Setup – Absenderadresse des Kunden
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Versenden über Scheer IMC Mailserver
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Direktversand über Kunden-Mailserver
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Standard Technical Setup - Scheer IMC Absenderadresse
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Scheer IMC stellt seinen Kunden eine Umgebung unter einer Subdomain der IMC-URL http://imc-learning.com zur Verfügung (z. B. https://customer.imc-learning.com).
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Der Kunde muss im Rahmen der Systemeinrichtung lediglich der Subdomain zustimmen.
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Scheer IMC kümmert sich um das SSL-Zertifikat und die Einrichtung der URL.
Der E-Mail-Versand wird vereinfacht, da das LMS E-Mails unter einer Absenderadresse von Scheer IMC (z. B. claim@customer.imc-learning.com) versendet, wobei die Domain der E-Mail-Adresse der URL des Systems entspricht.
Scheer IMC übernimmt die erforderliche Konfiguration, d. h. die entsprechenden Sicherheitseinstellungen werden auf Seiten von Scheer IMC vorgenommen, um einen erfolgreichen Versand zu gewährleisten.
Es ist jedoch zu beachten, dass der Kunde keinen Zugriff auf das entsprechende Postfach hat, wenn Nutzer auf die versendeten E-Mails antworten. Außerdem ist seitens des Kunden weiterhin eine Empfängeradresse für den Empfang von Systemnachrichten erforderlich.
Enhanced Technical Setup – Absenderadresse des Kunden
Der Kunde kann das LMS über eine beliebige URL nutzen und E-Mails von seiner eigenen Absenderadresse oder von verschiedenen Absenderadressen versenden (je nach Konfiguration). Dies entspricht dem Ihnen bekannten aktuellen Verfahren.
Im Rahmen eines Enhanced Technical Setups stehen zwei weitere Optionen für die Einrichtung des E-Mail-Versands zur Verfügung. In beiden Fällen wird die E-Mail von der Adresse des Kunden versendet, und beide Optionen sind für den Kunden mit zusätzlichen Kosten verbunden:
Versand über den Scheer IMC-Mailserver (mit der Absenderadresse des Kunden)
Der E-Mail-Versand des LMS erfolgt über eine Absenderadresse des Kunden (z. B. claim@customer.com).
Dafür muss die IT-Abteilung des Kunden einen SPF-Eintrag für den Mailserver customer.com einrichten; andernfalls besteht ein hohes Risiko, dass E-Mails als Spam eingestuft werden.
Ein Sonderfall, bei dem kein SPF-Eintrag notwendig ist, liegt vor, wenn der Mailserver customer.com ausschließlich E-Mails an seine eigenen Nutzer versendet und das LMS den Versand von E-Mails ausdrücklich zulässt.
Zusätzlich zu einem SPF-Eintrag können E-Mails mit einer Signatur versendet werden. Die DKIM-Signatur wird von Scheer IMC unterstützt und kann im Rahmen eines Zusatzauftrags implementiert werden.
In diesem Fall erstellt Scheer IMC die entsprechenden Schlüsselpaare und stellt sie der IT-Abteilung des Kunden zur Speicherung im DNS-Eintrag von customer.com zur Verfügung.
Weitere Informationen finden Sie unter DKIM und DMARC.
Direkter Versand über den Mailserver des Kunden (mit der Absenderadresse des Kunden)
Falls es nicht möglich ist, einen SPF-Eintrag zu konfigurieren, oder falls ausdrücklich gewünscht wird, nicht über den Scheer-IMC-Mailserver zu versenden, kann der Mailserver des Kunden auch direkt an das LMS angebunden werden. Die E-Mails werden weiterhin über eine Absenderadresse des Kunden versendet (z. B. mail@claim.customer.com).
Die direkte Anbindung des LMS an den Mailserver des Kunden erfordert zwar keine separate Bestellung im Rahmen des Technical Setups, schränkt jedoch die Möglichkeiten von Scheer IMC bei der Analyse von E-Mail-Problemen erheblich ein.
Die folgenden drei derzeit geltenden Einschränkungen müssen beachtet werden:
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Der Mailserver muss direkt erreichbar sein (eine VPN-Verbindung ist nicht möglich).
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Die Authentifizierung erfolgt über SMTP-Auth, d. h. Scheer IMC benötigt für die Einrichtung die Anmeldedaten eines Nutzers, und derzeit wird nur TLS 1.2 unterstützt.
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Die weiteren Sicherheitseinstellungen (Sicherheitsrichtlinien) des Mailservers des Kunden liegen in der Verantwortung des Kunden (möglicherweise muss die IP-Adresse des LMS-Servers freigegeben werden oder es bestehen Einschränkungen bei der Weiterleitung an die eigentlichen Empfänger).
Bei dieser Variante gilt der Versand der E-Mail aus Sicht des LMS als abgeschlossen, sobald das LMS die E-Mail an den Mailserver des Kunden weitergeleitet hat, d. h., der Versand wird im LMS als erfolgreich markiert oder protokolliert.
Alle weiteren Analysen und Untersuchungen für den Fall, dass die E-Mail den Empfänger nicht erreicht, liegen in der Verantwortung des Verantwortlichen für den E-Mail-Server des Kunden und fallen somit nicht in den Zuständigkeitsbereich von Scheer IMC.